人事檔案管理工作研究(9篇)
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第一篇：新時(shí)期人事檔案管理發(fā)展策略
【摘要】人事檔案管理是一個(gè)企業(yè)內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于企業(yè)的整體管理工作和員工工作積極性能夠產(chǎn)生極為重要的影響。因此，在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新時(shí)期探索如何更好地提高人事檔案管理工作水平，分析人事檔案管理發(fā)展趨勢(shì)意義重大。本文從當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，分析在人事檔案管理中存在的問(wèn)題并且提出人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)及應(yīng)對(duì)措施，以期為我國(guó)人事檔案管理提供一定理論借鑒。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；檔案管理；發(fā)展趨勢(shì)
一、前言
在我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程中，如何最大限度地調(diào)動(dòng)員工工作積極性，從而不斷提升工作效率顯得尤為重要，這就要求任何企業(yè)單位都要更加重視管理工作，其中人事檔案管理以其對(duì)員工的特殊性而成為不容忽視的環(huán)節(jié)。當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理工作中存在著諸多問(wèn)題，影響了新時(shí)期人事檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展及對(duì)企業(yè)管理工作發(fā)揮其應(yīng)有作用。一般來(lái)說(shuō)，很多單位對(duì)于人事檔案管理的觀念比較淡薄，存在著主觀上輕視人事檔案管理的現(xiàn)象，由此帶來(lái)人事檔案管理混亂、責(zé)任不明確且人事檔案利用率低的問(wèn)題，對(duì)于調(diào)動(dòng)員工的工作積極性、通過(guò)人事檔案的特殊屬性提升員工工作效率的可能性化為烏有。更不用說(shuō)由于缺少重視而造成的人事檔案信息失真、公信力不足等情況，反映了在人事檔案管理中存在的把關(guān)不嚴(yán)、管理人員素質(zhì)不高等問(wèn)題。
二、新時(shí)期人事檔案管理發(fā)展趨勢(shì)
（一）新時(shí)期人事檔案管理的信息化趨勢(shì)。信息化是新時(shí)期社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要屬性，自然也是人事檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)。新時(shí)期的人事檔案管理需要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐劳杏诰W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息化人事檔案管理。這種更加便捷、高效而又節(jié)約資源的檔案管理體現(xiàn)出比傳統(tǒng)人事檔案管理較大的優(yōu)勢(shì)，因此成了新時(shí)期人事檔案管理的必然選擇。同時(shí)推動(dòng)人事檔案管理信息化還有助于改進(jìn)傳統(tǒng)管理模式、創(chuàng)新人事檔案管理理念、提升管理手段的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
（二）新時(shí)期人事檔案管理的專業(yè)化趨勢(shì)。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作人員很大程度上不能兼具政治可靠與專業(yè)素質(zhì)，而前者往往又在人員任免過(guò)程中扮演著重要的角色。新時(shí)期的人事檔案管理必然要突出專業(yè)化趨勢(shì)，不斷提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，改進(jìn)人事檔案管理的專業(yè)化水平。信息化社會(huì)對(duì)于人事檔案管理工作人員的文化素質(zhì)、科學(xué)技術(shù)素質(zhì)和檔案管理專業(yè)素質(zhì)提出了更高要求，不斷提升管理人員的專業(yè)性，通過(guò)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和嚴(yán)抓人才聘任環(huán)節(jié)來(lái)構(gòu)建高水平人事檔案管理專業(yè)隊(duì)伍顯得刻不容緩。
（三）新時(shí)期人事檔案管理的制度化趨勢(shì)。制度化是推進(jìn)新時(shí)期人事檔案管理工作快速發(fā)展的另一條不容忽視的生命線。當(dāng)前我國(guó)的人事檔案管理主要由具備接收人事檔案資質(zhì)的企事業(yè)單位特別是國(guó)有企事業(yè)單位和社會(huì)人事檔案保管中心兩個(gè)主體承擔(dān)的。前者面對(duì)的是自己的員工，提供免費(fèi)檔案管理服務(wù)；后者則主要面對(duì)社會(huì)流動(dòng)群體，無(wú)論是寄存人事檔案還是轉(zhuǎn)檔都須繳納一定費(fèi)用，這種相對(duì)來(lái)說(shuō)手續(xù)復(fù)雜而又有償?shù)娜耸聶n案管理在一定程度上導(dǎo)致了“棄檔”現(xiàn)象的出現(xiàn)。相比于西方發(fā)達(dá)國(guó)家人事檔案管理作為政府公共服務(wù)組成部分而提供免費(fèi)的公益服務(wù)，我國(guó)新時(shí)期的人事檔案管理必然要向公益化和制度化方向加強(qiáng)探索，從而有效提升檔案管理的效率。
三、提升新時(shí)期人事檔案管理水平的對(duì)策
（一）不斷提升人事檔案管理工作者的綜合素質(zhì)。一方面，不斷提升人事檔案管理工作者自身對(duì)于人事檔案管理工作的重視度和認(rèn)知水平，提升其對(duì)所從事工作的積極性與責(zé)任心。在此基礎(chǔ)上不斷增加人事檔案管理工作的相關(guān)人員，改善人事檔案管理工作環(huán)境與條件，為人事檔案管理工作水平的提升提供充分的外部條件。相關(guān)管理部門要給予必要的支持，尤其是要盡力改善人事檔案管理工作者的工作環(huán)境，不斷提升其工作積極性與主動(dòng)性。另一方面，致力于提升人事檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)建設(shè)，不斷提升人事檔案管理者的責(zé)任心和使命感，為人事檔案管理工作注入新的活力。
（二）不斷提升我國(guó)人事檔案的利用效率。只有讓人事檔案真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用，發(fā)掘其本身在人力資源管理和企業(yè)內(nèi)部管理中的價(jià)值才能真正將人事檔案管理工作在新時(shí)期的提升與改進(jìn)落到實(shí)處。這就要求不斷提升人事檔案的利用效率，加強(qiáng)人事檔案對(duì)于工作人員多層次、多方位的信息內(nèi)容的展示，為人事管理提供直觀有效的依據(jù)。同時(shí)要保證人事檔案的及時(shí)更新，處理好人事檔案保管與利用的關(guān)系，確保人事檔案信息的保密性，從而真正促進(jìn)人事檔案在企業(yè)管理中作用的有效發(fā)揮。
（三）不斷完善人事檔案管理制度。只有不斷推進(jìn)人事檔案管理工作的制度化才能確保在新時(shí)期的人事檔案管理工作中做到有據(jù)可依、有案可查，從而確保人事檔案管理水平的提升。一方面，不斷推動(dòng)人事檔案管理的規(guī)劃化，為人事檔案管理工作制定切實(shí)可行的管理方案。另一方面，要著眼于提升人事檔案管理的科學(xué)化，依據(jù)前車之鑒，完善人事檔案管理制度，將人事檔案更好地融到現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展中，促進(jìn)二者的有效結(jié)合，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和制度性，從而為我國(guó)新時(shí)期人事檔案管理工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。
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作者：李婷1 王野2 單位：1.吉林省梅河口市人力資源和社會(huì)保障局 2.吉林省梅河口市救助管理站
第二篇：人事檔案管理中存在的問(wèn)題研究
【內(nèi)容摘要】人事檔案管理的發(fā)展歷史表明，我國(guó)人事檔案管理已經(jīng)取得很大的成績(jī)，然而人事檔案管理問(wèn)題總是接踵而至。當(dāng)前，在信息化和“三權(quán)”等時(shí)代背景下，我國(guó)人事檔案管理又面臨著新的問(wèn)題。如何針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行科學(xué)研究，如何進(jìn)行人事檔案管理工作改革，是從事人事檔案工作的人員和其管理者需要注意的。
【關(guān)鍵詞】人事檔案;管理;調(diào)查
一、人事檔案工作中存在的問(wèn)題
1.人事檔案存在片面、空泛、不真實(shí)等問(wèn)題
由于歷史的原因，現(xiàn)存的人事檔案記載的內(nèi)容里反映個(gè)人的工作能力、人際交往、協(xié)調(diào)溝通能力、特長(zhǎng)愛好、工作成績(jī)，上級(jí)對(duì)其的評(píng)價(jià)等內(nèi)容較少，反映干部的德能勤績(jī)、特長(zhǎng)等資料信息不完整。個(gè)人履歷表中的年齡、參工時(shí)間、實(shí)習(xí)工作經(jīng)歷及文化程度，存在前后不一或歪曲事實(shí)的情況，還有的人年齡比真實(shí)年齡小，參加工作時(shí)間比實(shí)際時(shí)間早，學(xué)歷比實(shí)際高，任職經(jīng)歷前后不一致，致使真實(shí)情況難以確定，給人員的提拔、評(píng)職稱、離退休等工作帶來(lái)了不少麻煩。
2.檔案管理人員的素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種形式的競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，其中人才的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)成為所有競(jìng)爭(zhēng)中最重要的競(jìng)爭(zhēng)。很多企事業(yè)單位都很注重人才的重要性，并開始以各種形式來(lái)促進(jìn)本單位人才隊(duì)伍的形成。但是檔案管理過(guò)程中，存在檔案管理者素質(zhì)不高、專業(yè)性不強(qiáng)、責(zé)任心不強(qiáng)等問(wèn)題，究其原因，還是單位檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為過(guò)多的人力和物力無(wú)需花在這上面。
