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摘要:本文以A高校為例,對(duì)高校合同管理現(xiàn)狀進(jìn)行歸納,分析存在的問(wèn)題及成因,基于管理會(huì)計(jì)視角從信息化建設(shè)、預(yù)算管理、稅務(wù)籌劃和會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)變等方面提出改進(jìn)建議,以期規(guī)范高校合同管理,降低風(fēng)險(xiǎn),提高效益。
關(guān)鍵詞:高校;合同管理;管理會(huì)計(jì);預(yù)算管理
一、加強(qiáng)高校合同管理的意義
為了進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平,規(guī)范內(nèi)部控制,加強(qiáng)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè),根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)預(yù)算法》等法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定,自2014年1月1日起,財(cái)政部印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》。該《規(guī)范》分總則、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制方法、單位層面內(nèi)部控制、業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制、評(píng)價(jià)與監(jiān)督、附則。合同管理是單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制的重要內(nèi)容。隨著高校事業(yè)的快速發(fā)展,合同管理在高校內(nèi)部管理中占據(jù)了越來(lái)越重要的地位。合同管理的有效性決定了高校經(jīng)濟(jì)法律風(fēng)險(xiǎn)控制的有效性,促進(jìn)高校完善內(nèi)部控制體系,有利于提高高校整體管理水平,保障高校的合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益。
二、A高校合同管理現(xiàn)狀
A高校是綜合性大學(xué),學(xué)科門類較齊全,涵蓋文、理、醫(yī)、工四大學(xué)科領(lǐng)域;多地辦學(xué),校區(qū)分散。近年來(lái)教學(xué)科研事業(yè)發(fā)展迅速,收支預(yù)算規(guī)模擴(kuò)大,國(guó)際影響力增強(qiáng),與多個(gè)國(guó)家和地區(qū)的學(xué)校簽署了校際合作協(xié)議。基于A高校辦學(xué)特點(diǎn),合同管理涉及領(lǐng)域廣泛,種類繁多,內(nèi)容復(fù)雜。
(一)現(xiàn)行制度
2016年《A高校合同管理辦法》實(shí)施,明確了學(xué)校合同管理實(shí)行統(tǒng)一授權(quán)、分級(jí)審批、歸口管理、部門會(huì)簽、執(zhí)行部門負(fù)責(zé)、合法性審查及全過(guò)程監(jiān)督的工作機(jī)制。合同管理機(jī)構(gòu)包括合同主管部門、歸口管理部門、執(zhí)行部門、監(jiān)督部門。合同類型包括合作辦學(xué)合同;科研技術(shù)合同;聘用合同、勞動(dòng)合同;建設(shè)工程合同;采購(gòu)合同;修繕合同;贈(zèng)與合同;委托合同;租賃合同;供用水、電、氣、熱力合同;其他類合同。要求歸口管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)管理權(quán)限對(duì)各自職責(zé)范圍內(nèi)的合同事項(xiàng)進(jìn)行業(yè)務(wù)審查。(1)涉及人事、人才事項(xiàng)的,由人事、人才部門審查;(2)涉及人才培養(yǎng)、培訓(xùn)事項(xiàng)的,由本科生教育部門、研究生教育部門及繼續(xù)教育管理部門審查;(3)涉及科研工作事項(xiàng)的,由科研部門審查;(4)涉及國(guó)際合作與交流事項(xiàng)的,由國(guó)際事務(wù)部門審查;(5)涉及資金事項(xiàng)的,由財(cái)務(wù)部門審查;(6)涉及資產(chǎn)事項(xiàng)的,由資產(chǎn)管理部門審查;(7)涉及修繕事項(xiàng)的,由后勤部門審查。涉及其他事項(xiàng)的,按照職責(zé)范圍及管理權(quán)限由其他相應(yīng)歸口管理部門審查。
(二)合同審核流程
①學(xué)院(部門)提交合同及相關(guān)資料送審;②歸口管理部門負(fù)責(zé)將重大合同報(bào)校長(zhǎng)辦公室法律事務(wù)辦公室進(jìn)行合法性審查;對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)合同的審批及合法性審查,并實(shí)行統(tǒng)一分類和連續(xù)編號(hào)、建立合同臺(tái)賬;③學(xué)院(部門)負(fù)責(zé)合同及時(shí)全面的履行,辦理合同履行過(guò)程中的變更、解除、終止及驗(yàn)收;④財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理結(jié)算業(yè)務(wù),進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)應(yīng)當(dāng)按照合同約定付款;⑤監(jiān)察部門主要負(fù)責(zé)在合同簽訂、履行和管理中,對(duì)違反本辦法規(guī)定給學(xué)校造成損失的負(fù)責(zé)人、責(zé)任人的監(jiān)督、執(zhí)紀(jì)問(wèn)責(zé)。審計(jì)部門主要負(fù)責(zé)對(duì)合同簽訂、履行、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)及管理過(guò)程中的審計(jì)監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。
