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【摘要】
現(xiàn)代企業(yè)管理中,合同管理已經(jīng)成為一項(xiàng)十分重要的項(xiàng)目,是企業(yè)開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要載體,在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中扮演著越來越重要的角色。本文就針對(duì)合同管理、風(fēng)險(xiǎn)管理以及法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行研究。按照現(xiàn)存企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理模式展開討論,歸納總結(jié)相應(yīng)的防范措施,努力探索構(gòu)建適合企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系。
【關(guān)鍵詞】合同管理 法律風(fēng)險(xiǎn) 防范
一、引言
就目前來看,合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中最關(guān)心的問題之一。近年來,由于合同管理方面的疏漏導(dǎo)致糾紛并引發(fā)嚴(yán)重后果的事情層出不窮。我國(guó)企業(yè)已經(jīng)越來越認(rèn)識(shí)到合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性,已由原來單純追求利潤(rùn)逐漸轉(zhuǎn)換為在風(fēng)險(xiǎn)權(quán)衡的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。眾多企業(yè)意識(shí)到,合同法律管理不僅僅代表法律問題,還在一定程度上是關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)問題,在整個(gè)合同管理中,需要由以往的事后審核向事前預(yù)防和事中控制轉(zhuǎn)變。
二、合同訂立階段的法律風(fēng)險(xiǎn)
合同訂立是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程,企業(yè)通常將合同訂立、合同履行至合同終結(jié)視為一個(gè)完整的系統(tǒng)。在合同訂立階段,需要合同雙方相互履行權(quán)利義務(wù)以及條款合約,最終目的是能夠使合同順利履行。當(dāng)今企業(yè)一般都具有合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系,整個(gè)體系存在的目的是最大限度降低交易風(fēng)險(xiǎn)。筆者認(rèn)為,在整個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防范中,最根本也是最直接的就是合同訂立階段的風(fēng)險(xiǎn)防范。
(一)合同主體資信調(diào)查的法律風(fēng)險(xiǎn)
合同訂立之前,需要對(duì)合同主體資質(zhì)進(jìn)行審查,這樣能夠有效預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。在企業(yè)運(yùn)營(yíng)的過程中,合同雙方責(zé)任重大,合同相對(duì)方是否能夠正常運(yùn)行直接影響到本企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)和成本收益。這就需要在簽訂合同之前首先認(rèn)真核查供應(yīng)商的主體資格,盡可能了解到對(duì)方的真實(shí)信息,必要時(shí)甚至需要對(duì)企業(yè)進(jìn)行實(shí)地考察,在多方權(quán)衡之后才能夠簽訂合同。需要采取的防控建議是:第一,嚴(yán)格進(jìn)行供應(yīng)商資格預(yù)審,在簽訂合同之前,需要確保對(duì)象的主體資格適合,查詢對(duì)方的行政許可,重點(diǎn)審查對(duì)方企業(yè)法人代表以及主管單位的授權(quán)氛圍。第二,需要對(duì)供貨資質(zhì)進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護(hù)和更新。簽約前,企業(yè)的相關(guān)部門不能簡(jiǎn)單相信對(duì)方企業(yè)所提供的信息,而需要對(duì)對(duì)方企業(yè)的資質(zhì)進(jìn)行復(fù)核,保證信息的真實(shí)性。第三、在進(jìn)行行政許可等特殊資質(zhì)的,需要供應(yīng)商出具相對(duì)應(yīng)的資質(zhì)證書,并需要核實(shí)其證照的真實(shí)有效。
(二)合同約定條款的法律風(fēng)險(xiǎn)
合同約定條款對(duì)約定雙方權(quán)利義務(wù)最終實(shí)現(xiàn)具有十分關(guān)鍵的作用。在合同條款中應(yīng)該具有明確的信息指示,如果在合同條款約定上出現(xiàn)問題,就會(huì)影響雙方的交易,甚至造成損失。需要采取的防控建議是:第一需要在訂立合同條款的過程中,嚴(yán)格明確標(biāo)的名稱,使用規(guī)范的全稱,避免出現(xiàn)歧義。第二要根據(jù)質(zhì)量條款明確物資質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),在驗(yàn)收的過程中嚴(yán)格根據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。第三是物資的單價(jià)和總價(jià)表明,避免在合同款項(xiàng)以及結(jié)算時(shí)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。第四是明確合同履行期限,避免發(fā)生合同延遲履行的法律風(fēng)險(xiǎn)。第五是明確確定履行地點(diǎn)和方式,避免單方違約現(xiàn)象。第六在訂立合同時(shí),需要明確不可抗力范圍,企業(yè)雙方都有義務(wù)通知對(duì)方做好防范措施,避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。
三、合同履行階段的法律風(fēng)險(xiǎn)
(一)交付的法律風(fēng)險(xiǎn)
