中藥材庫存管理探析

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摘要：當前我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革面臨著新形勢和新挑戰(zhàn)。許多醫(yī)院都主動或者被動地在尋找適合自身的新型庫存管理模式。如何減輕庫存的積壓、提升庫房管理效率，提高庫房供應能力等問題已經(jīng)擺在各類中醫(yī)診療機構(gòu)的面前。應完善中藥材庫存管理制度，嚴格執(zhí)行各項法律法規(guī)，嘗試采用“零庫存”管理。

關(guān)鍵詞：中藥材；庫存管理；零庫存

一、中藥材庫存的特點

（一）種類繁多

中醫(yī)的歷史久遠而我國又是一個幅員遼闊的國家，所以中藥材的來源非常復雜。中藥材自身的物理性質(zhì)和化學成分各不相同，就算是在同一地區(qū)、同一時間產(chǎn)出的中藥材也有優(yōu)劣好壞之分，因為中藥材容易受到外界因素，如空氣、陽光、溫度、濕度、蟲病等自然條件的影響。

（二）加工復雜

一些原材料需要經(jīng)過一定的炮制加工后才能成為符合《中國藥典》及省、自治區(qū)、直轄市制定的《中藥飲片質(zhì)量標準通則》的中藥材，在這個炮制加工過程中，由于其本身的物理和化學屬性非常復雜，因此，容易產(chǎn)生加工原材料失敗，導致該批庫存無法使用的情況。

（三）用藥考究

由于中藥材復雜的物理和化學屬性，其比一般西藥更容易引發(fā)藥物質(zhì)量問題，輕則影響為病人診療的效果，重則發(fā)生中藥不良反應，危及到患者的健康乃至生命。

二、中藥材庫存管理的問題

（一）中藥材倉庫管理不易

中藥材相對于西藥、中成藥對儲存?zhèn)}庫的要求更高。中藥材倉庫的濕度、溫度、衛(wèi)生等條件都遠高于普通倉庫的條件要求，除濕器、空調(diào)、滅四害等基本設備是必須的。一些中醫(yī)診療機構(gòu)沒有采用計算機信息系統(tǒng)進行管理，使得有些積壓的中藥材很難被發(fā)現(xiàn)，導致霉變，造成不小的經(jīng)濟損失。

（二）藥品采購計劃不周

一些中醫(yī)診療機構(gòu)采購藥品幾乎全靠采購人員的一些零散的記錄和經(jīng)驗，沒有采用計算機信息系統(tǒng)進行入庫和出庫的聯(lián)網(wǎng)。采購負責人即使很努力地調(diào)配好各種中藥材的采購量，但是還會發(fā)生少了藥或者中藥材積壓未被發(fā)現(xiàn)而霉變的情況，使得中藥材的庫存成本較高。

（三）藥品庫存和賬物不符

一些中醫(yī)診療機構(gòu)存在采購流程混亂的情況，中藥材庫房人員沒有按照隨貨清單和中藥材逐個比對，隨后和發(fā)票總金額比對的順序。而是為了貪圖方便，不看隨貨清單，直接驗收入庫，不及時清點。

（四）藥品有效期、批號的管理混亂

由于中藥材的特殊性，與西藥、中成藥相比，其有效期不固定，應按照入庫的批號先進先出，保證其質(zhì)量。一些中醫(yī)診療機構(gòu)沒有采用計算機信息系統(tǒng)進行庫存管理，手工記錄批號，自己憑經(jīng)驗計算有效期，導致有的藥品未到有效期已經(jīng)霉變。另外，由于手工記錄批號，誤差較大，有時會出現(xiàn)中藥材未發(fā)出但是找不到的情況。有些中醫(yī)診療機構(gòu)中藥材庫存量大，人員不足，會導致批號登記遺漏等情況，藥庫管理亂象頻現(xiàn)。

