供電企業(yè)電子檔案集中管理模式淺析

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【摘要】為了進一步提升供電企業(yè)電子檔案管理控制效果，應結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展需求和市場動態(tài)完善集中化管理流程，確保數(shù)據(jù)信息能發(fā)揮其價值優(yōu)勢，為供電企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供保障。本文分析了供電企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀，并對集中管理模式的具體方案展開探討。

【關(guān)鍵詞】供電企業(yè)；電子檔案；集中管理模式；安全評價

伴隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各個行業(yè)現(xiàn)代化資源管理模式受到廣泛關(guān)注，尤其是電力企業(yè)，要想實現(xiàn)電能資源的升級轉(zhuǎn)型，不能忽略企業(yè)內(nèi)部檔案蘊含的豐富的數(shù)據(jù)信息，要充分考量相關(guān)情況，落實更加規(guī)范的管理機制。

一、供電企業(yè)電子檔案管理現(xiàn)狀

目前，在供電企業(yè)電子檔案管理工作中，依舊存在著一些亟待解決的問題，不僅會對供電企業(yè)常規(guī)化管理效果產(chǎn)生影響，也會制約安全管理工作的全面落實。

（一）對電子檔案重視度不足。作為新興產(chǎn)物，電子檔案具有突出的優(yōu)勢作用，不僅具備操作便捷、資源共享的特征，還能節(jié)約存儲空間，逐漸替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。但是，一些檔案管理人員的思想意識還存在滯后性，缺乏對電子檔案的認識，加之思想觀念較為陳舊、管理意識淡薄，使得常規(guī)化檔案管理工作無法全面落實，甚至部分企業(yè)電子檔案工作“流于表面”，缺乏實效性利用價值，這不僅會對企業(yè)檔案規(guī)范化管理產(chǎn)生阻礙作用，甚至會制約企業(yè)全面科學發(fā)展的腳步。

（二）電子檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定性不足。究其原因，主要是因為儲存載體的安全性無法得到有效保障，電子檔案的信息資料安全管理工作非常關(guān)鍵。但是，由于企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)性能的完整性不足，導致系統(tǒng)不穩(wěn)定運行的問題頻頻出現(xiàn)，一旦出現(xiàn)黑客、病毒等問題，由于檔案管理工作的防護效果較差，會造成嚴重的信息外泄風險，使得檔案資源管理工作無法落實，必然會對企業(yè)常規(guī)化工作的開展產(chǎn)生影響。

（三）應用軟件兼容性不足也是較為常見的問題。電力企業(yè)各個部門文件都是在獨立系統(tǒng)中運行，且系統(tǒng)數(shù)據(jù)標準和結(jié)構(gòu)不一致，這就使得電子文件的具體存儲格式或者是著錄模式存在很大差異，難以建立實時性完整且規(guī)范的共享處理控制模式。加之企業(yè)電子檔案標準欠統(tǒng)一，使得檔案文件移交過程中出現(xiàn)兩個部門存儲檔案方式差異較大的現(xiàn)象，加之軟件匹配度不足，電子檔案移交過程難度增加，軟件缺乏必要的兼容性，必然會對綜合控制效果產(chǎn)生影響，制約電子檔案集中管理工作效果。

（四）管理流程和管控標準缺乏規(guī)范性。在電力企業(yè)電子檔案管理體系中，檔案管理涉及的部門較多，對應的流程也較為復雜，多數(shù)企業(yè)在檔案管理控制工作中沒有踐行統(tǒng)一的管理標準，會導致有價值信息記錄不完整的問題出現(xiàn)，甚至會出現(xiàn)嚴重的空間資源浪費問題。在供電企業(yè)營銷體系建設(shè)初期完善后，新舊信息交替工作缺乏規(guī)范指標和管理模式，也會造成檔案資源信息的流失。加之企業(yè)檔案同等性歸檔工作不到位、隨意性較大等一系列問題，必然會制約檔案的電子化發(fā)展進程。

