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會計電算化,即在會計工作中應(yīng)用電子計算機,通過電子計算機等現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具,對財會的數(shù)據(jù)和信息進行系統(tǒng)的處理和控制,建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫,將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的財會管理工作中去。通過這種方法,使得在財務(wù)工作中信息處理方面有了一定變化,也使得會計的工作機制發(fā)生了很大變化。為保障企業(yè)效益,就必須對會計電算化實行內(nèi)部控制。但是就現(xiàn)在的情況而言,我國企業(yè)對會計電算化的控制還存在很多問題。
一、企業(yè)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的特征
(一)程序控制和制度控制并存的控制手段
企業(yè)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的最顯著特征是程序控制和制度控制并存的控制手段。在企業(yè)的傳統(tǒng)內(nèi)部控制系統(tǒng)中通常采用單一的制度控制手段,但在會計電算化的管理模式下,程序控制和制度控制有效結(jié)合了起來,使得企業(yè)的賬目核對、總賬匯總、編織科目等活動更為便捷、高效。此外,通過這種控制手段能夠?qū)?nèi)部控制功能有效整合到電算化的系統(tǒng)中,為系統(tǒng)增加了余額檢驗、借貸校驗等功能。
(二)內(nèi)部控制的內(nèi)容更加豐富
會計電算化的應(yīng)用為會計工作增添了許多新內(nèi)容。在會計電算化內(nèi)部控制體制中,會計人員不僅需要完成各種紙質(zhì)數(shù)據(jù)的記錄和保存,還需要將數(shù)據(jù)錄入到計算機中進行存儲。因此,會計人員要掌握一定的計算機操作技能。此外,為維護會計信息安全還要設(shè)置專門的計算機維護管理人員,對計算機的運行狀態(tài)進行定期檢查,排查系統(tǒng)中的漏洞和病毒,提高會計信息存儲的安全性和穩(wěn)定性。
(三)企業(yè)會計部門的人員結(jié)構(gòu)發(fā)生變化
在計算機應(yīng)用下,企業(yè)會計部門的人員結(jié)構(gòu)組成發(fā)生了極大調(diào)整,因此在內(nèi)部控制的環(huán)境上也發(fā)生了相應(yīng)改變。在傳統(tǒng)的企業(yè)會計部門中,主要有財務(wù)管理人員、會計專業(yè)人員,隨著計算機技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用,企業(yè)會計部門的組成還增加了計算機專業(yè)人員和信息處理系統(tǒng)的管理人員。這些部門人員共同構(gòu)成了企業(yè)的會計管理機構(gòu),并在工作中相互配合、相互監(jiān)督,確保企業(yè)會計工作內(nèi)部管理機制的有效運行。
二、企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制中出現(xiàn)的問題
隨著經(jīng)濟水平的提高和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也不斷改變著人們的生活和生產(chǎn)工作,企業(yè)會計電算化已經(jīng)成為企業(yè)財會管理現(xiàn)代化發(fā)展的重點。介于財會管理在企業(yè)發(fā)展中的重要地位,要保證會計工作的準(zhǔn)確性,就要對會計電算化這種新型的財務(wù)管理方式進行全面的內(nèi)部控制。目前,由于各方面的發(fā)展還不夠全面,在會計電算化內(nèi)部控制中出現(xiàn)了很多新問題。
(一)會計電算化內(nèi)部控制意識不到位
