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1管理體系文件化和標準化中的問題
簡單地說,貫徹管理體系標準的首要問題是文件化,企業(yè)要策劃形成符合管理體系標準的有形可視的文件,并通過有效控制不斷改進。標準化是一個建立企業(yè)標準并有效實施的過程活動。二者既有各自特點,又存在相互聯(lián)系問題。
1.1文件化的“取”、“舍”矛盾
1509《x洲〕對文件要求分層管理,分質(zhì)量手冊、程序文件、過程文件等。通常情況下,企業(yè)在貫標前都形成了一套適合自身特點的管理制度文件,在內(nèi)部已被全員接受。其中一部分符合管理體系標準要求,整合后可直接納人;一部分不符合要求,需要推倒重來,還有一部分獨立于體系之外或與體系有部分聯(lián)系。例如企業(yè)的戰(zhàn)略、創(chuàng)新、人力資源、設(shè)備能源、財務(wù)、信息技術(shù)管理等,無標準可依,但又是企業(yè)管理的重要部分,難以取舍。
1.2標準化的“分”、“合”矛盾
標準化對文件的管理分為技術(shù)標準、管理標準和工作標準,按來源又可分為企業(yè)標準和外來標準(國標、行標等),以工作標準來支持技術(shù)標準和管理標準的實施。一般企業(yè)都設(shè)有標準化管理人員和相應(yīng)的管理制度或建立標準化管理體系,往往都是針對技術(shù)標準中的產(chǎn)品標準重點關(guān)注,對工作標準部分關(guān)注,而對管理標準并不重視。這使得標準化工作分散無力。有時甚至標準化人員有職無權(quán),難以有效開展。
1.3文件化、標準化工作的“整”、“合”矛盾
文件化、標準化工作相互交錯,質(zhì)量手冊和程序文件都應(yīng)屬于管理文件,而過程文件中又肯定包含有技術(shù)標準、工作標準。標準化工作可“大”可“小”,與管理體系文件究竟誰包涵誰?如何協(xié)調(diào)一致?特別是不可避免的沖突是,文件化、標準化工作不僅要寫在紙面上,更要求有效實施,在部門管理職責(zé)中存在著“整”、“合”矛盾。
2管理體系文件化和標準化工作建議
IS090(刃和IS0l40(Xj管理體系標準的貫徹實施對于提高企業(yè)的管理水平和效率提供了一個很好的模式,彌補了企業(yè)標準化管理中的不足。特別是其中的系統(tǒng)管理和過程管理方法值得每位管理者去實踐中體驗。針對上面所說的問題,本文謹對文件化和標準化管理工作提出一些建議,供交流參考。
第一,文件的“系統(tǒng)整合”管理體系文件進行擴展,各種文件,不管是質(zhì)量體系、環(huán)境體系還是其他什么體系的,以及公司的其他管理文件,最好都系統(tǒng)整合,建立企業(yè)整體管理體系文件。從對管理體系標準的學(xué)習(xí)理解來看,所有管理體系文件的結(jié)構(gòu)都基本相近,只是專業(yè)對象不同,過程管理的方法有所區(qū)別。如管理職責(zé)、資源管理、測量分析與改進中的大部分文件可合并,只需編寫過程管理中的具體文件,這樣管理文件減少,管理效率提升。但需注意要搞好前期策劃工作,理清管理總體思路。
第二,標準的“合縱聯(lián)橫”標準可納人文件管理的范圍,作為文件管理的特殊型支撐文件。從縱向來說,屬于質(zhì)量(管理)手冊(一級文件)、程序文件(二級文件)下的第三級文件,都納人受控文件范疇。從橫向來看,標準具有特殊性和獨立性,管理主要著眼于外來和企業(yè)的技術(shù)標準,特別是產(chǎn)品標準,而工作標準部分同作業(yè)指導(dǎo)書和制度、規(guī)范相結(jié)合,歸人管理體系受控文件之列。通過“合縱聯(lián)橫”,既解決了管理體系文件整體管理的間題,又照顧了標準管理的獨特性,達到和諧統(tǒng)一。
第三,文件化、標準化實施的“統(tǒng)一協(xié)調(diào)”通過文件和標準的統(tǒng)一整合后,接下來就是貫徹執(zhí)行的問題。這就需要考慮管理職責(zé)問題。我們的作法是兩級管理制:公司級和部門級管理。具體做法是:公司設(shè)管理體系文控中心,總體控制公司所有管理體系文件,統(tǒng)一編制、下發(fā)、改進所有文件。文控中心下設(shè)文管、標準化工程師、體系工程師等崗位,負責(zé)定期內(nèi)審和管理評審文件的有效性和適用性,并具有管理考核權(quán),工作很有效!根據(jù)管理體系專業(yè)不同,各主管部門負責(zé)日常文件化、標準化管理,如質(zhì)量部門負責(zé)質(zhì)量管理體系、人力資源部門負責(zé)人力資源管理體系等,使公司的管理體系不斷進步,有力推動了公司的管理水平和效率的提高。
3結(jié)束語
管理體系文件化和標準化是企業(yè)管理工作的重要組成部分,體現(xiàn)了企業(yè)管理水平和效率的高低,只有重視它,才能在激烈的市場競爭中走在前列!