二、供電企業(yè)電子檔案集中管理模式的具體方案

為了保證供電企業(yè)電子檔案管理工作水平，要結(jié)合管理要求，確保集中管理模式能發(fā)揮實效性作用，確保能依據(jù)電子檔案管理流程，及時實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子文件形式轉(zhuǎn)變并存儲在計算機上的目標。

（一）基本流程。供電企業(yè)在電子檔案管理工作中，為了保證相關(guān)工作有序落實，要按照標準化流程開展相應工作，并且維持良好的檔案控制機制，確保業(yè)務關(guān)聯(lián)性滿足預期，以便于后續(xù)開展檔案服務。具體流程見圖1。

（二）具體內(nèi)容。1.文件采集。（1）文件采集的具體方式。在電子檔案管理工作中，文件采集是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，一般是借助傳感設(shè)備將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料和現(xiàn)有檔案資料進行統(tǒng)一掃描、拍照，直接上傳到對應的系統(tǒng)中，依據(jù)模板轉(zhuǎn)化為電子文件。為了保證文件采集的全面性和規(guī)范性，其覆蓋的業(yè)務內(nèi)容包括：企業(yè)文書、變更用電項目、抄表管理系統(tǒng)、電費收繳和賬務管理、用電檢查管理系統(tǒng)、95598業(yè)務處理部分、資產(chǎn)管理部分、計量體系業(yè)務等，以保證相關(guān)電子檔案信息的全面性，為供電企業(yè)電子檔案全面管理工作的落實和開展提供支持。另外，在營業(yè)網(wǎng)點，要借助批量掃描設(shè)備和高拍儀完成電子檔案的掃描處理，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像格式存儲在系統(tǒng)中，并且，配合電子簽名板采集用戶的相關(guān)簽名，替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)工單簽名，從而維持檔案管理體系的規(guī)范性，能最大程度上開展檔案便捷化管理。若是在用戶實際操作現(xiàn)場，則主要是借助PAD替代傳統(tǒng)的設(shè)備完成拍照工作，并且將其直接回傳到系統(tǒng)。（2）文件采集技術(shù)。一方面，應用異步并發(fā)技術(shù)，利用異步處理模式能實現(xiàn)消息的傳遞，將業(yè)務操作內(nèi)容劃分為不同階段，配合共享數(shù)據(jù)處理機制實現(xiàn)異步執(zhí)行以維持協(xié)作效果。與此同時，實現(xiàn)單一服務器內(nèi)多線程共享內(nèi)存的信息處理模式，若是分布式系統(tǒng)，則應用分布式消息隊列操作的方式完成異步控制，保證信息數(shù)據(jù)采集的規(guī)范性和科學性。另一方面，電子簽名技術(shù)。借助密碼技術(shù)對傳統(tǒng)紙質(zhì)電子文檔形式的簽名予以數(shù)字圖像化處理，供電企業(yè)借助特征提取能獲取客戶的相關(guān)簽名，以便于實現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化。2.文件生成。在電子檔案集中管理控制體系中，為了保證檔案監(jiān)督控制的合理性和規(guī)范性，要配合數(shù)據(jù)處理方案，以便于完成數(shù)據(jù)管理要求。