中學(xué)檔案現(xiàn)代化管理對(duì)策探討

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《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提到，要在2020年初步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。學(xué)校歷史通常以教育教學(xué)的改革和發(fā)展作為主線。中學(xué)檔案是中學(xué)在教育、教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的、反映學(xué)校歷史面貌的、對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。這些檔案是中學(xué)教育教學(xué)的珍貴史實(shí)資料，也是中學(xué)教育教學(xué)改革和發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，對(duì)促進(jìn)中學(xué)教育事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。

一、中學(xué)教育檔案管理的短板

（一）檔案管理制度不健全規(guī)范中學(xué)教育教學(xué)任務(wù)繁重，形成的檔案日漸增多。各校雖然建立了檔案管理制度，但制度不完善或執(zhí)行不到位的情況依然存在，檔案管理規(guī)范化和信息化也有待提升。因?qū)W校缺乏專職檔案員，檔案工作通常由相關(guān)處室人員兼任，兼職人員變動(dòng)頻繁且要兼顧許多事務(wù)，難以集中時(shí)間和精力進(jìn)行檔案管理工作，使檔案收集、整理、歸檔、保存、利用缺少一致性和連貫性。例如，因檔案未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中管理，檔案人員崗位變動(dòng)后容易導(dǎo)致檔案缺失；因兼職檔案人員檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不明確，導(dǎo)致檔案整理歸檔效率低下；因管理人員不常檢查檔案資料和存儲(chǔ)設(shè)備，導(dǎo)致檔案積塵或受潮，給檔案管理造成隱患；因管理人員不能及時(shí)進(jìn)行檔案信息登記，導(dǎo)致不能精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案利用服務(wù)。

（二）檔案管理信息化水平不高目前，中學(xué)檔案管理的整體信息化程度有所提高，但仍明顯落后于教育教學(xué)的信息化水平。主要表現(xiàn)為，一是工作理念方面，中學(xué)未深刻認(rèn)識(shí)到信息化管理對(duì)于提高檔案管理效率的重要意義，重教學(xué)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，使教育檔案仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主。二是硬件設(shè)施方面，中學(xué)對(duì)檔案信息化管理的投入不足，缺少專門檔案庫(kù)房、檔案密集架和專用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的配置，忽視按照數(shù)字檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)配備專業(yè)存儲(chǔ)設(shè)備和專業(yè)服務(wù)器，學(xué)校裝配的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、基礎(chǔ)軟件、系統(tǒng)硬件、安全保障系統(tǒng)等也較少考慮檔案信息化管理的實(shí)際需要。三是人員培訓(xùn)方面，中學(xué)面臨巨大的教育和升學(xué)壓力，因此缺乏對(duì)檔案管理人員信息化能力的培養(yǎng)，不能按照檔案信息化管理的要求完善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，進(jìn)而影響到教育檔案信息化管理工作的有效開展。

（三）教育檔案缺乏育人價(jià)值中學(xué)檔案在弘揚(yáng)優(yōu)秀文化的過程中發(fā)揮著橋梁和紐帶作用，但中學(xué)利用檔案進(jìn)行育人的意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致中學(xué)檔案大多保存在檔案室內(nèi)，缺少有效的傳播路徑，育人價(jià)值偏弱。在德育方面，中學(xué)檔案含有豐富的德育資源，但缺乏鑒別、整合、提煉和編研的機(jī)制和人才，因此真正能提取出來發(fā)揮教育作用的鮮活案例極為有限。在文化教育方面，中學(xué)多采用宣傳欄展示和教師講解的形式進(jìn)行校園文化傳播，對(duì)中學(xué)檔案的利用較少，缺乏借助檔案進(jìn)行校園文化宣傳的獨(dú)特創(chuàng)意。

