人事檔案管理中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用

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摘要：近年來，我國事業(yè)單位建設(shè)趨于完善，因此，在人事檔案管理工作中逐漸加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，以求提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量，確保人事檔案管理工作可以為事業(yè)單位制定發(fā)展戰(zhàn)略及進(jìn)行人力資源管理提供一定的數(shù)據(jù)支撐，促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。但是由于使用計(jì)算機(jī)開展人事檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)較少，相關(guān)人員有必要對其進(jìn)行深入分析，進(jìn)而提高人事檔案中計(jì)算機(jī)使用的安全性。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；人事檔案管理；事業(yè)單位

引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各個行業(yè)在發(fā)展中對計(jì)算機(jī)技術(shù)的依賴逐漸加強(qiáng)，以求在工作中提高工作人員的工作效率及工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)自身的進(jìn)一步發(fā)展。相關(guān)管理人員應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位的管理特征提高人事檔案數(shù)據(jù)庫建立及軟件管理設(shè)計(jì)工作的質(zhì)量，明確計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理工作中的特點(diǎn)，并對其作用進(jìn)行全面分析，及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，針對人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題采取一定的解決措施，進(jìn)而提高計(jì)算機(jī)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用水平，促進(jìn)事業(yè)單位人事管理工作的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

1人事檔案的數(shù)據(jù)庫建立和管理軟件的設(shè)計(jì)工作

1.1人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立

在人事檔案管理工作中，相關(guān)人員要建立一定的人事檔案數(shù)據(jù)庫作為相關(guān)工作的基礎(chǔ)，進(jìn)而提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。管理人員將匯總的人員信息輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫內(nèi)，在這個過程中，相關(guān)人員要對數(shù)據(jù)的數(shù)量及內(nèi)容進(jìn)行歸納，以保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)質(zhì)量，并根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)編排，保證相關(guān)數(shù)據(jù)的層次性。在數(shù)據(jù)錄入的過程中，應(yīng)對各種信息進(jìn)行合理分層，便于管理人員在使用過程中可以通過關(guān)鍵詞進(jìn)行查找，進(jìn)而提高檔案管理工作的便捷性。

1.2管理軟件的設(shè)計(jì)工作

管理軟件設(shè)計(jì)是檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有提高管理軟件設(shè)計(jì)的合理性，才可以有效提高人事檔案管理工作的效率。相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)庫名輸入相關(guān)信息，確保信息使用人員可以快速調(diào)取相關(guān)信息。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)中，相關(guān)人員應(yīng)提高數(shù)據(jù)收集工作的質(zhì)量，根據(jù)職工的個人信息完善相關(guān)的條目，保證相關(guān)信息在人事檔案信息管理中發(fā)揮積極的作用。軟件中要包含兩個程序，將數(shù)據(jù)錄入程序與檢索分析程序相區(qū)別，保證檔案管理工作能夠有序開展。

2利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展人事檔案管理的特點(diǎn)

2.1計(jì)算機(jī)技術(shù)具備更好的保密性

傳統(tǒng)檔案管理工作中多使用紙質(zhì)記錄數(shù)據(jù)，這種情況下，由于工作人員的疏忽會造成相關(guān)文件的丟失及泄露，這種現(xiàn)象對人事檔案管理具有負(fù)面的影響。在人事檔案中存在著單位變遷、員工的業(yè)績及職工的個人信息，當(dāng)出現(xiàn)泄露情況時，會影響單位決策的合理性。而相關(guān)人員通過使用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以將相關(guān)數(shù)據(jù)信息化，并通過設(shè)置賬戶及密碼的方式降低信息泄露的概率，進(jìn)而提高人事檔案的保密性，保證認(rèn)識檔案數(shù)據(jù)在工作中產(chǎn)生積極的作用。

2.2計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)記錄可以保證人事檔案記錄數(shù)據(jù)的真實(shí)性和全面性

