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第一篇
一、人事檔案管理工作存在的主要問題
第一,人事檔案管理工作重視不足。人事檔案管理常常被視為事務(wù)性的工作,單位領(lǐng)導(dǎo)主要關(guān)心業(yè)務(wù)層面的工作,認(rèn)為人事檔案管理只要保證日常查檔、不發(fā)生丟失泄密的情況即可。各部門對人事檔案工作表現(xiàn)出不關(guān)心的態(tài)度,填寫檔案表格時(shí)不認(rèn)真,信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性難以獲得保證。人事檔案管理人員也沒有對檔案資料給予嚴(yán)格審核,檔案資料不全、不及時(shí)歸檔的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
第二,人事檔案管理制度不健全。人事檔案管理是一項(xiàng)瑣碎、復(fù)雜的工作,涉及檔案資料的收集、整理、分類、編目、查詢、傳遞、使用等多項(xiàng)內(nèi)容,需要有專人負(fù)責(zé),并保證工作質(zhì)量。有的單位只是照搬《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,而沒有建立具體的實(shí)施細(xì)則,因而缺乏對人事檔案管理工作的嚴(yán)格約束。有的單位即使建立了相關(guān)制度,但執(zhí)行過程往往流于形式。
第三,檔案內(nèi)容不規(guī)范。由于單位對人事檔案管理工作未能給予足夠重視,檔案收集力度不夠,現(xiàn)有人事檔案內(nèi)容并不規(guī)范。例如,不少人事檔案僅記錄個(gè)人基本情況,對個(gè)人能力、信譽(yù)、業(yè)績等方面的資料反映較少,難以為人事工作提供有力依據(jù);有的人員離職、出國,檔案卻沒有跟隨變動(dòng),造成人員和檔案的分離。人事檔案信息的質(zhì)量不佳,也就不能發(fā)揮應(yīng)有的使用價(jià)值。
第四,管理水平落后。不少單位開展人事檔案管理工作的環(huán)境并不理想,缺少先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施,有的單位甚至沒有設(shè)立單獨(dú)的檔案室,這對檔案材料的保存極為不利。在現(xiàn)有的工作條件下,人事檔案檢索經(jīng)常依靠傳統(tǒng)的手工方式,檔案傳遞速度慢,資料查詢不便,管理效率低。盡管各單位業(yè)務(wù)部門都在積極進(jìn)行信息化建設(shè),但人事檔案管理信息化水平仍然不高。
二、人事檔案管理工作的完善對策
針對當(dāng)前工作中的問題,單位應(yīng)采取以下對策:
第一,樹立檔案管理意識(shí)。人事檔案管理工作的改進(jìn)首先需要從思想層面給予重視,單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)并貫徹《檔案法》,將人事檔案管理放置在應(yīng)有的高度,向各部門宣傳人事檔案工作的重要性,動(dòng)員職工關(guān)心和支持檔案工作。檔案管理人員要時(shí)刻關(guān)注本單位人事變動(dòng)情況,為單位人力資源開發(fā)提供有力支撐。而各部門職工本身就是人事檔案的生成者,因而在填寫檔案信息時(shí)應(yīng)保持嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度,積極配合檔案管理人員的工作。
第二,建立人事檔案管理制度。為確保人事檔案管理工作落到實(shí)處,單位應(yīng)建立嚴(yán)格的人事檔案規(guī)章制度,明確人事檔案管理人員的具體責(zé)任,檔案信息收集、整理、錄入、分類、歸檔、保存、更新、轉(zhuǎn)檔等各項(xiàng)工作都應(yīng)有責(zé)任人與之對應(yīng),防止檔案管理工作流于形式。同時(shí)單位應(yīng)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制,全面考核人事檔案管理人員的工作成果,評估人事檔案的完整性、真實(shí)性和機(jī)密性,對責(zé)任心強(qiáng)、認(rèn)真履行管理職責(zé)的人員,單位應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì),以激發(fā)人事檔案管理人員的工作熱情。
第三,提高人事檔案人員素質(zhì)。人事檔案信息填寫是否規(guī)范、管理方法是否科學(xué)與管理人員的素質(zhì)是分不開的。人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,需要專業(yè)人才的知識(shí)和技能支持,才能充分實(shí)現(xiàn)人事檔案的開發(fā)利用價(jià)值。所以單位應(yīng)吸納具備專業(yè)學(xué)歷背景、工作經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心強(qiáng)的人事檔案管理人才,由專業(yè)人才為單位系統(tǒng)規(guī)范人事檔案應(yīng)填寫的內(nèi)容,對各部門填寫的檔案信息予以把關(guān),及時(shí)處理人事檔案的變動(dòng)情況,加強(qiáng)人事檔案信息的開發(fā)利用。
第四,開展人事檔案管理信息化建設(shè)。隨著人事檔案管理人員素質(zhì)的提高,單位應(yīng)積極開展檔案管理信息化建設(shè),設(shè)計(jì)符合本單位實(shí)際、通用性強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的人事檔案管理信息系統(tǒng),將人事檔案生成相應(yīng)的電子文檔,以便于檔案的錄入、存儲(chǔ)、分類、更新、傳遞,特別是為提供遠(yuǎn)程信息服務(wù)提供支持。因此,單位應(yīng)加大人事檔案管理工作的投入力度,提升軟硬件水平,使檔案管理人員能夠應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù),對人事檔案進(jìn)行高效的管理與開發(fā)利用。
作者:王達(dá) 單位:興安盟行政公署辦公廳
第二篇
1解決人事檔案管理存在問題的對策
1.1提高人事檔案管理意識(shí)
