鐵路人事檔案創(chuàng)新管理模式

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人事檔案管理是人力資源管理中的重要部分，對(duì)于企業(yè)選人用人、崗位配置、職級(jí)核定有著不可替代的作用。人事檔案詳細(xì)記錄了職工本人學(xué)歷教育、家庭組成、工作履歷、業(yè)務(wù)能力、性格愛(ài)好、獎(jiǎng)勵(lì)處分、信用評(píng)級(jí)等重要信息，為職工的提拔任用、職級(jí)升遷提供了第一手的真實(shí)資料。

一、鐵路人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理基礎(chǔ)薄弱。檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分。檔案因其歷史性、確定性和原始記錄性，使其具有極強(qiáng)的法律依據(jù)作用。但因檔案本身無(wú)法產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，在效益最大化的經(jīng)營(yíng)理念下，部分企業(yè)管理者不重視檔案管理工作，從而導(dǎo)致檔案日常管理松懈，基礎(chǔ)薄弱。因此，在大多數(shù)企業(yè)認(rèn)知中：人事檔案只是一份人員的履歷，保存即可，無(wú)須再進(jìn)行后期管理。其實(shí)不然，“以銅為鑒,可以正衣冠；以人為鑒,可以明得失；以史為鑒,可以知興替”，要想充分發(fā)揮職工的能力，最大化地提高企業(yè)人員勞動(dòng)效率，就必須建立完善的人事檔案管理機(jī)制，準(zhǔn)確掌握每一名職工的詳盡資料，人盡其才，避免張冠李戴，影響工作質(zhì)量與效率。（二）人事檔案管理方式老舊。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)方面，但是鐵路人事檔案管理方式卻沒(méi)有得到有效改進(jìn)，仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體管理存放，縱然應(yīng)用了一些信息化的手段，也只是簡(jiǎn)單地對(duì)人事檔案進(jìn)行了編目，沒(méi)有開(kāi)展人事檔案的信息化、智能化管理。（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊。在大多數(shù)人眼中，檔案管理工作就是簡(jiǎn)單地對(duì)資料進(jìn)行收集、整理、保管，這是對(duì)檔案管理工作的片面理解。實(shí)際上，檔案管理是業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)要求高的工作。人事檔案管理人員，除了具備人力資源管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案管理業(yè)務(wù)技能及一定的文字功底外，鐵路人事檔案管理人員還要熟知鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)組織、各系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)范圍及相關(guān)法律法規(guī)。因此，要從事人事檔案管理工作，必須具備較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)知識(shí)。但因?yàn)橹匾暢潭炔蛔?、日常業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)學(xué)習(xí)不到位，造成了檔案管理人員業(yè)務(wù)能力水平參差不齊，工作開(kāi)展停滯不前。

二、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)。1.原始記錄性、安全性。紙質(zhì)檔案因其材質(zhì)特征，很難做到修改后不留痕跡，這在很大程度上確保了檔案的真實(shí)性與原始性，對(duì)于檔案信息的保護(hù)更加安全，具有第一手材料的價(jià)值。2.憑證性。質(zhì)檔案作為現(xiàn)今使用最廣泛的記錄載體，其所具備的法律效應(yīng)和憑證作用是無(wú)可替代的。雖然電子簽名、電子檔案已得到法律的認(rèn)可，但電子檔案是以計(jì)算機(jī)為載體保存的，而計(jì)算機(jī)容易受到病毒、黑客等的破壞，使得司法部門對(duì)其憑證作用依然持謹(jǐn)慎態(tài)度。（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的缺點(diǎn)。1.紙質(zhì)檔案保管成本偏大。紙質(zhì)檔案保管需要極大的空間，而且保管條件要求嚴(yán)格。檔案庫(kù)房需要防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜，同時(shí)還有符合檔案存放的承重要求，這使得檔案庫(kù)房的建設(shè)成本較之一般建筑偏高。同時(shí)紙質(zhì)檔案在進(jìn)入檔案庫(kù)房前，還需要經(jīng)過(guò)去酸、消毒、除塵等工序，日常保管需要定期進(jìn)行防蟲(chóng)、防潮處理，人工及設(shè)備成本較高。2.紙質(zhì)檔案易損壞，不易傳播。紙質(zhì)檔案因材質(zhì)原因，受溫度、濕度、光照、時(shí)間等因素影響，容易出現(xiàn)紙張老化變脆、發(fā)霉等現(xiàn)象，且紙質(zhì)檔案通常都是唯一的，使得其利用不方便，不易傳播。3.查閱檢索耗時(shí)長(zhǎng)。雖然我們?cè)诩堎|(zhì)檔案整理時(shí)，已經(jīng)對(duì)其進(jìn)行編目有序存放，但在查詢的過(guò)程中還是比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，如果要多次查閱則更為不方便。

