醫(yī)院專職秘書在學(xué)科建設(shè)中的作用探析

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摘要：為了能夠在競爭激烈的醫(yī)療市場取得一席之地，在醫(yī)院配置專職秘書顯得尤為重要。專職秘書能夠?yàn)閷＜?、教授、科室主任和技術(shù)骨干減少大量“瑣事”，使他們能夠有更多的時(shí)間和精力投入到醫(yī)療與教學(xué)中。本文主要從醫(yī)院專職秘書的定義、醫(yī)院?？泼貢闹匾浴⑨t(yī)院?？泼貢闹饕毮芎歪t(yī)院專科秘書在學(xué)科建設(shè)中的主要職能進(jìn)行分析，以便讓大家更好地明晰醫(yī)院專職秘書在學(xué)科建設(shè)中的作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院專職秘書；學(xué)科建設(shè)；建設(shè)策略；協(xié)調(diào)溝通

1醫(yī)院專職秘書的職責(zé)與定位

“每一顆螺絲釘都將在一個(gè)大集體中發(fā)揮出巨大的作用?！倍敫玫刈龊冕t(yī)院的工作，發(fā)揮每個(gè)人的螺絲釘精神顯得尤為重要。為了能夠有效地減輕醫(yī)院臨床科室醫(yī)療人員非醫(yī)療工作方面的各種負(fù)擔(dān)，我國各大綜合性醫(yī)院的臨床科室都已經(jīng)設(shè)置了相應(yīng)的秘書崗位。而醫(yī)院專職秘書本身就是為了能夠有效減輕各個(gè)科室工作人員的負(fù)擔(dān)而存在的。而為了能夠更好地優(yōu)化醫(yī)院的人力資源結(jié)構(gòu)，醫(yī)院專職秘書確實(shí)在日常管理中起到非常重要的作用。一定要派遣有協(xié)調(diào)溝通能力、專業(yè)能力和較高思想素質(zhì)的人員來擔(dān)任。

2設(shè)置醫(yī)院專職秘書的重要性

醫(yī)院專職秘書是每個(gè)科室領(lǐng)導(dǎo)重要的參謀和助手，也是醫(yī)院職能部門與臨床科室順暢溝通的橋梁，尤其能夠在辦事的過程中起到承上啟下和橫向協(xié)調(diào)的作用。醫(yī)院專職秘書能夠通過有效的資源配置來發(fā)揮出人才的潛能，也可以在醫(yī)院發(fā)展的過程中起到更加關(guān)鍵的作用。大型醫(yī)院本身存在著很多國家、省醫(yī)學(xué)重點(diǎn)學(xué)科和臨床重點(diǎn)學(xué)科。其科室的內(nèi)部不僅在業(yè)界擁有非常高的學(xué)術(shù)地位，而且人員隊(duì)伍也要比一般科室更加龐大，不僅科室的類型和數(shù)量更多，而且有的一個(gè)科室內(nèi)部就有200余人，正高級職稱、副高級職稱、中級職稱人數(shù)高達(dá)七八十人，每年的平均門診量達(dá)到十幾萬人次左右。所以設(shè)置專業(yè)的醫(yī)院專職秘書顯得非常重要。

3醫(yī)院專職秘書在學(xué)科建設(shè)中的職能

為了能夠使醫(yī)院專職秘書在學(xué)科建設(shè)中發(fā)揮更大的作用，醫(yī)院專職秘書主要應(yīng)該具備以下幾大職能。第一，能夠負(fù)責(zé)管理學(xué)科日常具體事物，根據(jù)學(xué)科的建設(shè)和規(guī)劃初步起草制定相應(yīng)的學(xué)科年度工作計(jì)劃，全面協(xié)助學(xué)科帶頭人收集資料和撰寫日常工作報(bào)告。第二，全面負(fù)責(zé)做好各項(xiàng)學(xué)科科研活動(dòng)工作，并負(fù)責(zé)全面安排工作。第三，做好準(zhǔn)備出席學(xué)科專家組會議，并在過程中全面做好會議記錄工作。第四，協(xié)助每一位學(xué)科帶頭人跟國內(nèi)外的機(jī)構(gòu)、人員全面進(jìn)行交流服務(wù)，并在此過程中做好活動(dòng)組織安排、過程記錄和跟蹤任務(wù)進(jìn)展等其他工作。第五，全面協(xié)助醫(yī)院學(xué)科帶頭人進(jìn)行日常的教學(xué)工作，并配合好醫(yī)院的職能部門做好其他相關(guān)類型的工作。