我國企業(yè)的財務(wù)管理長期處于傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)管理狀態(tài)中,會計電算化發(fā)展較晚,導(dǎo)致工作人員在企業(yè)推行會計電算化時難以意識到電算化內(nèi)部控制的重要性。很多人片面地認為會計電算化僅僅是減輕會計工作人員的工作負擔(dān)、提高財會管理工作的效率的一種方式,只要熟練地掌握相關(guān)知識就可以,而忽視會計電算化的內(nèi)部控制,從而導(dǎo)致在財務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)的資料和統(tǒng)計工作中出現(xiàn)問題,為企業(yè)造成損失。
(二)缺乏系統(tǒng)的內(nèi)部控制管理
就當(dāng)前情況而言,我國企業(yè)在對會計電算化實行內(nèi)部控制時,缺乏有效的、系統(tǒng)的管理,導(dǎo)致在財務(wù)工作中出現(xiàn)差錯。系統(tǒng)管理缺乏的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
1.內(nèi)部會計檔案管理混亂對于企業(yè)而言,會計信息能夠為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方案的制訂提供有效的依據(jù),只有進行科學(xué)高效的會計檔案管理,才能保證會計工作的正常進行,才能實現(xiàn)對企業(yè)不同時期的財務(wù)情況的比較,及時發(fā)現(xiàn)各種運行中的偏差。但是有調(diào)查顯示,很多企業(yè)在推行會計電算化初期時缺乏系統(tǒng)的控制管理體系,并且企業(yè)認為采用電算化的形式有丟失會計資料的風(fēng)險。手工與計算機并行的會計電算化降低了會計核算的效率,給檔案管理帶來了更多困難,也極易造成內(nèi)部會計檔案管理混亂的情況出現(xiàn)。
2.會計電算化制度缺乏雖然有些企業(yè)為了實現(xiàn)會計電算化的有效實施而制定了相關(guān)規(guī)章制度,但是由于人們相關(guān)意識不到位、監(jiān)管方面不嚴格等原因,使得這些制度得不到切實執(zhí)行,從而導(dǎo)致在會計電算化的過程中出現(xiàn)問題。更有的企業(yè)甚至都沒有制定相關(guān)制度,這給會計電算化的實施制造了更大的問題,嚴重影響企業(yè)財會管理的現(xiàn)代化發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展。
3.工作人員的職責(zé)分工不明確在企業(yè)會計電算化發(fā)展的過程中,為了保證電算化系統(tǒng)的安全使用,增加了維護人員。但是相應(yīng)的崗位制度并沒有得到制定,導(dǎo)致在會計電算化推行的過程中,職責(zé)分工不夠明確,大部分還是在原有職責(zé)分工的基礎(chǔ)上演化出來的,難以適應(yīng)新條件下的電算化分工制度。由于電算化中使用計算機進行財務(wù)管理工作,為保證財會信息安全必須實行密碼控制,如果分工不明確,或者由于缺乏嚴格的管理而造成的越權(quán)操作、無權(quán)操作、頂替操作等行為,很容易造成信息外泄,對企業(yè)發(fā)展造成影響。
(三)會計電算化使用過程中操作不當(dāng)
會計電算化是通過計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理的自動化,減輕財會管理工作人員的工作負擔(dān),但同時也為財會數(shù)據(jù)的安全帶來了問題。當(dāng)在數(shù)據(jù)輸入時出現(xiàn)問題時,會導(dǎo)致賬務(wù)明細、總賬、會計報表等出現(xiàn)一系列錯誤,使輸出信息失真,對企業(yè)的發(fā)展造成影響。在輸入操作中出現(xiàn)的失誤主要有:輸入數(shù)據(jù)不正確、輸入程序的篡改、文件的篡改、非法操作和輸出篡改等。電算化系統(tǒng)的自動化、系統(tǒng)化發(fā)展,使得數(shù)據(jù)信息不再用紙質(zhì)作為信息載體,以電子符號代替了手寫數(shù)據(jù),它的傳遞更加方便快捷,促進了財會管理工作的發(fā)展。但是由于計算機運行具有高速性,程序運行具有重復(fù)性,導(dǎo)致在數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、處理和傳輸?shù)倪^程中一旦發(fā)生錯誤,就很難得到改正,且會在系統(tǒng)內(nèi)部迅速蔓延,給多種數(shù)據(jù)文件帶來數(shù)據(jù)失真,嚴重的還會導(dǎo)致系統(tǒng)頻頻出錯。
(四)會計電算化軟件的控制不安全
