談高職院校人事管理信息化建設
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【摘要】信息時代背景下，現代信息技術在各個領域中得到了極為廣泛的應用，顯著提高了企事業(yè)單位的工作效率，加強了各個部門之間的溝通交流，信息資源的潛在價值被挖掘出來，為單位決策的制定提供了可靠依據，促使其戰(zhàn)略發(fā)展目標得以順利實現?；诖?，高職院校應積極推進人事管理的信息化建設，以便充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，強化人事管理的實效性，為人力資源優(yōu)化配置和合理利用給予堅實保障。本文探討了高職院校人事管理信息化建設的重要意義和有效路徑，并對人事管理信息化系統(tǒng)的功能和具體應用加以論述，旨在為相關工作提供參考，進而推動高職院校人事管理工作的穩(wěn)步高效實施。
【關鍵詞】高職院校;人事管理;信息化建設
一直以來，高職院校對于人事管理工作的重視程度都有所不足，投入力度較小，不注重先進技術手段的應用，管理人員管理理念及管理手段有待完善，導致人事管理工作效果不甚理想，廣大教職工的工作積極性不高，對高職院校的歸屬感薄弱，優(yōu)秀人才經常發(fā)生流失，給高職院校的運營和發(fā)展帶來了一些不利影響。為了打破這一現狀，高職院校應該明確認識到人事管理信息化建設的必要性和緊迫性，構建功能完善的人事管理信息化系統(tǒng)，深入挖掘教職工需求和潛力，對其實施精細化管理，為他們提供合適的薪資待遇，創(chuàng)造有利于教職工職業(yè)發(fā)展的平臺，幫助他們實現自己的人生價值。這樣高職院校才能成為廣大教職工的溫馨港灣，教職工將會積極投身于教學、科研、后勤服務等崗位工作中，致力于為高職院校的發(fā)展貢獻最大的智慧和力量，高職院校的核心競爭力將會更為強勁。
一、高職院校人事管理信息化建設的重要意義
(一)可以為領導決策提供依據。通過開展人事管理信息化建設，利用人事管理信息化系統(tǒng)實施數據信息的采集、整理和分析，能夠讓教職工的個人資料清晰呈現出來，給高職院校領導的決策制定提供了真實完整的信息支持。學校領導可以根據數據分析結果為教職工安排工作，提高他們與崗位的契合程度，使之能夠在崗位工作中發(fā)光發(fā)熱，在對教職工實施獎懲時也將有據可循，調動了廣大教職工的主觀能動性，有利于促進高職院校的高效運轉。
(二)有利于提高工作效率。以往高職院校的人事管理工作是比較繁瑣的，涉及到大量的重復性工作，工作效率較低，已然無法滿足新時期高職院校發(fā)展的實際需求。加強人事管理信息化建設，只需要在系統(tǒng)中輸入關鍵字詞就可以迅速查找到對應信息，而且網上辦事流程清晰、快捷，為教職工提供了巨大便利。人事管理信息化系統(tǒng)的構建打破了高職院校各個部門之間的信息壁壘，使得數據信息可以在部門之間快速傳遞，有助于學校內部各項工作的高效開展。
(三)有利于實現人事管理變革。人事管理信息化建設體現了一種先進的管理理念，將高職院校各類資源進行整合，將冗余機構進行簡化，只需要配置少量員工就可以完成人事、師資、勞資等工作。在此情況下高職院校人事管理工作將得以保質保量開展，還能取得最優(yōu)效果，給新時期高職院校人事管理工作指明了新的方向，有利于推進人事管理的現代化、信息化、規(guī)范化開展。
二、高職院校人事管理信息化建設的路徑
