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事業(yè)單位人事檔案管理特點(diǎn)研究

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事業(yè)單位人事檔案管理特點(diǎn)研究

摘要:在事業(yè)單位發(fā)展過程之中,人事檔案管理是一項(xiàng)重要工作,是企業(yè)開展人事管理工作的主要依據(jù)。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展背景下,事業(yè)單位面臨著新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。因此,事業(yè)單位人事管理部門當(dāng)下主要任務(wù)是落實(shí)人事工作,尤其是要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理,從而為事業(yè)單位人事工作順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文主要研究事業(yè)單位人事檔案管理特點(diǎn)與問題,并提出有效的解決措施,希望為有關(guān)專業(yè)人士帶來一定的思考與啟發(fā)。

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;人事檔案管理;特點(diǎn);問題

事業(yè)單位是國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主要力量,在推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展上發(fā)揮著重大作用,其中,人事檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作重要內(nèi)容,對(duì)于事業(yè)單位人事工作有著直接影響。首先,人事檔案管理管理工作要負(fù)責(zé)管理人才資源信息;其次,人事檔案管理工作為企人才的選拔與晉升等提供主要依據(jù)。然而,當(dāng)前人事檔案管理工作中面臨著許多方面問題,具體如下:

一、人事檔案管理工作的主要特征

(一)現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)

人事檔案管理是事業(yè)單位中一項(xiàng)重要工作,主要作用是為事業(yè)單位人事管理提供重要的管理依據(jù)。比如,提供人事管理所需要的人員考核、鑒定等方面資料信息。通過查看這些資料內(nèi)容,便于事業(yè)單位全面了解與考察個(gè)人情況。事業(yè)單位只有在全面了解個(gè)人情況后,才能夠進(jìn)一步客觀的、合理的對(duì)個(gè)人經(jīng)歷進(jìn)行分析,既實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人內(nèi)在潛能的發(fā)掘,又可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的優(yōu)化配置。

(二)機(jī)密性特點(diǎn)

事業(yè)單位人事檔案工作的主要特點(diǎn)是保密性強(qiáng),為此,事業(yè)單位開展人事檔案管理工作之中,務(wù)必要嚴(yán)格的執(zhí)行保密制度,要切實(shí)保證人事檔案管理工作機(jī)密性,避免出現(xiàn)機(jī)密泄露的問題,最大程度的減少事業(yè)單位的損失。

(三)真實(shí)性特點(diǎn)

真實(shí)性是對(duì)人事檔案資料的基本要求,只有保障了人事檔案資料的真實(shí)性,才能夠準(zhǔn)確的反映出人才的經(jīng)歷。為此,作為檔案管理工作人員,要認(rèn)真細(xì)致的做好自身的工作,對(duì)資料的整理與鑒別務(wù)必要秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,切實(shí)保證材料具有足夠的真實(shí)性與權(quán)威性,嚴(yán)厲禁止隨意篡改人事檔案資料的行為。

(四)動(dòng)態(tài)化特點(diǎn)

人事檔案資料主要是對(duì)當(dāng)事人經(jīng)歷的記錄,為此,在當(dāng)事人的經(jīng)歷發(fā)生變化時(shí),要相應(yīng)的對(duì)人事檔案資料做出調(diào)整與更新。為此,對(duì)于人事檔案管理工作的開展,要堅(jiān)持動(dòng)態(tài)化的原則,實(shí)時(shí)更新人事檔案資料,確保能夠充分發(fā)揮人事檔案資料作用。

二、事業(yè)單位開展人事檔案管理工作需要注意的問題

(一)完善相關(guān)制度,明確崗位職責(zé)

為了保障人事檔案管理工作的質(zhì)量,事業(yè)單位應(yīng)重視完善相關(guān)制度,明確各個(gè)崗位的工作職責(zé)。因此,事業(yè)單位應(yīng)立足于自身發(fā)展情況,根據(jù)調(diào)查的結(jié)果,改進(jìn)工作方式并建立規(guī)范化制度。除此之外,事業(yè)單位要做好整理、審查、歸檔以及收集人事檔案資料工作,落實(shí)清理與鑒定人事檔案工作,充分發(fā)揮自身服務(wù)職能。