三、如何解決中藥材庫存管理的問題

（一）完善中藥材庫存管理制度

建立驗收入庫制度。進貨、出貨均應由質(zhì)檢員和庫房保管員同時驗收。如果發(fā)現(xiàn)任何發(fā)票、收貨單與中藥材實物不符之處，應立即查明情況，采取正確的糾正措施，若發(fā)現(xiàn)中藥材質(zhì)量不過關(guān)，則堅決拒絕驗收入庫。中藥材入庫后應實行“三統(tǒng)一”，“即統(tǒng)一名稱、統(tǒng)一規(guī)格、統(tǒng)一編號”，按中藥材的特性劃分區(qū)域存放。放置時，排列整齊并登記造冊，方便清點。中藥材存放處需要經(jīng)常保持庫內(nèi)清潔衛(wèi)生，防四害，防霉變。倉庫管理員應根據(jù)季節(jié)、天氣、氣溫的變化，每天檢查庫房的濕度、溫度、通風、采光等來調(diào)節(jié)相關(guān)設備的運行模式，防止中藥材變異現(xiàn)象的發(fā)生。特別是對動物類中藥材和貴重類中藥材應當重點防護，遵守“先進先出”的原則，防止因為存放時間過長而導致降低療效、甚至造成霉變。貴重中藥材應專人專柜、單獨管理。貴重藥品在驗收入庫時必須三人在場，包括：質(zhì)檢員、庫房保管員、貴重中藥材保管員，必須做到專人、專柜、專鎖、專賬，及時入賬、銷賬。庫房發(fā)出中藥材的依據(jù)是各科室或者各藥房的正式領用單，庫房保管員與領藥者必須雙方都核對無誤后簽字，若有任何不符，雙方應立即核對更正。庫房保管員未經(jīng)藥房主管和院長同時同意，不得對外代收、代購或者外借中藥材。庫房是各個中醫(yī)診療機構(gòu)的重地，非庫房工作人員不得隨意進入庫房。庫房保管員向采購人員等其他用藥人員提供關(guān)于中藥材的信息，對新增的、滯銷的中藥材品種，應主動向藥房主管或者院領導報告。中醫(yī)診療機構(gòu)財務對庫房中藥材和中藥材賬目要定期、不定期進行核對，每季度進行一次全部中藥材的盤點。做到進貨出貨都有依據(jù)、憑證，賬物相符。

（二）嚴格執(zhí)行各項法律法規(guī)

嚴把入庫關(guān)，雙人驗收辨別真假優(yōu)劣。A先拿收貨單依次比對收貨單與實物中藥材包裝上的產(chǎn)地、品種、規(guī)格、有效期等信息，把握好規(guī)格等級標準，防止以次充好。同時，A需要先憑經(jīng)驗估計下該中藥材的水分含量是否過高，若估計超過藥材水分標準的規(guī)定，則必要時進行水分測定，因為中藥材的水分含量直接影響其質(zhì)量。在同一環(huán)境下儲存的中藥材，水分含量多的更易生蟲、霉變。所以，A在驗收時，應該嚴格把關(guān)。B接到A驗收完畢的中藥材后，仔細辨別該中藥材的真假優(yōu)劣。有些廠商有時候會以次充好，以假亂真，有些廠商會用低價中藥材摻入高價中藥材里，更有甚者，在中藥材里摻入雜質(zhì)，B在驗收必要時，應拆開包裝，用嘴嘗，用手捏。同時，B在驗收時除了要顯微鑒別、杜絕偽品以外，還要防范廠家經(jīng)常出現(xiàn)的缺斤少兩的問題。藥庫工作人員嚴格按照中藥材儲存的規(guī)定分類放置。中藥材按加工工藝可以分為中藥材、中成藥和顆粒劑等，根據(jù)一些物理特性可以分為根莖類、種子果實類、全草類、動物類、礦物類等等，中醫(yī)診療機構(gòu)可以根據(jù)這些分類方法，有序的放置種類繁多的中藥材。這樣不僅可以快速查找需要的中藥材，也利于倉庫的整齊美觀。藥庫工作人員在儲存中藥材的過程中應以防為主、防治結(jié)合的原則進行中藥材養(yǎng)護工作。防的是防止中藥材發(fā)霉變質(zhì)或者是超過了有效期，以保持中藥材的藥性。容易發(fā)生發(fā)霉變質(zhì)的主要原因有：來源于植物的根、莖、葉的中藥材含水量較高，如果室外天氣潮濕、溫度比較高（比如方南的黃梅雨季），再加上室內(nèi)空氣流通不暢，無法除濕降溫，這就將導致室內(nèi)濕度、溫度都增高，使得中藥材發(fā)霉變質(zhì)。如果倉庫中有老鼠、蟑螂或者一些蟲子，它們的啃食產(chǎn)生的唾液以及它們的排泄物落在中藥材上也會使得中藥材發(fā)霉變質(zhì)。一些中藥材的有效成分容易與空氣中的氧氣發(fā)生氧化反應，降低了中藥材的質(zhì)量和療效。有些中藥材長期受到陽光照射，會使得顏色、氣味發(fā)生轉(zhuǎn)變，影響其質(zhì)量。所以防止中藥材發(fā)霉變質(zhì)所需要的基本條件是倉庫通風、陰涼、濕度低，溫度低，無蟲害。治的是一旦中藥材受到了潮濕、蟲害的影響，倉庫管理人員應立即給予中藥材“救治”。比如動物類的中藥材因為潮濕長出了蟲卵，則要立即剔除蟲卵，將大包的中藥材分裝成真空小包裝，然后放入冷庫內(nèi)保存。藥庫工作人員應定期將藥庫的垃圾清理出去，保持藥庫的干凈整潔，確保沒有危害中藥材的害蟲，比如老鼠、蟑螂等。

