醫(yī)院管理制度印章精細(xì)化管理體系建設(shè)

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［摘要］通過對當(dāng)前醫(yī)院印章管理工作現(xiàn)狀分析，發(fā)現(xiàn)印章管理存在制度不健全、管理手段落后、受重視度不夠、信息化流程缺乏等問題。基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度對醫(yī)院內(nèi)部治理和規(guī)范化管理的要求，嘗試從科學(xué)分類、管理范圍、申請流程、審批程序、保管使用、制發(fā)監(jiān)督等角度，對醫(yī)院印章實行系統(tǒng)化管理，探索構(gòu)建高質(zhì)量的印章精細(xì)化管理體系，提升醫(yī)院內(nèi)部管理效能。

［關(guān)鍵詞］現(xiàn)代醫(yī)院管理；印章管理；精細(xì)化管理；體系建設(shè)

醫(yī)院印章是本單位對外行使職權(quán)、對內(nèi)施行制度政策及公務(wù)活動的重要憑證，具有獨(dú)特的法律屬性。印章管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，是有效開展醫(yī)院各項工作的前提，是防控用印風(fēng)險、遏制違規(guī)辦事的重要防線［1］，現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下的印章精細(xì)化管理體系建設(shè)有著重要的現(xiàn)實意義。

1當(dāng)前醫(yī)院印章管理現(xiàn)狀

1.1醫(yī)院印章管理的“先天不足”

印章管理制度不健全，管理手段落后，是目前各級各類醫(yī)院普遍存在的現(xiàn)象。醫(yī)院是基層事業(yè)單位，其印章管理人員多為非專職行政管理工作人員兼任，缺乏專業(yè)的知識儲備和系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在工作中極易出現(xiàn)管理不規(guī)范的現(xiàn)象［2］。隨著現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的逐步完善，科學(xué)、精細(xì)的內(nèi)部治理體系建設(shè)對醫(yī)院內(nèi)部管理規(guī)范化、人員崗位職業(yè)化要求不斷提高，不完善的印章管理制度和不合理的崗位設(shè)置成為影響醫(yī)院管理和政策執(zhí)行穩(wěn)定性的重大短板。

1.2印章管理受重視度不夠

醫(yī)院作為以醫(yī)療活動為主的單位，精湛的醫(yī)療技術(shù)、優(yōu)質(zhì)的教學(xué)資源、杰出的科研成果是醫(yī)院的核心競爭力，醫(yī)院更為重視學(xué)科平臺發(fā)展、人才隊伍建設(shè)、科研成果轉(zhuǎn)化等方面，但對印章管理不規(guī)范可能引發(fā)重大風(fēng)險、損害醫(yī)院利益缺乏一定的認(rèn)知度和重視度。

1.3印章管理缺乏系統(tǒng)化、信息化流程

醫(yī)院各類印章使用相對獨(dú)立，缺乏綜合、高效的監(jiān)管手段。醫(yī)院在印章的刻制、發(fā)放、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)多依賴手工登記，缺少信息化支持，管理手段單一，效率較低；用印合規(guī)性審批流程模糊，審批追責(zé)性差，缺乏嚴(yán)格的監(jiān)督檢查機(jī)制，且紙質(zhì)存檔易出現(xiàn)丟失、損毀的現(xiàn)象，給后續(xù)用印材料信息查詢造成困難。

2印章精細(xì)化管理的重要性

2.1印章是醫(yī)院經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證

印章是醫(yī)院權(quán)力的象征，所有加蓋醫(yī)院印章的文件材料等，都是醫(yī)院管理活動的重要依據(jù)。為確保依法治院，從嚴(yán)治院，醫(yī)院各類印章使用須嚴(yán)格遵循科學(xué)合理的用印審批程序，切實維護(hù)醫(yī)院印章的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