面對少量數(shù)據(jù)時，執(zhí)行多數(shù)數(shù)據(jù)挖掘算法會耗費較多的時間，會對電力運行數(shù)據(jù)挖掘工作產(chǎn)生影響，面對較大的數(shù)據(jù)體量時，難免會出現(xiàn)數(shù)據(jù)分析效果不好的情況。所以，要對數(shù)據(jù)進行預處理，以便于形成有價值數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)集。例如，在挖掘輸電線路數(shù)據(jù)時，要初步挖掘檔案資料，并且掌握輸電環(huán)節(jié)的基本情況，配合數(shù)據(jù)收集和處理工序，就能為作業(yè)調(diào)度工作的優(yōu)化提供保障。3.文件歸檔。供電企業(yè)電子檔案集中管理模式中，文件歸檔控制工作要自動生成文件歸檔時間、歸檔人員、檔案編號以及業(yè)務工單等具體內(nèi)容，配合相關(guān)情況直接填寫檔案號并且完成歸檔說明等工作。第一，檔案號始終不變。如電網(wǎng)建設(shè)項目檔號結(jié)構(gòu)：由目錄號、分類號、案卷順序號三組代號構(gòu)成，一般用阿拉伯數(shù)字標識。各組代號之間用“-”分隔。如圖2。目錄號根據(jù)不同工程類別，分別由電壓等級代碼、項目順序號、工期號、項目年度中2～3個要素組成，用六位阿拉伯數(shù)字標識，中間無分隔符號。區(qū)分工期的項目，目錄號用電壓等級代碼、項目順序號、工期號標識。不區(qū)分工期的項目，目錄號用電壓等級代碼、項目順序號標識。配網(wǎng)、業(yè)擴工程也可采用按年度及批次進行檔號的編制。第二，要保證歸檔資料的完整性和可閱讀性。相關(guān)人員要集中檢查電子文件，并且了解文件的關(guān)鍵內(nèi)容，以保證具體工作都能順利落實，并且在利用傳遞、轉(zhuǎn)移或者是壓縮處理后，依舊要對文件檔案予以查閱校對，保證文件內(nèi)容的可參考價值不會受到影響。只有保證完整且規(guī)范的歸檔管理工作，才能充分發(fā)揮檔案的應用價值，以保證電子檔案集中化管理工作后資料信息和電子檔案的應用效果更加合理。4.管理服務。第一，要從專業(yè)化管理入手，保證相應的管控流程和具體管理內(nèi)容都有序落實，維持電子檔案集中化管控的規(guī)范效果。電力企業(yè)的電子檔案主要包括會計報表、實物檔案、音頻/視頻/圖片檔案，因為體量較大，若是不能落實完整的挖掘技術(shù)處理方案，就會造成信息數(shù)據(jù)的缺失問題，嚴重影響數(shù)據(jù)的管理效果。因此，要將管理方案和供電作業(yè)流程聯(lián)系在一起，全面應用和運行數(shù)據(jù)挖掘模型的價值，并且組建高質(zhì)量專業(yè)檔案隊伍，確保更多的專業(yè)人員參與到檔案管理工作中，提升控制工作的綜合水平和效果，并且保證人員篩選管理水平的最優(yōu)化。第二，要對檔案信息數(shù)據(jù)庫的檔案內(nèi)容管理工作予以優(yōu)化，發(fā)揮電子檔案的應用優(yōu)勢，實現(xiàn)綜合管理的目標。（1）檔案利用管理，主要是發(fā)揮電子檔案的作用，確保能搭建完整的電子檔案集中化管理模式。配合組合查詢機制、統(tǒng)計分析機制建立虛擬檔案室，配合常規(guī)化管理內(nèi)容，能完成相關(guān)檔案分析工序，發(fā)揮檔案應用價值。（2）借閱管理，主要是能配合集中式管理方案完成位置查詢，并且能及時進行借閱記錄的登記和日志管理工作。（3）實體管理，進行檔案銷毀需要及時備注。（4）安全管理，利用用戶管理、功能權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理和業(yè)務日志管理等基礎(chǔ)模塊打造完整的安全監(jiān)督控制模式，確保能提升電子檔案集中化管理的效率。

