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【摘要】本文將結(jié)合靈活就業(yè)人員檔案管理概述和檔案管理的內(nèi)容與特點(diǎn),研究檔案管理存在的問題和原因,有針對(duì)性地提出強(qiáng)化對(duì)策,希望促進(jìn)靈活就業(yè)人員檔案管理工作更加規(guī)范、合理。
【關(guān)鍵詞】檔案管理;靈活就業(yè)人員;現(xiàn)狀;對(duì)策
我國(guó)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間對(duì)檔案管理工作的探索,檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)由高速增長(zhǎng)轉(zhuǎn)變?yōu)楦哔|(zhì)量發(fā)展,并取得了一定的發(fā)展成果。隨著我國(guó)調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和進(jìn)行產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí),在很大程度上擴(kuò)大了靈活就業(yè)群體規(guī)模,提升了人事檔案管理工作難度,導(dǎo)致多頭管理、棄檔等問題時(shí)有發(fā)生。在這種情況下,很難為靈活就業(yè)群體提供方便、有效的業(yè)務(wù)辦理服務(wù)。只有對(duì)靈活就業(yè)人員檔案管理進(jìn)行優(yōu)化,保證其信息收集、掌握及時(shí),才能使靈活就業(yè)人員的就業(yè)和創(chuàng)業(yè)等需求得到滿足。
一、靈活就業(yè)人員檔案管理概述
(一)靈活就業(yè)人員的定義。靈活就業(yè)人員就是在各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)完成檔案寄存,與用人單位勞動(dòng)關(guān)系已經(jīng)終止或解除的自謀職業(yè)人員、辭職人員以及失業(yè)人員;個(gè)體經(jīng)營(yíng)組織的從業(yè)人員以及業(yè)主;已完成就業(yè)、失業(yè)登記的未就業(yè)人員;已經(jīng)滿足勞動(dòng)人事部門退休要求的退休人員。
(二)靈活就業(yè)人員檔案管理的定義。人事檔案管理就是對(duì)人事檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中的管理,服務(wù)于人事、組織工作。我國(guó)經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展已經(jīng)形成較為完善的干部人事檔案管理體系,與干部人事檔案管理相比,靈活就業(yè)人員的檔案管理發(fā)展的時(shí)間較短。隨著我國(guó)擁有越來(lái)越多的靈活就業(yè)人員,其檔案管理工作受到了越來(lái)越多的關(guān)注與重視,靈活就業(yè)人員的檔案管理不是盲目開展就可以完成的工作,也不僅僅是取放和保存相關(guān)的檔案,而是需要以科學(xué)方法、原則、理論為依托,只有以全面掌握相關(guān)管理方法和科學(xué)理論為基礎(chǔ),才可能真正規(guī)范、科學(xué)地管理靈活就業(yè)人員檔案。本文中的靈活就業(yè)人員檔案管理就是管理就業(yè)形式靈活人員檔案的工作。
二、靈活就業(yè)人員檔案管理的內(nèi)容和特點(diǎn)
(一)主要工作內(nèi)容。首先,是對(duì)檔案資料的鑒別和收集,結(jié)合靈活就業(yè)人員的特點(diǎn),其只有在與用人單位存在各種形式的合作時(shí),才會(huì)有檔案資料形成。相關(guān)文件資料在剛完成收集時(shí),是有價(jià)值和無(wú)價(jià)值的資料摻雜在一起。所以,相關(guān)人員需要準(zhǔn)確鑒別收集的資料,在相關(guān)檔案中歸入有價(jià)值的資料,同時(shí)有效剔除無(wú)價(jià)值資料,為后續(xù)的補(bǔ)充和收集提供方便。其次,是檔案資料的整理,在完成檔案資料的鑒別后,為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案資料的系統(tǒng)化和條理化,需要以個(gè)人為單位準(zhǔn)確進(jìn)行技術(shù)加工、登記、分類、編碼以及排序等。然后,是檔案資料的保存,對(duì)于實(shí)體檔案資料來(lái)說(shuō),其字跡材料、檔案載體等會(huì)受到光線、氣候以及人員等因素的影響,想要進(jìn)行長(zhǎng)期保存較為困難。