1.安全性低由于技術(shù)發(fā)展的限制,很多企業(yè)所應(yīng)用的會計電算化軟件的保密性不高,再加上許多企業(yè)只注重自身經(jīng)濟效益的提高而忽視對用戶會計數(shù)據(jù)的保密,不能對企業(yè)數(shù)據(jù)庫采取相應(yīng)的安全保密措施,容易造成信息泄露,導(dǎo)致企業(yè)損失。由于會計電算化軟件自身漏洞較多,除了泄露企業(yè)信息外,還缺乏對數(shù)據(jù)的綜合處理和判斷能力,出現(xiàn)允許用戶拖欠賬款的現(xiàn)象,直接造成企業(yè)的財物損失。
2.會計核算的各模塊之間缺乏聯(lián)系在進行最終的會計核算時,需要對總賬、固定資產(chǎn)、工資等各個財務(wù)模塊進行核算工作,通過各個模塊之間的聯(lián)系,能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的自主查詢和轉(zhuǎn)賬等,提高工作效率,促進企業(yè)發(fā)展。但由于軟件的功能缺陷,導(dǎo)致核算工作的各個模塊之間的聯(lián)系出現(xiàn)問題,數(shù)據(jù)不能順利進行傳遞,從而阻礙會計電算化的發(fā)展。除此之外,由于會計電算化軟件的這種缺點,還會導(dǎo)致子系統(tǒng)直接建立在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)上的現(xiàn)象出現(xiàn),加大工作人員的工作量,造成工作負擔(dān)。在此過程中,一旦由于人為原因而導(dǎo)致計算機運行出錯,將會給企業(yè)帶來很大損失。
3.會計電算化軟件的部分功能不符合內(nèi)部控制要求在電算化系統(tǒng)的建立過程中會計電算化軟件可能會有一些贅余的功能,雖然一般不會對整個系統(tǒng)造成影響,但是一旦操作出現(xiàn)問題或者程序受到篡改就會造成系統(tǒng)的失效,丟失系統(tǒng)數(shù)據(jù),給工作人員造成誤導(dǎo),并且還會給不法分子帶來可乘之機,造成企業(yè)損失。且由于企業(yè)對自己經(jīng)濟效益的重視,為防止盜版在系統(tǒng)的設(shè)計過程中往往忽視用戶數(shù)據(jù)的安全性,或者加密設(shè)置不夠完善,而導(dǎo)致在內(nèi)部控制的過程中出現(xiàn)問題。
4.會計電算化軟件的實用性不佳隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,會計電算化軟件也在不斷更新。但是很多企業(yè)在對會計電算化軟件進行購置時,缺乏長遠發(fā)展的意識,造成軟件不能根據(jù)時展的具體情況及時更新,這往往會造成軟件難以適應(yīng)經(jīng)濟快速發(fā)展的現(xiàn)狀,導(dǎo)致軟件難以發(fā)揮相應(yīng)的作用,給企業(yè)發(fā)展帶來困難。
(五)會計電算化人員的綜合素質(zhì)不高
隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高,計算機更新的速度也在不斷加快,這導(dǎo)致會計電算化系統(tǒng)不斷更新,給相關(guān)工作人員帶來較高的技術(shù)要求?,F(xiàn)有的企業(yè)會計電算化工作人員必須不斷進行學(xué)習(xí),跟上時展,才能實現(xiàn)對電算化系統(tǒng)的良好應(yīng)用,并進一步實現(xiàn)電算化系統(tǒng)的開發(fā),促進企業(yè)發(fā)展。然而,在很多企業(yè)中,由于各種原因,并不能實現(xiàn)這一點,造成企業(yè)對會計電算化內(nèi)部控制工作難以貫徹實施,給企業(yè)發(fā)展帶來阻礙。同時由于一些工作人員的職業(yè)道德水平不高,還會造成違法行為的出現(xiàn),這更加需要企業(yè)加強內(nèi)部控制。
三、加強企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制的相關(guān)對策
(一)加強企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制的基礎(chǔ)工作