3.人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施差
據(jù)中共中央組織部宋明遠(yuǎn)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，全國(guó)123000多個(gè)管檔單位中，有49%的單位沒(méi)有專用庫(kù)房。配備空調(diào)、去濕機(jī)設(shè)備的庫(kù)房只占6.8%左右，縣一級(jí)多數(shù)還無(wú)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，這種情況近年來(lái)有所改善，但據(jù)筆者調(diào)查，有些高等院校，包括所調(diào)查的中職學(xué)校的人事檔案部門沒(méi)有空調(diào)、去濕機(jī)等設(shè)備，大多是手工操作，管理水平較低。
4.人員編制不足，隊(duì)伍不穩(wěn)定，專業(yè)素質(zhì)偏低
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下，人才由“單位人”轉(zhuǎn)化為“社會(huì)人”，加強(qiáng)人事檔案材料的監(jiān)管機(jī)制，在一定范圍內(nèi)增加檔案的透明度是社會(huì)發(fā)展的必然要求，人事檔案實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、開放式管理，迫切需要監(jiān)督機(jī)制的保駕護(hù)航。人事檔案材料的收集、整理等流程以及“流程操作者”也需要被監(jiān)督與管理，對(duì)于人事檔案管理中出現(xiàn)的違法亂紀(jì)行為，不僅要追究單位、單位領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，也要追究管理人員的責(zé)任。
二、人事檔案工作的改革建議
關(guān)于人事檔案工作改革的問(wèn)題，學(xué)術(shù)界進(jìn)行了較多的研究。研究的目的，不僅僅是指出當(dāng)前工作中存在的缺陷，提出改進(jìn)的方法和措施，更重要的是，為了更好地開展人事檔案工作，促進(jìn)人事檔案工作的發(fā)展。從當(dāng)前人事檔案工作現(xiàn)狀出發(fā)，筆者認(rèn)為人事檔案工作改革，要從以下幾方面著手：
1.增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)，獲取單位領(lǐng)導(dǎo)的重視
檔案工作的規(guī)范，必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。如何獲得領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持，筆者認(rèn)為應(yīng)對(duì)檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行界定。一是大局意識(shí)。有大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)是檔案管理人員應(yīng)具備的首要意識(shí)，要緊緊圍繞中心服務(wù)工作，及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)和需要查閱檔案的人員提供真實(shí)可靠的檔案信息，使同單位人員能信任并支持檔案管理人員和檔案管理工作。二是愛崗敬業(yè)。檔案管理人員要熱愛檔案工作，踏踏實(shí)實(shí)地做好檔案管理工作，努力學(xué)習(xí)和鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，通過(guò)各種渠道，進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作的培訓(xùn)，不斷提高管理水平，要做檔案工作的行家里手，取得領(lǐng)導(dǎo)和同事的尊重和信任。
2.完善人事檔案管理的體制
完善人事檔案管理體制的內(nèi)容主要包括：（1）健全人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體制。這是增強(qiáng)人事檔案工作發(fā)展宏觀調(diào)控能力和對(duì)人事檔案管理導(dǎo)向作用的保障。（2）建立人事檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，例如建立全國(guó)人事檔案中心，此中心應(yīng)以中共中央組織部為主導(dǎo)、以國(guó)家人事部為核心、以國(guó)家檔案局為業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)。
3.充實(shí)和豐富人事檔案的內(nèi)容
人事檔案材料中應(yīng)拓展、充實(shí)、完善內(nèi)容，包括個(gè)人業(yè)績(jī)材料，誠(chéng)信記錄，繳納公積金、養(yǎng)老金的記錄，簽訂合同的記錄等，應(yīng)盡量增加人事檔案的完整性和全面性，提升人事檔案的價(jià)值和功能，促使人事檔案管理朝著立體化、動(dòng)態(tài)化的方向發(fā)展。總之，人事檔案內(nèi)容的收集要與時(shí)俱進(jìn)，圍繞社會(huì)對(duì)人才的需求進(jìn)行，人事檔案內(nèi)容要突出個(gè)性化，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的動(dòng)態(tài)化，對(duì)個(gè)人能力和道德信用等情況進(jìn)行全面綜合的動(dòng)態(tài)評(píng)述。
4.實(shí)現(xiàn)人事檔案服務(wù)的信息化和社會(huì)化
人事檔案信息系統(tǒng)，除了為用人單位和個(gè)人提供檔案信息外，檔案信息系統(tǒng)一經(jīng)形成，它就是當(dāng)?shù)刂匾娜瞬判畔?kù)，為用人單位和檔案寄存者服務(wù)。例如，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，可以錄入人員的學(xué)歷、職稱、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、特長(zhǎng)愛好等，從而為當(dāng)?shù)氐男姓芾砑捌湔叩闹贫ㄌ峁﹨⒖肌Ｐ畔⒒钱?dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，也對(duì)檔案管理工作有了新的要求，那就是運(yùn)用新的檔案管理手段和新的信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作效率和水平的提高，以期盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)已普遍應(yīng)用在檔案管理工作中，在國(guó)內(nèi)，也有越來(lái)越多的學(xué)校使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案。迫在眉睫的一個(gè)形勢(shì)就是人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理，加速信息化檔案管理，推動(dòng)檔案管理的和諧有序的發(fā)展，還必須提高檔案工作人員的專業(yè)技能和素質(zhì)。
作者：陳彥若 單位：四川省旅游學(xué)校
第三篇：人事檔案管理工作實(shí)踐
【摘要】長(zhǎng)期以來(lái)，為社會(huì)為人民服務(wù)，始終是黨中央所大力提倡的。政府部門作為最重要的信息機(jī)構(gòu)，憑借著網(wǎng)絡(luò)、通信等技術(shù)以及先進(jìn)的管理方式，為人民群眾服務(wù)。政府部門要豐富自己的管理路徑，并且通過(guò)創(chuàng)新方式方法更好地為群眾造福。所以國(guó)家機(jī)關(guān)能夠取得長(zhǎng)足的發(fā)展，擁有以及保留住人民群眾的心才是關(guān)鍵，應(yīng)加大關(guān)注人民群眾，增強(qiáng)服務(wù)于人民的中心思想。本文將主要講述人事檔案管理工作的實(shí)踐與思考。
【關(guān)鍵詞】人事；檔案管理；實(shí)踐；思考
人事檔案管理是信息資源的重要來(lái)源，也是政府部門得知信息的重要途徑。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人民生活水平的不斷提高，國(guó)家也涌現(xiàn)出了大批的人事管理人才，隨之而來(lái)的是人事檔案管理的專業(yè)性逐漸加深。這就對(duì)人事檔案管理人才有著全新的要求，在落實(shí)管理內(nèi)容，加強(qiáng)管理體制的同時(shí)，也要加強(qiáng)信息化的建設(shè)，讓我國(guó)的人事檔案管理工作有著較大程度的提高，有著更大的提升空間和利用價(jià)值。
一、人事檔案管理工作存在的問(wèn)題
（一）領(lǐng)導(dǎo)的管理程度不夠。在某些機(jī)關(guān)部門，人事檔案管理工作是整個(gè)大的管理部門中的一個(gè)小分部。所以管理者并未把自己的管理范圍當(dāng)回事兒。管理工作并不是指某一段時(shí)間的，而是要長(zhǎng)期有效地進(jìn)行管理。管理與服務(wù)相互并存著，人事檔案的管理更要有條不紊地進(jìn)行，才會(huì)使員工們有效地服務(wù)單位。
（二）人事檔案管理人員素質(zhì)及工作能力相對(duì)薄弱。政府部門要不斷改進(jìn)管理模式，給人事檔案管理者提出更高的要求，政府部門應(yīng)該聘用管理方法熟練的人才去進(jìn)行檔案管理，只有熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)，有著豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，才能創(chuàng)新出更好的管理模式。如今的人事檔案管理工作聚集了較高的專業(yè)性能，需要科學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)集于一身的人才。政府部門可以定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓所有員工都將人事檔案管理放在首要位置。