（三）電子檔案安全風險評估。1.確認評估對象。在供電企業(yè)電子檔案中，電子檔案數(shù)據(jù)、電子檔案數(shù)據(jù)載體、電子檔案數(shù)據(jù)環(huán)境是主要組成部分，因此，對應的評估工作也要圍繞以上內(nèi)容展開，從而確保相關(guān)安全控制工作實時有效。第一，電子檔案數(shù)據(jù)中，主要的內(nèi)容包括文本、圖片、音頻和視頻等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)代碼，數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)和其他電子文檔。第二，電子檔案數(shù)據(jù)載體包括軟件和基礎(chǔ)硬件設(shè)施，軟件細分為系統(tǒng)軟件和應用軟件，對應的硬件設(shè)施包括存儲設(shè)備、網(wǎng)絡設(shè)備和傳輸設(shè)備等。第三，電子檔案環(huán)境包括軟環(huán)境和實際環(huán)境。一方面，軟環(huán)境是國家經(jīng)濟、整治、文化等宏觀環(huán)境形態(tài)，還包括企業(yè)的規(guī)章制度和企業(yè)文化氛圍；另一方面，實際環(huán)境指的是電子檔案室內(nèi)部的基礎(chǔ)環(huán)境情況和配置狀態(tài)。2.風險評估因素。在確定評估對象的基礎(chǔ)上，要結(jié)合評估內(nèi)容完成風險評估因素的確定，從而全面了解影響因素，保證綜合監(jiān)督管理效果的最優(yōu)化。第一，物理安全性。更多關(guān)注的是電子檔案的實際環(huán)境，庫房、設(shè)備以及環(huán)境是否滿足電子檔案集中管理的基本需求，且要對自然災害、故障預防控制方案的可行性予以評估分析。第二，管理的安全性。針對的是軟環(huán)境判斷以及電力企業(yè)管理制度的合理性。結(jié)合安全指標對組織架構(gòu)、應急處理方案等予以綜合評估，分析是否滿足對應的指標系數(shù)。第三，網(wǎng)絡安全性。電子檔案在網(wǎng)絡傳輸過程中是否具備抵御網(wǎng)絡攻擊的能力，以保證電子檔案集中化管理的信息安全性和控制規(guī)范性，維持良好的安全評估控制模式。需要注意的是，要對黑客入侵抵御能力、病毒防范能力、審計監(jiān)控能力和訪問控制措施處理效果等進行評估。第四，信息安全性。合理化的信息安全監(jiān)督管理方案能最大程度上提高用戶檔案信息管理的及時性，避免被篡改或者是盜用，有效匹配數(shù)據(jù)完整性鑒別技術(shù)、信息數(shù)據(jù)安全分析技術(shù)、信息防抵賴技術(shù)等具體內(nèi)容，有效評估安全性。第五，系統(tǒng)安全性，對整個計算機體系安全性予以評估。3.模糊綜合評價法。第一，確定評價因素體系，建立因素集。第二，建立因素權(quán)重集，借助層次分析法結(jié)合因素重要等級完成評定。第三，確定因素隸屬度，配合層次分析法，確定隸屬度，結(jié)合模糊評價向量表示評語等級的隸屬程度，依據(jù)具體參數(shù)評估模糊特性。第四，建立關(guān)系矩陣。第五，確定安全評價模型。其中，取值為1。4.確定因素評價等級。設(shè)置為很好、好、較好、一般和差5個基礎(chǔ)等級，結(jié)合評價結(jié)果全面分析電力系統(tǒng)電子檔案集中化管理的具體情況是否滿足實際需求，有效維持綜合性管控工作的合理性和規(guī)范性，保證電子檔案安全風險評估指標效果的最優(yōu)化，并且維持指標體系和綜合評價模型應用控制的合理性。

三、結(jié)語

總而言之，供電企業(yè)電子檔案集中化管理工作是順應時代發(fā)展趨勢的必然選擇，要整合技術(shù)要求，保證相應設(shè)計內(nèi)容和控制工作都能順利落實，提升檔案管理效果，為供電企業(yè)實時性管理工作的全面進步提供保障，促進電力系統(tǒng)可持續(xù)發(fā)展。

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[3]周利群.供電企業(yè)電子檔案集中管理模式的思考[J].中文信息,2017(12):56.

作者:趙嵐 單位:廣東電網(wǎng)有限責任公司佛山供電局