醫(yī)院會計檔案管理信息化建設研究

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摘要：在新技術不斷推陳出新、飛速發(fā)展，電子發(fā)票數量逐日增加的背景下，醫(yī)院完善會計檔案管理信息化已迫在眉睫。新技術背景下，醫(yī)院會計檔案信息化亟需解決各業(yè)務系統(tǒng)的數據銜接，使財務管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等在醫(yī)院層級實行流程、元數據、歸檔標準的統(tǒng)一，并與檔案管理系統(tǒng)關聯(lián)。同時，逐步實行電子會計檔案“單套制”，并對部分存量會計檔案“數字化”。此外，運用區(qū)塊鏈等技術保障檔案信息安全，建立健全安全保障體系。

關鍵詞：醫(yī)院；會計檔案；信息化

醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院日常業(yè)務活動的真實記錄，反映醫(yī)院經營過程中的各種經濟活動，從會計報表到財務分析，從預算資料到決算資料，從會計憑證到記賬憑證，從成本核算到工資發(fā)放，一系列的財務管理過程最終形成會計檔案。營改增后，電子發(fā)票數量逐日增加，用戶可以通過掃碼或郵箱獲取電子發(fā)票，一些建立網上報銷系統(tǒng)的企業(yè)，已不需要粘貼紙質發(fā)票，實現(xiàn)了無紙化報銷。中國電信廣東分公司2012年開始會計檔案電子化試點，每年節(jié)約成本1000萬元，每年節(jié)省庫房約400平方米，不需異地調卷，立卷環(huán)節(jié)減少，工作效率提高。在物聯(lián)網、云存儲、大數據、區(qū)塊鏈等新技術不斷推陳出新、飛速發(fā)展的背景下，醫(yī)院完善會計檔案管理信息化已迫在眉睫。

一、醫(yī)院會計檔案信息化的現(xiàn)狀分析

1.醫(yī)院會計檔案管理面臨的問題（1）檔案數量愈見增多。按照新《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計檔案中數量最多的會計憑證保管期限由15年增至30年，很多年難以銷毀，銷毀檔案所騰挪的空間又不足以存放新產生的會計檔案，為庫房存儲空間帶來極大壓力。（2）紙質會計檔案查檔不便。會計檔案經移交檔案室后，財務人員及其他職工如需查閱會計檔案必須到檔案室，一旦財務人員與檔案工作人員某一方無法到場，就無法進行檔案查閱。（3）電子發(fā)票報銷未開展。自2016年開始，電子發(fā)票已被各行各業(yè)使用，而在很多醫(yī)院，仍停留在紙質載體的管理層級，甚至在電子發(fā)票日益增多的情況下，財務報銷仍需將電子發(fā)票驗證打印，電子發(fā)票的便利與現(xiàn)行紙質發(fā)票的管理制度已然無法對接，甚至某種程度上反而增加了職工報銷的難度。2.醫(yī)院會計檔案信息化的法律保障信息技術得到廣泛應用，電子檔案及其法律效力逐漸得到認同。2015年，國家稅務總局《關于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號），于2015年12月1日起，在全國范圍推行增值稅電子普通發(fā)票。2015年12月，財政部和國家檔案局聯(lián)合了新修訂的《會計檔案管理辦法》中，認可了電子會計檔案的地位和效力。2019年4月26日公布的《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》第十二條提到：符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。2019年12月26日公布的《最高人民法院關于修改<關于民事訴訟證據的若干規(guī)定>》中提到：“電子數據包括下列信息和電子文件：……文檔、圖片、音頻、視頻、數字證書、計算機程序等電子文件；其他以數字化形式存儲、處理、傳輸的能夠證明案件事實的信息?！?020年新修訂的《檔案法》中明確提出：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！边@些法律法規(guī)的出臺與修改為電子會計檔案提供了法律保障。3.醫(yī)院現(xiàn)行管理系統(tǒng)的現(xiàn)實依據醫(yī)院現(xiàn)有OA系統(tǒng)、HRP系統(tǒng)、電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)學設備管理系統(tǒng)、LIS系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等，分屬各部門管理與運行，互不關聯(lián)，輸出與存儲格式不同，與檔案管理系統(tǒng)互不兼容。這些業(yè)務系統(tǒng)是醫(yī)院在信息化建設方面的進展與體現(xiàn)，同時是信息化未能同步規(guī)劃、同步建設所帶來的負面結果，但也為醫(yī)院信息化整體構建奠定了一定的基礎。各自業(yè)務系統(tǒng)的運行或多或少都在產生電子文件，如財務工作中，工作核算、績效考核、各項明細賬目等都通過財務管理系統(tǒng)進行分析與生成；人事工作中，職工花名冊、職務職稱任免等都在人事系統(tǒng)中管理。目前，醫(yī)院會計檔案信息化需要解決的是各業(yè)務系統(tǒng)的數據銜接、及電子文件歸檔問題。