（三）嘗試采用“零庫存”管理

中醫(yī)診療機構(gòu)必須對照本機構(gòu)的情況，從實際出發(fā)，切勿照搬照抄企業(yè)成功的“零庫存”管理的案例，不能沒有科學規(guī)劃的盲目進行零庫存管理。1.前期準備一是中醫(yī)診療機構(gòu)需要先了解調(diào)查自身的服務對象和服務區(qū)域。筆者走訪的一些中醫(yī)診療機構(gòu)各具特色，有的以兒科見長，有的以婦科見長，有的建在辦公樓林立的鬧市區(qū)，有的建在老年人較多的社區(qū)。服務對象和區(qū)域的不同會使得患者的用藥需求大不一樣，而用藥需求不同直接影響到中醫(yī)診療機構(gòu)準備的中藥材也大不相同。施行中藥材零庫存管理需要一個相對穩(wěn)定的用藥需求環(huán)境，如果不清楚患者的用藥需求，是根本不能做好中藥材零庫存管理的。二是中醫(yī)診療機構(gòu)必須主動和中藥材供應廠家洽談，好的供應廠家是不會和一個始終覺得自己高高在上，不會變革、不會進步的中醫(yī)診療機構(gòu)合作的。這樣的合作是不長久的，雙方應該建立一種互相信任、協(xié)調(diào)的戰(zhàn)略聯(lián)盟。中醫(yī)診療機構(gòu)需要主動與中藥材供應廠家來共享自己擁有的信息，利用中藥材供應廠家的計算機信息系統(tǒng)再為自身分析下、核對下這些信息的價值和準確性。同時，這也讓中藥材供應廠家更好的為中醫(yī)診療機構(gòu)服務，能更加及時、精確地準備、配送中藥材，避免出現(xiàn)中藥材斷檔的情況。三是中醫(yī)診療機構(gòu)需要建設計算機信息系統(tǒng)，比如HIS系統(tǒng)。計算機信息系統(tǒng)可以幫助中醫(yī)診療機構(gòu)有效地收集患者、醫(yī)生、中藥材的各類信息，如果中醫(yī)診療機構(gòu)需要哪些信息進行對比、匯總，然后用于支持某些重要的決策，可以通過計算機設計編程，使決策變得方便、準確、合理。四是中醫(yī)診療機構(gòu)需要建立藥事委員會。中藥材零庫存管理上的一些流程和決策比較復雜，也比較重要，絕對不能由一個領導單獨決定。遴選中藥材供應廠家、監(jiān)督臨床使用中藥材，引進新的中藥材，與違反合約的中藥材供應廠家解約等等決策，必須由始終貫徹執(zhí)行《中華人民共和國藥品管理法》的藥事委員會來商議、投票決定。2.兩種模式筆者認為有兩種比較適合中藥材零庫存管理的模式，一種叫“局部零庫存”管理模式，另外一種叫“準零庫存”管理模式。一是中藥材“局部零庫存”管理模式。中醫(yī)診療機構(gòu)采用這種模式的話，要將中藥材先研究分類為“常用中藥材”和“非常用中藥材”。“常用中藥材”是指該中藥材容易采購、銷量穩(wěn)定、也不太會缺貨斷檔而且不容易受各種突發(fā)的流行疾病的影響而出現(xiàn)價格、貨源的較大波動。