所以在檔案管理工作中,應(yīng)有效結(jié)合包裝材料、保管設(shè)備、裝具、除濕設(shè)備以及庫(kù)房等完成全面保護(hù)體系的建立,使檔案資料在更好的環(huán)境中保存,而且,在保存檔案資料的過(guò)程中,還應(yīng)該遵循利用方便、保密安全的原則。最后,是檔案資料的利用和轉(zhuǎn)遞,檔案利用需要以保存的資料為基礎(chǔ),結(jié)合一定的方法和方式,從而服務(wù)于人事工作或其他工作。檔案資料能夠全面、準(zhǔn)確地記載靈活就業(yè)人員的技能業(yè)務(wù)水平、學(xué)識(shí)能力、品德以及個(gè)人精力等,能夠?yàn)殪`活就業(yè)人員進(jìn)入新工作單位連續(xù)工齡、繳納社會(huì)保險(xiǎn)以及申請(qǐng)退休等提供有效幫助,所以,利用是開展靈活就業(yè)人員檔案管理的最終目的。同時(shí),當(dāng)靈活人員改變主管單位和工作單位時(shí),也可能會(huì)改變檔案管理單位,在這種情況下,檔案管理部門應(yīng)該與其主管單位或工作單位變動(dòng)情況相結(jié)合,及時(shí)向其新主管單位或工作單位轉(zhuǎn)遞檔案資料,做到人走檔隨。轉(zhuǎn)遞檔案的方式分別為轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入,無(wú)論利用哪種轉(zhuǎn)遞檔案的工作,都應(yīng)該滿足安全、完整、準(zhǔn)確以及及時(shí)的要求。如果無(wú)法有效開展檔案轉(zhuǎn)遞工作,將會(huì)導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí),導(dǎo)致檔案管理與人員管理脫節(jié),將會(huì)在很大程度上限制檔案資料功能的發(fā)揮,對(duì)工作單位了解和使用靈活就業(yè)人員產(chǎn)生影響。所以,應(yīng)該對(duì)靈活就業(yè)人員檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化,使其具有更高的檔案管理質(zhì)量,有效服務(wù)于靈活就業(yè)人員就業(yè)、創(chuàng)業(yè)等。
(二)特點(diǎn)。靈活就業(yè)人員存在靈活多變的工作形式和工作地點(diǎn),在很大程度上提升了相關(guān)檔案管理工作的難度,應(yīng)該對(duì)其檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行深入分析,從而提供優(yōu)化靈活就業(yè)人員檔案管理的重要依據(jù)。1.檔案擁有較快的流轉(zhuǎn)速度。靈活的工作地點(diǎn)、工作時(shí)間是靈活就業(yè)人員最明顯的特性,在保存其人事檔案時(shí),主要靠人才公共服務(wù)部門、就業(yè)公共服務(wù)部門等。因?yàn)槠淇赡芙?jīng)常改變工作地點(diǎn),或由于出具證明、社保繳納等原因,會(huì)導(dǎo)致其人事檔案擁有非??斓牧鬓D(zhuǎn)速度。2.檔案擁有較高的利用率。因?yàn)楣膊块T對(duì)證明業(yè)務(wù)進(jìn)行了精簡(jiǎn),而作為最為詳細(xì)的技能培訓(xùn)、工作經(jīng)歷以及個(gè)人教育等方面的資料,人事檔案能夠作為證明材料幫助靈活就業(yè)人員完成各類證明業(yè)務(wù)的辦理。在這樣的情況下,流動(dòng)人員人事檔案在其辦理退休、就業(yè)、求職等業(yè)務(wù)時(shí)擁有非常高的利用率。3.檔案管理?yè)碛休^大難度。因?yàn)殪`活就業(yè)群體無(wú)法時(shí)刻接受社會(huì)組織有效監(jiān)管,存在較為松散的勞動(dòng)關(guān)系,并且頻繁流動(dòng)和變動(dòng)工作,很難有效收集人事檔案信息,容易有損毀等情況發(fā)生,在很大程度上提升了人事檔案管理難度。
三、靈活就業(yè)人員檔案管理存在的問題
(一)缺乏先進(jìn)的檔案管理手段。近年來(lái),隨著我國(guó)逐步改進(jìn)和完善各級(jí)公共服務(wù)機(jī)構(gòu),在很大程度上改善了各級(jí)公共服務(wù)部門,但是傳統(tǒng)的服務(wù)模式仍然存在,依然以手工操作作為主要手段,在服務(wù)方面只提供檔案流入、查詢、轉(zhuǎn)出等簡(jiǎn)單服務(wù),缺乏先進(jìn)的服務(wù)手段。部分單位因?yàn)椴恢匾曥`活就業(yè)人員檔案管理,沒有實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化,所以,很難規(guī)范地提供服務(wù),降低了靈活就業(yè)人員辦理業(yè)務(wù)的體驗(yàn)和質(zhì)量。同時(shí),由于服務(wù)手段落后,很難使靈活就業(yè)人員的信息化需求得到滿足。
