人事檔案管理信息化技術影響分析

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摘要：人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，隨著信息技術的不斷更新與發(fā)展，信息化技術成為影響人事檔案管理的重要因素。本文審視信息化技術為人事檔案管理帶來的各種影響，推進信息化技術在人事檔案管理中的應用，促進人事檔案管理效率與質量的不斷提高與加強。

關鍵詞：信息化技術；人事檔案管理；影響；應用；探究；

隨著經濟的發(fā)展與社會的進步，人事檔案作為個人成長的歷史記錄逐漸成為一種重要的戰(zhàn)略資源。為適應社會發(fā)展的需要，人事檔案管理隨著信息化技術的發(fā)展逐步實現信息化管理的過程，通過信息技術的應用來提高人事檔案管理的效率，加強人事檔案管理的質量。

1信息化技術對人事檔案管理的影響

1.1改變傳統(tǒng)人事檔案管理模式

在信息化社會中，信息資源逐漸成為社會經濟活動中必不可少的戰(zhàn)略資源，人事檔案是個人成長的重要信息資源，它是人力資源管理的重要組成部分，實現人事檔案管理的信息化使時展的應然取向[1]。傳統(tǒng)的人事檔案管理主要采用紙質方法來承載重要的信息，導致大量信息丟失的現象，如高校的人事檔案管理中，由于高校崗位的類型較多，工作人員的數量就相應增多，繁雜的工作量就會增加了人事檔案管理的難度，降低人事檔案管理的效率。信息化技術利用計算機與網絡技術的優(yōu)勢，通過電子文件來保存人事檔案信息，如使用MicrosoftOffice辦公軟件可以對人事檔案的人員進行計算與匯總，通過表格的形式來呈現人事檔案管理的相關內容，可以對人事信息一目了然。

1.2提高人事檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，由于受到紙質信息管理的影響，使得人事檔案管理的工作非常繁瑣。信息化技術的到來為人事檔案管理提供了資源共享的平臺，擴展了人事檔案管理的范圍與領域，如信息化技術中網絡技術的應用可以使人事檔案的相關內容在網絡平臺中共享，不需要對人事信息進行重復的記錄，實現了人事數據信息的實時更新，同時，工作人員都可以通過信息化技術的網絡服務共享來獲知自己的人事檔案信息，及時發(fā)現檔案信息中的問題與錯誤，并采取有效地措施解決檔案問題，消除不必要的矛盾。人事檔案管理的信息化能夠降低管理人員的工作量，提高工作人員的業(yè)務水平，有利于提高資源利用的有效性，提高人事檔案管理的效率與水平，真正的實現人事檔案管理的辦公自動化及信息化。

1.3增強人事檔案管理服務水平

人事檔案管理的重要功能在于檔案的查詢、編輯、修改及更新等服務方面，在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，查詢的方法主要采取的是人工查詢，這種查詢方式大大降低了查詢的效率；在編輯、修改與更新過程中，也會出現對原始人事檔案的破壞，造成人事檔案的客觀性受到嚴重影響，導致人事檔案的其權威性受到質疑。信息化技術的出現則為人事檔案的管理帶來新的思路與方法，計算機技術的處理功能與網絡技術的共享功能，使得人事檔案管理的服務水平得以提高，如人事管理人員可以在電腦上迅速的調出需要查詢人員的姓名、職稱等相關信息，還可以及時的修改相關信息，并更新辭職或離職人員的信息資源，這樣可以保證人事檔案的準確性與真實性，促進人事檔案的高效、高質管理。

2信息化技術在人事檔案管理中的應用

2.1加強人事檔案管理應用信息技術的思想

社會的信息化發(fā)展促使人們越來越重視信息的重要作用，信息化技術在人事檔案管理中的應用實質就是要實現信息管理自動化系統(tǒng)的開發(fā)與應用，這種自動化的人事檔案管理系統(tǒng)具有即時性、快捷性及動態(tài)性等方面的特點，它能夠實現傳統(tǒng)人事檔案管理無法實現的功能，如快速的查詢功能、及時的更新功能等，這就要求人事檔案的管理人員必須端正態(tài)度、擺正心態(tài)，愿意接受改變、接受新的技術，如有些人事檔案管理人員由于工作年限較長，不愿意改變已有的工作模式，或者因思想的固化而不能充分利用先進的信息技術，這些都不利于信息化技術在人事檔案管理中的應用與推廣，因此，必須要加強人事檔案管理應用信息化技術的意識，促進人事檔案管理人員從實際出發(fā)，立足現代信息技術的發(fā)展，綜合考慮人事檔案信息化管理的過程與內容，實時監(jiān)控檔案管理中的問題，及時尋找針對性的解決措施，增強信息化技術對于人事檔案管理的積極影響。

2.2推動人事檔案信息化管理的一體化進程

人事檔案管理的內容包括人事檔案的建檔、歸檔、轉檔、查詢、借閱、借出、盤點及處理等方面，這些內容既相互獨立，又相互影響，它們形成一體化的流程，如檔案的查詢是建立在建檔與歸檔基礎之上的，沒有建檔與歸檔也就無法查詢相關的人事檔案，同樣檔案的處理需要原有的檔案信息作為處理的對象與基礎，因此，每一個流程與環(huán)節(jié)都是相輔相成，相互促進的關系。信息化技術在人事檔案管理中的應用使得檔案的每一個內容與環(huán)節(jié)都實現了管理的信息化過程，管理人員可以在計算機或其他網絡設備上快速的實現檔案的查詢、盤點、轉檔等方面的功能，加強人事檔案信息資源安全、快捷的共享，通過計算機技術與網絡技術的應用促進人事檔案管理中所有業(yè)務的一體化運作，如人事檔案信息的接收、存儲、提取、使用、管理等方面，實現人事檔案管理服務一體化的職能[2]。

2.3促進人事檔案管理中信息技術的軟件開發(fā)力度

人事檔案管理中信息化技術的應用需要信息化操作平臺的支持，沒有信息化操作平臺的支持，實現人事檔案管理的信息化是不可能的，這就要求人事檔案的管理人員大力研發(fā)人事檔案管理的信息化軟件或技術，對各類操作不斷進行更新與升級，從而建立起整體的人事檔案管理信息系統(tǒng)。在人事檔案管理信息系統(tǒng)的建立過程中，要全面考慮檔案工作的實際情況，如管理系統(tǒng)需要具有查詢、傳輸、維護、處理等方面的功能，這些功能能夠實現人事檔案管理的安全性、實用性及科學性。

2.4提高人事檔案管理應用信息化技術的信息溝通

人事檔案管理部門是整個企業(yè)或高校的重要組成部分，它不是獨立存在的個體，而是關系到企業(yè)或高校整體部門的生存與發(fā)展，因此，人事檔案管理應用信息化技術需要促進不同部門之間的溝通與交流，建立各個部門之間的協(xié)調機制，確保人事檔案信息的完整性與規(guī)范性，實現人事檔案信息資源的安全可靠，促進人事檔案管理信息化速度的提高。

3結論

信息化技術在人事檔案管理中的應用是現代化科技發(fā)展的必然趨勢，要不斷的加強人事檔案管理中信息化技術的應用，促進人事檔案管理的安全性、可靠性，提高人事檔案管理的更新速度及利用效率。

參考文獻

[1]張雨薇，李鋒．人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析[J]．科協(xié)論壇，2013（3）：98.

[2]張彬．人事檔案管理的困境與出路[J]．吉林大學學報（社會科學版），2011（5）：23.

作者：陳銘 單位：國網黑龍江省電力有限公司信息通信公司