高等院校人事檔案管理論文3篇
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第一篇
1．當(dāng)前高等院校人事檔案管理工作中存在的主要問題
目前，很多高等院校人事檔案管理庫房仍然采用的是普通的辦公用房，有的高等院校甚至將檔案管理庫房安置在低下室、底層或者辦公樓頂樓，長期保存很容易受潮，損壞檔案的質(zhì)量。而且，庫房門窗封閉不嚴(yán)，防盜效果不佳，檔案安全受到很大威脅。同時，現(xiàn)階段很多高等院校人事檔案管理工作仍然停留于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，主要以人工操作為主，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用程度低下。有的高等院校雖然引進(jìn)了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，但是只是局限在檔案目錄打印等簡單工作，無法通過計(jì)算機(jī)對人事檔案進(jìn)行篩選、查詢、檢索、分類、排序、匯總，導(dǎo)致管理工作效率低下，浪費(fèi)大量的人力資源。
2．全面加強(qiáng)高等院校人事檔案管理的措施
2．1提高對人事檔案管理工作的認(rèn)識
高等院校人事檔案管理人員應(yīng)提高對人事檔案管理工作的重視度，明確人事檔案管理工作的價值及作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，樹立“以用為主”的理念，注意合理開發(fā)、利用人事檔案，從以往的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，將人事檔案管理和高等院校教學(xué)、科研、推廣等工作緊密聯(lián)系起來，為高等院校人事制度改革、評聘人才等學(xué)校重大事件決策提供重要的參考信息，將人事檔案的作用發(fā)揮到最大限度，使人事檔案管理部門成為一個綜合服務(wù)職能部門。同時，人事檔案管理部門應(yīng)加大對人事檔案管理工作的宣傳力度，提高廣大教職工對于人事檔案管理工作的認(rèn)識，使教職工能夠積極配合。另外，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事管理工作，將該項(xiàng)工作納入學(xué)校日常管理活動中，在制度上、組織上、財(cái)力、物力、人力等方面給予相應(yīng)的保證和支持，確保人事檔案管理工作的順利開展。
2．2應(yīng)制定健全的人事檔案管理制度
高等院校應(yīng)根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況建立完善的人事檔案管理制度，并且加強(qiáng)監(jiān)督、管理，確保各項(xiàng)規(guī)章制度的全面落實(shí)，提高檔案管理工作的有序化、規(guī)范化、科學(xué)化，凡事做到有章可循。同時，高等院校應(yīng)明確規(guī)定人事檔案查閱、保管、收集、接收、傳遞、審核、整理等各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，要求相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程、要求執(zhí)行。
2．3應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快人事檔案信息化建設(shè)步伐
完善的基礎(chǔ)設(shè)施是確保人事檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)保障和重要條件，高等院校應(yīng)加大對人事檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，向各級政府部門及教育主管部門爭取盡可能多的經(jīng)費(fèi)，確保為人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供充足的資金來源。同時，有必要建設(shè)一個專門的人事檔案保存室，根據(jù)檔案的安全保管要求采用相應(yīng)的防護(hù)設(shè)備，盡可能確保人事檔案保存質(zhì)量。其次，應(yīng)加強(qiáng)高等院校人事檔案管理的信息化建設(shè)，采用攝像、掃描儀、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化科技手段，建立一個完善、健全的人事檔案管理信息系統(tǒng)，提高人事檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化。在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)廣泛聽取人事檔案管理工作人員的看法和意見，選用最適宜的管理軟件。為了確保人事檔案信息的安全性，有必要對管理部門以及個人設(shè)置身份訪問權(quán)限，必須通過身份和密碼才可以查詢相關(guān)信息。通過，人事檔案信息系統(tǒng)可以大大提高檔案服務(wù)效率，隨時為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門提供真實(shí)、準(zhǔn)確的資料，提高服務(wù)質(zhì)量。而且，也有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高人事檔案的利用率。
3.結(jié)語