2.2印章使用必須遵循國家法律規(guī)定和有關(guān)要求

蓋有醫(yī)院印章的材料，是受法律保護(hù)的有效材料，對外具有正式性和官方性，標(biāo)志著醫(yī)院認(rèn)可其內(nèi)容，同時也意味著醫(yī)院必須對蓋章材料承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任［3］。印章的流失、盜用、冒用、審批不嚴(yán)等一系列不規(guī)范的印章管理，可能給醫(yī)院帶來極大風(fēng)險，甚至影響到醫(yī)院的生存和發(fā)展。因此必須加強(qiáng)印章管理印章使用，確保印章使用符合國家的法律規(guī)定和有關(guān)要求。

2.3現(xiàn)行的印章管理制度已經(jīng)不能滿足實際工作需要

現(xiàn)代醫(yī)院管理制度對醫(yī)院內(nèi)部治理和規(guī)范化管理提出新的要求。隨著醫(yī)院內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)一步優(yōu)化、調(diào)整，醫(yī)院管理逐步轉(zhuǎn)向科學(xué)化、精細(xì)化、信息化，印章使用管理權(quán)限、審批備案要求等方面應(yīng)及時適應(yīng)實際工作需要。因此，為強(qiáng)化醫(yī)院正確履責(zé)，優(yōu)化管理職能，加強(qiáng)印章規(guī)范管理尤為重要。

3印章精細(xì)化管理體系的構(gòu)建

3.1科學(xué)印章分類，擴(kuò)大管理范圍

醫(yī)院印章種類較多，不同的業(yè)務(wù)范圍形成不同的印章。從印章權(quán)限范圍來看，醫(yī)院印章可分為醫(yī)院公章、黨委系列印章、行政系列印章和專項工作組印章。醫(yī)院公章包括黨委印章、行政印章；黨委書記印章及法人印章，黨委系列印章包括各分黨委、黨總支印章；行政系列印章包括各職能部門、臨床醫(yī)技科室、研究平臺、臨床中心及掛靠醫(yī)院等印章；專項工作組印章包括各類領(lǐng)導(dǎo)小組、委員會等印章。以往印章管理范圍僅限醫(yī)院公章，為進(jìn)一步加強(qiáng)印章精細(xì)化管理，現(xiàn)將印章的管理范圍從黨委印章擴(kuò)大到各分黨委、黨總支等黨委系列印章，進(jìn)一步落實落地公立醫(yī)院黨的建設(shè)相關(guān)決策部署，引領(lǐng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展；將行政印章擴(kuò)大到各職能部門、臨床醫(yī)技科室、研究平臺、臨床中心等行政系列印章，有序推進(jìn)執(zhí)行現(xiàn)代醫(yī)院管理制度體系建設(shè)的各項具體事宜；將各類領(lǐng)導(dǎo)小組、委員會等專項工作組印章納入管理。醫(yī)院印章管理部門按照“多類合一”的管理機(jī)制，統(tǒng)籌管理各類印章，形成決策與執(zhí)行一體化的管理模式，確保印章的權(quán)威性和使用的合法性。

3.2優(yōu)化申請流程，嚴(yán)肅審批程序

基于醫(yī)院電子辦公系統(tǒng)（OA）設(shè)計用印審簽表，建立印章使用信息化管理系統(tǒng)，形成醫(yī)院印章管理數(shù)據(jù)庫。用印審簽表須堅持“一事一表單，一單一審批”的原則，申請人應(yīng)認(rèn)真填寫申請人信息、用印材料信息、用印類型等。相比紙質(zhì)材料登記、人工檢索，此流程更便于存檔和日常查詢。在用印審批上，醫(yī)院實行分級審批責(zé)任制。按照文件、材料的緊急和重要程度對用印事項進(jìn)行分類并制定相應(yīng)的審批流程，做到“下有來源、中有審核、上有所知”，確保審批過程高效、精細(xì)。比如涉及醫(yī)院“三重一大”事項及其他重要戰(zhàn)略、合同、協(xié)議等文本資料的用印申請，需以醫(yī)院黨委會、黨委專題會、院長辦公會等形成的會議紀(jì)要為依據(jù)，嚴(yán)格審校。上報上級部門或平傳至兄弟單位的各類文件、材料用印，需經(jīng)科室和職能部門負(fù)責(zé)人審核同意后，按照院領(lǐng)導(dǎo)分工審簽用印。以醫(yī)院名義出具的邀請函、證書等用印申請，需提供醫(yī)院集體決策審批的佐證材料或證書清單等集中用印。

