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農(nóng)業(yè)科研檔案管理問(wèn)題及對(duì)策探究

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農(nóng)業(yè)科研檔案管理問(wèn)題及對(duì)策探究

摘要:農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作極其重要,但存在著4個(gè)突出問(wèn)題,分別為農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔不規(guī)范、不齊全;農(nóng)業(yè)科研文件材料相對(duì)分散,缺乏集中性;農(nóng)業(yè)科研檔案管理員多數(shù)是兼職,崗位不穩(wěn)定;科研檔案管理制度不夠完善。文章通過(guò)分析問(wèn)題,利用4個(gè)行之有效的措施逐一化解,即轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí),重視科研檔案管理;重視科研檔案歸檔工作,確??蒲胁牧蠗l理規(guī)范、完好無(wú)損;配備專(zhuān)職科研檔案管理員;健全科研檔案管理制度,定期培訓(xùn)以提高業(yè)務(wù)能力,從而為科研檔案管理工作的順利進(jìn)行提供強(qiáng)有力的支撐。

關(guān)鍵詞:農(nóng)業(yè)科研院所;科研檔案管理;問(wèn)題;措施

農(nóng)業(yè)科研檔案管理是現(xiàn)代科研管理工作中不可缺少的一部分,此項(xiàng)工作的好與壞直接影響到農(nóng)業(yè)科研院所科研工作的順利開(kāi)展及科研事業(yè)的發(fā)展。農(nóng)業(yè)科研檔案是科研人員在開(kāi)展科研活動(dòng)過(guò)程中形成的真實(shí)記錄和歷史憑證,是農(nóng)業(yè)科研院所重要的科技信息資源,是開(kāi)展相關(guān)科學(xué)研究的基礎(chǔ)[1]。真實(shí)、準(zhǔn)確、安全、齊全地保存好農(nóng)業(yè)科研檔案,有利于進(jìn)一步對(duì)前期科研數(shù)據(jù)進(jìn)行全面分析,明確研究?jī)?nèi)容與研究目標(biāo),準(zhǔn)確把握科研工作的方向與進(jìn)展,從而促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研工作的持續(xù)健康發(fā)展[2]。

1工作內(nèi)容及其重要性

科研檔案主要包括課題(項(xiàng)目)的申請(qǐng)書(shū)、建議書(shū)、任務(wù)書(shū)、年度進(jìn)展報(bào)告、經(jīng)費(fèi)預(yù)算評(píng)審、驗(yàn)收、鑒定、經(jīng)費(fèi)審計(jì)、報(bào)獎(jiǎng)、原始實(shí)驗(yàn)記錄等,這些是農(nóng)業(yè)科研院所從事科學(xué)研究的真實(shí)歷史記錄,保存價(jià)值至關(guān)重要。科研檔案是農(nóng)業(yè)科研院所科研活動(dòng)的真實(shí)反映,也是其科研水平的具體體現(xiàn);是歷史科學(xué)研究成果的文字載體,也是科學(xué)研究成果的存在形式??茖W(xué)研究的深入與創(chuàng)新,離不開(kāi)個(gè)人研究成果的日積月累,也離不開(kāi)對(duì)他人研究成果及經(jīng)驗(yàn)的借鑒,科研檔案是科研人員進(jìn)行科學(xué)研究的重要依據(jù),是農(nóng)業(yè)科研院所生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此,科研檔案管理工作就顯得尤為重要,做好農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案管理工作,不僅是科研檔案工作的需要,而且是維護(hù)農(nóng)業(yè)科研院所真實(shí)面貌的工作內(nèi)容,對(duì)其持續(xù)、健康、穩(wěn)步發(fā)展起著非常重要的作用。但農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作中存在著諸多問(wèn)題,需要利用行之有效的措施加以解決。

