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圖書館外文期刊采購招標(biāo)工作實(shí)踐思考

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圖書館外文期刊采購招標(biāo)工作實(shí)踐思考

【摘要】論文討論了地方高校圖書館外文期刊招標(biāo)采購的實(shí)際意義,論述了外文期刊招標(biāo)采購的方法和步驟,詳細(xì)說明了外文期刊招標(biāo)的程序和流程,最后介紹了黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊招標(biāo)采購情況。

【關(guān)鍵詞】地方高校圖書館;外文期刊;招標(biāo)采購

1地方高校圖書館外文期刊招標(biāo)采購的現(xiàn)狀

1.1招標(biāo)采購是地方高校圖書館的大勢所趨

近年來,原版外文期刊價(jià)格成幾何級數(shù)的增長,有的原版外文期刊是影印期刊的10倍以上。各地方高校圖書館訂購?fù)馕钠诳馁徶觅Y金嚴(yán)重不足,不得不年年追加購置經(jīng)費(fèi)。黃岡師范學(xué)院圖書館采購?fù)馕钠诳慕?jīng)費(fèi)也逐年增加,由2010年的9萬到2019年的60萬,還是不能滿足學(xué)校教學(xué)和科研的需求。為了使圖書館在外文期刊采購中用有限的資金購得滿意的期刊,爭取合理的價(jià)格,享受更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù),最大限度地發(fā)揮資金的使用效率,必須進(jìn)行采購招標(biāo)[1]。

1.2政府采購為外文期刊招標(biāo)采購提供了保障

隨著會計(jì)事務(wù)的改革,報(bào)賬流程的規(guī)范,要求地方高校圖書館的資金支出一律由政府采購。政府采購實(shí)行集中采購和分散采購相結(jié)合的模式,其中公開招標(biāo)是政府采購的主要采購方式。政府采購規(guī)范了地方高校圖書館的外文期刊招標(biāo)采購的形式,形成了圖書館采招的方法和步驟。同時(shí),黃岡師范學(xué)院也成立了采招處,負(fù)責(zé)全校的采購招標(biāo)工作,指導(dǎo)圖書館的采購招標(biāo)工作。外文期刊采購行為可以有章可行,有法可依,保障了圖書館采購招標(biāo)工作順利進(jìn)行。

2地方高校圖書館外文期刊招標(biāo)采購的意義

2.1用有限的資金購得更多更好的期刊,發(fā)揮文獻(xiàn)購置費(fèi)最大的效益

因?yàn)橥馕钠诳奶厥庑院途窒扌?,為了在外文期刊的采購購置中處于有利地位,必須選好供應(yīng)商,保證期刊價(jià)格合理,做好規(guī)范售后服務(wù)。但很多期刊供應(yīng)商在制訂的訂刊合同中,只是單方面對作為采購方的黃岡師范學(xué)院圖書館進(jìn)行約束,而供應(yīng)方違約則推卸責(zé)任,不認(rèn)真履行合同的內(nèi)容,需要提高地方高校圖書館在外文期刊采購中的合法權(quán)益。招標(biāo)采購無疑是一種有效途徑,有助于真正提高供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量,降低期刊價(jià)格,有利于發(fā)揮文獻(xiàn)購置費(fèi)的最大效益[2]。

2.2在新形勢下有利于圖書館的形象建設(shè)

由于外文期刊價(jià)格昂貴,地方高校圖書館每年外文期刊采購費(fèi)少則幾十萬,多則幾百萬,以往的采購方式不完善,存在一些漏洞。招標(biāo)采購方式的改變,使外文期刊采購工作增加了透明度。有各職能部門共同參與,有關(guān)部門嚴(yán)格監(jiān)督,外文期刊采購中拿到的價(jià)格優(yōu)惠就變得明明白白,一目了然,從源頭上杜絕了不正直之風(fēng)。

2.3規(guī)范了采購和供應(yīng)各自的責(zé)任,理清了采供的關(guān)系,有利于工作的開展

由于招標(biāo)采購的招投標(biāo)文件規(guī)定了對參與競爭的外文期刊供應(yīng)商提出配套服務(wù)方面的要求,供應(yīng)商必須提供的規(guī)定的服務(wù)。諸如館藏章的加蓋、貼磁條、UCMARC數(shù)據(jù)的免費(fèi)提供等,大大減輕了期刊工作人員的工作量,節(jié)省了人力物力,有更多的時(shí)間來研究圖書館的藏刊建設(shè),更好地為讀者服務(wù),有利于圖書館工作的開展。

3黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊招標(biāo)采購的程序

3.1組建本館外文期刊采購工作組

黃岡師范學(xué)院圖書館成立了工作組,由分管校長任組長,圖書館館長和國有資產(chǎn)管理處處長任副組長,以及審計(jì)處、財(cái)務(wù)處、圖書館工作委員會成員和圖書館的專業(yè)技術(shù)人員組成。工作組的主要職責(zé)是:在全校師生中征集訂購及薦購期刊,確定本館外文期刊采購的刊名及訂購數(shù)量,討論、制定招標(biāo)文件的基本要求和售后服務(wù)的規(guī)定。

