落實科研檔案管理過程要求探究
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科研檔案的管理是由一個前后相繼的過程組成的一項工作，《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）對科研檔案管理全過程進行了規(guī)范。在科研檔案管理過程中全面落實《規(guī)定》的這些要求是做好科研檔案工作的基礎(chǔ)。
一、全面落實科研文件材料歸檔要求
科研文件材料形成是科研檔案工作的起點，形成高質(zhì)量的科研文件材料是形成高質(zhì)量科研檔案的必然要求。為此，《規(guī)定》第十五條對歸檔科研文件材料的形成提出了兩方面的要求，即“（一）歸檔的科研文件材料制成材料應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)范要求”；“（二）科研項目完成或中止后，應(yīng)當(dāng)對所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，履行審查手續(xù)后及時歸檔；研究周期長的項目，可分階段歸檔”。前者主要規(guī)定了科研文件材料制成材料要求，后者主要規(guī)定了歸檔過程要求。這里的“符合國家有關(guān)規(guī)范要求”，主要是指科研文件材料的制成材料的要求。那么，“國家有關(guān)規(guī)范”對歸檔文件材料制成材料的要求究竟是什么呢？文件材料的制成要求包括載體要求和信息記錄要求?，F(xiàn)代科研文件材料制成材料多種多樣，有紙張、磁盤、膠片等，但當(dāng)前主流的還是紙張。這里主要論述紙張及其字跡材料的要求?！段募眉埬途眯詼y試法》（DA/T11—1994）將紙張的耐久性分為最耐久和一般耐久，分別為可保存500年以上和可保存200年以上。紙張耐久性換算成試驗指標(biāo)為耐折度保留率和撕裂度保留率?？杀４?00年以上的試驗?zāi)驼鄱缺Ａ袈屎退毫讯缺Ａ袈蕬?yīng)分別在50%和80%以上，可保存200年以上的試驗?zāi)驼鄱缺Ａ袈屎退毫讯缺Ａ袈蕬?yīng)分別在5%和60%以上。根據(jù)《信息與文獻文獻用紙耐久性要求》（GB/T24423—2009）規(guī)定，紙張出廠時用“∞”外加圈的方式進行標(biāo)定，凡在紙張外包裝標(biāo)定了該符號則表示該紙張為可保存200年以上的紙張?，F(xiàn)在市面上主流品牌的打印紙均標(biāo)示符合該標(biāo)準(zhǔn)。對字跡要求，國家也有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)定，一般來說，藍黑、碳素字跡的耐久性較好，符合存檔要求，而復(fù)寫紙等字跡耐久性不好，不符合存檔要求?！兑?guī)定》第十五條（二）對科研文件材料的歸檔過程及時間提出要求，即要求科研文件材料歸檔時進行系統(tǒng)的整理，履行審查手續(xù)，并及時歸檔。系統(tǒng)整理要求將在后文重點論述。履行審查手續(xù)是指提交歸檔的科研文件材料應(yīng)由本單位檔案部門對其質(zhì)量進行審核把關(guān)，保存歸檔的科研文件材料是符合檔案管理要求的。需要指出的是，要將這里的審查和第五條的審查或驗收區(qū)分開來，第五條的審查和驗收更多是指外部的監(jiān)督性質(zhì)的審查。及時歸檔是指科研文件材料要及時交檔案人員保管。本次修訂沒有對科研文件材料的歸檔時間作具體規(guī)定，主要是考慮到不同的規(guī)模、性質(zhì)的項目所需的整理時間不同，因此，無法限定一個歸檔時間。但科研文件材料歸檔應(yīng)在科研項目完成或中止后的半年內(nèi)（最多不超過一年）進行歸檔。而對于“研究周期長的項目”則要求“分階段歸檔”，即不按年度歸檔。這里的“研究周期長”即指研究時間超過一年。由于研究時間超過一年的科研項目，其文件材料無法按年度歸檔，因此要求采用按階段，即立項論證階段完成后，可將立項論證形成的文件材料歸檔，研究實施階段完成后可及時將研究實施形成的文件材料歸檔，而不必等項目所有研究工作完成甚至結(jié)題時歸檔。
二、全面落實科研檔案的整理要求