對于這類“常用中藥材”，中醫(yī)診療機構(gòu)可以實行完全“零庫存”管理，中醫(yī)診療機構(gòu)的庫房可以不存貨，直接根據(jù)各個科室的實際需要，并將以往的銷售情況加以考慮就可以確定中藥材的進貨量（可以和中藥材的供應廠家達成聯(lián)盟，進行完全“零庫存”管理）。“非常用中藥材”主要是指該中藥材不容易采購，貨源較緊缺，市場銷量波動較大，普遍用于治療流行病和急性病的中藥材。對于這類中藥材，就不能實行“零庫存”管理，以防出現(xiàn)中藥材斷檔的問題，中醫(yī)診療機構(gòu)應該深入分析這類中藥材的特性和使用規(guī)律，結(jié)合本機構(gòu)的自身特色和情況以及來本機構(gòu)看病患者的特點來管理好這類中藥材，并派采購部門積極拓展該類中藥材可以采購的貨源，想方設法讓“非常用中藥材”變?yōu)椤俺Ｓ弥兴幉摹?，這樣不僅本機構(gòu)在效益上收益，在庫存上減輕壓力，更重要的是可以讓該種中藥材更好地為病人服務。二是中藥材“準零庫存”管理模式。該管理模式是指讓中藥材供應廠家把中醫(yī)診療機構(gòu)所需要的中藥材先放在中醫(yī)診療機構(gòu)的藥庫中，并且做到保質(zhì)保量地按時送貨。中醫(yī)診療機構(gòu)根據(jù)臨床使用中藥材的實際消耗情況，全面實施實時結(jié)算制度，規(guī)定每月結(jié)算一次，從而達到供需雙方雙贏的效果，即中醫(yī)診療機構(gòu)實現(xiàn)賬面零庫存，而且可以及時用上所需的中藥材；中藥材供應廠家能夠避免中醫(yī)診療機構(gòu)不需要的中藥材的繁雜退貨流程，并且可以減少物流成本，還能及時收到中藥材的貨款。綜上所述，適合中藥材的零庫存管理的兩種方式都需要一個相對穩(wěn)定、良好的外部供給環(huán)境，其中都涉及了供應商管理庫存的理念。可以說無論要實現(xiàn)“局部零庫存”管理還是“準零庫存”管理，中醫(yī)診療機構(gòu)都需要中藥材供應廠家的協(xié)助，形成一個供應鏈整體。中醫(yī)診療機構(gòu)可以利用“波特五力模型”來分析外部供給環(huán)境是否穩(wěn)定、良好，供應鏈的各個環(huán)節(jié)是否具有核心競爭力?！安ㄌ匚辶δＰ汀钡奈鍌€競爭方面.在越來越激烈的市場競爭和越來越細致的改革浪潮中，各類醫(yī)院、診療機構(gòu)，特別是中醫(yī)診療機構(gòu)需要進行大膽又仔細的中藥材庫存管理模式的改進。希望本文針對中藥材庫存管理的探討，能去其糟粕，留其精華，使各類中醫(yī)診療機構(gòu)在結(jié)合自身實際情況進行中藥材庫存管理改進的時候有值得借鑒的地方。

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作者:顧旭棟 單位:上海市中醫(yī)文獻館