（三）人事檔案管理設(shè)施不夠完善。隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的更新，人事檔案管理的設(shè)施也應(yīng)該加以完善，例如：辦公室的電子器材應(yīng)不斷更新，治理體制要開明，從而保證檔案的完整有序。有些政府機(jī)關(guān)部門的硬件設(shè)施不夠完善，導(dǎo)致與其他部門或是國(guó)外的大型政府機(jī)關(guān)部門產(chǎn)生很大的差距，如計(jì)算機(jī)的退化等。機(jī)關(guān)部門應(yīng)將必要的錢財(cái)支出在有用的地方，加大力度進(jìn)行改善。
二、解決人事檔案管理的策略
（一）增強(qiáng)人事檔案管理。整個(gè)機(jī)關(guān)重視管理工作，才能將其他工作有序展開。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)程度，將會(huì)決定他們?nèi)绾螌?duì)待人事檔案管理，也就決定了該公司在社會(huì)中的地位和發(fā)展的情況。對(duì)于檔案的管理人員，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的主觀能動(dòng)性，檔案管理工作怎樣進(jìn)行，就怎樣去宣傳。將人事檔案管理工作真正納入到機(jī)關(guān)部門的一個(gè)重要組成部分。另外，檔案的數(shù)字化和信息化的管理和保存，是對(duì)一個(gè)管理者的必然要求。檔案的管理離不開計(jì)算機(jī)的操作，熟練的操作會(huì)提高工作的效率，節(jié)省出更多時(shí)間。管理水平得到提高后，對(duì)人民的服務(wù)水平才能得心應(yīng)手。整體推進(jìn)了政府工作的效益，在社會(huì)中良性循環(huán)發(fā)展。
（二）尋找各種可利用的資源，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。如今，經(jīng)濟(jì)條件不斷發(fā)展，人民的生活水平逐漸提高，人事檔案管理工作雖然有了一定的改善，但仍然會(huì)存在問(wèn)題，檔案數(shù)量隨著工作人員的數(shù)量增大而變多，數(shù)據(jù)也隨之增大，所以要提升人事檔案管理策略，將現(xiàn)代化的管理方法與傳統(tǒng)的管理模式相結(jié)合。中國(guó)作為最強(qiáng)大的發(fā)展中國(guó)家，可以引進(jìn)西方優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，將本國(guó)的優(yōu)秀管理方法融合國(guó)外的管理方式，在此基礎(chǔ)上將其創(chuàng)新，必將解決檔案管理不周到所出現(xiàn)的問(wèn)題。
（三）增加人事檔案管理人員，研討管理方式。如今的政府機(jī)關(guān)部門，并沒(méi)有把管理部門當(dāng)成是最重要的，這樣會(huì)導(dǎo)致管理人員的思想不集中，思維較單一的狀況。建議機(jī)關(guān)部門將重點(diǎn)放在管理上，增加人事檔案管理人員的數(shù)量，讓富有管理興趣和管理經(jīng)驗(yàn)的人共同進(jìn)行人事檔案的管理工作，真正將人事管理變成創(chuàng)新性管理。如今，群眾就是核心，機(jī)關(guān)部門更是想盡了無(wú)數(shù)的辦法讓群眾滿意。它最直接的辦法是提高機(jī)關(guān)部門的管理經(jīng)驗(yàn)，而管理部門要有一個(gè)領(lǐng)頭羊，帶領(lǐng)其他工作人員一起探討管理及服務(wù)方式，而不是作為帶頭者，獨(dú)自分配任務(wù)讓工作人員去做。本文從兩大方面對(duì)我國(guó)的人事檔案管理的問(wèn)題和策略進(jìn)行了分析及探討，同時(shí)也提出了人事檔案管理在政府機(jī)關(guān)部門的重要性和所起到的作用。在現(xiàn)代化、高速化的社會(huì)背景下，政府部門只有具備充足的信息資源，才能夠提升自身地位和競(jìng)爭(zhēng)力。因此，人事檔案管理工作應(yīng)該在原有的基礎(chǔ)上不斷地改革，不斷地創(chuàng)新，以全新的形式面對(duì)廣大人民群眾，讓企業(yè)的人事檔案工作從技術(shù)到管理層面上都飛速地提高，從而保證檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和實(shí)際性。
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作者：鄭艷秀 單位：吉林省集安市職業(yè)技能鑒定中心
第四篇：人事檔案管理發(fā)展方向分析
摘要:人事檔案作為人事管理活動(dòng)中的產(chǎn)物是一種有效記錄的方式方法?？梢詫€(gè)人的履歷、獎(jiǎng)懲、政治面貌等細(xì)致的記錄下來(lái)作為企事業(yè)單位今后考察的重要材料和依據(jù)。由此人事檔案管理有著更加艱巨的任務(wù)，在新時(shí)期逐漸向著現(xiàn)代化人事檔案管理方向轉(zhuǎn)變，為人事管理活動(dòng)提準(zhǔn)確、便捷的依據(jù)。對(duì)于當(dāng)下我國(guó)人事檔案管理存在的問(wèn)題以及發(fā)展的方向做出深度的探析，希望為后來(lái)的研究者提供些建議。
關(guān)鍵詞:人事檔案管理;存在問(wèn)題;發(fā)展方向
立足中國(guó)人事管理有著不同于其他國(guó)家人事管理的特色，這個(gè)特色主要體現(xiàn)在完備的人事檔案上。在中國(guó)作為社會(huì)群體中的一員，每個(gè)人的工資待遇，評(píng)職稱定級(jí)別都是根據(jù)人事檔案作為依據(jù)，這是一個(gè)社會(huì)人在社會(huì)生活工作的重要憑證。所以，研究人事檔案管理的相關(guān)問(wèn)題有著重要意義。另外，由于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，經(jīng)濟(jì)制度改革的加快使得人員流動(dòng)加大，這對(duì)于檔案管理的要求也就越來(lái)越高。為了做到與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理向著現(xiàn)代化的總體方向發(fā)展，并呈現(xiàn)出多元化發(fā)展的態(tài)勢(shì)。誠(chéng)然，變革就會(huì)伴隨著陣痛，根據(jù)當(dāng)下人事檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展總方向轉(zhuǎn)型的過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行深度剖析，進(jìn)而找到人事檔案管理未來(lái)發(fā)展新路徑。
1我國(guó)人事檔案管理存在的問(wèn)題
1．1管理制度缺乏創(chuàng)新
據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)當(dāng)下的大學(xué)生畢業(yè)生的檔案大多數(shù)還是在政府人事部門，用人單位或者是人才指導(dǎo)中心，這樣使得人事檔案的管理呈現(xiàn)出分散的狀態(tài)。更有甚者，一些學(xué)生或者是個(gè)人甚至把檔案放在自己的手中，這就更加不利于人事檔案管理。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)是因?yàn)殛惻f的管理制度以及不完善的管理機(jī)制所造成的。
1．2缺乏先進(jìn)的管理理念
很多用人單位或者是個(gè)人認(rèn)為一個(gè)人的人事檔案說(shuō)明不了任何問(wèn)題，只要這個(gè)人有能力即可。這就導(dǎo)致了很多的人的檔案沒(méi)有被重視起來(lái)，也沒(méi)有很好的被管理。這主要是因?yàn)槠笫聵I(yè)單位的人事檔案管理者們和個(gè)人對(duì)于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)的不深刻，有些具有規(guī)模的企事業(yè)單位雖然設(shè)有檔案管理人員，但是并沒(méi)與重視檔案管理，更加沒(méi)有重視檔案信息的有效性。
1．3檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性和有用性
陳舊的檔案管理只是將一些個(gè)人的基本信息記錄以及上學(xué)、招工和轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)、年度考核以及入團(tuán)、入黨等記錄在案，幾乎每個(gè)人的信息都是千篇一律的記錄，沒(méi)有任何個(gè)性化可言。另外，由于管理不善，有些檔案記錄也有著被隨意涂改的現(xiàn)象，這就說(shuō)明了檔案管理具有不真實(shí)性，有用程度也有待考證。
1．4管理方式陳舊繁瑣
目前人事檔案管理在一些地方還延續(xù)著陳舊的管理方式，例如:因?yàn)槿耸驴疾旌驼{(diào)動(dòng)需要查閱調(diào)檔的必須要開介紹信或調(diào)檔函。這樣的方式及繁瑣有沒(méi)有任何實(shí)際意義，在提倡便捷高效辦事方式的今天顯然顯得格格不入。另外，在人事檔案管理中，只有本單位的檔案管理人員和才有權(quán)將某一個(gè)人的人事檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，并進(jìn)行查看。在轉(zhuǎn)移的過(guò)程中不可假手他人，使得檔案流轉(zhuǎn)效率低下，不利于認(rèn)識(shí)檔案管理工作的開展。
2人事檔案管理發(fā)展新方向
2．1人事檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)姻
隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)對(duì)于各項(xiàng)工作都帶來(lái)的全新的思路和生機(jī)。因此，電子人事檔案的建立是勢(shì)在必行之事。摒棄了紙張記錄人事檔案和信息的時(shí)代，電子檔案記錄借助互聯(lián)網(wǎng)電子技術(shù)，應(yīng)用先進(jìn)科技不容易被篡改。而且在使用上也更加容易查詢。從另一個(gè)角度講大大減少了人事檔案管理工作者的工作量，提高了認(rèn)識(shí)檔案的利用率，如當(dāng)下運(yùn)行比較好的學(xué)信網(wǎng)就是一個(gè)明顯的例證，學(xué)生們可以在上面根據(jù)賬號(hào)密碼找到屬于自己的檔案信息，并提供給用人單位使用。
2．2人事檔案管理與信息化聯(lián)姻
信息化與電子化是現(xiàn)代社會(huì)科技創(chuàng)新的產(chǎn)物。人事檔案與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)姻之后，在電子檔案發(fā)展的過(guò)程中更要充實(shí)個(gè)人人事檔案的信息量。致力于做到所有用人單位只要通過(guò)人事信息聯(lián)網(wǎng)查詢就能找到每一個(gè)人才的具體信息，這就要人事檔案的管理者依托系統(tǒng)軟件支持進(jìn)行信息整合，實(shí)現(xiàn)資源共享。充分實(shí)現(xiàn)認(rèn)識(shí)檔案的利用率。