1.建立完善的會計電算化操作制度通過對問題的分析可以知道,在會計電算化系統(tǒng)實行的過程中,必須注重操作的規(guī)范性,因此必須建立相應(yīng)的制度。操作制度建立的前提是會計電算化工作人員必須對相關(guān)操作內(nèi)容有著全面的學(xué)習(xí)、認知和了解,并嚴格按照操作內(nèi)容進行操作,在嚴格系統(tǒng)軟件密碼管理的同時,保證密碼的安全性,定期更換密碼。除此之外,在對系統(tǒng)進行操作的過程中,禁止違規(guī)操作和越權(quán)操作的出現(xiàn),加強計算機使用的管理,禁止操作人員在開機狀態(tài)下離開操作崗位,造成損失。另外,在對計算機進行維修操作時,要保證對維修人員進的工作進行監(jiān)督,切不可大意而造成損失。同時還要保證維修人員的證件齊全,維修工作必須要通過相關(guān)部門的審批。建立相關(guān)的操作記錄制度,對操作人員、操作時間、計算機故障和維修進行記錄,明確細節(jié),保證系統(tǒng)安全。
2.完善計算機管理制度在會計電算化工作進行時,必須保證計算機的正常運行,因此計算機的管理也是內(nèi)部控制工作的重點。首先,要對計算機等設(shè)備進行定期的維修和保養(yǎng),保證機房的干凈整潔,排除安全隱患。其次,要對會計相關(guān)數(shù)據(jù)做好備份工作,防止由于計算機的故障或者操作失誤而造成數(shù)據(jù)丟失,同時有效防止非法刪除或修改計算機內(nèi)容的操作而造成的會計數(shù)據(jù)的失真。在對磁盤等介質(zhì)所存放的會計數(shù)據(jù)進行處理時更要注意備份工作的實行,并且應(yīng)當(dāng)將備份好的數(shù)據(jù)載體放在安全的地方,避免失竊造成的數(shù)據(jù)丟失。再次,要注意計算機在維修和進行軟件更新時一定要通過相關(guān)部門的審批,并且做好相關(guān)記錄,以保證系統(tǒng)安全。最后,為保證計算機軟件及硬件的正常工作,要進行相應(yīng)的故障排除工作,采取相應(yīng)的管理措施,保證數(shù)據(jù)的完整性。
3.完善檔案保存制度在企業(yè)進行會計電算化的過程中,檔案的妥善保存至關(guān)重要,企業(yè)內(nèi)部對于所有的會計電算化的檔案要進行分類,按照檔案的重要性確定保密的級別,不同的人事級別對應(yīng)不同的查閱權(quán)限。在需要借閱會計檔案的時候,要嚴格審查借閱人的身份,確保借閱人具有相應(yīng)的資格獲取檔案。
(二)慎重選擇會計電算化軟件
在計算機技術(shù)水平不斷發(fā)展的今天,會計電算化不斷推行,會計電算化軟件的好壞直接影響著企業(yè)會計核算工作的好壞。因此在進行會計電算化軟件的選擇時,必須慎重。由于會計電算化軟件直接關(guān)系到會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制工作,因此,在選擇會計電算化軟件的時候要從實用性、安全性、便捷性、可靠性等方面出發(fā),對各種軟件進行全面了解,通過企業(yè)的實際情況,選擇適合企業(yè)財務(wù)管理的會計電算化軟件。
(三)提高企業(yè)會計電算化工作人員的整體素質(zhì)
1.做好考核機制通過考核機制的建立和執(zhí)行,嚴格把關(guān)筆試和面試,保證引進人才的技術(shù)水平,為日后的會計電算化工作的良好進行打下基礎(chǔ)。同時對會計電算化工作人員還要進行定期的考核,考核工作人員對于會計電算化相關(guān)技術(shù)知識的掌握和了解的程度,確保工作人員知法守法。
2.進行定期培訓(xùn)企業(yè)在對自己的員工進行定期培訓(xùn)時,應(yīng)當(dāng)保證對專業(yè)知識和專業(yè)技能的培訓(xùn),可以通過與大型企業(yè)的交流和合作,進行人才的洽談工作,提高工作人員的技術(shù)水平。同時,還要對企業(yè)的員工的職業(yè)道德進行培訓(xùn),通過對法律法規(guī)的宣傳,確保電算化工作的合法、合理、準(zhǔn)確實施,避免違法違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn),提高工作人員的整體素質(zhì)。
四、結(jié)語
隨著社會的不斷發(fā)展,經(jīng)濟水平的不斷提高和市場經(jīng)濟的不斷推行,企業(yè)必須提高自己的市場競爭力來保證企業(yè)的良好發(fā)展。因此,必須加大對電算化水平的內(nèi)部控制力度,實現(xiàn)會計電算化的不斷推行和發(fā)展。通過相關(guān)制度的建立,提高工作人員的整體素質(zhì),促進企業(yè)的不斷發(fā)展。
作者:楊镕華 楊國有 單位:渤海大學(xué)管理學(xué)院