2突出問(wèn)題

2.1農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔不規(guī)范、不齊全

歸檔不規(guī)范、不齊全的問(wèn)題廣泛存在于農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案管理中,而歸檔難且不完整更是尤為突出[3]。農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔的內(nèi)容主要包括科研課題(項(xiàng)目)的申請(qǐng)、立項(xiàng)執(zhí)行、結(jié)題驗(yàn)收、成果報(bào)獎(jiǎng)、成果推廣及應(yīng)用等各個(gè)階段形成的文件材料。但是由于科研檔案具有涉及范圍廣,專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn),加之農(nóng)業(yè)科研課題(項(xiàng)目)執(zhí)行期限一般1~3年,重點(diǎn)課題(項(xiàng)目)甚至達(dá)到4~5年,執(zhí)行周期較長(zhǎng),形成的各階段文件材料較多,因此收齊檔案材料有一定的難度。其難點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。(1)科研課題(項(xiàng)目)的申請(qǐng)書(shū)、建議書(shū)、任務(wù)書(shū)、年度進(jìn)展報(bào)告、經(jīng)費(fèi)預(yù)算評(píng)審、成果報(bào)獎(jiǎng)等階段檔案材料的收集相對(duì)容易一些,歸檔材料也比較規(guī)范、齊全。相反,原始實(shí)驗(yàn)記錄的歸檔相對(duì)較難,歸檔材料也不規(guī)范、不完整。雖然科研檔案管理員多次強(qiáng)調(diào),實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的記錄要求用簽字筆,但是使用圓珠筆記錄的還大有人在;甚至相當(dāng)一部分科研人員出于自己的利益,為了以后使用方便,獨(dú)自保管、獨(dú)自享用原始實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù),不積極配合科研檔案的歸檔工作,沒(méi)有積極主動(dòng)的歸檔意識(shí),從而使科研檔案歸檔材料出現(xiàn)缺失、不規(guī)范的現(xiàn)象。(2)從承擔(dān)課題(項(xiàng)目)的方式來(lái)看,一般獨(dú)立承擔(dān)及作為協(xié)作單位承擔(dān)的課題(項(xiàng)目)歸檔比較容易一些,合作課題(項(xiàng)目)則比較難?,F(xiàn)在許多合作課題(項(xiàng)目)只有任務(wù)書(shū)沒(méi)有申請(qǐng)書(shū)、建議書(shū)、協(xié)議書(shū)等,歸檔工作上并沒(méi)有采取相應(yīng)的合作態(tài)度,科研文件材料散失在各自手中,造成與本身承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的材料不能按要求歸檔,有的甚至處于放任自流狀態(tài)[4]。

2.2科研文件材料相對(duì)分散,缺乏集中性

農(nóng)業(yè)科研的過(guò)程遵循循序漸進(jìn)的原則,從課題(項(xiàng)目)立項(xiàng)到結(jié)題可能需要一年甚至是幾年的時(shí)間,在這個(gè)過(guò)程中,會(huì)產(chǎn)生大量不同的文件材料,但是農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案管理人員不能對(duì)這些材料進(jìn)行有效的收集和整理,甚至有些課題(項(xiàng)目)驗(yàn)收完成確認(rèn)單返回較晚而被遺忘未歸檔,導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研文件材料分散不集中,出現(xiàn)嚴(yán)重流失的問(wèn)題[5]。

2.3科研檔案管理員多為兼職,崗位不穩(wěn)定

農(nóng)業(yè)科研院所的科研檔案管理員絕大多數(shù)是兼職,其本人任務(wù)多而繁瑣,而且主要致力于本科室的業(yè)務(wù)工作,不能全身心地投入到科研檔案管理工作中,加之科研檔案管理員崗位變動(dòng)頻繁,剛剛經(jīng)過(guò)崗位培訓(xùn)對(duì)科研檔案工作有了一定的了解就調(diào)換工作,導(dǎo)致科研檔案未能按時(shí)有效進(jìn)行收集與整理,在很大程度上制約了科研檔案管理工作的順利開(kāi)展[6]。2.4科研檔案管理制度不夠完善農(nóng)業(yè)科研院所從領(lǐng)導(dǎo)級(jí)到普通科研工作者普遍對(duì)科研檔案管理不夠重視,更沒(méi)有正式的科研檔案管理制度對(duì)其進(jìn)行約束。即使有但也只是流于形式,沒(méi)有相應(yīng)的監(jiān)督體系及約束機(jī)制,使科研檔案未能按時(shí)收集而遺失損壞。甚至借閱科研檔案沒(méi)有登記手續(xù),一些不太自覺(jué)的科研人員用完忘記歸還,使得科研檔案材料缺失,科研檔案不完整,科研檔案管理形同虛設(shè)[7]。

3主要措施

3.1轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí),重視科研檔案管理

科研人員要轉(zhuǎn)變以往思想觀念,真正從“根”上認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作的必要性及關(guān)鍵性,糾正以往獨(dú)自保管、獨(dú)自享用的錯(cuò)誤做法,真正懂得科研檔案為單位所有,任何個(gè)人無(wú)權(quán)將其據(jù)為己有。按照科研檔案管理部門(mén)的歸檔要求,及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地完成科研材料的歸檔工作。對(duì)于獨(dú)立承擔(dān)的課題(項(xiàng)目),要將全套文件歸檔;對(duì)于作為協(xié)作單位承擔(dān)的課題(項(xiàng)目),只將與本單位承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的材料歸檔即可;對(duì)于科研材料歸檔難度系數(shù)大的合作課題(項(xiàng)目),課題(項(xiàng)目)主持人作為第一責(zé)任人負(fù)責(zé)本課題(項(xiàng)目)科研文件材料的建立、整合與歸檔工作,及時(shí)與合作單位溝通交流,采取相應(yīng)的合作,將其各自手中的科研文件材料進(jìn)行收集與整理,形成一套完整規(guī)范的科研檔案材料。