2．3人事檔案管理呈現(xiàn)人性化發(fā)展趨勢(shì)
人事檔案管理歸根結(jié)底是為了人們服務(wù)，人事檔案中將每一個(gè)人的生活工作軌跡都記錄在案才能凸顯出人事檔案的意義。所以，在人事檔案管理中，管理者應(yīng)該在思想深處轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，用心記錄每一個(gè)人的具體信息，與此同時(shí)提高服務(wù)水平，對(duì)于人事檔案管理涉及到的流轉(zhuǎn)過(guò)程，信息記錄要反復(fù)確認(rèn)并保證每個(gè)被記錄者成長(zhǎng)軌跡的準(zhǔn)確性，明確自身的服務(wù)者地位，充分在檔案管理中展現(xiàn)出人性化氣息。
3結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，人事檔案管理對(duì)于個(gè)人還是企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)都有著重要的意義，在今后的發(fā)展過(guò)程中要立足于人性化本身，積極探索更多的發(fā)展方向，做到與時(shí)俱進(jìn)，才能發(fā)揮人事檔案管理應(yīng)有的作用。
參考文獻(xiàn):
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［3］王云慶、苗壯:《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》［M］，青島出版社，2014年2月版.
［4］高忠平、許蘊(yùn)瑩:淺談人事檔案管理電子化，《信息化建設(shè)》［J］，2012年第4期.
作者：李農(nóng)基 單位：金元集團(tuán)星云公司
第五篇：人事檔案管理工作改革與發(fā)展分析
【摘要】目前，我國(guó)事業(yè)單位正在大力推進(jìn)人事制度的改革，而作為事業(yè)單位基礎(chǔ)管理工作組成部分的人事檔案管理，也應(yīng)該在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)行基本改革，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的管理滿足新的形勢(shì)、新的變革要求。這就要求事業(yè)單位去建立社會(huì)化開放式的人事檔案管理模式，從基礎(chǔ)上去提升人事檔案管理的水平，這已經(jīng)成為事業(yè)單位需要高度重視，并且需要穩(wěn)步推進(jìn)發(fā)展的大事。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案；管理；改革和發(fā)展
就目前來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位都在大力地推進(jìn)改革，尤其是工資分配的棄行政化和崗位聘任的合同制，在一定程度上，對(duì)原來(lái)的人事管理模式形成了不小的沖擊和挑戰(zhàn)。而人事檔案管理就為單位選拔和聘用人才提供了更為真實(shí)的參考材料。
一、人事檔案概述
（一）人事檔案的概念及特點(diǎn)。我們把記錄個(gè)人政治面貌、主要經(jīng)歷以及品德作風(fēng)等個(gè)人主要情況的材料稱為人事檔案。人事檔案在個(gè)人的職稱申報(bào)、工作轉(zhuǎn)正和辦理各種保險(xiǎn)時(shí)，能夠提供相應(yīng)的依據(jù)，具有十分重要的參考作用。它具有真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性和全面性的典型特點(diǎn)，而且人事檔案具有很高的法律效力，具有重要的參考價(jià)值。
（二）人事檔案管理的分類及主要意義。人事檔案管理主要有保管制度和利用制度。人事檔案的管理是人事工作的重要組成部分，具有十分重要的社會(huì)價(jià)值。事業(yè)單位就是根據(jù)單位人員的檔案來(lái)進(jìn)行更新和參考，以便能及時(shí)地完成對(duì)單位員工的人事考核以及職稱的評(píng)定，能更好地完善單位的管理制度。
二、事業(yè)單位人事檔案管理工作所存在的問(wèn)題
（一）部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案管理工作重視不夠。人事檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，不容易取得明顯的成績(jī)，這就使得它不容易引人注意。許多單位的人事檔案管理工作，經(jīng)常處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，而且，部分領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為人事檔案工作和抄抄寫寫、分類保管的事務(wù)性工作沒(méi)有什么兩樣。這就很難開展事業(yè)單位的各項(xiàng)工作，阻礙了人事檔案管理的進(jìn)一步改革和發(fā)展，無(wú)法使其發(fā)揮應(yīng)有的作用，無(wú)法提供高質(zhì)量的服務(wù)。
（二）人事檔案管理人員素質(zhì)達(dá)不到一定的標(biāo)準(zhǔn)。許多事業(yè)單位在改革的進(jìn)程中，在對(duì)單位人員的編制上卻比以往大幅度縮減了。在人員減少的情況下，基本上是由人事部門的工作人員來(lái)兼任的，甚至有的單位是由臨時(shí)工負(fù)責(zé)，而這些工作人員都是非專業(yè)性的，就容易出現(xiàn)其他部門沒(méi)有及時(shí)移交資料的情況，即便資料齊全的情況下也容易出現(xiàn)歸檔不及時(shí)或者根本沒(méi)歸檔的情況，從而導(dǎo)致員工檔案資料的缺失。
（三）尚未普及人事檔案管理信息化。就目前來(lái)看，許多事業(yè)單位由于系統(tǒng)設(shè)計(jì)的定位以及其他方面的原因，即便是安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”或者類似的系統(tǒng)，也只是記錄和統(tǒng)計(jì)員工的基本信息，并不對(duì)員工在生活、工作中所形成的原件進(jìn)行收錄，這就導(dǎo)致檔案信息化大打折扣，也說(shuō)明了事業(yè)單位人事檔案管理信息化尚未普及，需要進(jìn)一步進(jìn)行普及、改革和投入。
三、改革、發(fā)展人事檔案管理的策略
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的重視。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要高度重視干部的人事管理工作，這樣有利于進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作的制度化、科學(xué)化和規(guī)范化。這就要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)把人事檔案工作納入議事日程上，并將它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來(lái)對(duì)待，對(duì)其工作實(shí)行定性、定量考核，分級(jí)、分類指導(dǎo)。
（二）加強(qiáng)人事檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。要做好人事檔案管理工作，就需要人事檔案管理部門積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，只有獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持才便于后期工作的開展。加強(qiáng)檔案管理設(shè)施的更新，建立具有防潮、防火功能的專用檔案庫(kù)房，可以配置鐵質(zhì)的檔案柜，能更好地確保檔案的安全，并且?guī)旆績(jī)?nèi)要對(duì)安全措施進(jìn)行定期檢查。
（三）加強(qiáng)人事檔案管理人員自身建設(shè)和素質(zhì)建設(shè)。人事檔案管理工作是保密性和服務(wù)性極強(qiáng)的工作。因此，就需要選用作風(fēng)正派、可靠且責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員來(lái)從事這項(xiàng)工作。在工作過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的教育培養(yǎng)，充分發(fā)揮他們的積極性，而檔案員自身也要勤奮學(xué)習(xí)，提升自己的自身素質(zhì)，認(rèn)真做好本職工作。
（四）健全和完善管理制度。各級(jí)組織人事部門，必須要結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際情況，制定相關(guān)的檔案管理制度，并且要落實(shí)工作，進(jìn)一步嚴(yán)格要求檔案材料的收集、歸檔、轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出，充分運(yùn)用信息技術(shù)，建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，從而更好地阻止部分虛假材料的進(jìn)入。
（五）加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)。為了更好地進(jìn)行人事制度的改革，加強(qiáng)人事檔案管理信息化的建設(shè)已經(jīng)刻不容緩，隨著社會(huì)對(duì)檔案信息需求的日益增強(qiáng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案工作，大大提高了人事檔案管理工作的利用效率和質(zhì)量。
四、小結(jié)
進(jìn)行事業(yè)單位人事制度改革，給人事檔案管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)也帶來(lái)了機(jī)遇，我們應(yīng)該抓住時(shí)機(jī)，按照人才市場(chǎng)發(fā)展的趨勢(shì)，運(yùn)用更有效的措施，從制度上、觀念上對(duì)人事檔案制度進(jìn)行改革，才能更好地解決目前人事檔案所存在的制度困境。
【參考文獻(xiàn)】
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[3]莫若琦,楊力.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展,2007(05):153-155.
