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關(guān)鍵詞:企業(yè)制度;建設(shè)管理
中圖分類號:F279.2 文獻標(biāo)識碼: A 文章編號:1001-828X(2015)010-000-01
規(guī)章制度建設(shè)是企業(yè)長期的基礎(chǔ)管理工作之一,是內(nèi)部控制體系貫徹執(zhí)行的保障,同時它也是對企業(yè)各項管理工作和生產(chǎn)要素組合所做的規(guī)定,是企業(yè)成員必須共同遵守的辦事規(guī)程和行為準(zhǔn)則,是實現(xiàn)一切管理活動的手段和載體。為了加強制度建設(shè),堅持“簡明、實用、系統(tǒng)、高效”的原則,是企業(yè)加速推進制度建設(shè)步伐的根本。
一、一些企業(yè)制度建設(shè)管理現(xiàn)狀
本文就制度建設(shè)情況對一些公司進行了調(diào)研,通過調(diào)研,這些公司在基于內(nèi)控體系建設(shè)的情況下,已經(jīng)建立了較為完善的規(guī)章制度體系。但從執(zhí)行層面上看,存在以下問題:
(一)業(yè)務(wù)領(lǐng)域制度缺失比較嚴(yán)重
有效制度覆蓋不全面,另有一部分制度在用,但沒有以正式文件形式下發(fā)執(zhí)行,缺乏一定的效力。
(二)現(xiàn)行制度缺乏統(tǒng)一的管理
由于管理權(quán)限分散,沒有負(fù)責(zé)規(guī)章制度整體規(guī)劃和綜合管理的職能部門,各業(yè)務(wù)部門都可以獨立地制度,不可避免地出現(xiàn)從自身業(yè)務(wù)需求出發(fā)考慮管理要素和條款內(nèi)容的情況,導(dǎo)致制度的局部功能大于整體功能,沒有形成管理的合力。
(三)管理層級多
從制度的制定與渠道看,大部分企業(yè)分為公司、公司機關(guān)、基層單位、生產(chǎn)單元等4個層級。各個層級制定制度的標(biāo)準(zhǔn)和程序不統(tǒng)一,公司級別的制度沒有自己的制度程序,參照公文進行管理,基層單位和生產(chǎn)單元的制度在管理上缺乏統(tǒng)一的規(guī)范,編寫和缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
(四)規(guī)章制度內(nèi)容的可操作性不強
有的制度規(guī)定程序復(fù)雜,不夠簡潔實用,有的制度一經(jīng)出臺,長期不進行修訂,不能支持實際工作。由于缺乏統(tǒng)一的管理,部分規(guī)章制度存在錯位、交叉和職能真空。
(五)規(guī)章制度的落實執(zhí)行不到位
規(guī)章制度一經(jīng)出臺,就明確了企業(yè)運營的秩序和規(guī)則,但由于相應(yīng)的培訓(xùn)宣傳不同步,違規(guī)違紀(jì)行為的查處監(jiān)督機制不配套,導(dǎo)致制度的實際執(zhí)行效力弱化,企業(yè)內(nèi)部仍存在有章不循、有禁不止的現(xiàn)象,按章辦事、依法合規(guī)的意識和氛圍還沒有有效建立。
針對以上問題,企業(yè)需要從全局出發(fā),立足頂層設(shè)計,構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度管理體系。
二、立足頂層設(shè)計,建立科學(xué)規(guī)范的體系制度
整體結(jié)構(gòu):統(tǒng)領(lǐng)發(fā)展戰(zhàn)略,強化頂層設(shè)計,集中強化管理,努力實現(xiàn)戰(zhàn)略保障和法律合規(guī)功能。具體為:
公司層面:以《制度管理辦法》為依據(jù),加強制度的管理;
二級單位:主要作為總部制度的具體貫徹執(zhí)行者,不再單獨制度。
在制度的管理上,實現(xiàn)集中管理:進一步加強規(guī)章制度歸口管理,嚴(yán)格把關(guān)管理程序。
(一)制定詳細(xì)《規(guī)章制度管理細(xì)則》,實現(xiàn)歸口管理