(一)更新人事管理理念。要想保證高職院校能夠更好地適應新時展要求，必須要將人事管理改革作為切入點，更新人事管理理念，將信息化建設提上日程。高職院校領導要充分意識到人事管理信息化建設是一項至關重要的工作，與學校發(fā)展休戚相關，遵循以人為本的思想，尊重教職工想法和需求，竭力滿足他們的物質和精神所需，與教職工保持良好關系，認真聽取他們的意見和建議，贏得他們對高職院校改革的大力支持，高職院校的改革步伐將會走得更加穩(wěn)健。與此同時，學校領導還要加大資金、資源、技術投入力度，用于構建人事管理信息化系統(tǒng)，將人事管理信息化建設的實施價值普及給相關管理人員，確保他們能夠靈活操作系統(tǒng)，實施人事管理工作，高職院校人事管理工作效率和質量將會邁上一個新臺階。
(二)建立人事管理信息化制度。為了推進高職院校人事管理信息化建設的穩(wěn)步有序實施，應建立完善的人事管理信息化制度，指導相關工作，增強管理人員對信息化的認識，以規(guī)章制度為準繩，嚴格規(guī)范自己的操作，形成良好的工作習慣，提升高職院校人事管理信息化水平。高職院校要加強對人事管理信息化系統(tǒng)建設、使用、維護等制度體系的建設，每個環(huán)節(jié)的工作要點和目標都要表述清晰，將每個人員的職責予以詳細劃分，促使所有部門及人員形成合力，并且將他們的工作表現與薪酬直接掛鉤，督促其將人事管理信息化工作貫徹落實。那么數據信息的完整性、時效性、安全性就會得到保證，信息資源的利用率相對更高，高職院校人事管理工作將會取得卓越成效。
(三)與高職院校運營相結合。實際上，高職院校人事管理是一項動態(tài)的、持續(xù)性的工作，在開展信息化建設的過程中理應與高職院校辦學特色及運營情況有機結合到一起，打造符合其發(fā)展規(guī)律的人事管理信息化系統(tǒng)，以便展現出該系統(tǒng)對于高職院校人事管理工作的服務功能，切實提高人事管理工作效果。這就要求高職院校重點做好以下幾點工作:一是建立數據庫，將教職員工的人事信息錄入到數據庫中，還要實時更新數據庫，保證數據庫中信息的準確性。二是人事管理信息化系統(tǒng)要面向高職院校所有部門開放，既要將部門上傳的信息進行核實，又要保證教職工可以隨時隨地訪問系統(tǒng)，獲得個性化服務。三是將數據庫和系統(tǒng)中的數據進行備份，建立安全防御機制，為系統(tǒng)運行創(chuàng)造安全環(huán)境，為不同用戶設置不同權限，以維護數據信息的安全性，防止重要信息的遺失。
(四)加強管理人才培養(yǎng)。將人事管理信息化建設工作交給專業(yè)素質能力較強的人才負責，可以顯著提高管理效力，發(fā)揮人事管理工作應有作用，為高職院校發(fā)展注入源源不斷的活力。所以當務之急是要加強對管理人才的培養(yǎng)，一方面，要選拔優(yōu)秀人才實施人事管理工作，他們應具備良好的信息素養(yǎng)和管理素養(yǎng)，這樣才能充分勝任人事管理信息化建設;另一方面，定期組織培訓、學習和講座等多元化活動，將人事管理信息化建設的相關知識技能傳授給管理人員，豐富他們的知識儲備，促進知識內化，以便靈活處理實際工作中出現的各類問題，確保人事管理信息化建設的執(zhí)行到位。另外，高職院校還應經常性組織管理人員的內部交流，讓他們共同探討、分析、解決問題，激發(fā)管理人員的創(chuàng)新意識，人事管理信息化建設就會得到有效踐行。
三、人事管理信息化系統(tǒng)的功能及應用