作者：蔡飛 單位：四川核工業(yè)服務(wù)局
第六篇：人事檔案管理存在的問(wèn)題分析
摘要:人事檔案管理工作是一項(xiàng)具有專業(yè)性、政策性的管理工作，各單位應(yīng)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和意義性。管好、用好人事檔案，對(duì)單位的人事管理工作起著重要作用。
關(guān)鍵詞:檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策
檔案是信息的重要載體，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作的重視，研究解決檔案管理工作中遇到的各種問(wèn)題，對(duì)單位的人事管理工作起著重要作用。
一、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題
(一)檔案室的設(shè)施及設(shè)備缺乏部分單位依沒(méi)有單獨(dú)的檔案室，依然存在“三室”合一的現(xiàn)象;部分單位檔案室沒(méi)有防潮、防濕、防盜等設(shè)備，檔案管理意識(shí)差;一些單位檔案管理的必備用品，如切刀、統(tǒng)一的檔案夾、檔案盒等未配備齊全。
(二)檔案管理意識(shí)淡薄，檔案管理能力欠缺
1．部分檔案管理人員缺乏業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足現(xiàn)在大部分單位人事檔案管理人員都不是專職的，缺乏相對(duì)較為專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致其哪些材料需要?dú)w檔、哪些材料不需要?dú)w檔劃分不清，歸檔材料需要?jiǎng)澐值降趲最愐彩悄：磺?，一些?yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。
2．檔案管理宣傳工作欠缺，對(duì)檔案管理工作重視不夠由于檔案管理的宣傳工作不到位，導(dǎo)致單位職工對(duì)人事檔案的重視程度不夠，對(duì)人事檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新;部分職工對(duì)人事檔案材料的補(bǔ)充工作不配合，認(rèn)識(shí)程度不夠，導(dǎo)致材料補(bǔ)充耗時(shí)長(zhǎng)、難度大，大大地影響了人事檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。
(三)人事檔案管理工作缺乏制度保障各單位想管理好人事檔案，就需要有一套完整的、完善的人事檔案管理制度。然而部分單位缺乏這樣的制度。從檔案的收集、借閱、歸檔、裝訂等各方面制定詳細(xì)的、具有可操作性的管理制度，防止檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)的現(xiàn)象，才能保障人事檔案管理工作規(guī)范化，促使人事檔案為單位的各項(xiàng)工作服務(wù)。
(四)人事檔案管理的信息化程度欠缺在人事檔案管理上，部分單位信息化程度不高，缺乏專門用于人事檔案管理的計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件，未能將人事檔案信息數(shù)據(jù)化、信息化。導(dǎo)致查閱人事檔案信息仍采用手工查找，費(fèi)時(shí)大、難度大。
二、人事檔案管理對(duì)策及思考
針對(duì)以上存在的問(wèn)題，就干部人事檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)思考及對(duì)策。
(一)加強(qiáng)人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作建設(shè)
1．完善人事檔案材料的收集與歸檔
由于每年人事檔案中的獎(jiǎng)罰、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，人事檔案管理人員必須按照相關(guān)要求及時(shí)、準(zhǔn)確的分類歸入檔案，檔案管理人員需認(rèn)真完善相關(guān)材料、將職工年度考核、學(xué)歷變化、聘任、晉升等各種材料及時(shí)收集齊并準(zhǔn)確地歸入人事檔案中，確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性、可靠性。
2．建立健全檔案室的硬件設(shè)施
未有專門檔案室的單位，應(yīng)設(shè)立專用的檔案室，并增加完善檔案管理硬件設(shè)備，購(gòu)買統(tǒng)一的檔案柜、檔案盒、檔案夾、切刀、除濕機(jī)、滅火等設(shè)備。盡量使檔案室的設(shè)施做到“六防”。即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。引進(jìn)相關(guān)的人事管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。
(二)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)
加強(qiáng)對(duì)人事管理工作人員的培訓(xùn)工作，定期對(duì)檔案管理的新政策、新制度及相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，提高其檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)及業(yè)務(wù)素質(zhì)，并選擇政治上可靠、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事人事檔案工作管理工作，定期加強(qiáng)其政治理論的培訓(xùn)，提高其責(zé)任意識(shí)、管檔意識(shí)、不斷加強(qiáng)檔案管理人員的政治素質(zhì)。
(三)促進(jìn)人事檔案管理信息化，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)
人事變動(dòng)工作、提拔工作的復(fù)雜性，導(dǎo)致每一年度形成的人事檔案材料數(shù)量巨大，在查閱和查找人事檔案相關(guān)信息時(shí)，僅僅靠查閱原始檔案的方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難度極大，且不能較好地保護(hù)原始檔案的完整性。因此，各單位應(yīng)加快信息化建設(shè)，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將人事檔案中的各項(xiàng)重要材料進(jìn)行掃描，使其成為電子數(shù)據(jù)檔案，并嚴(yán)格規(guī)定將其數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范整理和運(yùn)用，建設(shè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)，設(shè)置人事檔案管理系統(tǒng)相關(guān)用戶名及密碼，嚴(yán)格控制可進(jìn)入系統(tǒng)的人事檔案管理人員，促使查詢檔案相關(guān)信息更加快捷、準(zhǔn)確、方便。逐步使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)對(duì)檔案資料通過(guò)電子文件和紙質(zhì)文件的方式進(jìn)行雙軌制管理，也在一定程度上為人事檔案的完整性檔案提供了可靠地保證。人事檔案信息對(duì)社會(huì)來(lái)說(shuō)是一筆寶貴的財(cái)富。在促進(jìn)人事管理工作、為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供信息服務(wù)方面，做好人事檔案管理工作具有重要的意義。要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要提高管理意識(shí)、不斷改革創(chuàng)新管理方式，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。
［參考文獻(xiàn)］
［1］李多．市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的信用檔案及其管理和利用［D］．安徽大學(xué)，2005．
作者：曲歆彤 單位：云南省地質(zhì)調(diào)查院
第七篇：煤炭企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題及對(duì)策
【摘要】企業(yè)的人事檔案管理是企業(yè)管理工作中不可或缺的重要內(nèi)容。企業(yè)人事檔案管理對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)人力資源儲(chǔ)備,挖掘企業(yè)人才,促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展都具有非常重要的作用。本又筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐對(duì)煤炭企業(yè)如何做好人事檔案管理工作做了簡(jiǎn)要探討。
【關(guān)鍵詞】煤炭企業(yè);人事檔案;問(wèn)題;對(duì)策
一、引言
人是企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中最為主要的因素,人在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中進(jìn)行的一切活動(dòng)所形成的原始記錄即是企業(yè)的人事檔案。這是企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容,是不可或缺的。企業(yè)人事檔案管理能夠及時(shí)為企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、使用人才提供依據(jù),從檔案中分析出具體的人才信息,從而提供給企業(yè),使企業(yè)有足夠的人力資源儲(chǔ)備,促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。也有利于企業(yè)根據(jù)崗位上的人員認(rèn)真的與其檔案進(jìn)行核對(duì),并對(duì)檔案加以管理,及時(shí)的將企業(yè)的工作人員的信息進(jìn)行核實(shí),從而為企業(yè)挖掘人才,使企業(yè)得以健康、正常、有序的發(fā)展。
二、當(dāng)前煤炭企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題
