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摘要:本文研究和探討了公立醫(yī)院醫(yī)務(wù)社會工作檔案管理的現(xiàn)狀模式,對傳統(tǒng)管理模式進行反思,結(jié)合現(xiàn)行醫(yī)療管理制度,對醫(yī)務(wù)社會工作檔案現(xiàn)代管理模式進行展望,有助于進一步促進公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和制度化。
關(guān)鍵詞:公立醫(yī)院;醫(yī)務(wù)社會工作;檔案管理
隨著醫(yī)改政策的逐步落地,醫(yī)學(xué)診療服務(wù)模式發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變,慢性疾病的發(fā)病率也呈上升趨勢,人民群眾對身心健康的關(guān)注需求在不斷提高,國家衛(wèi)生健康委在2018年11月的《進一步改善醫(yī)療服務(wù)行動計劃(2018-2020年)考核指標》中,將醫(yī)務(wù)社工制度列為醫(yī)療服務(wù)一級考核指標,對醫(yī)務(wù)社工崗位設(shè)置和服務(wù)時長都有明確的規(guī)范和要求。特別是在2020年的“疫情大考”期間,醫(yī)務(wù)社會工作逐漸成為社會需求強烈、發(fā)展速度極快的領(lǐng)域,社會影響力在逐步擴大。
1開展公立醫(yī)院醫(yī)務(wù)社會工作檔案管理研究的意義
國家衛(wèi)健委《進一步改善醫(yī)療服務(wù)行動計劃(2018-2020年)考核指標》,河南省衛(wèi)健委《關(guān)于印發(fā)河南省醫(yī)療系統(tǒng)實施“患者滿意提升工程”工作方案(2018-2020年)的通知》(豫衛(wèi)醫(yī)〔2018〕3號)等文件中明確指出,“建設(shè)一支專業(yè)化、職業(yè)化的醫(yī)務(wù)社會工作人才隊伍,全面提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量,促進醫(yī)患關(guān)系和諧發(fā)展,提高我省醫(yī)務(wù)社會工作與志愿服務(wù)工作實務(wù)技能和專業(yè)服務(wù)水平?!蹦壳埃糠止⑨t(yī)院會通過聯(lián)合社會慈善機構(gòu)或公益服務(wù)部門,開展有專業(yè)屬性行業(yè)特色和針對性強的醫(yī)務(wù)社工服務(wù),這些服務(wù)可以有效舒緩住院患者的精神壓力,而且可以促進醫(yī)患關(guān)系和諧發(fā)展,減少不必要的醫(yī)療糾紛。而重視建立完善的醫(yī)務(wù)社會工作檔案管理制度體系,對相關(guān)工作進行及時、完整、翔實的記錄,也可以從以下方面促進醫(yī)院管理工作的發(fā)展。
1.1助推醫(yī)務(wù)社會工作建立長效機制
深度挖掘醫(yī)務(wù)社會工作檔案管理功能定位,在社工登記檔案制度信息化,服務(wù)工作歸檔痕跡化,建立新型檔案載體等方面為醫(yī)院管理者提供者更多的決策參考。特別是在當前醫(yī)療改革大環(huán)境下,醫(yī)務(wù)社會工作檔案管理職能的現(xiàn)代化和服務(wù)機制創(chuàng)新,能夠使醫(yī)院管理者對醫(yī)務(wù)社會工作給予認可,豐富醫(yī)務(wù)社會工作發(fā)展成果,為其他醫(yī)療服務(wù)工作提供路徑借鑒和參考。
1.2豐富公立醫(yī)院的檔案資源和內(nèi)涵
社會工作領(lǐng)域的專業(yè)化、職業(yè)化和行業(yè)化,有效推動了醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域社會工作的發(fā)展,也為醫(yī)務(wù)社會工作發(fā)展提供了制度空間。特別是電子政務(wù)的革命性發(fā)展,對公立醫(yī)院開展醫(yī)務(wù)社會工作檔案管理提供了創(chuàng)新發(fā)展平臺。公立醫(yī)院以往的醫(yī)務(wù)社會工作隨機性較強,在活動組織方式與考評機制方面也存在較大隨意性,導(dǎo)致相關(guān)記錄資料的不詳細不完整,利用好互聯(lián)網(wǎng)信息化平臺,將促進醫(yī)務(wù)社會工作檔案管理制度的進一步健全和完善。