3.2重視科研文件歸檔,確保材料完好無(wú)損

將科研文件材料條理規(guī)范、完好無(wú)損的歸檔,是實(shí)現(xiàn)科研檔案高效管理的根本。因此,科研項(xiàng)目材料的歸檔是科研檔案管理員、課題(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人和相關(guān)科研人員的共同職責(zé)。各研究科室應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)各個(gè)科研課題(項(xiàng)目)文件材料的收集、整理與歸檔工作,并明確其職責(zé),確保研究科室所有科研文件材料歸檔齊全;各研究室的每個(gè)科研課題(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人要向課題(項(xiàng)目)組成員布置平時(shí)形成積累材料的任務(wù),并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本課題(項(xiàng)目)材料的收集與整理;歸檔負(fù)責(zé)人要隨時(shí)關(guān)注各個(gè)課題(項(xiàng)目)的截止時(shí)間,科研文件材料一般在課題(項(xiàng)目)結(jié)束后的三個(gè)月內(nèi)應(yīng)完成歸檔,對(duì)于形成周期過(guò)長(zhǎng)的課題(項(xiàng)目),可按來(lái)源、類(lèi)別、年度進(jìn)行歸檔,避免因課題(項(xiàng)目)驗(yàn)收完成確認(rèn)單等驗(yàn)收材料返回較晚被遺忘而不歸檔,造成科研文件材料的丟失[8]。

3.3配備專(zhuān)職科研檔案管理員,定期培訓(xùn)

科研檔案管理由于其工作的特點(diǎn),需要專(zhuān)業(yè)性非常強(qiáng)的人員才能更好地勝任。專(zhuān)職科研檔案管理人員具有相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),專(zhuān)門(mén)從事科研檔案管理工作,積累了較多經(jīng)驗(yàn),加之沒(méi)有其他工作牽絆,所以他們會(huì)集中精力放在科研檔案管理工作上,并且有足夠的時(shí)間潛心于此項(xiàng)工作,對(duì)科研檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)方法和規(guī)章制度能夠及時(shí)準(zhǔn)確地掌握,對(duì)科研檔案材料的收集、整理、歸檔等具體業(yè)務(wù)工作都能夠獨(dú)立、熟練地完成[9]。農(nóng)業(yè)科研院所通過(guò)引進(jìn)和培養(yǎng)專(zhuān)職科研檔案管理人員,定期對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)來(lái)增強(qiáng)其思想認(rèn)識(shí)、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)及工作能力,使其能夠足以擔(dān)任此項(xiàng)工作,從而保證科研檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3.4健全科研檔案管理制度

科研院所要制定完善的科研檔案管理規(guī)章制度并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。首先要在科研管理規(guī)章制度中明確科研檔案的歸檔時(shí)間、要求及材料收集范圍。其次,制定科研課題(項(xiàng)目)檔案審查報(bào)告表,所有課題(項(xiàng)目)驗(yàn)收前先要進(jìn)行檔案驗(yàn)收,只有科研檔案材料合格,科研檔案管理員在報(bào)告表上簽字后才能進(jìn)行課題(項(xiàng)目)驗(yàn)收,不合格不予驗(yàn)收。第三,把科研院所科研檔案歸檔情況的好壞納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及科研人員的崗位職責(zé)、考核內(nèi)容、職稱(chēng)評(píng)聘及獎(jiǎng)懲的標(biāo)準(zhǔn)之一??蒲袡n案管理是農(nóng)業(yè)科研院所一項(xiàng)非常重要的工作,科研檔案是項(xiàng)目(課題)從申請(qǐng)到結(jié)題驗(yàn)收、成果報(bào)獎(jiǎng)等過(guò)程中各項(xiàng)工作的真實(shí)歷史記錄,是農(nóng)業(yè)科研院所重要的科技信息資源,為其科研活動(dòng)的開(kāi)展提供了豐富的基礎(chǔ)資料和實(shí)施依據(jù),為其持續(xù)、穩(wěn)定、健康、高效地發(fā)展提供了強(qiáng)大的支撐,所以,要充分全面地認(rèn)識(shí)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的重要作用,以使其更好地為科研服務(wù)[10]。

作者:張立穎 趙萌 李文通 高亮 趙昱東 單位:北京市水產(chǎn)科學(xué)研究所