(二)缺乏科學(xué)的檔案管理觀念?,F(xiàn)階段,負(fù)責(zé)靈活就業(yè)人員檔案管理的部門雖然對(duì)保存檔案資料的工作足夠重視,但是卻普遍存在輕視檔案利用的問題,缺乏目標(biāo)規(guī)劃和大數(shù)據(jù)時(shí)代意識(shí)。導(dǎo)致這些問題存在的主要原因是相關(guān)人員無(wú)法滿足檔案管理工作對(duì)專業(yè)素質(zhì)的要求,很多檔案管理員突然接手流動(dòng)就業(yè)人員檔案管理工作,不但不具備有關(guān)檔案管理的專業(yè)水平,也沒有參加過(guò)相關(guān)培訓(xùn),無(wú)法有效滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求。
(三)缺乏規(guī)范的檔案轉(zhuǎn)遞程序?,F(xiàn)階段,人事檔案轉(zhuǎn)遞是在不同地區(qū)和管理部門之間進(jìn)行檔案資料的轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入。因?yàn)殪`活就業(yè)人員存在非常頻繁的流動(dòng)情況,不固定的工作時(shí)間,部分企業(yè)在進(jìn)行人員招聘時(shí),對(duì)就業(yè)人員檔案資料不夠重視,不會(huì)積極完善補(bǔ)充以及查閱檔案,導(dǎo)致就業(yè)人員存在非常明顯的工作經(jīng)歷不完整的問題。部分企業(yè)在與員工解除勞動(dòng)關(guān)系后,會(huì)由員工自行管理人事檔案,從而使檔案管理中出現(xiàn)轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、工作不規(guī)范的問題,嚴(yán)重時(shí)會(huì)出現(xiàn)丟失檔案的現(xiàn)象,對(duì)管理和利用靈活就業(yè)人員人事檔案產(chǎn)生嚴(yán)重影響。如部分靈活就業(yè)人員在原工作單位離職后對(duì)人事檔案管理情況不夠重視,原工作單位并未向公共檔案管理部門及時(shí)轉(zhuǎn)遞人事檔案,導(dǎo)致丟失、缺失人事檔案管理資料的問題出現(xiàn),使人事檔案管理不完整、不規(guī)范。
(四)基礎(chǔ)建設(shè)薄弱。完善相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)是開展人事檔案工作的重要基礎(chǔ),基礎(chǔ)建設(shè)包括閱覽檔案用房、整理檔案用房、裝訂機(jī)以及掃描儀等,同時(shí)需要使“六防”和“三室分開”的要求得到滿足,但是與公共檔案管理實(shí)際情況相結(jié)合時(shí),很多負(fù)責(zé)檔案管理的部門并沒有達(dá)到相關(guān)要求,特別是在人事檔案實(shí)行免費(fèi)管理后,相關(guān)經(jīng)費(fèi)的投入只能保證日常工作中得到滿足,沒有足夠的資金投入改善管理設(shè)施,導(dǎo)致檔案管理工作存在很多隱患,很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的人事檔案管理。
四、強(qiáng)化靈活就業(yè)人員檔案管理的對(duì)策
(一)將數(shù)據(jù)信息技術(shù)有效融入檔案管理。為了有效聯(lián)系檔案管理部門和就業(yè)市場(chǎng),省內(nèi)各級(jí)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)和公共就業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)該完成互聯(lián)互通網(wǎng)絡(luò)渠道的搭建,在檔案管理過(guò)程中,利用互聯(lián)網(wǎng)將靈活就業(yè)人員職業(yè)能力鑒定、職業(yè)技能培訓(xùn)、勞務(wù)服務(wù)企業(yè)管理、非正規(guī)勞動(dòng)組織以及人才測(cè)評(píng)等信息融入檔案內(nèi)容,使檔案數(shù)據(jù)變得更加豐富,并以數(shù)據(jù)信息平臺(tái)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)一體化的服務(wù)信息管理,使檔案管理?yè)碛懈叩男畔⒒潭?,利用人事檔案資料和工具有效優(yōu)化就業(yè)市場(chǎng)和人才選拔環(huán)境。