費用預(yù)算信息化管控的價值

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本文作者：閆瑞忠 單位：山西四建集團有限公司

實施歷程

費用管理是企業(yè)日常管理中不可或缺的重要組成部分。在信息化系統(tǒng)實施之前，山西四建已有兩年的費用預(yù)算管理經(jīng)驗及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的積累，為信息化實施打下了基礎(chǔ)。經(jīng)過與信息化實施小組的多次溝通，并結(jié)合企業(yè)自身實際情況，山西四建提出了費用預(yù)算信息化實施的總體框架。

在流程設(shè)計方面：結(jié)合本企業(yè)特點，分別制定了不同費用類別的申請審批及報銷流程，經(jīng)過反復(fù)測試和修改，最終將其固化到了信息化平臺中。即先由主控部門將企業(yè)各項目標進行分解到各業(yè)務(wù)部門，各業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出費用申請單，控制系統(tǒng)自動獲取該業(yè)務(wù)的預(yù)算總金額，累計發(fā)生額及余額，并自動提示各節(jié)點審批人員進行審批及該項業(yè)務(wù)是否超出預(yù)算。系統(tǒng)預(yù)先設(shè)置了強制性控制，對于發(fā)生額超出預(yù)算的業(yè)務(wù)單據(jù)禁止流到下一環(huán)節(jié)，從而使預(yù)算執(zhí)行的剛性大大加強。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)集成方面：在前兩年預(yù)算執(zhí)行經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，山西四建對當年的預(yù)算目標進行了核定，并對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行了補錄，改變了以往手工操作工作量大，隨意性大，差錯率高的狀態(tài)。月末通過軟件將各項數(shù)據(jù)導(dǎo)出后，可供使用者從不同角度進行分析和對完成情況進行實時考核。

在預(yù)算管理及費用報銷方面，為保證數(shù)據(jù)錄入的準確性，在各業(yè)務(wù)部門確定一名預(yù)算管理人員，負責(zé)預(yù)算目標的錄入、費用報銷單的錄入及核對，同時規(guī)定各項費用必須由預(yù)算關(guān)聯(lián)生成，實現(xiàn)了預(yù)算目標與實際費用報銷的有效對接，保證了預(yù)算的及時性、準確性、可控性。經(jīng)過一段時間的試運行，及時完善了運行過程中發(fā)現(xiàn)的一些問題，目前運行穩(wěn)定，數(shù)據(jù)輸出及時、分析準確。

實施效果

實現(xiàn)了管理統(tǒng)一，目標一致。各單位、各部門根據(jù)企業(yè)整體戰(zhàn)略目標對自身全年工作內(nèi)容制定更加細致的工作計劃，并按各個季度、各個月度進行了詳細分解，從而實現(xiàn)了公司整體目標與各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，實現(xiàn)了公司戰(zhàn)略與業(yè)務(wù)計劃及預(yù)算目標的動態(tài)關(guān)聯(lián)，保證了公司戰(zhàn)略的實現(xiàn)。

實現(xiàn)了全員參與和動態(tài)考核，加強了企業(yè)整體執(zhí)行力。費用預(yù)算信息化的實施使得費用預(yù)算管理的“全員、全過程”控制得以實現(xiàn)。每位員工按照管理權(quán)限參與本單位、本部門預(yù)算的編制、執(zhí)行、控制情況，可以隨時了解自己應(yīng)當在什么時間完成何種業(yè)務(wù)，達到什么效果，從而推動員工為實現(xiàn)公司整體戰(zhàn)略目標而共同奮斗。

各項數(shù)據(jù)信息集成，即時共享。通過費用預(yù)算管理信息化平臺的建立，將企業(yè)的業(yè)務(wù)流、資金流、信息流有效地融合在一起，費用預(yù)算從事前計劃、事中控制、事后統(tǒng)計分析得以全過程體現(xiàn)在信息管理平臺中。每位信息使用者可根據(jù)需要在授權(quán)范圍內(nèi)即時了解已完或未完事項，為下一步的工作計劃及目標實現(xiàn)提供了便捷而準確的信息。

費用合理控制，經(jīng)濟效益凸顯。由于信息化平臺的建立，管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)隨時關(guān)注其預(yù)算指標的完成情況，從而更加合理地安排各項業(yè)務(wù)，有效地避免了一些不必要支出和隨意性支出。同時通過對管理人員預(yù)算意識的培養(yǎng)，節(jié)約意識已深入人心，實現(xiàn)了費用的有效控制，近三年來產(chǎn)值費用率呈現(xiàn)逐年下降趨勢。

結(jié)論與啟示

各個業(yè)務(wù)模塊的信息要高度集成，避免信息孤島的出現(xiàn)。信息管理要從總體出發(fā)，全面考慮，保證各職能部門數(shù)據(jù)共享，減少數(shù)據(jù)的冗余度，保證數(shù)據(jù)的兼容性和一致性。信息依靠管理系統(tǒng)實現(xiàn)收集、分析、應(yīng)用、共享；只有集中統(tǒng)一化，才能成為企業(yè)的可用資源。管理信息系統(tǒng)不只是計算機的應(yīng)用，計算機只是工具、是硬件，關(guān)鍵是靠各類信息數(shù)據(jù)的支持。管理信息系統(tǒng)也不是計算機輔助企業(yè)管理，它是企業(yè)的神經(jīng)系統(tǒng)，是一個人機系統(tǒng)，其重要職能是實現(xiàn)企業(yè)管理信息的規(guī)范和即時共享。

結(jié)合自身需求，選擇合適的軟件，開發(fā)信息化軟件的利用效率?！斑m合自己的才是最好的”。雖然目前各種軟件功能都比較成熟，但不同的軟件有不同的長處。企業(yè)在構(gòu)建本單位信息化系統(tǒng)時，應(yīng)首先對自身業(yè)務(wù)需求進行分析，然后再結(jié)合自身實際需求選擇服務(wù)提供商，考慮軟件可實現(xiàn)功能是否與自身需求相穩(wěn)合，與已經(jīng)運行的其他系統(tǒng)能否對接，同時要對其曾實施過的客戶進行實地考察。選定服務(wù)供應(yīng)商后，必須與供應(yīng)商一起對本單位的實際情況進行梳理，提出對軟件功能模塊的需求方案，決不能照搬其他單位模式。

培養(yǎng)員工預(yù)算管理理念，建立合理的預(yù)算組織體系及內(nèi)控授權(quán)體系。員工是預(yù)算執(zhí)行的主體，因此員工對預(yù)算的認同程度決定了一個企業(yè)預(yù)算執(zhí)行的進度和力度。企業(yè)應(yīng)倡導(dǎo)“人治”而非“治人”，調(diào)動員工的主觀能動性，并建立與公司組織架構(gòu)相適應(yīng)的預(yù)算管理組織，通過合理的授權(quán)程序，調(diào)節(jié)預(yù)算編制及執(zhí)行中局部利益與企業(yè)整體利益的沖突，以達到企業(yè)整體目標的實現(xiàn)。