第一,管理制度不完善,手段落后煤炭企業(yè)以追求最大利潤(rùn)為價(jià)值取向,普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向見效快的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上,而對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠,認(rèn)為沒(méi)必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這種現(xiàn)象導(dǎo)致了人事檔案管理制度不健全、缺乏科學(xué)性、先進(jìn)性。目前還有很多煤炭企業(yè)人事檔案管理仍停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理階段,這種方式制約人事檔案功能的發(fā)揮,越來(lái)越不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。
第二,人事檔案管理不規(guī)范,利用率低一些基層單位人事檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象非常突出。尤其煤炭企業(yè)在改制過(guò)程中,人事檔案存在的問(wèn)題最為突出,給企業(yè)和個(gè)人帶來(lái)了許多的困難,引起了職工的上訪,也給國(guó)家和企業(yè)造成了不安定的因素。另外,一些單位在職務(wù)升降、工資待遇、職稱評(píng)定等過(guò)程中隨意性比較大,使員工的工資級(jí)別、應(yīng)享受的待遇、職務(wù)任免等材料根本無(wú)法完整形成,也挫傷了員工積極進(jìn)取創(chuàng)新工作的熱情,一些責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)的管理人員,利用檔案管理上的漏洞,制造虛假材料等,這些原因相應(yīng)地造成了煤炭企業(yè)人事檔案價(jià)值不高,利用率降低。
第三,人事檔案模式單一,內(nèi)容不完整在我國(guó)大部分的煤炭企業(yè)當(dāng)中,往往精力都放在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上,而對(duì)于人事檔案管理工作則較為忽視,所以在企業(yè)的人事檔案管理工作中,則將企業(yè)所有人的檔案都混在一起,沒(méi)有進(jìn)行分類管理,忽視人事檔案。檔案就很難達(dá)到完整,再加之煤炭企業(yè)工作性質(zhì)及人員為了追求更高利益而不斷的跳槽,從而在人事檔案工作中出現(xiàn)死檔、棄檔及人檔無(wú)法相符的情況時(shí)有發(fā)生。
第四,人事檔案管理的緩慢發(fā)展與煤炭企業(yè)的高速發(fā)展不相適應(yīng)煤炭企業(yè)是勞動(dòng)密集型企業(yè),人員流動(dòng)量大,流動(dòng)速度較其他行業(yè)更為頻繁。伴隨著人才的頻繁流動(dòng),傳統(tǒng)的人事管理制度包括人事檔案管理制度面臨挑戰(zhàn),積極應(yīng)對(duì)這種挑戰(zhàn),為人事管理實(shí)踐提供有效的人事檔案信息保障成為人事檔案管理者的重要課題。
三、做好煤炭企業(yè)人事檔案管理的對(duì)策
第一,建立完善的人事檔案管理制度在人事檔案管理的過(guò)程中,建立完善的人事檔案管理制度尤為重要。因此在建立制度的過(guò)程中,就要求檔案的管理人員能及時(shí)的收集、整理相關(guān)人員的檔案,同時(shí)在管理的過(guò)程中要遵循“取之有據(jù),舍之有理”的規(guī)律。同時(shí),在檔案的整理歸檔中,管理人員要嚴(yán)格的按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔,同時(shí)也要認(rèn)真仔細(xì)的核實(shí)檔案的真實(shí)性。最后在管理的過(guò)程中,要注意檔案的安全,同時(shí)對(duì)檔案的資料要及時(shí)的更新、補(bǔ)充、整理,從而使人事檔案的管理工作更加規(guī)范。
第二,提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí),加強(qiáng)和改進(jìn)檔案信息資源管理由于不少人的檔案意識(shí)比較淡薄,對(duì)應(yīng)歸檔的資料上交不積極,甚至放在個(gè)人手里保管,這嚴(yán)重的影響了人事檔案材料的收集,針對(duì)人事檔案的特殊性,煤炭企業(yè)應(yīng)制定相關(guān)的應(yīng)對(duì)措施來(lái)加強(qiáng)管理,讓員工認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性,使收集工作由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)。因?yàn)闄n案的收集是人事檔案信息完整的基礎(chǔ),它直接反映了員工在各個(gè)時(shí)期形成的有關(guān)經(jīng)歷,也提供了員工在德、能、勤、績(jī)等工作方面能力,人事檔案資料信息的完善是企業(yè)合理利用人才配置、維護(hù)員工利益的一個(gè)重要保障。因此,針對(duì)煤炭企業(yè)的特點(diǎn),應(yīng)突破傳統(tǒng)人事檔案管理的途徑,選擇信息化、現(xiàn)代化的管理手段。信息化是從原始靜態(tài)檔案管理到動(dòng)態(tài)檔案信息化管理的變革,是人事檔案工作的深入,是工作方法的改變,也是人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的起點(diǎn)。
第三,樹立人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理理念,努力提高全員檔案意識(shí)人事檔案工作是多個(gè)部門共同參與的工作,在相關(guān)部門建立人事檔案管理網(wǎng)絡(luò),配備兼職人事檔案網(wǎng)員,并進(jìn)行人事檔案收集規(guī)范的培訓(xùn),賦予人事檔案網(wǎng)員檔案利用優(yōu)先權(quán),是提高全員檔案意識(shí)的有效途徑。只有讓每一個(gè)參與產(chǎn)生檔案、轉(zhuǎn)遞檔案、整理檔案、使用檔案的人員都肩負(fù)起檔案管理的責(zé)任,具備清晰的檔案意識(shí),由“讓我歸檔”變成“我要?dú)w檔”,人事檔案管理工作的質(zhì)量才能真正得以提高,人事檔案管理工作在企業(yè)中的地位才能得以提高,企業(yè)檔案管理工作才能順利開展。
第四,努力做好體制創(chuàng)新和管理創(chuàng)新煤炭企業(yè)檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)制度,就必須對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和機(jī)制創(chuàng)新。所謂的機(jī)構(gòu)創(chuàng)新,就是企業(yè)可以將過(guò)去單一管理檔案的檔案室擴(kuò)大為一個(gè)能夠提供多方位服務(wù)的企業(yè)檔案信息中心;制度創(chuàng)新就是要求企業(yè)制定科學(xué)的檔案管理制度,不僅僅是對(duì)檔案管理人員的管理制度,還有讓企業(yè)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化的制度;機(jī)制創(chuàng)新就是讓企業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要,使企業(yè)能夠在高效的機(jī)制下運(yùn)行,從而創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益,把檔案資源當(dāng)作一項(xiàng)寶貴資源來(lái)對(duì)待,使之成為帶動(dòng)企業(yè)發(fā)展的又一利器。企業(yè)檔案管理要與企業(yè)的發(fā)展同步。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)檔案管理工作中,不能夠僅僅局限于對(duì)各類檔案的錄入、輸出和檢索,還應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代化的技術(shù)提煉出有用的資源,對(duì)各類信息進(jìn)行分類,提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。另外,檔案管理部門要發(fā)揮信息中心的作用,通過(guò)新的管理制度和管理方法來(lái)確保信息的最大化利用和安全性能。
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作者：曾玲惠 單位：西山煤電(集團(tuán))有限責(zé)任公司公用事業(yè)分公司
第八篇：人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)踐
摘要：在我國(guó)企事業(yè)單位的檔案管理工作中，人事檔案管理占據(jù)重要的地位，如何有效提高管理效率，更為合理的開發(fā)與利用檔案資源，成為新時(shí)期人事檔案管理工作的重要研究課題之一。特別是隨著現(xiàn)代檔案管理理論研究與實(shí)踐的不斷深入，以及計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，加強(qiáng)人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。本文結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，解析了人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題，僅供同行參考和借鑒。
關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；信息系統(tǒng)；設(shè)計(jì)；實(shí)現(xiàn)
人事檔案是我國(guó)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性人力管理信息資源，推進(jìn)人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)是國(guó)家信息化建設(shè)的重要組成部分。我國(guó)在新時(shí)期的人事檔案管理中，強(qiáng)調(diào)信息化與現(xiàn)代化建設(shè)，對(duì)于各級(jí)人事檔案管理部門提出了新的任務(wù)，也提供了難得的發(fā)展機(jī)遇。因此，作為單位的人事檔案管理人員，必須對(duì)于信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行深入的研究，在強(qiáng)化管理效率與質(zhì)量的基礎(chǔ)上，更好的開發(fā)和利用相關(guān)檔案資源，以促進(jìn)我國(guó)人事檔案管理工作的正規(guī)化、現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。