整理是文件材料成為檔案的一個重要標(biāo)志，也是檔案工作價值的重要體現(xiàn)。《規(guī)定》第十五條要求科研文件材料歸檔時必須進行系統(tǒng)的整理，第十九條則明確規(guī)定了整理的依據(jù)，科研檔案應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進行整理，科研電子檔案應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》進行整理?？蒲袡n案是科技檔案的一部分，與其他類別的科技檔案具有相同的性質(zhì)，如項目性、成套性等。因此，國家檔案局專門制定的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》規(guī)定了包括科研檔案在內(nèi)的科技檔案的整理方法和要求。盡管《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》是推薦性的，但一經(jīng)《規(guī)定》采用，在科研檔案的整理上則是強制性的，全國的科研檔案均應(yīng)按照該標(biāo)準(zhǔn)進行整理?！犊茖W(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》規(guī)定了科研檔案案卷的組卷原則和方法、案卷和案卷內(nèi)文件材料排列、案卷的編目、案卷的裝訂方法，規(guī)定了卷盒、表格規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求等?！犊茖W(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》是根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》制定的專門規(guī)定課題級科研文件材料形成、積累、整理、歸檔和科研檔案管理的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在整理方面，它比《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》更具有針對性，是對該國家標(biāo)準(zhǔn)在科研檔案方面的細化，可作為科研文件材料整理工作開展的重要依據(jù)。由于目前尚沒有科研電子文件整理方面的專門標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前科研電子文件的整理應(yīng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》進行，主要應(yīng)參考的條款有7.2電子文件的整理、8.5電子檔案的編目、8.6檔號編制要求等。
三、全面落實科研檔案的保管要求
保管是科研檔案管理的重要環(huán)節(jié)，《規(guī)定》對保管科研檔案的庫房、保管過程等進行了規(guī)定?！兑?guī)定》第二十條要求：“科研檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)檔案保管的要求，庫容量滿足未來檔案增長的需要?？蒲袡n案保管過程中應(yīng)當(dāng)定期檢查科研檔案的保管狀況，及時修復(fù)破損檔案。涉密科研檔案應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定保管?！边@里首先強調(diào)了單位的檔案庫容應(yīng)滿足科研檔案增長量的需求，而不能使科研檔案無地存放。其次，強調(diào)了科研檔案保管過程中狀態(tài)的可控性，這里的保管狀態(tài)一般指“八防”狀態(tài)，即符合“八防”要求。再次，強調(diào)了對破損檔案要及時修復(fù)。最后，對涉密檔案的管理特別提出了要求?？蒲袡n案中免不了有涉密內(nèi)容，這些檔案除按照檔案管理要求進行保管外，在存放位置、管理過程等方面還應(yīng)符合保管要求，如單獨存放于符合保密要求的場所，調(diào)閱利用過程也要符合保密要求。
四、全面落實科研檔案定期鑒定、銷毀和統(tǒng)計要求