3.3嚴(yán)格印章保管，規(guī)范印章使用

醫(yī)院各類印章由相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門設(shè)立專人保管，明確責(zé)任，各行其職，并備案登記［3］。醫(yī)院公章由黨政辦公室印章管理部門設(shè)立印章管理人員AB崗，分別負(fù)責(zé)管理；分黨委、黨總支等黨委系列印章，各職能部門、臨床醫(yī)技科室、研究平臺、臨床中心等行政系列印章由具體履職部門專人管理；各類專項工作組印章由各領(lǐng)導(dǎo)小組、委員會專人負(fù)責(zé)管理。印章管理人員必須忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格管理手中印章。印章需統(tǒng)一放入保密柜保存，使用一把鑰匙，嚴(yán)禁將鑰匙交由他人，確保印章安全。牢固樹立“小印章，大管理”的管理理念，立足工作實際，規(guī)范用印流程。印章管理部門應(yīng)及時制定可用印范圍清單和禁止用印清單，并全院公開。印章經(jīng)辦人在印章使用的過程中，須嚴(yán)格審查需要蓋章的文件或材料，按照醫(yī)院規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍和批準(zhǔn)程序使用印章，做好文件、材料審校核對工作，關(guān)注用印環(huán)節(jié)風(fēng)險并嚴(yán)加防范，把好印章使用關(guān)。如用印材料內(nèi)容不符或?qū)徟鷻?quán)限不當(dāng)則不予用印；未經(jīng)醫(yī)院研究，涉及到人事、獎懲、資產(chǎn)、法律糾紛等方面的文件、材料不予用??；與具體申請用印部門工作、業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、材料不予用印；空白的紙張、表格、信函、證件或單獨(dú)成頁的蓋章頁面，視為空白材料不予用??；用印材料行文不規(guī)范的，字跡潦草、有明顯涂改痕跡、表達(dá)不清、落款不明確的，不予用印。

3.4明確制發(fā)流程，加強(qiáng)監(jiān)督管理

印章的制發(fā)管理由印章制發(fā)部門和印章管理部門分工扎口負(fù)責(zé)，并統(tǒng)一刻制和備案。印章刻制應(yīng)以醫(yī)院設(shè)置有關(guān)機(jī)構(gòu)的正式文件為依據(jù)，由部門提出申請，經(jīng)核準(zhǔn)后，刻制新的印章。新刻印章的形狀、規(guī)格、印文式樣等，根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團(tuán)體印章管理的規(guī)定》執(zhí)行。如需更換或停用印章，由印章制發(fā)部門負(fù)責(zé)做好相關(guān)印章更換、停用登記備案工作，并收繳原印章。收繳的印章由印章制發(fā)部門根據(jù)上級部門規(guī)定統(tǒng)一封存或銷毀，不得私自處理。印章管理部門根據(jù)醫(yī)院規(guī)定，從印章的組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、制發(fā)程序、保管使用、收繳銷毀等環(huán)節(jié)入手，加強(qiáng)對印章的監(jiān)督管理，提高印章管理精細(xì)化水平。醫(yī)院各類印章由具體部門（科室）負(fù)責(zé)人為部門（科室）印章使用管理的第一責(zé)任人，負(fù)有監(jiān)督管理的職責(zé)，若發(fā)生業(yè)務(wù)風(fēng)險，應(yīng)追究其相關(guān)責(zé)任。對非法、違規(guī)使用印章的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分、黨紀(jì)處分，如違法應(yīng)移交司法機(jī)關(guān)處理。

4存在的問題及挑戰(zhàn)