3.2黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊采購招標(biāo)的實(shí)施

圖書館外文期刊是館藏重要文獻(xiàn),對接教學(xué),服務(wù)科研。黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊的購置費(fèi)年年增加。為了保證外文期刊資源建設(shè)質(zhì)量,圖書館在外文期刊采購方面應(yīng)更加合理、更加規(guī)范,享受更全面的信息服務(wù),以有限的資金購得更多的文獻(xiàn)資源,最大限度的發(fā)揮資金的使用效率,從而為圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)提供有力的保障[3]。外文期刊對于高校教學(xué)科研質(zhì)量具有舉足輕重的作用,長期以來,由于外文期刊的特殊性和重要性,專業(yè)性和學(xué)術(shù)性較強(qiáng)。為了確保外文期刊采購質(zhì)量,提高外文期刊的利用率。我們開展了全校范圍里師生進(jìn)行自薦和互薦,利用微信、QQ等平臺進(jìn)行薦購。在充分薦購的基礎(chǔ)上,黃岡師范學(xué)院圖書館分別就邀請函、投標(biāo)須知、招標(biāo)書、主要合同條款及售后服務(wù)情況和承諾開展工作,制定了招標(biāo)文件。

3.3確定本館外文期刊采購招標(biāo)方式

政府采購方式有公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購詢價(jià)等,由于外文期刊的特殊性和局限性,湖北省和外省的同類學(xué)校在采購招標(biāo)方式走了許多彎路,經(jīng)常流標(biāo),只能走單一來源途徑,黃岡師范學(xué)院圖書館在時(shí)間緊、任務(wù)大的情況下,避免走彎路,采取單一來源。目前與黃岡師范學(xué)院圖書館長期合作的世界圖書出版公司進(jìn)行招標(biāo),其中世界圖書出版公司北京公司負(fù)責(zé)外文社科期刊,世界圖書出版公司上海有限公司負(fù)責(zé)外文自科期刊。黃岡師范學(xué)院圖書館采用了單一來源方式進(jìn)行外文期刊的采購招標(biāo)。

4黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊招標(biāo)情況

4.1單一來源采購邀請函

世界圖書出版公司是我國唯一一家經(jīng)國家新聞出版總署批準(zhǔn)可以從事購權(quán)重印或與國外出版機(jī)構(gòu)合作出版外文期刊的出版社。世界圖書出版公司自2002年以來以一定優(yōu)惠價(jià)格購權(quán)引進(jìn)數(shù)千種外文期刊,這些期刊在各自學(xué)科領(lǐng)域具有廣泛的代表性和權(quán)威性,系廣大專業(yè)人員經(jīng)常使用和利用的核心刊物。黃岡師范學(xué)院委托湖北保都招標(biāo)公司對外進(jìn)行外文期刊采購招標(biāo)工作,根據(jù)要求邀請了中國圖書進(jìn)出口集團(tuán)北京公司和中國圖書進(jìn)出口集團(tuán)上海有限公司,分別進(jìn)行黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊中社會科學(xué)和自然科學(xué)項(xiàng)目的采購。對供應(yīng)商的資質(zhì)要求、響應(yīng)文件的組成有相關(guān)的要求,對投標(biāo)人進(jìn)行了嚴(yán)格審查。

4.2項(xiàng)目實(shí)施要求

黃岡師范學(xué)院圖書館制定了采購的內(nèi)容及基本要求。包括采購目錄,要求供應(yīng)商提供訂購當(dāng)年的外文期刊檢索,所有期刊必須是影印正版,規(guī)定所到期刊無任何質(zhì)量問題,無償提供標(biāo)準(zhǔn)的UCMARC數(shù)據(jù),應(yīng)采取及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠、快速的發(fā)貨渠道,并辦理書面交接手續(xù),提供所發(fā)期刊包裝內(nèi)應(yīng)附有發(fā)貨清單[4]。到貨期刊如有破損、裝訂問題、印刷質(zhì)量問題或嚴(yán)重污跡,應(yīng)負(fù)責(zé)退換服務(wù)。如遇期刊出版變化(停刊、分刊、合刊、改變出版頻次等),及時(shí)通知甲方,以便甲方告知讀者。規(guī)定98%的到刊率,100%的投遞率,保證自出版日2月內(nèi)送到指定地點(diǎn)。

4.3洽談步驟及合同的簽訂

應(yīng)黃岡師范學(xué)院圖書館要求,保都公司組織了由黃岡師范學(xué)院圖書館專業(yè)人員和供應(yīng)商,就項(xiàng)目采購的需求、質(zhì)量和服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行了洽談,各自就技術(shù)及服務(wù)承諾等主要內(nèi)容進(jìn)行闡述。同時(shí)要求招標(biāo)采購合同中將服務(wù)承諾內(nèi)容和違約責(zé)任以書面合同條款的形式固定下來。在遵守政府采購法與其他相關(guān)法令前提下,合同未盡事宜,雙方協(xié)商解決。本協(xié)議一式肆份,經(jīng)雙方簽字蓋章后生效,雙方共同遵守,最后成交和簽訂合同。

【參考文獻(xiàn)】

【1】翁和永.我館圖書政府采購工作實(shí)踐思考[J].圖書館研究與工作,2005(4):29-30.

【2】顧江洪,闞應(yīng)波.高等學(xué)校圖書館文獻(xiàn)資源招標(biāo)和競價(jià)采購的利弊分析[J].華南熱帶農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào),2006,12(1):92-94.

【3】劉航.高校圖書館外文期刊招標(biāo)采購若干問題芻議[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2007,19(29):76-78.

【4】陳靜波.對高校圖書館期刊采購招標(biāo)的思考[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2007,17(14):36-37.

作者:楊德初 楊琰 單位:黃岡師范學(xué)院圖書館