在制度的審查程序上,本著先立項再審核的原則,把好立項關(guān)。立項階段:立項部門需要提出立項申請,說明立項的原因、依據(jù)等,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核通過后方可立項。審查、審定與頒布階段:首先進行沖突性和專業(yè)審查,其次根據(jù)制度內(nèi)容進行專業(yè)辦公會審查或經(jīng)理辦公會審查,為保證制度的效力,審查通過的制度以紅頭文件形式下發(fā)執(zhí)行,使制度的設(shè)立過程更加嚴(yán)謹(jǐn)。
在制度的監(jiān)督執(zhí)行上,充分發(fā)揮職能部門的監(jiān)察力度。業(yè)務(wù)部門可以每隔一段時間對照制度檢查執(zhí)行情況,是否按章行事,是否履行簽字審批程序,是否做到了有效授權(quán),同時也要定期檢查制度是否跟得上形式的發(fā)展,能否滿足企業(yè)內(nèi)部管理的需要,需要根據(jù)實際情況對制度進行時時的修改;審計監(jiān)察部門要充分發(fā)揮監(jiān)察職能,對制度執(zhí)行情況進行檢查。同時以公司年度經(jīng)營業(yè)績考核為載體,對制度的實際執(zhí)行效果進行客觀記錄和評估,以發(fā)現(xiàn)執(zhí)行效果偏差。針對檢查考核結(jié)果,對制度落實不到位情況進行查處,對規(guī)章制度本身的不足進行調(diào)整,實現(xiàn)規(guī)章制度的自我改良和完善,有效提高制度執(zhí)行力。
(二)編撰《規(guī)章制度手冊大綱》,構(gòu)建科學(xué)化、規(guī)范化的制度結(jié)構(gòu)體系
通過加強對各職能部門業(yè)務(wù)的綜合分析,按照少而精的原則構(gòu)建制度體系,并在相應(yīng)制度結(jié)構(gòu)上進行配套整合與優(yōu)化,形成《制度手冊編撰大綱》。
從結(jié)構(gòu)設(shè)置上,《大綱》由“部分―篇―章”三層結(jié)構(gòu)組成。
該制度手冊編撰大綱將為公司搭建起未來規(guī)章制度體系的框架,為體系規(guī)范奠定基礎(chǔ)。
(三)完善制度計劃管理,確保清理整合工作有序進行
結(jié)合《規(guī)章制度手冊編撰大綱》確定體系架構(gòu)和規(guī)范要求,按照優(yōu)化結(jié)構(gòu)、完善體系、控制數(shù)量、提高質(zhì)量的要求,結(jié)合自身生產(chǎn)管理特點,制定分階段建設(shè)規(guī)劃和目標(biāo),保證各項工作有章可循。
在制定制度計劃時,要充分考慮以下幾個因素:
1.逐一對照手冊編撰大綱,結(jié)合各部室的職能定位,系統(tǒng)梳理現(xiàn)有制度,確認(rèn)是否有遺漏的制度,是否存在職能真空的情況。
2.結(jié)合內(nèi)控測試發(fā)現(xiàn)的問題,就流程涉及的需要完善和修訂的制度列入制度建設(shè)計劃。
3.公司領(lǐng)導(dǎo)在各類會議中明確要求建立或完善的制度內(nèi)容;
4.年度重點關(guān)注的工作,尤其缺乏制度支撐或制度不完善的要列入制度建設(shè)計劃。
(四)編制基層隊管理(操作)手冊,推進基層管理制度的結(jié)構(gòu)優(yōu)化
為有效解決管理體系多,基層負(fù)擔(dān)重,崗位標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、制度落實不到位的問題,在基層小隊建立《基層隊(站)管理手冊》和《基層隊(站)標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊》,按照簡單、實用、標(biāo)準(zhǔn)化的要求,運用信息化手段,編制、應(yīng)用兩冊,整合制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)、體系、資料、表單等各項管理要素,進一步明晰崗位職責(zé),建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn),切實減輕基層工作負(fù)擔(dān),實現(xiàn)崗位管理標(biāo)準(zhǔn)化、精益化、信息化。