意識(shí)的提升是促進(jìn)事物發(fā)展根本,主觀意識(shí)決定客觀事物的發(fā)展,反過來客觀事物提升主觀意識(shí)的完善。哲學(xué)上的觀點(diǎn)可以應(yīng)用在事業(yè)單位人事檔案管理工作中,作為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo),首先要具備對于人事檔案管理工作的主觀認(rèn)識(shí),將人事檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展和管理的基礎(chǔ)性的工作進(jìn)行完善和提升。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作作為單位建設(shè)的基礎(chǔ)性工作,提升檔案管理人員的思想意識(shí),切實(shí)做好檔案管理工作相關(guān)要求,同時(shí)要對于檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。
1.2提高檔案管理水平
社會(huì)不斷的發(fā)展變化促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理工作的變化,目前我國的事業(yè)單位檔案管理意識(shí)和觀念在逐步的改變,由原來的分散式管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧薪y(tǒng)一的管理。集中統(tǒng)一的管理將整合人事信息資源,進(jìn)行統(tǒng)一的管理。作為事業(yè)單位各級組織、人事、勞動(dòng)、檔案部門要按照相關(guān)檔案管理?xiàng)l例推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行,這是嚴(yán)格按照市場化經(jīng)濟(jì)發(fā)展變化的要求進(jìn)行的改變,也是政府轉(zhuǎn)變職能的需要,提升了人事檔案管理的整體水平。管理層人員可以聘請專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行檔案的保管與出借,完善檔案管理工作的同時(shí),先進(jìn)的人才可以與時(shí)俱進(jìn)的調(diào)整檔案管理方式,以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。
1.3加強(qiáng)人事檔案管理人員自身建設(shè)
人事檔案管理工作是一項(xiàng)保密性、政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作,涉及到的個(gè)人信息安全問題,因此對于人事檔案管理人員的素質(zhì)和管理水平要求很嚴(yán)格。事業(yè)單位在進(jìn)行人事制度改革進(jìn)行過程中,挑選檔案管理人員要選擇認(rèn)真負(fù)責(zé)、工作嚴(yán)謹(jǐn)、不怕辛苦的人來擔(dān)當(dāng),這是建立一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍需要具備的條件,同時(shí),聘請專業(yè)的人事檔案管理方面的專家進(jìn)行人員的培訓(xùn),掌握和了解最新的人事檔案管理工作的動(dòng)態(tài)和新的管理方法,同時(shí)要樹立檔案管理人員正確的價(jià)值觀,提高自身的思想覺悟,這是事業(yè)單位不斷發(fā)展的需要,也是新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。
1.4加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)
人事檔案管理工作想要不斷的進(jìn)步發(fā)展,那么一定要緊隨時(shí)代社會(huì)的發(fā)展變化進(jìn)行調(diào)整。進(jìn)入新時(shí)期,我國開始進(jìn)入信息化社會(huì),信息化社會(huì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開始廣泛的在各行業(yè)應(yīng)用,檔案管理工作對于信息化技術(shù)的需求也在不斷的增強(qiáng)。應(yīng)用信息化的管理手段,例如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等,將人事信息資源錄入計(jì)算機(jī),對人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理,擁有一定權(quán)限的人可以對人事檔案進(jìn)行檢索,如果有需要提檔,那么計(jì)算機(jī)可以有效的提升信息傳輸效率,工作效率大大提升,同時(shí),因?yàn)槭请娮庸芾?,人事檔案的原件將過去紙張式管理容易丟失、破壞轉(zhuǎn)變成不易被破壞的電子文檔,提高了檔案管理的安全性與完整性。
1.5健全檔案各項(xiàng)管理制度
事業(yè)單位的人事檔案管理水平的提升,要從工作的實(shí)際需要出發(fā),結(jié)合社會(huì)的發(fā)展變化去完善人事方案管理制度和檔案監(jiān)督管理制度。當(dāng)前政治經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入,對于人事檔案管理工作也有了新的要求,作為人事檔案管理工作的基礎(chǔ),收集人事檔案材料要及時(shí),同時(shí)在整理鑒別時(shí)認(rèn)真細(xì)致,確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。對于人事檔案案卷的整理工作要進(jìn)行明確細(xì)致的工作細(xì)則規(guī)范,確保案卷整理工作的科學(xué)性,對于檔案材料的歸檔和轉(zhuǎn)出要有明確的管理制度來要求,不僅保護(hù)檔案的安全性,同時(shí)也為日后的工作提供更加準(zhǔn)確、安全、高效的工作方法。
2結(jié)語
通過本文分析可以看出,人事檔案管理工作存在的問題是阻礙檔案管理工作發(fā)展的,面對新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提升,作為事業(yè)單位來說,采取措施解決問題,就要建立健全人事檔案管理制度,規(guī)范檔案管理工作,提高對檔案管理工作的認(rèn)識(shí),積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段提升工作效率,這是促進(jìn)事業(yè)單位管理水平的重要途徑。
作者:翟鈺齊 代永剛 單位:吉林省白山市公路建設(shè)收費(fèi)總站