電子檔案管理信息安全論文

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一、電子檔案信息安全管理面臨的主要問題

目前，我國電子檔案信息安全管理還存在一些較為明顯的問題，問題的存在將大大弱化電子檔案信息的安全性，進一步使電子檔案管理的發(fā)展受到極大阻礙。具體問題如下：

（一）電子檔案安全管理規(guī)范化與標準化程度不高。

現(xiàn)如今，國內(nèi)的檔案信息安全工作尚且不夠成熟，與西方發(fā)達國家比較，還存在一定的差距。初級階段的檔案信息工作在管理上還存在諸多不足。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸發(fā)展的背景下，檔案管理工作者開始意識到檔案信息化及數(shù)字化的重要性。然而，由于目前我國電子檔案安全管理規(guī)范化及標準化程度均不高，這樣便使得檔案信息化及數(shù)字化的實現(xiàn)受到很大程度的阻礙。

（二）電子檔案文件不夠統(tǒng)一。

對于電子檔案管理當中的計算機軟件開發(fā)來說，目前存在最主要的問題便是不能夠滿足電子檔案使用的要求，同時也不能為檔案利用、存儲提供便利。另外，地區(qū)與地區(qū)之間、單位與單位之間所采用的電子檔案系統(tǒng)均存在不夠統(tǒng)一的狀況，如此一來，地區(qū)與地區(qū)，甚至單位與單位之間的電子檔案文件的利用與共享便無法有效實現(xiàn)。

（三）電子檔案管理技術(shù)支撐體系薄弱。

對于電子檔案管理來說，倘若沒有相關(guān)技術(shù)作為支撐，那么將會使電子檔案信息安全管理的安全性得不到有效保障。目前，電子檔案管理存在技術(shù)支撐體系薄弱的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)為：

（1）硬件選配存在問題。

例如在硬件選配方面，選擇一些質(zhì)量不佳、功能不夠完善并且性能差的硬件系統(tǒng)，從而致使電子檔案管理系統(tǒng)在運行中的穩(wěn)定性受到影響，進一步造成檔案信息丟失。

（2）病毒入侵。

計算機病毒會導(dǎo)致計算機的功能或數(shù)據(jù)遭到破壞，從而使系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全性受到影響，例如在木馬病毒蔓延的情況下，電子檔案管理系統(tǒng)一旦受到干擾，便會造成嚴重的影響。

（四）電子檔案管理人員素質(zhì)存在一定的差異。

大多數(shù)企業(yè)的電子檔案管理人員均具備較強的檔案管理專業(yè)知識，但電子檔案管理人員在素質(zhì)方面仍舊存在一定的差異，主要體現(xiàn)在計算機專業(yè)知識方面，在電子檔案管理過程中，相關(guān)軟件的基本操作需要電子檔案管理人員具備一定的操作能力，這樣才能夠使電子檔案信息管理的有效性增強。實際情況卻是電子檔案管理人員在計算機專業(yè)知識方面較為薄弱，缺乏計算機基本操作能力以及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能，從而導(dǎo)致電子檔案信息安全管理難以得到有效保障。

二、電子檔案信息安全管理的主要強化對策

（一）電子檔案管理工作實現(xiàn)標準化與規(guī)范化。

要想使電子檔案信息安全管理得到有效強化，便需要讓電子檔案管理工作實現(xiàn)標準化與規(guī)范化。例如，通過搜集電子文件，然后形成電子文件，進一步加以積累與整理，在鑒定完畢之后做好歸檔工作。充分遵循以上環(huán)節(jié)，便能使電子檔案管理工作具備一定的標準化及規(guī)范化。并且，電子檔案完成歸檔工作后期，還需做好移交、保管兩方面的工作，電子文件由相關(guān)檔案管理部門進行妥善保管，同時實現(xiàn)集中保管，以此使電子檔案管理工作更具標準化及規(guī)范化。

（二）升級檔案管理軟件。

目前，我國的檔案管理軟件還不夠成熟，因此對檔案管理軟件采取升級措施便顯得極為重要。檔案管理軟件的升級目標主要有二：其一為具備兼容性，其二具備統(tǒng)一特性。其中，兼容性是指檔案管理軟件與其他一些設(shè)備及操作系統(tǒng)的密切配合，只有體現(xiàn)出密切配合狀態(tài)，才表示具備兼容性，例如和系統(tǒng)操作平臺之間的密切配合等。統(tǒng)一特性是指電子檔案管理軟件升級之后，具備一個相對完善的檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一性原則需要實施在各個環(huán)節(jié)當中，例如標準的統(tǒng)一性、規(guī)章制度的統(tǒng)一性以及應(yīng)用軟件的統(tǒng)一性等，特別是地區(qū)與地區(qū)之間、單位與單位之間，需要充分避免電子檔案系統(tǒng)差異化嚴重的現(xiàn)象，在具備統(tǒng)一特性的基礎(chǔ)上，才能夠使檔案文件實現(xiàn)廣泛利用及共享。

（三）強化電子檔案管理人員隊伍建設(shè)工作。

電子檔案信息管理是一項系統(tǒng)化的工作，復(fù)雜程度較高，為了使電子檔案信息管理更具有效性與安全性，對電子檔案管理人員隊伍建設(shè)工作進行強化便顯得極為重要。一方面，提高電子檔案管理人員對該項管理工作的重視程度，杜絕工作散漫、思想落后現(xiàn)象。另一方面，做好電子檔案管理方面人才的選拔招聘工作，選拔出既能夠熟悉檔案業(yè)務(wù)，又能夠掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才，對通過選拔的人員進行知識、技能以及業(yè)務(wù)等方面的綜合培訓(xùn)，以此使電子檔案管理人員素質(zhì)得到全面提升。除此之外，由于電子檔案管理人員在計算機專業(yè)知識方面較為薄弱，因此，需要加強計算機操作及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能方面的培訓(xùn)，以此使電子檔案的形成、接收、整理以及利用等工作更具完善性，進一步為電子檔案信息安全管理的強化提供保障依據(jù)。

三、結(jié)語

就目前而言，我國電子檔案信息安全管理工作中還面臨諸多問題，例如電子檔案文件不夠統(tǒng)一以及電子檔案管理人員素質(zhì)存在一定的差異等。針對這些問題，制定有效的強化策略顯得極為重要。除了本文提到的電子檔案管理工作實現(xiàn)標準化與規(guī)范化、升級檔案管理軟件以及強化電子檔案管理人員隊伍建設(shè)工作以外，筆者認為還需要構(gòu)建相應(yīng)的法律法規(guī)條例，以此使電子文件的真實性及安全性得到有效保障，最終使電子檔案信息安全管理更加科學(xué)與完善。

作者：井培培 單位：平頂山天安煤業(yè)九礦有限責任公司