二、頂層設計：跨系統(tǒng)的信息共享平臺

1.統(tǒng)籌協(xié)調，系統(tǒng)數據兼容對接大數據、云存儲時代，數據集中、共建共享是發(fā)展趨勢，高度系統(tǒng)集成是會計檔案信息化的關鍵，分散式檔案管理已不適應發(fā)展需求。新修訂的《檔案法》第三十六條提到，推進電子檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)相互銜接。第四十一條，推動檔案數字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。構建醫(yī)院信息資源服務平臺，集成辦公系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等各業(yè)務工作系統(tǒng)，分系統(tǒng)內各自部門運行，并最終都與檔案管理系統(tǒng)關聯(lián)。對各業(yè)務系統(tǒng)中應歸檔的原始數據統(tǒng)一采集，所有系統(tǒng)內形成的電子檔案都可直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，并通過檔案管理系統(tǒng)獲取數據。2.統(tǒng)一標準，技術規(guī)范設計科學在醫(yī)院層級實行統(tǒng)一管理流程、統(tǒng)一元數據管理、統(tǒng)一歸檔標準。財務管理系統(tǒng)作為重要部分，既包含前段財務業(yè)務流程，也應符合電子檔案的歸檔格式與標準要求。首先，梳理財務業(yè)務工作，確保會計憑證、賬簿、報表輸出電子格式，明確電子會計檔案的歸檔范圍及歸檔流程，確定“單套制”與“雙套制”的適用范圍。其次，制定數據接入技術規(guī)范，包括文件格式、接入頻率、背景結構、校驗規(guī)則等標準，實現(xiàn)數據在線歸檔。3.利用優(yōu)化，歸檔與查檔流程簡化紙質會計檔案的歸檔流程可細分為打印、組卷、編目、裝訂、裝盒、上架。實現(xiàn)跨系統(tǒng)的信息共享后，對于實行“單套制”保管的會計檔案，可以省略打印、手動組卷、裝訂、裝盒、上架等過程，將組卷、編目、移交等流程轉至系統(tǒng)間進行。財務人員在財務管理系統(tǒng)中對待移交檔案定期移交，編制目錄并根據統(tǒng)一設定的檔號規(guī)則生成檔號，打印移交清單，經領導審批后提交歸檔，編目信息、電子會計檔案元數據等信息一并移交。檔案管理系統(tǒng)接收移交數據后，對歸檔信息各項要求進行審核，確認無誤后歸檔流程完成。查檔利用流程進一步優(yōu)化，電子會計檔案移交后，擁有權限的財務人員可自行查閱系統(tǒng)內生成的電子會計檔案，也可通過檔案查詢功能申請查閱存量會計檔案的原文“數字化”版本；普通職工查檔經由財務人員審批并提交申請（如圖1）。

三、電子會計檔案：

數字化走向“單套制”1.存量會計檔案數字化選取重要程度高、用戶利用率高、紙張損壞率高的存量會計檔案進行數字化掃描。存量會計檔案的數字化可以解決異地利用的困難，方便財務人員的查檔需求，提高工作效率，同時，在會計檔案保管期限到期銷毀后，可延長電子會計檔案保存期限，以備可能性的查考。存量會計檔案“數字化”的范圍應進行明確限定。會計檔案的利用主要集中在形成時間的近十年，形成時間越久的會計檔案，其利用率會相對越低，隨時間推移，基本呈逐步下降的趨勢。同時，醫(yī)院會計檔案的利用范圍相對集中于藥品采購、大型設備購置、“三公”經費、科研課題經費、固定資產等方面。因此，可以將數字化范圍限定在以下三個方面，建立專題數據庫，方便利用。（1）會計憑證。利用率高的原始憑證和記賬憑證進行原文掃描，甚至是保存為OCR識別后可以全文檢索的雙層PDF/OFD格式；（2）非計算機生成、手工填寫的總賬、明細賬、日記賬；（3）非計算機生成、手工填寫、永久保存的年度財務報告、部門決算。2.電子會計檔案“單套制”電子檔案“單套制”已勢在必行，雖然目前實行全部電子會計檔案“單套制”在短期時間內難以實現(xiàn)，但部分會計檔案“單套制”具有現(xiàn)實可操作性。財務部門推進電算化后，核算、內控等業(yè)務工作都在計算機端生成、查閱，打印出的明細賬、工資冊除了保存?zhèn)淇纪夂苌俦回攧杖藛T查閱，極大地浪費紙張與庫房空間。實行電子會計檔案“單套制”，記賬憑證、工資發(fā)放清冊、總賬、明細賬、會計報表、固定資產卡片等經由財務管理系統(tǒng)生成，在財務管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數據對接的基礎上，都可直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，可以不打印紙質版本（如表1）。逐步擴大“單套制”適用范圍，提高電子會計檔案占比，通過條碼條、影像系統(tǒng)掃描等方式關聯(lián)原始憑證與記賬憑證；通過與其他業(yè)務系統(tǒng)信息共享，對單位內部形成的原始憑證進行數據交換，減少原始憑證打印步驟，分階段、分批次逐步推進電子會計檔案的開展。從實踐來看，“單套制”“雙套制”將會長期并存，但信息技術的應用和依賴會越來越強，因此，推進電子會計檔案“單套制”，甚至向“單軌制”管理探索勢在必行。