全面加強(qiáng)高等院校人事檔案管理工作是現(xiàn)代高等院校發(fā)展的內(nèi)在要求，高等院校應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，從被動服務(wù)、手工操作轉(zhuǎn)向主動服務(wù)、現(xiàn)代化管理，不斷完善、優(yōu)化人事檔案管理機(jī)制，將人事檔案的價值充分發(fā)揮出來，為高等院校發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
作者：譚春霞 單位：長春工程學(xué)院檔案館
第二篇
1.聘任制下高等院校人事檔案管理工作中存在的主要問題
1.1人事檔案歸檔材料質(zhì)量不高
在聘任制改革下，大大增加了高等院校聘用制教職工的流動量，使人事檔案管理人員的工作量大大增加。但是，很多高等院校領(lǐng)導(dǎo)并沒有重視人事檔案管理工作，對于這方面的人力、物力、財(cái)力投資較少，因此很多高等院校人事檔案管理人員并非?？瞥錾恚安]有接受過系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)，導(dǎo)致在收集歸檔材料、歸檔、保存等環(huán)節(jié)沒有準(zhǔn)確處理，人事檔案材料收集質(zhì)量難以保證。主要是檔案收集內(nèi)容不完整，在人事檔案中常常會偏重于學(xué)歷、職稱晉升、工資、年度考核等資料收集，關(guān)于教職工個人發(fā)展、各時期工作指標(biāo)達(dá)成情況等資料相對較少。
1.2檔案管理方法比較老舊
目前，很多高等院校人事檔案管理仍然采用的是傳統(tǒng)的手工管理模式，檔案材料都是采用紙質(zhì)檔，這種傳統(tǒng)的檔案管理辦法在收集過程中，需要大量的人力，工作人員的工作量較大，而且也費(fèi)時，并且紙質(zhì)信息容易被其他人員改動。在保存這些紙質(zhì)檔案時難度也非常大，查閱資料也不方便，尤其是對于頻繁跳槽的工作人員，由于不同的用人單位在檔案盒的制作、打孔位置都會存在一定差異，因此往往需要重新進(jìn)行裝訂，這樣很容易破壞紙質(zhì)檔案。雖然目前有的高等院校已經(jīng)開始運(yùn)用先進(jìn)的電子信息技術(shù)，但是只是在信息檢索方面有所價值，并沒有建立個人電子檔案。
2改進(jìn)高等院校人事檔案管理的措施
2.1提高人事檔案管理工作的認(rèn)識
高等院校領(lǐng)導(dǎo)者及人事檔案管理人員應(yīng)重視人事檔案管理工作，建立完善、系統(tǒng)的人事檔案規(guī)章制度，提高人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化。同時應(yīng)組織學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)成立人事檔案管理工作小組，確立人事檔案管理工作在每一個學(xué)院管理工作的重要性，全面落實(shí)人事檔案管理工作的每一個細(xì)節(jié)。其次，應(yīng)建立科學(xué)的獎懲制度，將個人年終目標(biāo)考核和人事檔案管理工作直接掛鉤，激發(fā)工作人員的工作主動性、積極性。其次，高等院校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分利用校內(nèi)刊物、校園網(wǎng)絡(luò)等形式加大對人事檔案管理工作的宣傳力度，提高對人事檔案管理工作的重視度。
2.2應(yīng)確保人事檔案內(nèi)容的完整、真實(shí)
人事檔案管理一定要確保其權(quán)威性、嚴(yán)肅性，保證人事檔案信息的真實(shí)、完整、全面，才可以發(fā)揮人事檔案的“憑證”功能。檔案資料收集是人事檔案管理工作非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，在收集檔案資料的過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理工作的流程進(jìn)行，利用各種正規(guī)渠道收集材料，確保材料收集的全面、真實(shí)性。在接收新材料過程中，應(yīng)仔細(xì)、認(rèn)真的進(jìn)行對比、核查，一旦發(fā)現(xiàn)材料缺少應(yīng)立即請當(dāng)事人補(bǔ)交。在平時也應(yīng)該及時更新檔案信息，一旦檔案有問題應(yīng)及時糾正、復(fù)核。
2.3加大人事檔案信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案的開發(fā)、利用
隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，高等院校管理者也應(yīng)該積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)。傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法明顯存在很多弊端，工作效率低下，嚴(yán)重影響高等院校人事檔案管理工作質(zhì)量。高等院校應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念，在遵循《檔案法》的相關(guān)規(guī)定下適當(dāng)調(diào)整一些管理模式和管理方法。比如，在收集檔案材料時，可以增加音頻、圖片等比較帶有個人特色的檔案材料。在確保人事檔案信息安全的前提下，可以授權(quán)查閱檔案。通過這種授權(quán)查閱制度有利于幫助克服人才流動中人事檔案利用困難問題，可以確保人事檔案的真實(shí)性、原始性。其次，高等院校應(yīng)建立個人電子檔案，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理體系，有利于提高人事檔案管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，檔案信息查找和信息統(tǒng)計(jì)也更加方便，避免檔案傳遞過程中的損壞，檔案材料歸檔、保存更加容易。
