職業(yè)教育學(xué)校檔案管理論文

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1職業(yè)教育學(xué)校檔案管理的重要性

學(xué)校檔案中，真實(shí)地記載了學(xué)校教學(xué)設(shè)備和設(shè)施的建設(shè)和采購信息，一旦出現(xiàn)設(shè)備和設(shè)施的故障，可以通過檔案進(jìn)行查詢，為維修和養(yǎng)護(hù)奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，為日后學(xué)校的擴(kuò)建和改建等提供參考價(jià)值。

2職業(yè)教育學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

2.1學(xué)校的重視力度不夠

我國檔案管理的起步較晚而且發(fā)展的速度較慢，導(dǎo)致學(xué)校的高層管理人員對檔案管理的重視力度不太夠，經(jīng)費(fèi)和政策扶持力度不足。在檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)材料不齊全或者無法完整的采集材料等現(xiàn)象發(fā)生。相關(guān)的部門未能及時(shí)上交資料，導(dǎo)致許多重要的資料流失；同事，由于經(jīng)費(fèi)的不足，導(dǎo)致管理設(shè)施較為落后且不齊全，無法提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

2.2管理設(shè)施和制度不完善

學(xué)校檔案中大多是紙質(zhì)的文件，因此對于管理的設(shè)施要求非?？量?，通風(fēng)、防潮、防霉和防火等條件都必須達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，一旦出現(xiàn)事故，將導(dǎo)致檔案的全部流失和損壞；同時(shí)，我國職業(yè)教育學(xué)校，沒有建立統(tǒng)一和系統(tǒng)的信息化管理導(dǎo)致，導(dǎo)致檔案管理水平較為落后，無法為學(xué)校管理水平的發(fā)展提供幫助。

2.3管理人員數(shù)量和質(zhì)量不達(dá)標(biāo)

職業(yè)學(xué)校的人才數(shù)量和質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，嚴(yán)重地制約了檔案管理水平的發(fā)展。許多檔案管理人員由其他部門人員兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理的水平較低，專業(yè)水平參差不齊，對檔案的管理和分類等各不相同，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理的水平標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，由于學(xué)校撥給的經(jīng)費(fèi)不足，檔案管理人員的數(shù)量始終無法滿足標(biāo)準(zhǔn)，形成了一個惡性循環(huán)。

3加強(qiáng)職業(yè)教育學(xué)校檔案管理的措施

3.1加強(qiáng)學(xué)校對檔案管理的重視

檔案是學(xué)校的寶貴資源，是維持學(xué)校發(fā)展的重要保障。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理的重視水平，主要方法包括：

①學(xué)校高層管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案管理納入學(xué)校的日常活動中，潛移默化地影響學(xué)校的員工；

②學(xué)校應(yīng)當(dāng)安排專門的人員對檔案室進(jìn)行管理和打掃，所有的人員應(yīng)當(dāng)清楚地了解自己的工作流程和職責(zé)；

③將學(xué)校檔案管理水平作為相關(guān)部門的考核和評判內(nèi)容；

④學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期組織對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的水平和素質(zhì)。

3.2制定科學(xué)和完善的檔案管理制度

制定科學(xué)和完善的檔案管理制度，是保障檔案管理有條不紊發(fā)展的前提，主要方法包括：

①設(shè)立獨(dú)立的檔案管理室，嚴(yán)格按照防火、通風(fēng)、防潮和防霉的條件進(jìn)行打掃和布置，配齊管理設(shè)施和設(shè)備，確保管理水平達(dá)標(biāo)；

②建立系統(tǒng)的管理規(guī)章制度，規(guī)范每位管理人員的職責(zé)，以卻把責(zé)任到人，出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)，可以第一時(shí)間進(jìn)行預(yù)后的管理。

3.3提高檔案管理人員的基本素質(zhì)

提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，是提高檔案管理水平的重要保障，主要方法包括：

①定期對管理人員進(jìn)行考核和培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員學(xué)習(xí)的能力，規(guī)范檔案管理的水平；

②對于出現(xiàn)重大管理事故的員工，進(jìn)行停崗培訓(xùn)，直到操作水平達(dá)標(biāo)后方可上崗工作等。

3.4使用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)

學(xué)校應(yīng)當(dāng)配有現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，為檔案管理的長期發(fā)展提供基礎(chǔ)，主要措施包括：

①使用信息化的管理操作系統(tǒng)，全面和科學(xué)地對檔案進(jìn)行保存和分類，能夠快速地查詢檔案信息；

②配有完善的打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等各項(xiàng)信息化設(shè)備，保障檔案的快速錄入和管理等。

4結(jié)論

隨著科技和信息化的不斷發(fā)展，社會對職業(yè)教育學(xué)校對檔案管理的水平與日俱增，為了使得檔案能夠?yàn)閷W(xué)校的建設(shè)和發(fā)展提供價(jià)值，學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視對檔案的管理，建立和培養(yǎng)一支高素質(zhì)和高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)，確保檔案的真實(shí)和完整。

作者：謝玉 單位：吉林省四平衛(wèi)生學(xué)校