醫(yī)學(xué)院校檔案管理論文

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一、醫(yī)學(xué)院校檔案管理對策與建議

1.重視醫(yī)學(xué)院檔案管理工作，完善各類檔案

檔案管理工作的健全，是實際操作中，最有效的辦法是自上而下推動檔案管理的建設(shè)，首先是意識上的轉(zhuǎn)變，學(xué)校內(nèi)部的管理層要重視此項工作，做好預(yù)算，引導(dǎo)和宣傳檔案管理工作的重要性，進(jìn)而激發(fā)社會對此項工作的重視，畢竟檔案價值的利用有利于社會醫(yī)學(xué)建設(shè)。因此，學(xué)校各級負(fù)責(zé)人認(rèn)真對待檔案管理工作，在預(yù)算計劃下，加強(qiáng)必要的投入，增強(qiáng)責(zé)任心，能夠建立檔案體系，并利用檔案價值提高學(xué)校的培養(yǎng)人才的效率。政府和企業(yè)加強(qiáng)與學(xué)校的合作，通過共同建設(shè)和相互利用醫(yī)學(xué)檔案價值資源，提高資源利用成果的運(yùn)用效果，相互合作促進(jìn)檔案管理的工作。

2.建立專門管理機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理工作需要有較強(qiáng)的責(zé)任心和認(rèn)識提高，在此基礎(chǔ)上，需要醫(yī)學(xué)院校付出實際行動，首先需要建立檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)有利于扭轉(zhuǎn)檔案管理混亂的狀況，通過檔案管理系統(tǒng)的平臺來統(tǒng)籌醫(yī)學(xué)院的檔案管理工作。其次，利用檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化管理系統(tǒng)的操作，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)充分規(guī)范檔案管理工作的操作內(nèi)容和步驟，加大檔案管理工作的規(guī)范性。最后，通過專業(yè)人才的加入，優(yōu)化檔案管理工作，提高效率和醫(yī)學(xué)檔案資料價值利用的有效性。檔案管理人才的培養(yǎng)需要建立在檔案管理系統(tǒng)之上，學(xué)校通過吸引人才計劃，提高檔案管理部門的地位，充分利用檔案管理系統(tǒng)服務(wù)學(xué)校人才培養(yǎng)和科研實驗的作用價值。保證各類先進(jìn)文明理念從檔案管理資料價值體現(xiàn)出來。

3.做好檔案收集工作

3.1定期集中收集。檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格制定年度立卷歸檔時間期限，督促指導(dǎo)各單位集中將在工作活動中形成的各類檔案材料按照歸檔要求收集整理歸檔，確保各類檔案資料的完整、系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范，并按期向?qū)W校向檔案部門移交。要做好檔案資料的定期集中收集，還需要有完整配套的實施措施，檔案管理部門應(yīng)制定和及時調(diào)整適應(yīng)本校檔案管理的歸檔范圍、相關(guān)制度以及歸檔質(zhì)量要求，建立健全學(xué)校檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)，使學(xué)校檔案收集工作形成一個網(wǎng)絡(luò)化管理體制。只有在全校專(兼)職檔案人員相互配合，密切協(xié)作下，才能為學(xué)校檔案收集工作提供可靠的保證。

3.2普遍收集與重點收集相結(jié)合。由于高校各部門產(chǎn)生和形成的文件材料種類很多，為保證學(xué)校各類檔案資料收集齊全完整，應(yīng)采取普遍收集與重點收集相結(jié)合的方法全面收集，防止遺漏。在普遍收集的基礎(chǔ)上，還必須突出重點，進(jìn)行收集。采取現(xiàn)場跟蹤，加強(qiáng)對重點部門、重點事件、重大課題、重要人物等各類檔案材料的收集，對于應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔并簽字驗收，有效地防止醫(yī)學(xué)院校重要檔案材料的丟失和遺漏，保證文件材料的齊全完整。

3.3加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。檔案管理系統(tǒng)不僅僅包含了檔案目錄級別的開發(fā)，還需要增強(qiáng)檔案全文掃描的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過掃描檔案使用率較高的（統(tǒng)計數(shù)據(jù)可實現(xiàn)），易破損或老化的檔案資料，此類資料的優(yōu)先入庫，網(wǎng)上可以直接全文檢索，有利于檔案價值得到更好地利用和開發(fā)。高?；ブ脚_的建立也是未來檔案信息化建設(shè)的重要步驟和趨勢之一，通過各個醫(yī)學(xué)院之間的平臺對接，實現(xiàn)資源相互利用，有利于提高醫(yī)學(xué)檔案價值使用率，共享的價值大于相互孤立的檔案管理平臺。

3.4開展網(wǎng)上查詢服務(wù)。在學(xué)校的網(wǎng)站提供“檔案檢索查詢”和“網(wǎng)上咨詢”功能，或者通過微信平臺、微博平臺來增強(qiáng)互動，從而有效提高檔案信息的利用和共建全面性、系統(tǒng)性的檔案管理工作。

二、結(jié)語

綜上，轉(zhuǎn)變醫(yī)學(xué)院校檔案管理工作的意識是第一步，充分調(diào)動檔案價值的利用情況，增強(qiáng)人才培養(yǎng)和專業(yè)人才的管理效果，把被動利用醫(yī)學(xué)院校檔案的觀念，轉(zhuǎn)換成有目的地主動開發(fā)利用醫(yī)學(xué)院校檔案的工作方式、思維方式和行為方式，充分認(rèn)識醫(yī)學(xué)院校管理體制下檔案管理的新特點，不斷探索醫(yī)學(xué)院校檔案管理的新模式，將高校檔案管理工作推向一個新的層面。

作者：馬鳳波 單位：南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校