(三)實(shí)施情況
因發(fā)文部門宣傳力度不足,很多教職工不知道該文件的及實(shí)施,存在學(xué)院和科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人未經(jīng)學(xué)校授權(quán)、蓋學(xué)院公章簽訂合同的情況。各個(gè)學(xué)院和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自行簽訂合同并已經(jīng)執(zhí)行,只有在到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷或借款時(shí),才得知合同管理制度相關(guān)條款的要求。因報(bào)賬時(shí)依據(jù)的合同未經(jīng)過(guò)學(xué)校授權(quán)審批而無(wú)法付款,老師們只能重新按照流程履行合同簽訂審批手續(xù),導(dǎo)致老師們誤認(rèn)為財(cái)務(wù)部門刁難,報(bào)賬手續(xù)繁瑣,激化了矛盾。
三、A高校合同管理中存在的問(wèn)題
(一)合同預(yù)算管理缺失
管理層對(duì)預(yù)算編制的重視程度不足,監(jiān)管力度差,財(cái)務(wù)部門與合同執(zhí)行部門、歸口管理部門信息不對(duì)稱,合同管理與預(yù)算管理和收支管理嚴(yán)重脫節(jié)。財(cái)務(wù)部門參與合同審核的人員與負(fù)責(zé)報(bào)銷審核的人員溝通不足,導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)銷審核人員不了解合同的簽訂執(zhí)行情況,與合同管理脫節(jié)。
(二)合同管理制度和流程有待完善
現(xiàn)有的合同管理辦法側(cè)重宏觀的指導(dǎo)性意見(jiàn),各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)施細(xì)則不夠細(xì)化,審批流程復(fù)雜,效率低。合同管理機(jī)構(gòu)(合同主管部門、歸口管理部門、執(zhí)行部門、監(jiān)督部門)都沒(méi)有制定詳細(xì)的實(shí)施細(xì)則,老師們?cè)诤贤炗唸?zhí)行時(shí)無(wú)據(jù)可依。合同簽訂流程復(fù)雜,從提交到各個(gè)環(huán)節(jié)審核、批復(fù),流轉(zhuǎn)時(shí)間沒(méi)有限制,例如一份設(shè)備租賃合同從申請(qǐng)人提交到簽訂完成,歷經(jīng)18天、五個(gè)部門間的35次OA流轉(zhuǎn)。老師們無(wú)法預(yù)計(jì)合同審核通過(guò)需要的時(shí)間,嚴(yán)重影響到下一步教學(xué)科研工作的進(jìn)行。
(三)歸口管理部門分工不明確
例如老師簽訂出版合同時(shí),按照支出的經(jīng)費(fèi)性質(zhì)劃分歸口管理部門,從院部運(yùn)行經(jīng)費(fèi)支出時(shí)由學(xué)校法律事務(wù)室審核;從科研經(jīng)費(fèi)支出時(shí)由科研部門審核。如院部運(yùn)行經(jīng)費(fèi)和科研經(jīng)費(fèi)各負(fù)擔(dān)一半出版費(fèi)時(shí),則易出現(xiàn)兩個(gè)歸口部門相互推諉。同類型的合同,有時(shí)歸口學(xué)校法律事務(wù)室審核,有時(shí)歸口科研部門審核。不僅老師們無(wú)所適從,也造成管理部門權(quán)限和業(yè)務(wù)重疊,疲于解釋、協(xié)調(diào),降低了工作效率。
(四)歸口管理部門監(jiān)管不到位,合同簽訂的審核流于形式
由于相關(guān)制度的缺失,歸口管理部門缺乏監(jiān)管的動(dòng)力和壓力,每天審核合同數(shù)量多、類型多,工作量大,合同審核和監(jiān)管職責(zé)流于形式,在簽訂合同時(shí)不嚴(yán)格審核條款,不審核該業(yè)務(wù)是否有預(yù)算,資金來(lái)源是否有保障,只負(fù)責(zé)蓋章,導(dǎo)致出現(xiàn)采購(gòu)驗(yàn)收完成后無(wú)法入賬的情況。歸口管理部門甚至引導(dǎo)經(jīng)辦人拆分合同,化整為零,低于財(cái)務(wù)要求必須附合同的報(bào)銷金額就可以不簽訂合同直接購(gòu)買,以減少合同簽訂審核工作量并逃避應(yīng)承擔(dān)的監(jiān)管責(zé)任,學(xué)校的權(quán)益沒(méi)有保障,無(wú)法有效降低合同風(fēng)險(xiǎn)。合同執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)管缺失,例如一份委托加工合同簽訂后,由提交部門負(fù)責(zé)執(zhí)行,財(cái)務(wù)部門按照合同條款付款,歸口管理部門對(duì)加工進(jìn)度、產(chǎn)品數(shù)量質(zhì)量驗(yàn)收等方面不再跟蹤監(jiān)管。歸口管理部門對(duì)合同的執(zhí)行進(jìn)度不跟蹤,對(duì)執(zhí)行結(jié)果不驗(yàn)收,存在簽訂虛假合同以套取資金的風(fēng)險(xiǎn)。
(五)對(duì)合同的稅務(wù)籌劃不重視