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，其他人員可以對檔案信息進(jìn)行修改，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失去其真實(shí)性，而使用計(jì)算技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理可以在一定程度上保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性與全面性。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以長時間保存數(shù)據(jù)，保證了數(shù)據(jù)的全面性，使得管理人員在數(shù)據(jù)調(diào)取時可以全面了解相關(guān)信息，并且可以對計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密，避免外來人員篡改相關(guān)信息，保證信息的安全性。此外，當(dāng)外來人員對計(jì)算機(jī)相關(guān)信息進(jìn)行修改時應(yīng)注意保留瀏覽記錄，并針對性地進(jìn)行處理，以提高工作開展的水平。

3計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用

3.1能夠提升人事檔案管理的效率

事業(yè)單位在人事檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠在一定程度上提高工作開展的效率及質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位管理工作水平的提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。人員在實(shí)際工作中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息的收集、傳遞及分析，能夠快速高效地完成數(shù)據(jù)處理工作，避免人為因素對人事檔案管理工作的影響，確保各項(xiàng)工作能夠有序開展。相比紙質(zhì)版檔案，電子影像檔案更加豐富，其能夠通過照片、音頻及視頻的方式對信息進(jìn)行保存，進(jìn)而避免紙質(zhì)版檔案形式單一的缺點(diǎn)，以此提高人事檔案管理工作的水平。此外，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展人事檔案管理工作能夠提高信息交流水平，促進(jìn)各個部門之間的信息共享，提高信息資源的利用效率，進(jìn)而達(dá)到提高人事檔案管理水平的目的[1]。

3.2能夠節(jié)省一定的時間和人工成本

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步及民眾思想觀念的轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)技術(shù)在民眾生活及工作中得到了較為廣泛的應(yīng)用，并取得了一些成績。新形勢下，事業(yè)單位緊跟時展趨勢，在人事檔案管理工作中嘗試應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在一定程度上減少了人員的工作量，緩解了人員的工作量。在人事檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效克服紙質(zhì)版檔案的不足，人事檔案管理人員利用電子音像檔案開展工作能夠在一定程度上提高檔案管理工作的質(zhì)量，為單位內(nèi)部人員開展其他各項(xiàng)工作提供便利。另外，事業(yè)單位通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠降低單位人力成本，在保證人事檔案管理工作質(zhì)量的前提下實(shí)現(xiàn)了單位經(jīng)濟(jì)利益的最大化，能夠促進(jìn)事業(yè)單位的長久穩(wěn)定發(fā)展。

4計(jì)算機(jī)在檔案管理中存在的問題

4.1網(wǎng)絡(luò)安全問題

事業(yè)單位在人事檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠在一定程度上降低人事檔案管理的成本，提高工作開展的質(zhì)量，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。但是值得注意的是，計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用在一定程度上增加了人事檔案管理工作的風(fēng)險，人事檔案管理人員在實(shí)際工作中應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)安全問題，以避免出現(xiàn)信息泄漏和丟失，保證人事檔案檔案管理工作的水平。不法分子為獲取相關(guān)信息會對事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，這種情況要求人事檔案管理人員在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)時充分考慮可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)安全問題，并提前制訂解決方案，以此保證計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。

4.2電子文件的原始性和易被破壞問題

計(jì)算機(jī)技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理中有著較高的應(yīng)用價值，人事檔案管理人員在實(shí)際工作中應(yīng)給予足夠的關(guān)注。但是值得注意的是，相比紙質(zhì)版檔案，電子文件存在原始性和易被破壞的問題，這在一定程度上加大了檔案傳遞和保存的難度，對人事檔案管理人員提出了新的要求。有關(guān)人員在實(shí)際工作中應(yīng)充分認(rèn)識到電子文件的優(yōu)勢與劣勢，并采取針對性手段進(jìn)行應(yīng)對，以此提高人事檔案管理水平[2]。

4.3檔案工作人員知識水平較低

檔案管理工作人員在人事檔案管理中發(fā)揮出不可替代的作用，人員的綜合素質(zhì)對人事檔案管理工作的質(zhì)量有著直接的影響。目前，我國部分事業(yè)單位人事檔案管理人員的思想觀念較為陳舊，對計(jì)算機(jī)技術(shù)的了解較少，并沒有充分認(rèn)識到計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中發(fā)揮的作用，在實(shí)際工作中多是沿用以往的工作模式，對計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用較少，計(jì)算機(jī)技術(shù)難以在實(shí)際工作中發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用，工作開展情況并不理想。此外，部分人員的責(zé)任意識不強(qiáng)，人員在人事檔案管理中存在敷衍了事的心理，不能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)有的作用，也在一定程度影響計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中的應(yīng)用。