通過制訂《管理手冊編制規(guī)范》和《操作手冊編寫規(guī)范》,由前期的“手冊標(biāo)準(zhǔn)文本”向“手冊管理標(biāo)準(zhǔn)”的轉(zhuǎn)變,以此來推進基層管理制度的結(jié)構(gòu)優(yōu)化,切實簡化基層管理制度。
(五)構(gòu)建規(guī)章制度管理平臺,借助信息化手段提升管理效率
傳統(tǒng)的制度管理手段面臨著制度查詢不全、宣傳不廣、執(zhí)行情況反饋渠道不暢通等問題,而且,制度審查人員對相關(guān)制度的內(nèi)容參考難度較大。構(gòu)建規(guī)章制度管理平臺,借助信息化手段提升管理效率成為一種必然的趨勢。
三、幾點認(rèn)識
(一)制度承載著公司的戰(zhàn)略規(guī)劃,承載著企業(yè)文化的傳承,更承載著一種集權(quán)還是分權(quán)的管理模式,體現(xiàn)公司的管理意志,所以制度頂層設(shè)計尤為重要,特別是在新舊體系交迭、清理整合的關(guān)鍵時期,必須設(shè)計嚴(yán)謹(jǐn),穩(wěn)扎穩(wěn)打,不能急于求成。
一、不斷強化內(nèi)部管理,狠抓制度建設(shè)和隊伍作風(fēng)紀(jì)律建設(shè),談起開展隊員素質(zhì)教育工作。
1、根據(jù)公司文化管理年發(fā)展要求,結(jié)合安全部制度建設(shè)實際情
況,對一系列規(guī)章制度進行了嚴(yán)格落實,例如《安全部管理規(guī)范》、《×××廣場治安、消防事件應(yīng)急綱要》等,從而使各項制度更趨于合理化和實際化,促使隊伍建設(shè)工作逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化并初步形成了行之有效且適合實際的安全管理模式,使安全工作的開展真正意義上做到了“有章可循、有據(jù)可依”,全面促進了管理工作的規(guī)范建設(shè)。
2、落實規(guī)章制度,促進制度建設(shè)工作不斷發(fā)展的同時,組織中
隊人員認(rèn)真學(xué)習(xí),領(lǐng)會各項規(guī)章制度的本質(zhì)含義,認(rèn)真落實部門管理要求,堅持理論與實踐的有效結(jié)合,將各項規(guī)章制度全面落實到實際工作和行動當(dāng)中去。根據(jù)部門實際情況,集中重點學(xué)習(xí)了《員工手冊》、《護場隊員崗位職責(zé)》、《請銷假制度》等內(nèi)容,通過有目的和針對性的學(xué)習(xí)和實踐,有效樹立了隊伍“作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、業(yè)務(wù)更精湛、服務(wù)更更完善、保障更有力”的良好形象,促進了各項工作的順利開展。
二、嚴(yán)格落實崗位責(zé)任制,加強日常執(zhí)勤工作,積極搞好賣場規(guī)范。
1、根據(jù)廣場實際情況,為確保廣場安全,加強了對崗位職責(zé)的檢查和監(jiān)督力度,堅持“每日清場制度”和“周邊巡查制度”,集中力量對賣場各類擺攤占道,吼貨叫賣,吸煙,堵塞消防通道等違規(guī)經(jīng)營現(xiàn)象進行了嚴(yán)格的制止和清理,按照公司《賣場管理規(guī)定》積極配合商管部為規(guī)范賣場秩序,維護賣場穩(wěn)定,做出了大量實有成效的工作。針對賣場存在的各種安全隱患一經(jīng)發(fā)現(xiàn),及時處理和采取有效的防范措施,徹底將各類事故苗頭消滅萌芽狀態(tài),以確保廣場安全。
2、針對廣場客流量大,巡邏面廣的執(zhí)勤特點,始終堅持“全面加強、重點突出、點面結(jié)合”的工作思路,嚴(yán)格要求隊員在執(zhí)勤過程中認(rèn)真做到“兩勤”“兩善于”即勤工巡視、勤檢查、善于發(fā)現(xiàn)辨別問題、善于處理問題,同時充分利用廣場智能網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)對廣場的全面監(jiān)控,及時調(diào)度、處理執(zhí)勤工作中發(fā)現(xiàn)的各種問題,體現(xiàn)了“人機聯(lián)防”的重要作用