各級(jí)公共檔案管理部門在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí),應(yīng)該有序登記和銜接就業(yè)、失業(yè)以及待就業(yè)業(yè)務(wù),有效登記和管理靈活就業(yè)人員的檔案。管理就業(yè)信息的人員應(yīng)該利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析檔案中人員的求職要求、求職意向、工作經(jīng)歷以及知識(shí)技能等,完成合理招聘信息的定向推送。同時(shí),公共檔案管理部門應(yīng)該借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和大數(shù)據(jù)技術(shù)有效聯(lián)系用人單位,完成用人企業(yè)信息庫(kù)的建立,包括用人待遇、錄取條件、工作內(nèi)容、需求人數(shù)等基本信息。例如山東省濰坊市在建立和管理人才檔案時(shí),通過(guò)信息技術(shù)的有效利用,完成了《檔案分類大綱》和《檔案保管期限約束制度》的制訂,明確規(guī)定了檔案管理的要求和時(shí)間,并在電子檔案平臺(tái)中加入統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、檢索工具等模塊,為檔案管理人員管理和利用人才檔案提供了方便。另外,應(yīng)該與靈活就業(yè)人員的特征相結(jié)合,對(duì)相關(guān)的視頻檔案和聲像檔案進(jìn)行完善,從而更加精準(zhǔn)地管理人事檔案,并利用數(shù)字化技術(shù)管理檔案,從而更加規(guī)范地收集、整理和更新檔案資料。
(二)創(chuàng)新檔案管理觀念。在現(xiàn)階段,想有效提升靈活就業(yè)人員檔案管理工作質(zhì)量,相關(guān)檔案管理人員必須創(chuàng)新檔案管理觀念,摒棄傳統(tǒng)的檔案管理觀念和方法,不但要完成檔案信息觀的樹立,還應(yīng)該對(duì)管理檔案的目的進(jìn)行明確,促進(jìn)檔案信息充分發(fā)揮價(jià)值。同時(shí),檔案管理人員還應(yīng)該樹立創(chuàng)新意識(shí),與時(shí)代發(fā)展相結(jié)合,轉(zhuǎn)變檔案管理觀念,促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新。另外,作為公共檔案管理部門,應(yīng)該對(duì)人員培訓(xùn)和隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng),在保證檔案管理人員齊備的前提下,積極參加上級(jí)檔案主管部門和相關(guān)部門的有關(guān)培訓(xùn),邀請(qǐng)優(yōu)秀的同行業(yè)人員進(jìn)入檔案管理部門進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)授課和指導(dǎo),對(duì)培訓(xùn)檔案管理人員的力度進(jìn)行加強(qiáng),使檔案管理人員擁有越來(lái)越強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。
(三)優(yōu)化人事檔案轉(zhuǎn)遞流程。靈活就業(yè)人員往往工作變動(dòng)頻繁,擁有較高的檔案轉(zhuǎn)遞需求,需要公共檔案管理部門與其轉(zhuǎn)變工作單位的情況相結(jié)合,及時(shí)向其工作單位當(dāng)?shù)氐墓矙n案管理部門或工作單位轉(zhuǎn)遞人事檔案,有效開展靈活就業(yè)人員檔案管理服務(wù)。針對(duì)這種情況,公共檔案管理部門應(yīng)該有效聯(lián)系企事業(yè)單位,保證在規(guī)定時(shí)間內(nèi)原用人單位能夠向指定的公共檔案管理部門移交檔案,在接收到人事檔案后,應(yīng)該認(rèn)真核對(duì)檔案的準(zhǔn)確性和完整性,并與靈活就業(yè)人員接續(xù)社會(huì)保險(xiǎn)的情況相結(jié)合,利用合理渠道完成人事檔案轉(zhuǎn)遞,使檔案管理和人員管理相統(tǒng)一的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn),保證檔案管理有效適應(yīng)靈活就業(yè)人員流動(dòng)。