四、技術支撐：區(qū)塊鏈技術保障“四性”

電子會計檔案管理的風險因素主要是如何保障真實性、完整性、可用性和安全性。運用區(qū)塊鏈技術可以對“四性”進行信息檢測與安全保障。區(qū)塊鏈技術將各個區(qū)塊通過指針形成不可逆的鏈式結構，每個區(qū)塊都含有非對稱公鑰與私鑰、數字簽名、時間戳等信息，且每個區(qū)塊都含有上一個區(qū)塊的哈希值，以此來驗證信息的有效性，并允許下一區(qū)塊的生成。區(qū)塊數據存儲于節(jié)點上，節(jié)點之間再通過網絡形成共享平臺。如檔案管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)可以看作區(qū)塊鏈中兩個節(jié)點，各自系統(tǒng)中的每一條包含加密信息的元數據就是區(qū)塊。財務管理系統(tǒng)依照統(tǒng)一標準，對數據進行捕獲，由財務部門對元數據信息加密，提出移交存儲請求，通過區(qū)塊鏈共識機制將信息封裝成新的區(qū)塊，存儲于區(qū)塊鏈中，檔案管理系統(tǒng)通過區(qū)域鏈獲取此信息。由于區(qū)塊鏈技術的去中心化特點，一旦遭受網絡攻擊，必須掌握全部數據節(jié)點的51%，才可以操控修改網絡數據，篡改難度大，幾乎不可修改，從而保證檔案信息的真實性。區(qū)塊鏈智能合約機制可以按照預設的規(guī)范流程自動執(zhí)行，通過時間戳等技術記錄信息狀態(tài)，可追溯信息，保障可靠性。運用區(qū)塊鏈技術收集數據信息，減少人為參與，并通過共識機制檢查文件格式、數據背景等元數據信息，各節(jié)點相互配合，保障完整性。區(qū)塊鏈技術是新型的分布式數據庫，數據存儲于財務管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)兩個節(jié)點上，即使某一系統(tǒng)信息遭到篡改或丟失，只要另一系統(tǒng)正常運行，數據仍可恢復，并繼續(xù)更新記錄，從而保證可用性。區(qū)塊鏈技術并不是獨立的，而應與大數據、云計算等技術融合實踐，只要有利于會計檔案信息化的建設與發(fā)展，都應用辯證與發(fā)展的眼光看待。

五、人才保障：

培養(yǎng)復合型人才培養(yǎng)兼具檔案、財務、計算機三方面基礎知識的復合型人才，彌補精細化分工的弊端。無論是系統(tǒng)的開發(fā)運作，還是利用工作的審核批準，都無法脫離“人”的參與。現(xiàn)代社會，分工愈加細化，工作專業(yè)化的同時也造成復合型人才的缺失。同時，系統(tǒng)互聯(lián)，數據信息高度集中，對相關管理人員的要求更高。財務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通，在運行過程中，必然會遇到歸檔與利用的各種問題，具備財務知識與檔案知識，可以解決歸檔的具體范圍與在線利用操作細節(jié)。同時，系統(tǒng)互聯(lián)構架于信息技術之上，掌握基礎的計算機技能和互聯(lián)網知識，可以自行處理簡單的系統(tǒng)問題，減少因計算機人員忙碌而造成的在線查檔延遲。因此，對涉及財務歸檔及利用的部門都要指定專人負責，并定期組織培訓，包括財務、檔案、計算機知識、職業(yè)道德等方面內容，由淺入深，逐步深化拓展培訓深度與廣度，為醫(yī)院會計檔案的智慧化管理儲備人才。

結語

在新技術飛速發(fā)展的時代，會計檔案管理信息化建設是適應技術發(fā)展的必要過程。構建電子會計檔案管理平臺，可以節(jié)約管理成本，減少資源浪費，由對會計檔案的實體管理轉向數據管理，由基礎核算工作轉向管理監(jiān)督工作，發(fā)揮檔案的決策輔助作用。開展電子會計檔案與檔案管理的共建共享，實行部分會計檔案“單套制”保管，甚至向“單軌制”管理模式探索，可以有效地提高檔案利用效率，節(jié)約財務人員頻繁到檔案室查檔的時間，節(jié)省職工報銷審核來回奔波的時間。

參考文獻：

[1]孔繁杰.創(chuàng)新檔案管理，打造綠色賬本[J].中國檔案，2015

[2]于志瑩，于英香.區(qū)塊鏈技術在電子文件四性維護中的適用性及其路徑探析[J].山西檔案，2020

作者：朱曼麗 單位：安徽阜陽人