三、加強作風(fēng)紀(jì)律建設(shè),不斷強化業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)
1、為全面加強隊伍建設(shè),培養(yǎng)一支“作風(fēng)好、業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高”的安全隊伍,同時開展“作風(fēng)紀(jì)律大整頓”和“自查自糾”的工作,通過整頓,使全體隊員充分體現(xiàn)了自己的工作中存在的實際問題,全面指導(dǎo)他們及時克服糾正,不僅提高了他們的工作效率,同時也樹立了隊伍“精神面貌好、工作熱情高、作風(fēng)紀(jì)律嚴(yán)、服務(wù)意識強”的良好形象。
2、針對當(dāng)前治安形勢,為確保廣場各項規(guī)劃建設(shè)順利實施,堅持培養(yǎng)一支“業(yè)務(wù)精湛、技術(shù)過硬”的快速反應(yīng)隊伍目標(biāo),不斷強化隊員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。
3、按照訓(xùn)練計劃,先后完成了“單個軍人徒步隊列動作”、“擒敵拳”、“擒配套”等軍事訓(xùn)練科目以及“水帶連接法”、等消防技能培訓(xùn)科目,樹立了“威武之師”的良好形象。
4、按照軍事訓(xùn)練計劃,為檢驗全體隊員軍事軍事訓(xùn)練效果,在部門的高度重視下,在六月中旬進行了安全部半年軍事考核,考核中所有應(yīng)考人員精神飽滿、動作規(guī)范、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、積極發(fā)揚“不怕苦、不怕累”的訓(xùn)練精神,從而取得了軍事考核中隊第一名的好成績,集中展現(xiàn)了隊伍良好的軍事素質(zhì)。
四、積極搞好勤務(wù)工作
在努力抓好日常管理和執(zhí)勤工作的同時,認(rèn)真組織隊員嚴(yán)格落實公司相關(guān)規(guī)定,和各級領(lǐng)導(dǎo)來廣場參觀等重大事務(wù)以及商家舉辦的時裝會的安全保衛(wèi)執(zhí)勤任務(wù)。
五、努力克服和糾份工作中存在的問題,爭創(chuàng)安全工作的全新局面。
1、為切實促進來年各項工作的開展,針對以下問題,須以克服、糾正:
(1)規(guī)章制度落實不夠徹底,特別是請銷假制度;
(2)中隊人員整體業(yè)務(wù)水平有待提高;
(3)人員整體軍事素質(zhì)不夠平衡;
(4)對執(zhí)勤工作檢查、監(jiān)督力度不夠到位;
(5)隊伍的規(guī)范和管理還需進一步加強和完善,對市場的管理和服務(wù)質(zhì)量還有待提高。
2、重點抓好以下方面的工作,確保來年工作計劃的順利實施。
(1)進一步抓好思想教育工作,提高業(yè)務(wù)素質(zhì),發(fā)揚隊伍優(yōu)勢;
關(guān)鍵詞:后勤 制度建設(shè) 規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化
制度是一種行為規(guī)范,工作規(guī)范,一個企業(yè)要發(fā)展,必須要實行規(guī)范化管理,必須要進行認(rèn)真、系統(tǒng)、全面的制度化建設(shè)。因為沒有規(guī)范系統(tǒng)的制度作保障,企業(yè)很難作大作強,更不會有規(guī)模發(fā)展,隨著高校后勤社會化改革的不斷深入,高校后勤逐漸社會化,引進企業(yè)模式進行經(jīng)營管理。為適應(yīng)學(xué)校改革發(fā)展對后勤提出新的要求,不斷滿足師生對后勤保障的新希望,也為后勤企業(yè)自身的發(fā)展,有計劃,有步驟地實施標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化后勤管理和服務(wù)保障新模式,我們必須致力于完善各方面的規(guī)章制度及運行機制,強化制度建設(shè)。