4醫(yī)院專職秘書在學(xué)科建設(shè)中的作用

4.1減輕學(xué)科帶頭人負(fù)擔(dān)

在醫(yī)院設(shè)置專職秘書，可以讓廣大學(xué)科帶頭人從繁瑣的事物中解脫出來，從而更好地將精力集中在重要的問題上來。因?yàn)樽龊门R床科學(xué)研究是更好地進(jìn)行學(xué)科建設(shè)的根本。而這中間還包括“基礎(chǔ)如何向臨床轉(zhuǎn)化過渡”“缺乏轉(zhuǎn)化的概念”“缺乏系統(tǒng)的操作培訓(xùn)和設(shè)施功能的深入研究”等一系列的問題。學(xué)科帶頭人如何在學(xué)科發(fā)展過程中通過更好地把握學(xué)科的發(fā)展方向來制定學(xué)科的建設(shè)規(guī)劃，從而確定不同階段學(xué)科建設(shè)的目標(biāo)和其他類型的科研項(xiàng)目等。面對這些紛繁復(fù)雜的問題，每個(gè)專業(yè)的學(xué)科帶頭人都需要醫(yī)院的專職秘書來幫助其減輕負(fù)擔(dān)。

4.2規(guī)范日常管理工作

因?yàn)獒t(yī)院本身是一個(gè)同時(shí)兼具學(xué)術(shù)性特征和行政性特征的組織。因此，同一個(gè)醫(yī)務(wù)人員一方面要屬于某一個(gè)學(xué)科的研究領(lǐng)域，另外一方面又要屬于某一行政組織。因此，從醫(yī)院建設(shè)的學(xué)科結(jié)構(gòu)來看，主要呈現(xiàn)由學(xué)科和行政兩條主線構(gòu)成的矩陣結(jié)構(gòu)。這種獨(dú)特的組織機(jī)構(gòu)使得醫(yī)院的管理體制和運(yùn)行機(jī)制變得更加錯(cuò)綜復(fù)雜，甚至在之后建設(shè)的過程中變得越來越松散。而學(xué)科建設(shè)本身就是一個(gè)涉及到醫(yī)療、教學(xué)、科研、人才、學(xué)術(shù)交流和其他諸多條件的要素，這最終導(dǎo)致學(xué)科建設(shè)會成為一項(xiàng)非常復(fù)雜的工程。而正因?yàn)閷W(xué)科建設(shè)是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工程，所以在建設(shè)的過程中尤其需要通過協(xié)調(diào)好相關(guān)職能科室之間的關(guān)系來減少?zèng)_突，最終形成合力。