(四)完善基礎(chǔ)建設(shè)。作為靈活就業(yè)人員檔案管理的重要基礎(chǔ)設(shè)施,庫(kù)房等基礎(chǔ)設(shè)施的管理應(yīng)該由專人負(fù)責(zé),并完成必要防護(hù)和安全措施的配備,從而使“八防”和“三室分開”的標(biāo)準(zhǔn)得到滿足。在檔案管理過(guò)程中,相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施方便、實(shí)用、安全是前提。所以,公共檔案管理部門必須對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)行完善,從而為靈活就業(yè)人員的檔案提供安全的管理環(huán)境。與國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合,對(duì)檔案庫(kù)建設(shè)水平及裝訂機(jī)、掃描儀等硬件配置進(jìn)行提升,對(duì)財(cái)物等方面的投入進(jìn)行提升,使檔案防高溫、防光、防蛀、防潮、防盜、防火等要求得到滿足,還能有效提升檔案管理工作效率。所以,為了使檔案管理要求得到更好地滿足,應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并完成缺失設(shè)備的重新配備,在配備設(shè)備的過(guò)程中,應(yīng)該注重部門內(nèi)部設(shè)備的統(tǒng)一性。只有保證相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)完善、設(shè)備統(tǒng)一,才能使工作設(shè)備不統(tǒng)一導(dǎo)致的問題得到有效避免,有效規(guī)范靈活就業(yè)人員檔案管理工作。
(五)對(duì)宣傳工作進(jìn)行增強(qiáng)。除了以上措施外,公共檔案管理部門還應(yīng)該對(duì)相關(guān)宣傳工作足夠重視,從而使社會(huì)檔案意識(shí)得到增強(qiáng)。經(jīng)過(guò)相關(guān)研究實(shí)踐證明,靈活就業(yè)人員的利益直接受到社會(huì)檔案意識(shí)的影響。首先,應(yīng)該提升宣傳氛圍的規(guī)范化和科學(xué)化?,F(xiàn)階段,仍然有很多人們?cè)谡J(rèn)識(shí)人事檔案方面存在偏差,所以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案重要性的規(guī)范化和科學(xué)化認(rèn)識(shí)非常重要。在宣傳的過(guò)程中,必須進(jìn)行規(guī)范化和合理化引導(dǎo)。其次,應(yīng)該對(duì)社區(qū)宣傳工作進(jìn)行加強(qiáng)。社區(qū)能夠在各種政策執(zhí)行過(guò)程中發(fā)揮非常重要的作用,所以有效利用社區(qū)宣傳人事檔案管理工作能夠發(fā)揮很好的效果。最后,應(yīng)該對(duì)新媒體進(jìn)行充分利用,在新時(shí)代手機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新媒體的傳播范圍和影響是毋庸置疑的,公共檔案管理部門可以通過(guò)建立直播賬號(hào)、網(wǎng)站、公眾號(hào)等宣傳檔案管理工作,提升相關(guān)企業(yè)和靈活就業(yè)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí),規(guī)范檔案管理環(huán)境。
五、結(jié)語(yǔ)
現(xiàn)階段,我國(guó)擁有復(fù)雜多變的就業(yè)形式,同時(shí)擁有大規(guī)模的靈活就業(yè)群體,相關(guān)檔案管理存在缺乏先進(jìn)的檔案管理手段、缺乏科學(xué)的檔案管理觀念、缺乏規(guī)范的檔案轉(zhuǎn)遞程序以及基礎(chǔ)建設(shè)薄弱等問題。針對(duì)這些問題,公共檔案管理部門應(yīng)該與檔案管理工作的新需求、新特點(diǎn)、新變化相結(jié)合,轉(zhuǎn)變觀念、優(yōu)化技術(shù)手段、優(yōu)化工作流程、完善基礎(chǔ)建設(shè)并加強(qiáng)宣傳,有效提升人事檔案管理水平,為靈活就業(yè)人員就業(yè)、創(chuàng)業(yè)提供保障。
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作者:耿為民 單位:山東省濱州市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心