5計(jì)算機(jī)技術(shù)在管理人事檔案工作中應(yīng)該注意的事項(xiàng)

5.1不斷優(yōu)化計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理程序，建設(shè)更加高效的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)

事業(yè)單位要想提高計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用水平，就必須注意對數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，確保數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)能夠滿足實(shí)際工作的需求，以此保證人事檔案管理工作的高效有序開展。事業(yè)單位應(yīng)加大對計(jì)算機(jī)技術(shù)研發(fā)工作的投入，為計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新提供穩(wěn)定可靠的物質(zhì)保障，以此為計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)。另外，事業(yè)單位應(yīng)積極打造計(jì)算機(jī)檔案管理平臺，并鼓勵人員利用計(jì)算機(jī)檔案管理平臺開展工作，提高信息收集、傳遞的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作效率及質(zhì)量的大幅提升。

5.2錄用一批熟悉檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才進(jìn)行人事檔案管理工作

事業(yè)單位應(yīng)明確時展的趨勢，在人事檔案管理工作中加大對計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，以此為基礎(chǔ)提高工作開展的水平。新形勢下，事業(yè)單位應(yīng)打造高水平的人事檔案管理隊(duì)伍，為計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)[3]。事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，鼓勵人員學(xué)習(xí)和應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以此提高人員的工作能力，確保計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠在人事檔案管理中發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。此外，事業(yè)單位應(yīng)注意聘用專業(yè)人才，重點(diǎn)考察應(yīng)聘人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，以此實(shí)現(xiàn)對人事檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用水平。

5.3加強(qiáng)對人事信息檔案的保密工作

計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用雖然能夠在一定程度上提高人事檔案管理水平，但是其也增加了信息丟失及泄漏的風(fēng)險，因此，事業(yè)單位在實(shí)際工作中應(yīng)對加強(qiáng)保密工作。檔案管理人員在工作中應(yīng)做好備份工作，對重要信息進(jìn)行備份并分開保存，而且人員應(yīng)注意應(yīng)用安全防護(hù)軟件，規(guī)范計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，提高人事檔案管理工作的安全性，以保證檔案信息的安全和完整。

6結(jié)語

事業(yè)單位在人事檔案管理工作中應(yīng)提高人事檔案數(shù)據(jù)建立及管理軟件設(shè)計(jì)工作的質(zhì)量，保證檔案管理工作能夠在單位發(fā)展中做出一定的貢獻(xiàn)。相關(guān)管理人員應(yīng)明確計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中具有保密性好、保證數(shù)據(jù)具有真實(shí)性及全面性、可以根據(jù)數(shù)學(xué)建立電子音像檔案等特點(diǎn)，并充分認(rèn)識到計(jì)算機(jī)技術(shù)在提高人事檔案管理效率、節(jié)約一定的時間及人工成本支出方面的作用，并加以應(yīng)用，進(jìn)而提高人事檔案管理水平。但是由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的特性，其使用中仍舊存在網(wǎng)絡(luò)安全、電子元件容易被破壞、管理人員知識水平較低等問題，針對這些問題，管理人員可以采用不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)處理程序、加強(qiáng)人員建設(shè)、加強(qiáng)認(rèn)識信息檔案保密工作等措施有效提高相關(guān)工作的質(zhì)量，以此促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王賀名.淺析醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及對策[J].黑龍江史志,2014(5):89-90.

[2]徐彩云.計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在人事檔案信息化進(jìn)程中的應(yīng)用淺析[J].數(shù)字通信世界,2018(9):209-210.

[3]何宗哲.新公共服務(wù)視角下高校干部人事檔案服務(wù)水平的提升路徑研究[D].南寧:廣西大學(xué),2016.

作者：駱國益 單位：甘肅省民勤縣人力資源和社會保障局