1人事檔案管理信息化的必要性
（1）符合信息社會(huì)的發(fā)展要求，作為一種基礎(chǔ)性的信息資源，人事檔案在社會(huì)建設(shè)及管理中的重要性日漸凸顯。為社會(huì)服務(wù)、滿足群眾需求是人事檔案管理的出發(fā)點(diǎn)與根本目標(biāo)，加快人事檔案管理信息化建設(shè)符合信息社會(huì)的發(fā)展要求，也是我國(guó)檔案事業(yè)今后發(fā)展的主流趨勢(shì)。因此，各級(jí)單位、部門都應(yīng)高度重視人事檔案管理信息化，投入更多的人力、物力及財(cái)力資源加快其建設(shè)步伐。
（2）為社會(huì)提供了全方位的人事信息，符合信息共享的要求。建設(shè)人事檔案管理信息系統(tǒng)，為人事管理全過(guò)程提供了所需的人事信息，不但可以準(zhǔn)確、快速的獲取某一工作人員的簡(jiǎn)歷、特長(zhǎng)、素質(zhì)及德能勤績(jī)等，而且可以隨時(shí)調(diào)閱其工作、學(xué)習(xí)及生活等相關(guān)的聲音與影像資料，有利于人事管理部門了解某一工作人員的綜合信息。另外，利用人事檔案管理信息系統(tǒng)從根本上改變了傳統(tǒng)的管理模式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的共享，減少了管理人員的工作量，而且避免了各部門重復(fù)錄入信息的現(xiàn)象。
2人事檔案管理信心系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)與主要功能模塊
結(jié)合本單位人事檔案管理的性質(zhì)與特點(diǎn)，在信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中采用了較為先進(jìn)的模塊化程序設(shè)計(jì)方法。
（1）人事檔案管理信息系統(tǒng)主窗體模塊的設(shè)計(jì)中，應(yīng)堅(jiān)持直觀、層次清晰及可視等原則，其主要功能是人事檔案的庫(kù)信息統(tǒng)計(jì)、查詢、瀏覽、修改、打印及系統(tǒng)維護(hù)等，通過(guò)主窗體進(jìn)行相應(yīng)子模塊的調(diào)用，以滿足實(shí)際應(yīng)用功能要求。
（2）人事檔案信息管理庫(kù)模塊，其主要功能是對(duì)于所有錄入的人事檔案信息進(jìn)行修改與瀏覽，其主要包括：檔案修改庫(kù)、檔案瀏覽庫(kù)等子模塊，由相應(yīng)的子模塊按照規(guī)定的過(guò)程、程序或表單進(jìn)行相關(guān)操作。在人事檔案信息管理庫(kù)模塊的應(yīng)用，普通用戶僅能進(jìn)行相關(guān)信息的瀏覽，只有操作人員才可以根據(jù)權(quán)限進(jìn)行相關(guān)信息或內(nèi)容的修改。
（3）人事檔案信息查詢模塊，在人事檔案管理信息系統(tǒng)的程序設(shè)計(jì)中，為了縮短腳本的編寫長(zhǎng)度，并且提高系統(tǒng)的運(yùn)行速度，通常會(huì)大量使用了SQL語(yǔ)句。針對(duì)人事檔案管理的特點(diǎn)與具體要求，在信息查詢模塊設(shè)計(jì)中，一般是采用SQL語(yǔ)句參數(shù)賦值的方式，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的某些表格或字段進(jìn)行查詢。另外，用戶還可以根據(jù)指定條件進(jìn)行相關(guān)信息的查詢，其具有方便、準(zhǔn)確的優(yōu)點(diǎn)，查詢結(jié)果可以直接打印出來(lái)。
（4）人事檔案管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)與打印模塊，其主要包括：統(tǒng)計(jì)與打印等子模塊，統(tǒng)計(jì)模塊的功能實(shí)現(xiàn)主要是通過(guò)SQL語(yǔ)言對(duì)于系統(tǒng)中相關(guān)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；打印模塊的功能實(shí)現(xiàn)則主要是根據(jù)實(shí)際需要，打印查詢產(chǎn)生的統(tǒng)計(jì)結(jié)果及相關(guān)信息，打印資料可以用于存檔或供相關(guān)部門查閱。
（5）人事檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)模塊，在信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作中，必須保證信息系統(tǒng)具有良好的保密性與安全性，在程序進(jìn)入信息系統(tǒng)的主窗體后，應(yīng)提示用戶按照要求輸入登錄賬號(hào)與密碼，正確完成操作后方可激活信息系統(tǒng)主窗體上的其它按鈕。同時(shí)，在信息系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，為了滿足操作人員對(duì)其進(jìn)行維護(hù)的要求，必須設(shè)計(jì)相應(yīng)的維護(hù)模塊，根據(jù)操作人員的權(quán)限可以進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)維護(hù)工作，以確保其安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行。
3人事檔案管理信息系統(tǒng)中關(guān)鍵技術(shù)的實(shí)現(xiàn)
（1）信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)模型的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，人事檔案管理信息系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)必須具有一定的邏輯關(guān)系，通過(guò)對(duì)于國(guó)內(nèi)普遍實(shí)現(xiàn)的《人事考核管理制度》進(jìn)行分析與研究，結(jié)合本單位的具體情況，在數(shù)據(jù)模型中應(yīng)創(chuàng)建基層單位編碼表、檔案目錄表、作表、轉(zhuǎn)入表、轉(zhuǎn)出表、工資變動(dòng)登記表、職務(wù)變動(dòng)登記表等信息庫(kù)，并且構(gòu)建科學(xué)的人員編碼規(guī)范，以確保數(shù)據(jù)模型的科學(xué)、合理設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。
（2）不同數(shù)據(jù)庫(kù)之間接口連接，在人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)中，為了保證各數(shù)據(jù)庫(kù)與子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸效果，必須解決不同數(shù)據(jù)庫(kù)之間的接口連接問(wèn)題，以減少系統(tǒng)出現(xiàn)運(yùn)行故障的幾率，并確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)募皶r(shí)性與準(zhǔn)確性。本現(xiàn)階段的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，經(jīng)過(guò)必要的程序更換與升級(jí)，基本可以實(shí)現(xiàn)SQL2000、DBF及ACCESS等數(shù)據(jù)庫(kù)的順利導(dǎo)入，而且可以通過(guò)報(bào)盤的方式實(shí)現(xiàn)子系統(tǒng)與上級(jí)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)導(dǎo)入問(wèn)題。
（3）在人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一鍵向Word中的完全輸出，普遍應(yīng)用VBA編程語(yǔ)言。為了確保人事檔案信息的查閱與打印方便，通常需要將數(shù)據(jù)庫(kù)中所有的數(shù)據(jù)一鍵導(dǎo)出，并且自動(dòng)生成Word文檔，這就需要借助VBA編程語(yǔ)言的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，使得各類信息均得到有效的控制，在實(shí)際應(yīng)用時(shí)具有較為理想的自動(dòng)生成功能。
4人事檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用中需要注意的問(wèn)題
（1）開發(fā)專業(yè)的數(shù)字化工具，有效利用身份識(shí)別、文件加密、安全審查、安全備份、病毒防護(hù)及權(quán)限限制等先進(jìn)的安全防護(hù)技術(shù)，確保人事檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行與信息安全。
（2）完善相關(guān)法律法規(guī)，為了進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)，政府及相關(guān)部門必須及時(shí)制定與出臺(tái)相關(guān)的法律法規(guī)，從法律角度出發(fā)，為人事檔案管理的信息化發(fā)展提供必要的保障。例如：針對(duì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行及管理特點(diǎn)，必須按照現(xiàn)行的規(guī)定制定相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)查詢與權(quán)限管理辦法，并且逐步完善相應(yīng)的安全監(jiān)管協(xié)議。
（3）提高人事檔案管理工作的整體服務(wù)水準(zhǔn)，在信息系統(tǒng)不斷應(yīng)用的背景下，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況建立相應(yīng)的信息社會(huì)化服務(wù)體系，注重復(fù)合型技術(shù)及管理人才的引入，以進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案信息資源的開發(fā)與利用，更好的服務(wù)于社會(huì)建設(shè)及單位發(fā)展。