在這個(gè)階段中,客戶很容易惡意不提貨,使得企業(yè)無法在規(guī)定的時(shí)間交貨,履約損失。根據(jù)交貨方式的不同,在交付中經(jīng)營(yíng)遇到的風(fēng)險(xiǎn)分別是自提風(fēng)險(xiǎn)、代辦托運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)、送貨風(fēng)險(xiǎn)等。面對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn),我們可采取的防控措施是,當(dāng)客戶惡意不提貨導(dǎo)致我方不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)交貨的,可以采取提存措施保證我方的權(quán)益。另外,在交貨的過程中,我方交貨人員應(yīng)仔細(xì)核查對(duì)方提貨人員是否有相應(yīng)授權(quán),還要注意注意符合合同規(guī)定,提貨人員出示的提貨權(quán)限與合同權(quán)限保持一致。先付款后提貨的,我方需要對(duì)款項(xiàng)進(jìn)行查明,確定款項(xiàng)到賬之后才能進(jìn)行發(fā)貨。代辦托運(yùn)或送貨的,我方都需要在運(yùn)貨之前檢查運(yùn)輸工具是否合格以保證貨物的安全。當(dāng)客戶領(lǐng)取貨物之后,需要在合同或合同規(guī)定的其他憑證上簽字證明。
(二)結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)
第一,在這個(gè)階段,一些供應(yīng)商要求企業(yè)進(jìn)行先款后貸,但是容易出現(xiàn)我方付款后供應(yīng)商不提供貨物的情況,這就需要在合同上明文規(guī)定,約定供應(yīng)商發(fā)貨時(shí)間,一旦延遲發(fā)貨,需要承擔(dān)相對(duì)應(yīng)的違約責(zé)任。第二,企業(yè)內(nèi)部溝通不及時(shí),在供應(yīng)商沒有按照合同規(guī)定的時(shí)間發(fā)貨時(shí),企業(yè)已經(jīng)付款從而受到損失,這需要企業(yè)各個(gè)部門加強(qiáng)溝通,在辦理對(duì)外結(jié)算過程中嚴(yán)格按照程序辦理。第三,選擇預(yù)付款以及分期付款的合同,在付款比例以及時(shí)間上控制不當(dāng),會(huì)給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn),這就要求相關(guān)部門明確付款比例,并在合同中明確規(guī)定每期款項(xiàng)付款的條件。
(三)貨物驗(yàn)收、入庫(kù)風(fēng)險(xiǎn)
第一,物資采購(gòu)部門在進(jìn)行檢驗(yàn)的過程中,沒有嚴(yán)格的按照合同標(biāo)注的規(guī)格進(jìn)行檢驗(yàn),在檢驗(yàn)物資質(zhì)量時(shí)沒有運(yùn)用專用設(shè)備進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),這些未認(rèn)真按照合同規(guī)定進(jìn)行檢查的物資,使得在今后出現(xiàn)問題時(shí),供應(yīng)商會(huì)依照這個(gè)借口逃避責(zé)任。這就需要企業(yè)對(duì)合同進(jìn)行明確,明確嚴(yán)格按照合同規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)驗(yàn)收,嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行。第二,企業(yè)驗(yàn)收人員沒有進(jìn)行驗(yàn)收就在貨物驗(yàn)收單上簽字、倉(cāng)庫(kù)人員沒有進(jìn)行校對(duì)就簽字允許入庫(kù)、在沒有經(jīng)過上級(jí)指令允許就擅自簽收的,這些都容易對(duì)企業(yè)帶來法律危險(xiǎn)。需要企業(yè)雙方在合同規(guī)定下,在驗(yàn)收的過程中,嚴(yán)格的按照合同上的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收,出現(xiàn)問題雙方都要在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字,這樣能夠最大程度避免合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)問題的發(fā)生。第三是產(chǎn)品質(zhì)量存在隱蔽性瑕疵的,這就需要驗(yàn)收人員和倉(cāng)庫(kù)人員得到質(zhì)量部門的核查認(rèn)定之后才能進(jìn)行簽字準(zhǔn)許入庫(kù)。
四、企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系建設(shè)的思考
首先需要在合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)方面進(jìn)行有目的的培養(yǎng),在企業(yè)中,尤其要建立對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部和關(guān)鍵部門核心人員的監(jiān)督機(jī)制,對(duì)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)以及定期或不定期的考核,最大程度的避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。要求企業(yè)人員正確認(rèn)識(shí)合同管理的功能,要重視合同的管理,不能忽視每一個(gè)環(huán)節(jié),合同法律工作人員要兼顧每個(gè)環(huán)節(jié),進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)管理,避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。在企業(yè)中需要不斷的對(duì)法律工作人員進(jìn)行約束和激勵(lì),需要企業(yè)提高法律人員的地位,不斷實(shí)行激勵(lì)機(jī)制促進(jìn)他們努力工作。其次,在合同管理制度的建設(shè)上,需要相關(guān)負(fù)責(zé)部門進(jìn)行監(jiān)督,在多個(gè)部門進(jìn)行全權(quán)把關(guān)中,實(shí)現(xiàn)法律資源的優(yōu)化整合,使得每一個(gè)部門都各司其職,保證合同管理有效進(jìn)行。在合同制定、履行以及審核階段,要求相關(guān)部門全過程管理,嚴(yán)格控制每一個(gè)環(huán)節(jié),避免企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。
五、結(jié)束語
總之,在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中,企業(yè)要結(jié)合經(jīng)營(yíng)實(shí)際不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn),借鑒先進(jìn)的合同管理方式進(jìn)行管理,充分利用信息化手段,實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同的立體化管理。
參考文獻(xiàn)
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作者:楊晟 單位:山西西山煤電股份有限公司物資供應(yīng)分公司
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