(一)系統(tǒng)功能。人事管理信息化系統(tǒng)是一個功能比較強大的系統(tǒng)平臺，是由薪資模塊、考勤模塊、福利管理模塊、人力資源管理模塊等共同組成的，每個模塊對應特定功能，可以實現對高職院校人力資源的精細化、科學化管理。1．薪資模塊。主要用于計算高職院校教職工的薪資，需要綜合考勤信息，將罰款和稅款進行扣除，即可自動生成教職工應該發(fā)放的薪資。該模塊與高職院校財務管理系統(tǒng)的整合具有一定的必要性，可以讓高職院校的財務狀況更加明晰，可謂是薪資管理的一大突破。2．考勤模塊。高職院校所有教職工的考勤信息都會存儲在該模塊中，根據他們的上下班時間統(tǒng)計出勤情況，進而得出教職工是否有遲到、早退、曠工等惡劣行為，按照預先設定的標準進行計算，靈活性強，計算結果精準，給教職工薪資管理提供了完整的信息。3．師資模塊。根據各教學部門某些崗位對職稱、職業(yè)技能等方面的需求快速找到匹配程度高的教職工;根據教職工的職稱信息，對職稱多年未變動的教職工，及時了解分析個人情況，幫助理順個人職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，并提出針對性的建議;根據學院的發(fā)展定位、專業(yè)設置以及課程安排，及時安排負責已取消課程或已取消專業(yè)教學工作的教職工外出進修或培訓來提高相關教職工的專業(yè)技能，以實現完美轉型。4．人力資源管理模塊。該模塊涉及到高職院校教職工的招聘、安置、評估、補償和發(fā)展，也就是說，從教職工進入到高職院校就職以后就要為他們建立專屬的信息化檔案，將他們的信息詳細記錄下來，以便于高職院校領導安排和調控教職工的職位，給他們安排培訓活動，設置合適的薪資福利，增加高職院校人才儲備，之于高職院校發(fā)展起到了關鍵性的作用。
(二)系統(tǒng)應用。1．網絡招聘。網上招聘已成為高職院校招聘人才的重要渠道，人事管理信息化系統(tǒng)在其中發(fā)揮著不可小覷的作用，可以將應聘者的信息進行深入分析，判斷與崗位工作的匹配度，通知符合條件的應聘者面試時間和面試地點，大大簡化了招聘流程，提高了招聘的有效性。2．培訓模塊。培訓模塊也被稱作為學習管理系統(tǒng)，可以對高職院校教職工培訓情況進行跟蹤和反饋，概述了培訓課程、書籍、CD、網絡學習或材料可用于開發(fā)哪些技能，有針對性地對教職工進行培訓，激發(fā)其內在潛能，在培訓過后還會安排考核，以檢驗培訓效果，并存儲每個教職工的績效，通過分析模塊進行訪問。3．員工自助服務模板。教職工將個人學歷、職稱、技能證書等方面的信息更新錄入系統(tǒng)，將相關證書原件提交系統(tǒng)管理員審核后，系統(tǒng)管理員確認其更新，可以減少系統(tǒng)管理員的工作量。教職工登錄系統(tǒng)可以查詢個人的出勤記錄、教學工作量、工資福利待遇，對于信息存在疑義時可以直接與管理人員進行交流，得到他們提供的專屬服務。4．分析模塊。高職院校人事部門將人力資源指標與其他業(yè)務數據結合起來，以確定教職工人數趨勢和異常情況，以便更好地預測教職工流失率對未來高職院校運營產生的影響，分析人才流失原因，并采取相應的對策來防止人才流失。
四、結語
總而言之，高職院校人事管理信息化建設是一項需要長期開展的工作，將會對高職院校的發(fā)展產生積極效應，學校領導應該積極更新人事管理理念，制定完善的規(guī)章制度，打造先進的人事管理信息化系統(tǒng)，加強管理人才的培育，致力于給人事管理信息化建設提供方方面面的保障，以彰顯人事管理信息化的優(yōu)勢，增強人事管理工作效果，為高職院校的蓬勃健康發(fā)展保駕護航。
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作者：易普金 單位：廣西經貿職業(yè)技術學院高級經濟師
