醫(yī)院人事檔案管理與人力資源開(kāi)發(fā)

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醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理與開(kāi)發(fā)中發(fā)揮著舉足輕重的作用，它反映了醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)、能力、思想品德和工作業(yè)績(jī)等方面的真實(shí)情況。筆者總結(jié)了在醫(yī)院從事人事檔案管理與人力資源管理工作多年的實(shí)踐，分析了醫(yī)院人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的優(yōu)劣極大地影響著人力資源管理的有效性。

1醫(yī)院人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系

醫(yī)院人力資源管理是一種以“人”為中心，將人作為最重要資源的現(xiàn)代管理思想;是運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對(duì)與一定物力相結(jié)合的人力進(jìn)行合理的培訓(xùn)、組織和調(diào)配，使人力、物力經(jīng)常保持最佳比例;同時(shí)對(duì)人的思想、心理和行為進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼T導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)與個(gè)人目標(biāo)有機(jī)統(tǒng)一，使組織的成長(zhǎng)與個(gè)人能力的發(fā)展相適應(yīng)。人力資源管理的基本目的就是建立一支宏大的、高素質(zhì)、高度團(tuán)結(jié)的隊(duì)伍;創(chuàng)造一種自我激勵(lì)、自我約束和促進(jìn)優(yōu)秀人才脫穎而出的機(jī)制;培育、營(yíng)造良好的組織氛圍和醫(yī)院文化。醫(yī)院人事檔案是一種特殊檔案，是醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療、保健、教學(xué)科研等活動(dòng)中形成的，它反映了醫(yī)務(wù)人員的工作經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績(jī)和科研水平等情況，并以個(gè)人為單位，按一定的規(guī)則和方法加以整理，作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來(lái)的文字材料。人事檔案內(nèi)容包括:

(1)個(gè)人履歷;

(2)學(xué)歷學(xué)位、成績(jī)、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職稱情況;

(3)入黨、團(tuán)及個(gè)人政治歷史審查材料;

(4)獎(jiǎng)懲材料;

(5)干部任免、工資待遇等方面的材料;

(6)家庭及社會(huì)關(guān)系、政治面貌及其他供組織參考的材料。以上各項(xiàng)基本內(nèi)容，是由人事部門(mén)相關(guān)人員經(jīng)過(guò)審核、簽字和蓋章等手續(xù)而處理完畢的，具有使用價(jià)值和保存價(jià)值的憑證材料，是一個(gè)人本來(lái)面目的真實(shí)反映，可以說(shuō)“檔如其人”。正因如此，人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映［1］。人事檔案管理和人力資源管理之間的關(guān)系相輔相成，不可分離，同步發(fā)展，是一個(gè)有機(jī)的整體。人事檔案是人力資源管理過(guò)程中產(chǎn)生各種信息的有效載體，以充分開(kāi)發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)人事檔案深層次的開(kāi)發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，醫(yī)院人事部門(mén)將搜索到的人才信息以最快的時(shí)間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)，為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。因此人事檔案其內(nèi)容(包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、德能勤績(jī)等)是人力資源管理過(guò)程中識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù);而人力資源管理離不開(kāi)人事檔案提供的信息。由此可見(jiàn)，人事檔案與人力資源管理的關(guān)系十分密切。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，互相促進(jìn)，人力資源的廣泛使用能促進(jìn)人事檔案的發(fā)展，而人事檔案的科學(xué)化管理，又會(huì)推動(dòng)人力資源的開(kāi)發(fā)。

2發(fā)揮醫(yī)院人事檔案管理在人力資源開(kāi)發(fā)中的作用

2．1醫(yī)院人事檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)可靠的信息

人事檔案全面記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程，通過(guò)檔案可以了解員工的過(guò)去，掌握現(xiàn)在，從而預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿Γ皶r(shí)發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒(méi)人才;依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚(yáng)長(zhǎng)避短，各司其職，最大限度地發(fā)揮人才效力。在醫(yī)院的發(fā)展中，醫(yī)院必須擁有一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，并真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們?cè)诟鱾€(gè)崗位上的最大效力，尤其是在醫(yī)院進(jìn)行人事制度改革，崗位競(jìng)聘，選拔人才和干部的任用過(guò)程中，就必然要借助于人事檔案，了解其全部歷史和工作經(jīng)歷，從而為醫(yī)院的選人、用人提供有價(jià)值的參考信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。