總之，隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展與進(jìn)步，在新時(shí)期的企事業(yè)單位人事檔案管理工作中，必須高度重視信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)的意義，注重各種新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用，合理引入復(fù)合型的技術(shù)與管理人才，有效推進(jìn)信息系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)際應(yīng)用水平，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案資源的全面開發(fā)與利用，使其發(fā)揮更大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。
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作者：黃春萍 單位：福建省閩東南地質(zhì)大隊(duì)
第九篇：人事檔案管理加強(qiáng)與完善策略
摘要：人事檔案是我國(guó)各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn)。由于人事檔案真實(shí)地記載和反映干部政治思想，品德作風(fēng)、個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力等，是干部個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，是企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的重要依據(jù)。因此，不斷加強(qiáng)和完善人事檔案管理，與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。
關(guān)鍵詞：人事；檔案；組織；管理
1人事檔案管理存在的問(wèn)題
1.1對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。長(zhǎng)期以來(lái)，部分單位對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行。由于認(rèn)識(shí)不到位，服務(wù)觀念不強(qiáng)，人事檔案管理發(fā)展緩慢，跟不上檔案服務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的要求。另外，在組織人事部門對(duì)其檔案材料的收集過(guò)程中不積極主動(dòng)配合，應(yīng)付了事，甚至有一些干部為了個(gè)人利益隨意改動(dòng)年齡，一些干部對(duì)該填的項(xiàng)目錯(cuò)填、不填、漏填，對(duì)該歸檔的材料遲遲不交等等。從根本講，是沒(méi)有將這項(xiàng)工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，因此往往容易忽略人事檔案管理工作。
1.2人事檔案管理不規(guī)范。由于隸屬關(guān)系、管理方式不同、管理人員頻繁更換發(fā)等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)人事檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題。如人事檔案盒破損不堪；人事檔案材料殘缺不全；檔案材料沒(méi)有規(guī)范整理；歸檔材料規(guī)格不一。同時(shí)，大多數(shù)企事業(yè)單位的人事檔案管理人員往往身兼數(shù)職，且大部分靠手工操作，未使用電子信息化系統(tǒng)管理人事檔案，使得人事檔案的查閱、整理工作費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低下。
1.3人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。首先，當(dāng)前企業(yè)許多人的人事檔案質(zhì)量不高，缺乏利用價(jià)值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細(xì)致的、實(shí)際性的少;反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長(zhǎng)的少;反映過(guò)去情況的多，反映當(dāng)前情況的少。其次，檔案材料不全。人事檔案短缺，材料內(nèi)容不完整:如履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項(xiàng)目不完整。第三，收集的對(duì)象范圍太窄。一些企業(yè)的人事部門只關(guān)注收集單位主要領(lǐng)導(dǎo)人及高層干部的材料，而忽視了廣大普通職工的材料收集，造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多，普通職工的材料少的現(xiàn)象。
1.4檔案管理信息化程度不高。人事檔案管理信息化在公司管理建設(shè)中有著不可缺少的作用，是現(xiàn)實(shí)性與歷史性結(jié)合的產(chǎn)物，然而很多公司卻對(duì)檔案安全管理不夠重視，并沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，未能把個(gè)人信息、檔案目錄等資料輸入計(jì)算機(jī)。因此，為了適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，實(shí)施信息化建設(shè)和管理便成為檔案工作開展的一項(xiàng)具體舉措。
2不斷加強(qiáng)和完善人事檔案管理的新思考
2.1強(qiáng)化人事檔案管理重要性認(rèn)識(shí)。提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)知程度，是做好干部人事檔案工作的關(guān)鍵。要做好檔案管理工作，要堅(jiān)決克服各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的“說(shuō)起來(lái)重要、抓起來(lái)次要、用起來(lái)需要、忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象。加大宣傳力度，提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到，人事檔案并不是可有可無(wú)的。另外，還要找準(zhǔn)工作的重心，從約束管理型向服務(wù)管理型轉(zhuǎn)變。人事檔案管理是基礎(chǔ)，服務(wù)是宗旨。把人事檔案的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到服務(wù)上來(lái)是形勢(shì)的需要，要服務(wù)人力資源開發(fā)的大局。
2.2規(guī)范人事檔案管理手段。首先，要建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動(dòng)做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。其次，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。隨著科技的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，人事檔案的管理的方式、方法也隨之發(fā)生了改變。要有一支檔案服務(wù)創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)，檔案工作才能實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。人事檔案管理者不只做檔案資料的整理和查詢工作，應(yīng)該是既懂得檔案專業(yè)知識(shí)，又會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化管理的復(fù)合型人才。因此，要堅(jiān)持有計(jì)劃地培養(yǎng)和引進(jìn)高學(xué)歷、高層次的檔案服務(wù)創(chuàng)新人才。人事檔案管理部門要有強(qiáng)烈的緊迫感和使命感，切實(shí)加強(qiáng)復(fù)合型檔案人才的隊(duì)伍建設(shè)。
2.3不斷提高人事檔案內(nèi)容質(zhì)量。隨著時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。完善企業(yè)人事檔案內(nèi)容制度，切實(shí)從企業(yè)人力資源管理和利用的角度出發(fā)，把反映個(gè)人業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長(zhǎng)、工作業(yè)績(jī)、個(gè)人信用、職業(yè)培訓(xùn)、違法記錄等方面的內(nèi)容納入人事檔案中去，適當(dāng)采用定量指標(biāo)考核作為對(duì)個(gè)人工作業(yè)績(jī)和態(tài)度的記錄，突出個(gè)人能力的發(fā)展。
2.4加強(qiáng)檔案管理信息建設(shè)。人事檔案的信息具有原始性和完整性，利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)信息統(tǒng)計(jì)，對(duì)個(gè)人政績(jī)、業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理體系。在實(shí)行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在檔案管理的內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。建立了人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以后，檢索查詢起來(lái)就變得非常方便。
3結(jié)論
人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，是基礎(chǔ)性工作，涉及全體在檔人員的經(jīng)濟(jì)利益與政治前途等。因此，我們?cè)谧龊萌耸聶n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)也應(yīng)解放思想、大膽創(chuàng)新以適應(yīng)時(shí)展的，為企業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
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作者：劉曉紅 單位：黑龍江外商企業(yè)咨詢服務(wù)有限責(zé)任公司