二、做好中學(xué)檔案管理工作的對(duì)策

（一）立足規(guī)范，健全規(guī)章制度完備的中學(xué)檔案管理制度能使檔案工作的開展更加規(guī)范和科學(xué)。在工作制度方面，要確定中學(xué)檔案管理的工作流程，對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和檔案工作實(shí)踐進(jìn)行規(guī)范，嚴(yán)格要求檔案管理人員依據(jù)流程體系開展工作，以確保檔案管理工作更加高效有序。在獎(jiǎng)懲機(jī)制方面，要對(duì)中學(xué)檔案管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督，為檔案管理人員創(chuàng)建良好的發(fā)展平臺(tái)，構(gòu)建匹配的考核機(jī)制，獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀的工作業(yè)績(jī)，充分激發(fā)檔案人員的工作積極性和主動(dòng)性。在制度融合方面，要結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，將中學(xué)檔案的管理融入中學(xué)管理體系內(nèi)，確保各部門之間能夠協(xié)調(diào)配合，為檔案管理營(yíng)造良好的外部環(huán)境，以便于檔案資源的收集管理和共建共享。

（二）優(yōu)化管理，加大信息化投入在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，通過信息化方式優(yōu)化中學(xué)檔案的管理，能夠更好地促進(jìn)中學(xué)檔案管理水平的提升。工作開展方面，中學(xué)要構(gòu)建中學(xué)檔案信息化管理體系，對(duì)檔案信息進(jìn)行定期核查，保障教育檔案信息化管理工作有序開展。硬件設(shè)施方面，要最大程度地滿足中學(xué)檔案信息化管理需要，開辟專門的檔案管理區(qū)域，配置照相機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)和檔案應(yīng)用軟件等設(shè)施，建立學(xué)生學(xué)籍、教師教學(xué)、科研成果等專題數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)檔案信息進(jìn)行有效整合和分析，以便快速查閱和篩選相關(guān)數(shù)據(jù)。同時(shí)，要從物力和財(cái)力上給予檔案管理人員合理保障，不斷提高中學(xué)檔案信息化管理的有效性。人員培訓(xùn)方面，要根據(jù)檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和綜合能力對(duì)職位進(jìn)行合理分配，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)，幫助其更好地提高中學(xué)檔案信息化管理意識(shí)和能力，增強(qiáng)中學(xué)檔案信息化管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性。

（三）圍繞特色，充分發(fā)揮育人價(jià)值中學(xué)教育檔案作為一種特殊的教育資源，展示了學(xué)校建設(shè)和教育教學(xué)的優(yōu)秀成果，既能陶冶學(xué)生情操，又能啟迪學(xué)生智慧，鼓勵(lì)學(xué)生自強(qiáng)不息、奮勇拼搏，充分發(fā)揮育人價(jià)值。在檔案收集整理方面，檔案人員可將教育教學(xué)過程中形成的辦學(xué)方針、優(yōu)秀事跡、歷史沿革、校園文化進(jìn)行編輯研究并深度開發(fā)，以充分展示校園文化特色，傳播優(yōu)秀教育教學(xué)成果，滿足師生的需求。在檔案管理方面，檔案人員要以新時(shí)代的發(fā)展需求為落腳點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)信息的管理，為教人育人保存更多的優(yōu)秀成果。在檔案利用方面，可利用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、微信、微博等信息化途徑向社會(huì)展示校風(fēng)、校訓(xùn)、校歌及辦學(xué)方針、發(fā)展理念，激發(fā)在校師生的愛校情懷；可借助優(yōu)秀學(xué)生典型事例對(duì)學(xué)生進(jìn)行榜樣示范教育，為思想政治課提供勵(lì)志素材；可通過校史館、陳列室對(duì)獎(jiǎng)杯、錦旗、發(fā)明等實(shí)物檔案進(jìn)行展出，讓廣大師生了解教育教學(xué)成果和校園文化精神，增強(qiáng)師生的凝聚力和榮譽(yù)感。總之，中學(xué)檔案管理要符合時(shí)展要求，通過建章立制、加大信息化投入和充分發(fā)揮檔案育人作用，為教育教學(xué)活動(dòng)營(yíng)造良好氛圍，為新時(shí)代培育更多德、智、體、美、勞全面發(fā)展的優(yōu)秀人才作貢獻(xiàn)。

作者：于敏 單位：濟(jì)南中學(xué)