(二)構(gòu)建完善的管理組織體系

在事業(yè)單位的整體檔案管理工作中,人事檔案管理工作屬于重要組成部分。為此,針對(duì)于人事檔案管理工作,事業(yè)單位要合理分配管理責(zé)任與權(quán)限,采用統(tǒng)一化管理模式,既可以有效提升人事檔案管理質(zhì)量與效率,而且可以節(jié)約人事檔案管理成本,促進(jìn)信息容量的提升,保障檔案信息管理工作全面性。通過構(gòu)建一體化的管理組織體系,可以提升人事檔案管理工作地位,使其獲得多方面的支持與配合。

(三)改進(jìn)人事檔案工作方式

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作忽視信息化技術(shù)手段的應(yīng)用,既無法提升檔案查閱與利用的效率,又加大了檔案管理的壓力,無法滿足如今檔案管理工作需要。因此,針對(duì)于這一問題,事業(yè)單位應(yīng)加快改進(jìn)檔案管理方式,采用新型的檔案管理方式,推進(jìn)檔案管理工作效率提升,促進(jìn)自身的服務(wù)職能的提升。

(四)加大開發(fā)檔案資料的力度

人事檔案管理工作要充分考慮事業(yè)單位發(fā)展需要,做好收集各種人事檔案資源的工作,不斷的充實(shí)檔案的內(nèi)容。然而,就傳統(tǒng)檔案資料內(nèi)容來看,其主要存在的問題是忽視整合人事管理工作所需的德、能、勤以及績(jī)等方面材料,無法有效反映與體現(xiàn)人才實(shí)際情況。此外,為了提升檔案信息時(shí)效性,人事檔案管理工作中要融入動(dòng)態(tài)化管理思想,為事業(yè)單位進(jìn)行人才考察、選拔與培養(yǎng)等工作提供重要參考依據(jù)。

(五)建設(shè)一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍

管理人員作為人事檔案管理工作主要執(zhí)行者與實(shí)施者,其個(gè)人素質(zhì)高低直接影響著工作質(zhì)量。為此,高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍是保障人事檔案管理工作落實(shí)的基礎(chǔ)。因此,作為一名合格的檔案管理人員,不僅要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí),而且要擁有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。檔案管理人員在平時(shí)工作生活中要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí),全面的了解先進(jìn)的管理思想與技術(shù),并且積極采取科學(xué)的管理方式。此外,事業(yè)單位應(yīng)組織檔案管理人員參與組織建設(shè)與思想作風(fēng)活動(dòng),強(qiáng)化全體人員對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí),充分發(fā)揮工作人員的作用,保障事業(yè)單位各項(xiàng)工作的推進(jìn)落實(shí)。

(六)加強(qiáng)信息化的建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理主要是補(bǔ)充人事檔案管理,避免由于信息癱瘓而造成檔案數(shù)據(jù)的損壞,然而,在信息化時(shí)代背景下,人事檔案管理要加強(qiáng)信息化建設(shè),積極構(gòu)建信息化管理平臺(tái),從而保障人事檔案管理的安全性與便捷性。因此,有必要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化建設(shè),建立起完善的檔案信息平臺(tái),提高信息平臺(tái)的管理功能,在符合檔案數(shù)據(jù)信息共享同時(shí),確保各個(gè)部門具有不同的操作權(quán)限。同時(shí),要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化平臺(tái)維護(hù),促進(jìn)信息化管理水平的提升。

三、結(jié)語

總而言之,隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展,事業(yè)單位的人事檔案管理工作的多元化發(fā)展趨勢(shì)愈加明顯。為此,事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的改革,采用開放化與社會(huì)化的發(fā)展思想,充分的發(fā)揮出人事檔案自身的服務(wù)功能,從而推進(jìn)事業(yè)單位健康、快速、可持續(xù)的發(fā)展。

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作者:高媛 單位:吉林省四平市市政設(shè)施維護(hù)管理中心

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