在全面營(yíng)改增的形勢(shì)下,由于缺乏對(duì)高校作為增值稅納稅人身份的認(rèn)識(shí),在簽訂合同時(shí),沒(méi)有認(rèn)真核實(shí)對(duì)方的資質(zhì)、信用和履約能力,未能全面考慮稅務(wù)籌劃問(wèn)題,結(jié)算條款普遍語(yǔ)焉不詳。如有的采購(gòu)合同簽訂后完成驗(yàn)收,到付款時(shí)出現(xiàn)供應(yīng)商不能開(kāi)具合規(guī)發(fā)票,用其他公司發(fā)票代替的情況;或是有的供應(yīng)商不接受對(duì)公轉(zhuǎn)賬,要求支付給個(gè)人賬戶的情況。合同中對(duì)付款進(jìn)度、開(kāi)具發(fā)票的種類和時(shí)間條款約定不嚴(yán)謹(jǐn),對(duì)賠償金和違約金的約定不詳,有的條款明顯有失公平,如某學(xué)院因50名學(xué)生要到外地實(shí)習(xí),與交運(yùn)公司簽訂租車合同,約定提前2個(gè)月預(yù)付全部車費(fèi),沒(méi)有具體的賠償金和違約金條款,只寫(xiě)“出現(xiàn)糾紛協(xié)商解決”,不能有效保障學(xué)校權(quán)益。
四、高校合同管理改進(jìn)建議
(一)建立合同信息化管理系統(tǒng)
財(cái)政部的《關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》明確,信息化是支持管理會(huì)計(jì)理念與方法落地、支撐管理會(huì)計(jì)功能發(fā)揮及價(jià)值實(shí)現(xiàn)的重要手段和推動(dòng)力量。建立合同信息化管理系統(tǒng),進(jìn)行合同管理與預(yù)算管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷等數(shù)據(jù)信息對(duì)接,實(shí)現(xiàn)全校范圍內(nèi)合同管理的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化和信息共享,最大限度的減少合同管理過(guò)程中的信息不對(duì)稱現(xiàn)象,以保證高校合同管理的正確決策。財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)自動(dòng)調(diào)取系統(tǒng)中的合同信息,按照合同預(yù)算、招標(biāo)采購(gòu)結(jié)果、執(zhí)行進(jìn)度、各管理部門的驗(yàn)收結(jié)果等進(jìn)行結(jié)算,提高信息準(zhǔn)確率,提高財(cái)務(wù)結(jié)算效率,減輕經(jīng)辦人奔波于多校區(qū)多部門之間蓋章簽字請(qǐng)示驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的負(fù)擔(dān)。
(二)完善制度,再造流程
一是學(xué)校管理層應(yīng)重視風(fēng)險(xiǎn)控制,組織完善合同管理制度體系,各個(gè)歸口管理部門制定實(shí)施細(xì)則,明確權(quán)責(zé)范圍。二是簡(jiǎn)化合同管理流程,減少反復(fù)流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié),以減少經(jīng)辦人因逃避繁瑣流程而拆分合同的現(xiàn)象。三是加強(qiáng)執(zhí)行力,對(duì)不作為的部門、管理缺失的環(huán)節(jié)重點(diǎn)監(jiān)管整改。
(三)實(shí)施合同模板管理,建立合同示范文本庫(kù)
組織專業(yè)人員制定合同模板,細(xì)化財(cái)務(wù)結(jié)算條款,明確付款進(jìn)度和付款方式、質(zhì)保金條款;明確供應(yīng)商開(kāi)具的增值稅發(fā)票類型、時(shí)限、供應(yīng)商銀行賬戶;發(fā)生退貨時(shí),約定開(kāi)具紅字增值稅專用發(fā)票;約定合同標(biāo)的發(fā)生變更時(shí)發(fā)票的開(kāi)具與處理等。關(guān)注國(guó)家稅務(wù)政策,按照新制度要求及時(shí)修訂補(bǔ)充合同模板中涉及財(cái)務(wù)結(jié)算問(wèn)題的條款,如2017年7月1日起國(guó)家稅務(wù)總局通知簡(jiǎn)并增值稅稅率結(jié)構(gòu),取消13%的增值稅稅率;要求取得增值稅普通發(fā)票須填寫(xiě)稅號(hào),否則不能稅前扣除。
(四)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員轉(zhuǎn)變觀念,工作重點(diǎn)由單純的報(bào)銷核算轉(zhuǎn)向管理分析,更好的發(fā)揮管理會(huì)計(jì)的作用
將合同風(fēng)險(xiǎn)控制和防范的關(guān)口前移,與各個(gè)歸口管理部門配合,例如在采購(gòu)合同簽訂環(huán)節(jié)提前審核供應(yīng)商的工商稅務(wù)資質(zhì),在合同中明確供應(yīng)商開(kāi)具增值稅發(fā)票的法律義務(wù)與風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任。將會(huì)計(jì)管理和服務(wù)的工作前移,力求財(cái)務(wù)管理精細(xì)化,為教學(xué)、科研業(yè)務(wù)合同的全面預(yù)算、稅務(wù)籌劃提供參考。
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作者:史焱 單位:山東大學(xué)財(cái)務(wù)部
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