3結(jié)語
總之，聘任制下，高等院校人事檔案管理工作中存在人事檔案管理重視度不高，檔案信息資料質(zhì)量不高，管理辦法老舊等問題，高等院校領(lǐng)導(dǎo)者及人事檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要作用，確保檔案資料的真實(shí)性、全面性，加強(qiáng)信息化管理水平，全面提高人事檔案管理水平，充分發(fā)揮其作用。
作者：王馨苑 單位：長春工程學(xué)院人事處
第三篇
1加快高等院校人事檔案管理信息化建設(shè)的措施
1.1高等院校人事檔案管理規(guī)范化
要加快高等院校人事檔案管理信息化建設(shè)，除了樹立良好的意識，也要建立健全高等院校人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，這樣才能保障檔案管理的各項(xiàng)具體工作有法可依，使檔案管理活動更規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化。我們在建立檔案電子信息庫的時候一定要嚴(yán)格保證檔案的真實(shí)性、安全性和規(guī)范性，這是加快檔案信息化管理的前提，同時，我們也能利用信息化技術(shù)，及時更新數(shù)據(jù)庫信息，做好安全傳輸和人事檔案保密工作，從而保證檔案管理的規(guī)范化和動態(tài)化。
1.2加快人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)
隨著人事檔案信息量的不斷增加、不斷更新，高等院校人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)將成為高等院校人事檔案管理的必經(jīng)之路。首先，要保障基礎(chǔ)技術(shù)設(shè)施的健全完善，實(shí)現(xiàn)高等院校辦公自動化及政務(wù)公開化，為人事檔案管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用打好基礎(chǔ)。高等院?？梢酝ㄟ^局域網(wǎng)絡(luò)，建立高等院校人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的資源共享要特別注意查閱權(quán)限和管理權(quán)限的系統(tǒng)設(shè)置。在查閱權(quán)限上，要根據(jù)不同的用戶類別給予不同的查閱權(quán)限；在管理權(quán)限上，要按照系統(tǒng)管理員的級別和權(quán)限，設(shè)置不同的檔案修改、分類、傳輸?shù)裙δ?，以保證人事檔案的安全性和保密性。人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，同時要注重?cái)?shù)據(jù)庫的更新，管理員要及時上傳人事檔案的更新信息，保證人事檔案的動態(tài)性和實(shí)效性，使人事檔案信息化管理更好地為高等院校人才隊(duì)伍培養(yǎng)和建設(shè)提供有利條件。檔案系統(tǒng)的開發(fā)可以在高等院校人才服務(wù)或者人才推薦上面進(jìn)行創(chuàng)新性研究，改變以往人才數(shù)據(jù)庫單向查詢的局限性功能。為了體現(xiàn)高等院校人事檔案的服務(wù)性質(zhì)，系統(tǒng)可以針對不同的人才類型匹配不同的崗位需求，幫助用人單位或者人才本身做一個雙向查閱或者選擇功能，這樣一來更能體現(xiàn)信息化管理人性化的一面。
1.3加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)
高等院校人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，尤其是檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向信息化管理轉(zhuǎn)型的時代，檔案管理需要專業(yè)性和技術(shù)性更強(qiáng)的高素質(zhì)人才。要想加快高效人事檔案信息化管理的進(jìn)程，就要在選人、育人方面加大力度。在選人方面，要注重選擇既有檔案管理專業(yè)知識又具備計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力的復(fù)合型人才。在育人方面，要加大人才技能培養(yǎng)的資金和設(shè)施投入，同時，要注重人才隊(duì)伍檔案管理意識的培養(yǎng)，不斷發(fā)揮人的主觀能動性，將高等院校人事檔案的管理推向信息化和便利化。
2結(jié)語
加快高等院校人事檔案的信息化管理任重而道遠(yuǎn)，我們既然能清醒的認(rèn)識到目前我國大部分高等院校檔案管理存在的弊端，也深深明白推動高等院校人事檔案管理信息化的必然趨勢，就應(yīng)該群策群力，不斷探討更多的有利于加快高等院校人事檔案信息化管理的可行性措施。文中提到的優(yōu)化措施只是起到拋磚引玉的作用，希望更多的高等院校檔案管理人員能夠不斷完善專業(yè)技能，不斷學(xué)習(xí)數(shù)字化科學(xué)技術(shù)，更好地為高等院校人事檔案管理貢獻(xiàn)力量。
作者：王馨苑 單位：長春工程學(xué)院人事處