科研檔案并非全部永久保管，因此也存在到期檔案鑒定和銷毀工作?！兑?guī)定》第二十一條要求：“各單位檔案部門應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定對保管期滿的科研檔案進行鑒定。保管期滿科研檔案的鑒定應(yīng)當(dāng)由檔案部門牽頭，組織有關(guān)部門或人員共同進行。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的科研檔案應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限，確無保存價值的應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進行銷毀?！鄙鲜鲆竺鞔_了科研檔案到期鑒定由誰組織，結(jié)果如何處理等?？蒲袡n案的鑒定工作應(yīng)由檔案部門牽頭，組織科研計劃項目管理部門人員、科研人員等共同進行。很多單位成立了鑒定小組，可由鑒定小組中的上述部門人員組成科研檔案鑒定小組，對到期科研檔案進行鑒定。鑒定時應(yīng)逐卷、逐件審閱檔案，提出存留意見，形成鑒定結(jié)果清單。對于有保存價值的科研檔案重新劃定保管期限，繼續(xù)保存。對于“確無保存價值的應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進行銷毀”，這里有關(guān)規(guī)定是指國家檔案管理要求中的銷毀規(guī)定。機關(guān)單位科研檔案的銷毀按照《機關(guān)檔案管理規(guī)定》執(zhí)行，企業(yè)、事業(yè)單位中的科研檔案銷毀按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定執(zhí)行?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》7.7.6規(guī)定，銷毀檔案時對待銷毀檔案登記造冊，形成《銷毀清冊》（具體格式可見《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附錄B.3），提交企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)，然后進行銷毀。銷毀時應(yīng)兩人以上同時在場，其中一人為銷毀人，另一人為監(jiān)銷人。《銷毀清冊》永久保存。統(tǒng)計也是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。《規(guī)定》第二十三條要求：“各單位應(yīng)當(dāng)建立科研檔案工作統(tǒng)計制度，按照規(guī)定做好科研檔案統(tǒng)計工作?！币话銇碚f，各單位不會單獨建立某一類檔案的統(tǒng)計制度，而是按照單位檔案統(tǒng)計制度開展統(tǒng)計工作。但國家有檔案統(tǒng)計制度，每年對各單位檔案工作情況進行一次統(tǒng)計，對科研檔案的統(tǒng)計主要是歸檔數(shù)、利用數(shù)、編研成果數(shù)等。
五、全面落實科研檔案歸屬與流向要求
近幾年，隨著跨學(xué)科、跨機構(gòu)、跨專業(yè)科研項目增多，科研檔案的歸屬與流向問題日益增多。隨著人類向自然界探索的進一步深入，越來越多的科研活動要求跨學(xué)科、跨機構(gòu)、跨專業(yè)組織實施，這就存在著參與研究的機構(gòu)所形成的科研檔案與承擔(dān)研究的機構(gòu)所形成的科研檔案的關(guān)系問題，從維護檔案的完整成套性出發(fā)，《規(guī)定》第二十四條要求：“分工合作完成的科研項目，應(yīng)當(dāng)以任務(wù)合同或分工協(xié)議條款等書面形式明確約定科研檔案的歸屬、流向、處置和利用共享事項。一般應(yīng)當(dāng)由牽頭承擔(dān)單位保存一套完整檔案。參加單位在保存本單位承擔(dān)任務(wù)所形成檔案的同時，將副本或復(fù)制件送交牽頭承擔(dān)單位。如確系涉及參加單位或該單位科研人員合法權(quán)益而不宜向牽頭承擔(dān)單位送交副本或復(fù)制件，且有書面約定的，參加單位應(yīng)當(dāng)將本單位形成的科研檔案目錄送交牽頭承擔(dān)單位?！币虼耍诳鐔挝还餐袚?dān)科研項目任務(wù)時，如簽有相應(yīng)的合作協(xié)議，應(yīng)在合同或協(xié)議中明確參與單位參與任務(wù)所形成的科研檔案是否需要向承擔(dān)任務(wù)的單位匯交，且要明確匯交檔案的內(nèi)容、方式（原件還是復(fù)制件）及時間。按照《規(guī)定》要求，承擔(dān)單位有權(quán)力要求參與單位向其匯交相關(guān)的檔案。為保存參與單位檔案的完整性，一般以匯交復(fù)制件或副本為主。當(dāng)然，這種檔案的匯交應(yīng)以不損害參與單位的合法權(quán)益尤其是知識產(chǎn)權(quán)為前提，如因匯交檔案有可能損害參與單位的權(quán)益，可僅匯交相應(yīng)科研檔案的目錄。
作者:蔡盈芳 單位:國家檔案局