1.3完善醫(yī)務(wù)社會工作的考核評價機制
現(xiàn)階段的醫(yī)務(wù)社會工作主要包括醫(yī)院、公共衛(wèi)生和精神健康三個領(lǐng)域的內(nèi)容,通過醫(yī)療保健和社會福利的有效整合銜接,從醫(yī)院、病人和醫(yī)患關(guān)系三個方面開展服務(wù)工作。這就需要多部門的合作實現(xiàn)工作項目的落地實施,各部門產(chǎn)生的文書檔案材料包括實施方案、參與人員信息、服務(wù)模式架構(gòu)等成為支撐下一步工作的重要信息來源。檔案信息的有效整合,可以在醫(yī)務(wù)社會工作遇到瓶頸時給予指導(dǎo)和支持。檔案管理制度的明晰能夠有效真實反映醫(yī)務(wù)社會工作的社會評價,但是評價機制的構(gòu)建是一項長期而復(fù)雜的工作,需要醫(yī)院和專業(yè)醫(yī)務(wù)社工提供機構(gòu)溝通協(xié)作完成。
2公立醫(yī)院醫(yī)務(wù)社會工作檔案管理現(xiàn)狀
現(xiàn)階段,醫(yī)護人員是公立醫(yī)院中參與醫(yī)務(wù)社會工作的活動主體,他們分布在醫(yī)院的各個職能綜合協(xié)調(diào)部門,許多從業(yè)人員在承擔著自己本職工作的同時,與醫(yī)務(wù)社會服務(wù)工作交叉開展活動。這種工作開展形式可以充分把握醫(yī)務(wù)社會工作開展的時效性和準確性,還能通過各自隸屬部門工作屬性不斷豐富醫(yī)務(wù)社會工作的載體。公立醫(yī)院在現(xiàn)階段的醫(yī)務(wù)社會工作中,主要圍繞參與服務(wù)工作者的招募、注冊、管理、培訓(xùn)、考核和獎勵等各項基礎(chǔ)工作,通過具體個案項目籌劃,為有需求的患者進行社工服務(wù)。同時為保證服務(wù)的延續(xù)性,還會將服務(wù)延伸到下級醫(yī)療機構(gòu)或者社區(qū),開展隨訪工作、惠民醫(yī)療救助等輔助工作。部分醫(yī)院通過病友協(xié)會或沙龍平臺開展服務(wù)工作,同時為醫(yī)護人員提供精神疏導(dǎo)或解壓工作等。在醫(yī)務(wù)社會工作檔案內(nèi)容的架構(gòu)與相關(guān)管理制度體系的建設(shè)中,相關(guān)檔案管理工作者以醫(yī)務(wù)社會工作服務(wù)對象為切入點,力求提高醫(yī)務(wù)社會工作檔案的利用率,掌握相關(guān)檔案提供利用工作的途徑與方式,提升檔案專業(yè)技術(shù)人員的檔案服務(wù)水平,滿足公立醫(yī)院發(fā)展的需要。但是,這種管理模式也存在一定弊端。因為醫(yī)務(wù)社會工作人員參與者往往身兼數(shù)職,主動參與檔案管理工作的意識性還不夠高,造成以下三個主要問題:
2.1缺乏頂層設(shè)計
作為醫(yī)院整體管理工作的基礎(chǔ),檔案的分類與收集管理更多是圍繞醫(yī)療、教學(xué)和科研工作進行。即便開展了醫(yī)務(wù)社會工作這項內(nèi)容,也是圍繞各自行政職能部門的檔案進行歸納整理,由一些承擔工作的職能部門來負責(zé)信息采集和檔案管理,并沒有納入到醫(yī)院整體的檔案管理工作中來。另外,有的醫(yī)院對醫(yī)務(wù)社會工作的檔案管理制度建立的整體環(huán)境和發(fā)展空間把控不夠,甚至將此項工作邊緣化。
2.2缺乏系統(tǒng)前瞻性
