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摘要:隨著我國事業(yè)單位開始實(shí)行人員聘用制之后,在人事檔案的管理方面也出現(xiàn)了一些改變,人員聘用的管理制度與正式編制不同,因此在人員流動方面比較頻繁,也給人事檔案管理的工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。本文對實(shí)行人員聘用制度之后,事業(yè)單位人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了分析,并提出了一些解決問題的策略。
關(guān)鍵詞:人員聘用制;事業(yè)單位;人事檔案管理
人事檔案管理制度是我國單位普遍實(shí)行的人員管理制度,人事檔案管理就是對人員的個(gè)人基本情況、教育背景和社會經(jīng)歷等進(jìn)行系統(tǒng)的記錄和管理,它與人們的生活密切相關(guān),是組織人事部門人用人才的重要依據(jù),也是對個(gè)人情況的一種客觀真實(shí)的反映。在事業(yè)單位實(shí)行了人員聘用制后,對人員實(shí)行按崗招聘、競爭上崗、合同管理、定期考核和解聘辭聘的制度,因此人員的流動性較大,給人事檔案管理加大了難度。如何能夠提高事業(yè)單位的人事檔案管理水平,是實(shí)行人員聘用制后應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)問題。
一、實(shí)行人員聘用制后事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問題
(一)對人事檔案管理工作的認(rèn)識不足
在事業(yè)單位實(shí)行人員聘用制后,事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識,很多檔案管理人員認(rèn)為只要保證檔案保存完整,保密性做好,同時(shí)滿足日常的調(diào)檔和閱檔就可以,并沒有什么專業(yè)的技術(shù),也不必花費(fèi)過多的時(shí)間和精力,將自身定位為保管者的角色[1]。這就使得很多人不愿意做檔案管理工作,檔案管理崗位上人員變動比較頻繁,而且缺乏檔案管理的專業(yè)知識,導(dǎo)致檔案管理工作缺乏連續(xù)性,人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率都受到了影響。
(二)人事檔案材料的收集不充分
由于部分事業(yè)單位缺乏對人事檔案管理工作的重視,因此在檔案管理工作中,材料填寫不規(guī)范的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,再加上個(gè)人和單位都沒有將檔案材料及時(shí)歸檔的概念,所以存在很多檔案材料在個(gè)人手中長期滯留的問題。在人員聘用制逐漸深入的環(huán)境下,事業(yè)單位有大量的新進(jìn)人員,人員流動性增加,人事檔案的遞轉(zhuǎn)頻率增加,加大了人事檔案管理的工作量,也對人事檔案材料的收集質(zhì)量造成了影響,很多能夠反映出人員工作業(yè)績和個(gè)人特點(diǎn)的考核材料沒有及時(shí)歸檔,影響了人才的使用和評價(jià),不利于人才隊(duì)伍的建設(shè)[2]。
(三)人事檔案管理的信息化水平不足
顯然原來傳統(tǒng)的檔案管理方式難以滿足現(xiàn)在的需求,但是很多事業(yè)單位在實(shí)行了人員聘用制之后,檔案管理工作仍然沒有進(jìn)步,缺乏對檔案管理工作的重視、缺少單獨(dú)的檔案室、檔案室通風(fēng)條件差等現(xiàn)象仍然沒有改善,嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利進(jìn)行。甚至一些單位,由于資金投入不足,缺乏健全的檔案管理設(shè)備,檔案管理信息化建設(shè)不足,沒有發(fā)揮出現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢,計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較低,只能進(jìn)行簡單的輸入、輸出和檢索等,更有甚者還是沿用手工收集、整理和檢索的檔案管理模式,嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
二、對人事檔案管理中存在問題的解決策略
(一)提升事業(yè)單位對人事檔案管理工作的重視程度
在事業(yè)單位實(shí)行人員聘用制后,更應(yīng)該提高對人事檔案管理工作的重視,對人事檔案實(shí)行規(guī)范、科學(xué)的開放式管理,而不是傳統(tǒng)的封閉式管理模式。要提高對檔案管理崗位的重視,盡量保證檔案管理人員的穩(wěn)定,與此同時(shí)要加大對檔案管理的資金投入,完善檔案管理工作所需的配套設(shè)施。除此之外,檔案管理人員還要結(jié)合本單位實(shí)際情況考慮,明確自身的工作職責(zé),完善人事檔案管理的相關(guān)制度建設(shè),科學(xué)合理的對人事檔案進(jìn)行管理,并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度對檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔,保證人事檔案的完整性,加強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量,保證檔案管理工作的行政和服務(wù)職能[3]。
(二)強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè),提高檔案管理人員的素質(zhì)水平
事業(yè)單位在實(shí)行人員聘用制之后,通常都是按需設(shè)崗、按崗聘用,因此對聘用人員的考核將影響著人員的獎懲和續(xù)聘、解聘,所以對聘用合同和聘期考核資料的及時(shí)歸檔和有效管理是十分重要的。對于檔案管理人員,不但要求具備較強(qiáng)的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德,還需要有專業(yè)的檔案管理知識和先進(jìn)的檔案管理水平。所以要強(qiáng)化對檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)工作,一方面要對其開展職業(yè)道德教育,加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心和使命感,保證檔案的真實(shí)可靠;另一方面要加強(qiáng)對檔案管理人員的知識技能培訓(xùn),提高管理人員的知識和業(yè)務(wù)水平,保證人事檔案的完整性和有效性,在人事檔案中充分體現(xiàn)出聘用人員的工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷和科研水平,為聘用制人員的考核提供可靠依據(jù),保證雙方的合法權(quán)益。
(三)加大資金投入,重視人事檔案管理信息化建設(shè)
長期以來,事業(yè)單位對人事檔案管理實(shí)行的都是封閉式管理,保密性極強(qiáng),人事檔案通常只能由檔案管理工作人員進(jìn)行歸納、整理和保管,職工本人是不能接觸本人檔案的,只有在組織人事部門出具調(diào)函的情況下才能進(jìn)行調(diào)閱。隨著事業(yè)單位人事制度的不斷改革,這種管理方式已經(jīng)難以滿足管理需求,職工本人要能準(zhǔn)確的掌握個(gè)人檔案信息,人事檔案管理的數(shù)字化和信息化發(fā)展已經(jīng)成為管理的必然趨勢,對人事檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)管理,改變了傳統(tǒng)的封閉式形式,人事檔案管理更加的開放,職工本人也能隨時(shí)調(diào)閱本人的信息,檔案的調(diào)閱更加的方便、快捷和準(zhǔn)確[4]。因此事業(yè)單位要加大資金投入,強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè),完善信息化設(shè)備,并將先進(jìn)的信息管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中,使檔案管理工作更好的為決策提供有效支持。
三、結(jié)語
總而言之,隨著事業(yè)單位實(shí)行人員聘用制之后,不但事業(yè)單位的人事檔案管理工作量大量增加,對檔案管理的要求也在不斷提高,在事業(yè)單位人事檔案管理工作中,要充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),并結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù),對檔案實(shí)行信息化管理,從而提高檔案管理的質(zhì)量和效率。
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[3]鄭暉.基于聘用制下的人事檔案管理分析[J].決策與信息:下旬刊,2016(8):298.
[4]張勇.基于聘用制下的人事檔案管理分析[J].決策與信息:中旬刊,2016(8):257.
作者:姜桂秋 單位:吉林省四平市市政設(shè)施維護(hù)管理中心