2．2醫(yī)院人事檔案為專業(yè)技術(shù)人員的職稱評(píng)定、工資調(diào)整提供了依據(jù)

醫(yī)院人事檔案為本單位提供各類人才信息和用人依據(jù)的同時(shí)，也為醫(yī)務(wù)人員的職稱評(píng)定和享受各類待遇等提供依據(jù)，是醫(yī)療衛(wèi)生單位人才開(kāi)發(fā)的重要資源。自1988年實(shí)施專業(yè)技術(shù)職稱制度改革至今，不論是評(píng)審還是參加全國(guó)資格考試或其他系列專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)審，為專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升提供了真實(shí)而有效的學(xué)歷憑證和組織鑒定材料，確保了專業(yè)職稱晉升工作的順利完成。在醫(yī)院每次工資調(diào)整的過(guò)程中，醫(yī)院人事部門(mén)都是依靠完整的人事檔案信息，尤其是在醫(yī)院實(shí)施績(jī)效工資改革時(shí)，依據(jù)每一位職工的學(xué)歷、資歷、職務(wù)、職稱、崗位等級(jí)等調(diào)整工資，通過(guò)資科錄入、修正、核對(duì)、公示等環(huán)節(jié)并經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子討論通過(guò)，順利實(shí)施，完成了醫(yī)院績(jī)效工資改革這一龐大而細(xì)致的系統(tǒng)工程。

2．3醫(yī)院人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置

人力資源配置是提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時(shí)間的推移與內(nèi)外環(huán)境的變化，出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況。一份完整的人事檔案，可以顯示一個(gè)人較全面的個(gè)人信息。人事部門(mén)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行研究分析，可以從中發(fā)現(xiàn)人才成長(zhǎng)的某些特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)于識(shí)別人才、培養(yǎng)人才和正確使用人才都有著十分重要的意義。人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，使人力資源得到最佳的配置［2］。

3醫(yī)院人力資源開(kāi)發(fā)對(duì)人事檔案管理的新要求

3．1規(guī)范人事檔案的信息收集工作

人事檔案的收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)，并且服務(wù)和服從于人事檔案工作，它是為選人、用人和“用人治事”提供依據(jù)的［3］。人事檔案信息有無(wú)吸引力和競(jìng)爭(zhēng)力，在很大程度上取決于是否有豐富的信息存儲(chǔ)量，只有在傳統(tǒng)保管檔案的基礎(chǔ)上充實(shí)人事檔案的內(nèi)容，添加一些能夠使人力資源管理部門(mén)得到有效數(shù)據(jù)的內(nèi)容。將檔案人各個(gè)時(shí)期、各個(gè)地方形成的有關(guān)經(jīng)歷和德、能、勤、績(jī)的材料都集中起來(lái)形成整體，人事檔案信息資源才能得到充分的利用。要豐富人事檔案信息，就要學(xué)會(huì)在接收人事檔案的基礎(chǔ)上仔細(xì)鑒別、篩選，去粗取精、去偽存真，保證人事檔案的真實(shí)性和時(shí)效性，使人事檔案能體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

3．2完善更新人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，才能使人事檔案得到科學(xué)管理和有效利用，才能維護(hù)黨和國(guó)家的機(jī)密、實(shí)現(xiàn)人事檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性;在材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊;在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠;在別人查閱、傳閱檔案時(shí)，要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門(mén)聯(lián)系，及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切，都離不開(kāi)嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。

3．3切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高，舊有的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案管理部門(mén)的同時(shí)，要注重對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使他們能夠適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求;要讓他們端正思想，擺正位置，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變過(guò)去坐等上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)方式，積極主動(dòng)地與各部門(mén)溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。檔案管理人員要肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識(shí)的重任，提高全民檔案意識(shí)，形成人人關(guān)心檔案的局面。

3．4加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來(lái)諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過(guò)微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

作者：唐薇