4.3暢通科室溝通渠道

在進(jìn)行醫(yī)院學(xué)科建設(shè)的過程中，一方面要堅(jiān)持獨(dú)立自主的學(xué)科建設(shè)，不能夠僅僅依靠國家和社會進(jìn)行投入和資助。另外一方面，也應(yīng)該通過承接一些重大科技項(xiàng)目和科研收入來建設(shè)實(shí)驗(yàn)基地，才能夠?yàn)榭茖W(xué)研究和高層次人才的培養(yǎng)創(chuàng)造良好的條件，從而更好地進(jìn)行自我發(fā)展。此外，在進(jìn)行學(xué)科建設(shè)的過程中也需要不斷地健全醫(yī)院的優(yōu)勝劣汰機(jī)制。對于一些建設(shè)效果好的學(xué)科進(jìn)行進(jìn)一步的跟蹤和扶植。而對于一些建設(shè)成效不好的學(xué)科更加應(yīng)該暫停投入。而在此過程中，對于一些方向陳舊、存在價(jià)值不大和有明顯拼湊痕跡的學(xué)科尤其需要進(jìn)行全面的調(diào)整，并在之后分流到其他相應(yīng)的學(xué)科。而在這樣一個(gè)學(xué)科調(diào)整和建設(shè)的過程中，專職秘書尤其需要先通過與職能部門聯(lián)系來了解每個(gè)學(xué)科開設(shè)的課程、每周的課時(shí)和每學(xué)年的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。并在建設(shè)的過程中考察主要課程和基礎(chǔ)課、必修課和選修課之間的內(nèi)在聯(lián)系，以便能夠在醫(yī)院教學(xué)的活動(dòng)中采取最佳的方案，并在之后進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，并通過有效地安排科室的教學(xué)活動(dòng)來提高教學(xué)質(zhì)量。這樣才能夠通過圓滿地完成教學(xué)計(jì)劃來促進(jìn)各項(xiàng)教學(xué)工作更加規(guī)范有序的進(jìn)行。每當(dāng)醫(yī)院職能部門有外來人員進(jìn)行參觀和交流的過程中，經(jīng)常也需要用到一些重點(diǎn)學(xué)科的資料。而作為醫(yī)院辦公室的人員完全可以通過直接和專職秘書聯(lián)系來獲取與學(xué)科建設(shè)方面有關(guān)的資料。

4.4全面協(xié)調(diào)醫(yī)院日常其他工作

醫(yī)院各大職能部門在布置工作、通告和傳達(dá)精神的過程中，可以通過直接和專職秘書聯(lián)系，再向其他科室的主任進(jìn)行內(nèi)容匯報(bào)。只有這樣，才能夠?qū)⑨t(yī)院不知的任務(wù)、精神和其他科室?guī)ь^人的主導(dǎo)思想傳達(dá)給科室相應(yīng)的人員，并在這個(gè)過程中積極做好組織、監(jiān)督、落實(shí)和匯總工作，而此時(shí)，醫(yī)院專職秘書可以起到臨床科室和職能部門橋梁的作用，最終保證信息在流暢溝通的基礎(chǔ)上提高辦事效率。最根本的就是能夠杜絕科主任和護(hù)士長因?yàn)楣ぷ鞣泵Χ雎月毮懿块T常規(guī)性的工作。醫(yī)院各科主任在各自不同的領(lǐng)導(dǎo)過程中會秉持不同的管理理念和領(lǐng)導(dǎo)方案，而各個(gè)專職秘書在不同的崗位上也應(yīng)該有不同的工作心得。而作為醫(yī)院不同的專職秘書，在日常的生活中也應(yīng)該通過互通信息和互相交流學(xué)習(xí)來有效地拓寬知識面，只有這樣才能夠有效地提高綜合素質(zhì)。而當(dāng)遇到科室交叉事宜，各個(gè)科室之間的秘書應(yīng)該真正做到相互協(xié)調(diào)，只有這樣才能夠提高辦事的效率。

5結(jié)束語

綜上所述，很多醫(yī)院在進(jìn)行學(xué)科建設(shè)的過程中都設(shè)置了專業(yè)科室秘書崗位，并在整個(gè)過程中配置了專職的秘書。而只有在工作過程中通過明確專職秘書的職責(zé)范圍和規(guī)范各項(xiàng)管理，才能夠有效地改進(jìn)辦事流程，最終達(dá)到節(jié)約時(shí)間的目的。也只有這樣做才能夠真正做到人力資源的合理配置和有效利用。醫(yī)院專職秘書既在醫(yī)院管理中起到非常重要的溝通工作，同時(shí)又能夠協(xié)調(diào)各個(gè)科室主任、臨床專家做好日常管理、信息系統(tǒng)管理和科室檔案管理的工作，從而有效獲得醫(yī)院各大職能部門和學(xué)科帶頭人的普遍認(rèn)可。

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作者：王靜 李坤 徐標(biāo) 單位：南京鼓樓醫(yī)院