目前，醫(yī)院全面落實關(guān)于嚴(yán)肅用印管理、嚴(yán)格用印審批等要求，完善印章使用管理規(guī)定，妥善保存安放醫(yī)院公章，對各類用印申請分類審批登記備案，并結(jié)合實際工作存在的審批風(fēng)險點(diǎn)和具體用印等問題，不斷優(yōu)化完善醫(yī)院印章使用流程，現(xiàn)已形成較為合理的電子化表單申請系統(tǒng)、逐級審批程序，實現(xiàn)印章使用“一事一表單，一單一審批”，嚴(yán)格落實“誰審核誰負(fù)責(zé)”、“誰用印誰負(fù)責(zé)”，確保每一枚用印有依據(jù)、有佐證，但印章管理工作也同樣存在一些不足和挑戰(zhàn)。

4.1審批流程較長，滿意度不高

印章使用從備案制向?qū)徟七^度，需用印的文件或材料多數(shù)涉及跨部門協(xié)同審批，審批流程的增加導(dǎo)致審批時間增長，不可避免地對業(yè)務(wù)科室相關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響，導(dǎo)致業(yè)務(wù)科室體滿意度和接受度不高，在更好地推進(jìn)和深度優(yōu)化用印審批制度工作中，需要做好流程解釋和工作引導(dǎo)。

4.2管理規(guī)定不完善，解讀深度較低

新修訂的印章使用管理規(guī)定雖已印發(fā)實施，但有些業(yè)務(wù)科室未能深度解讀規(guī)定內(nèi)容，導(dǎo)致用印時出現(xiàn)“來回跑，多次跑”的現(xiàn)象。當(dāng)前的印章使用管理規(guī)定適用范圍僅限醫(yī)院公章，各職能處室、臨床醫(yī)技各科室、各研究平臺、臨床中心等相應(yīng)的印章使用參照執(zhí)行，但是各部門印章及專項工作組印章的使用具有材料專用性和履職限定性等屬性，醫(yī)院在更加精準(zhǔn)地限定印章使用權(quán)限和效力范圍等方面有待進(jìn)一步探索完善。

4.3電子印章缺乏，信息化程度不夠

建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下的印章精細(xì)化管理體系，離不開電子印章。目前，醫(yī)院積極推行行政審批制度改革，電子化表單申請系統(tǒng)、逐級審批程序已初具成效，但醫(yī)院尚未推行使用電子印章，印章仍以實物印章為主，蓋章依賴人工操作，在需用印的文件或材料數(shù)量龐大時，效率低下。用印審批是公立醫(yī)院內(nèi)部行政審批的重要部分，也是全面深化公立醫(yī)院放管服改革的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如何在保證審批不缺位，管理不越位的同時，簡化各類審批流程，提升內(nèi)部管理效能是健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度體系建設(shè)的重要命題。高質(zhì)量的印章精細(xì)化管理體系，有賴于在制度流程上持續(xù)優(yōu)化，在面向全院職工及患者的服務(wù)需求中不斷推進(jìn)完善。為此，印章管理工作應(yīng)以“最多跑一次”為改革發(fā)展目標(biāo)，從跨部門協(xié)作、流程優(yōu)化、專項審批、督導(dǎo)考核機(jī)制、滿意度提升、追責(zé)問責(zé)機(jī)制等方面持續(xù)改進(jìn)。醫(yī)院將打造一體化的管理模式，各職能處室、臨床醫(yī)技各科室、各研究平臺等參照醫(yī)院印章使用管理規(guī)定，詳細(xì)制定其印章的使用權(quán)限和效力范圍清單；定期組織印章管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高印章管理人員對崗位及印章管理重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)應(yīng)對風(fēng)險的防控能力；開展電子印章使用試點(diǎn)工作，爭取從印章的申請、審批到用印等過程均在電子辦公系統(tǒng)內(nèi)完成，實現(xiàn)印章管理與簽章過程的高度信息化，提高工作效率。

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作者：徐未 胡紅巖 唐奇柳 曹紅梅 單位：南京鼓樓醫(yī)院黨政辦公室