醫(yī)務(wù)社會工作作為醫(yī)院醫(yī)療發(fā)展的新興職能,還存在一定的制度空白,這會導(dǎo)致相應(yīng)的檔案管理制度與醫(yī)院其他的檔案工作缺乏一定的契合度,銜接性和連貫性做的不好。同時各項檔案管理制度之間的協(xié)調(diào)性不夠,制度之間存在內(nèi)容交叉等問題,也導(dǎo)致檔案管理的一致性變差。此外,該項工作的檔案管理制度在工作組織、原則要求等方面與其他醫(yī)療服務(wù)工作還有不一致的地方,同一類檔案制度之間也存在著歸口整理、收集時效和卷宗設(shè)置不一致的問題。
2.3缺乏動態(tài)管理
具體表現(xiàn)在實際工作中,雖然編制了醫(yī)務(wù)社會工作檔案管理制度目錄,但沒有明確檔案體系的有效期限和修訂周期,沒有處理好穩(wěn)定發(fā)展與創(chuàng)新的關(guān)系,忽略了檔案工作制度體系的動態(tài)管理。
3促進構(gòu)建公立醫(yī)院醫(yī)務(wù)社會工作檔案管理模式的思考和建議
模式是一種指導(dǎo),優(yōu)良的設(shè)計方案有助于達到事半功倍的效果。記錄醫(yī)務(wù)社會工作的檔案內(nèi)容涉及醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的多個方面,應(yīng)該視為與醫(yī)院同步發(fā)展的無形資產(chǎn),在醫(yī)院醫(yī)療管理服務(wù)中積極發(fā)揮作用。建立一套適應(yīng)公立醫(yī)院發(fā)展特點的檔案管理制度體系,可以為其他各項醫(yī)療服務(wù)、科學(xué)研究工作的開展創(chuàng)造有利條件,也可以為開展一系列行之有效的服務(wù)活動起到基礎(chǔ)性作用。
3.1醫(yī)務(wù)社會工作檔案制度范圍與流程
醫(yī)務(wù)社會工作檔案要根據(jù)服務(wù)對象和活動運轉(zhuǎn)模式,對檔案實體進行界定和管理。通過檔案分類管理、檔案調(diào)閱管理、檔案歸檔管理、檔案銷毀管理等工作,達到檔案信息得到保存或利用的效果。流程節(jié)點對應(yīng)包括檔案審核、銷核、歸檔關(guān)鍵流程。
3.2醫(yī)務(wù)社會工作檔案執(zhí)行權(quán)限劃分(圖1)
3.3醫(yī)務(wù)社會工作檔案管理分類
醫(yī)務(wù)社會工作檔案工作體系應(yīng)包含工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范這三個不同層次、不同內(nèi)容的制度構(gòu)成。對應(yīng)醫(yī)務(wù)社會工作模式,我們可以得出檔案管理大致分類,見圖2?;ヂ?lián)網(wǎng)醫(yī)院建設(shè)的發(fā)展,現(xiàn)代信息技術(shù)和辦公自動化的成熟和普遍運用,助推了各類檔案信息從原始的記錄憑證模式向資源管理模式轉(zhuǎn)變。信息技術(shù)的介入,已經(jīng)包羅了醫(yī)院檔案管理工作的方方面面。作為公立醫(yī)院,應(yīng)開展有效的系統(tǒng)化的檔案管理工作,做好數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè),借助信息自動化管理平臺,設(shè)計合理的檔案記錄管理模式和流程,全面實現(xiàn)醫(yī)務(wù)社會工作的人員招募、活動記錄、培訓(xùn)交流等信息的有效記錄,提高檔案信息的利用效率,注重檔案管理的連續(xù)性和科學(xué)性,將檔案管理的事后模式,轉(zhuǎn)變?yōu)獒t(yī)院醫(yī)務(wù)社會工作項目信息資源培植與管理的即時模式,充分實現(xiàn)醫(yī)務(wù)社會工作在醫(yī)院發(fā)展和文化建設(shè)中應(yīng)有的作用。課題項目:河南省社會科學(xué)界聯(lián)合會2019年度調(diào)研課題,項目編號:SKL-2019-946。
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作者:陳雪潔 單位:河南中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院