三、鐵路人事檔案管理的改革方向

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的力度。無(wú)論是單位還是個(gè)人，對(duì)人事檔案的重視程度，是決定人事檔案管理水平的先決條件，專業(yè)的管理人員和必要的經(jīng)費(fèi)投入是做好人事檔案管理的重要條件。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案的研究和利用，為企業(yè)選人用人、發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)提供第一手資料，使領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用，自覺(jué)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的力度。（二）完善人事檔案管理配套設(shè)施。人事檔案管理工作在鐵路運(yùn)輸部門尤為重要，它對(duì)鐵路運(yùn)輸部門優(yōu)化人才資源配置發(fā)揮著不可替代的重要作用。在交通強(qiáng)國(guó)、鐵路先行的大形勢(shì)下，鐵路運(yùn)輸部門應(yīng)當(dāng)加大對(duì)人事檔案管理的投資力度，確保人事檔案管理工作得到長(zhǎng)足發(fā)展。隨著鐵路建設(shè)的飛速發(fā)展，紙質(zhì)檔案逐年增加，因此科學(xué)的管理系統(tǒng)、完備的配套設(shè)施，是提高人事檔案管理水平、確保人事檔案管理安全的必要手段。（三）健全電子人事檔案安保措施。信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，給人事檔案管理的改進(jìn)帶來(lái)了新的契機(jī)。電子鐵路人事檔案創(chuàng)新管理模式之探析文/翟華敏本文以當(dāng)前鐵路人事檔案管理現(xiàn)狀為依據(jù)，通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)的分析對(duì)比，結(jié)合信息技術(shù)給人事檔案管理帶來(lái)的變化，從當(dāng)前鐵路運(yùn)輸企業(yè)對(duì)人才的實(shí)際需求，就做好鐵路人事檔案管理工作提出了切實(shí)可行的改革建議人事檔案的建立，為我們方便、快捷地利用人事檔案提供了條件，但健全電子人事檔案安保措施非常重要。為確保電子檔案安全、完整，我們可以通過(guò)制度約束、技術(shù)卡控等措施來(lái)排除檔案內(nèi)容人為修改的可能。同時(shí)，還可以采取人事檔案異地備份、信息設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控、木馬病毒定時(shí)查殺等措施來(lái)避免電子檔案遺失、損壞。（四）實(shí)現(xiàn)電子人事檔案與紙質(zhì)人事檔案的有機(jī)結(jié)合。紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案因其自身的優(yōu)缺點(diǎn)，要實(shí)現(xiàn)二者的有機(jī)結(jié)合，就必須揚(yáng)長(zhǎng)避短，既要發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始性和安全性，又要凸顯電子檔案的便捷性。建立完善的人事檔案綜合管理系統(tǒng)，是改進(jìn)鐵路人事檔案管理模式，提高管理質(zhì)量與使用效率的有效途徑。（五）人事檔案管理向大數(shù)據(jù)發(fā)展隨著云技術(shù)的發(fā)展、人力資源管理的變革，人事檔案管理也不能固步自封。要充分應(yīng)用新技術(shù)發(fā)展的紅利，將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到人事檔案管理中去，對(duì)人員學(xué)歷、職稱、性格、征信等數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總梳理，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為企業(yè)發(fā)展輸送適合的人才資源，做到人盡其才。

總而言之，隨著鐵路建設(shè)的不斷加強(qiáng)，鐵路人事檔案管理模式的改革與創(chuàng)新也勢(shì)在必行。我們要高度重視人事檔案管理工作，加大人力、物力的投入，及時(shí)解決好人事檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，努力提高人事檔案管理水平，為鐵路事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮好人事檔案的作用。

作者:翟華敏 單位:陜西省鐵路投資（集團(tuán)）有限公司