1 后勤管理,立制為先
后勤工作是一個復(fù)雜、系統(tǒng)的項目工程,也是關(guān)系到后勤管理工作是否真正做到“兵馬未動,糧草先行”,真正地把我們的后勤管理工作提升到一個新的品位,上升一個新的亮點,那就要為后勤工作建立一個管理標(biāo)準(zhǔn)化,運行規(guī)范化的一套完整的工作體系。如我們在2010年根據(jù)《咸陽師范學(xué)院后勤管理體制改革實施方案》、(咸陽師院黨發(fā)[2010]37號)文件精神,先后修訂完善出臺了《后勤處(集團)議事規(guī)則》、《后勤服務(wù)集團工程招標(biāo)和大宗物資設(shè)備采購工作暫行規(guī)定》、《后勤服務(wù)集團財務(wù)報銷規(guī)定》、《后勤服務(wù)集團各中心借款規(guī)定》、《后勤集團往來款項管理規(guī)定》等,還有各中心形成的《教學(xué)樓管理辦法》、《教學(xué)樓安全管理規(guī)定》、《教學(xué)樓管理制度》、《校園管理規(guī)定》、《飲食安全工作制度》等等。這些管理制度在我們的日常管理中形成且不斷修訂,并在實際工作中做到以制度管人、以制度約束人、以制度服人,使我們的后勤管理工作有章可循,有據(jù)可依。
2 制度建設(shè)穩(wěn)抓穩(wěn)打
為了適應(yīng)高校后勤改革的新形勢,提高員工的綜合素質(zhì),塑造后勤員工良好形象,進一步提升后勤管理水平和能力,使后勤各項工作更加規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化,后勤集團在規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上,應(yīng)進一步全面啟動制度建設(shè)。
一是廣泛動員,規(guī)章制度是對每個職工的行為進行規(guī)范,工作期間該做什么,不該做什么,怎么去做,怎么把大家的意志統(tǒng)一起來,實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo),各個管理層面如何規(guī)范管理,各部門如何協(xié)調(diào)及自己的職責(zé)權(quán)限等,所以制度建設(shè)應(yīng)廣泛動員,人人參與。
二是分步實施,抓實抓細(xì)每一個環(huán)節(jié),制度要切實可行,在注重工作規(guī)范的同時,更要有較強的可操控性,后勤制度的修訂,更要符合學(xué)校后勤工作的特點,便于加強和改進工作,便于提高服務(wù)質(zhì)量和管理效益,便于貫徹執(zhí)行,便于檢查考核。
首先,緊密聯(lián)系實際,反復(fù)調(diào)查研究論證。后勤集團在規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)上,緊密聯(lián)系本學(xué)校及后勤管理的實際,制定周密的制度規(guī)劃表,并及時督促各部門完成本部門規(guī)章制度的初稿,并反復(fù)修改完善。
第二,集思廣益,民主討論。后勤集團所有規(guī)章制度都要經(jīng)過各部門的共同探討和科級以上管理干部的集體討論,同時還要征求有關(guān)專家或?qū)W者的意見。
第三,精雕細(xì)琢,修成定稿。后勤集團各部門修訂的制度,要經(jīng)過相關(guān)中心(科室)及分管領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)閱看,集團辦公室仔細(xì)斟酌文字,嚴(yán)格把關(guān),統(tǒng)一進行排版、刻盤,打印成冊。
3 制度建設(shè)應(yīng)與時俱進
高校后勤管理集團的制度建設(shè)要圍繞“要體現(xiàn)時代性,要根據(jù)新形勢、新任務(wù)、新要求和后勤隊伍建設(shè)的新情況”為總體要求,對制度要進行充實和完善。
①完善規(guī)范制度體系,后勤集團制度匯編應(yīng)包括員工手冊,各部門規(guī)章制度和集團運行管理體制三大體系,在各部門規(guī)章制度中,一定要設(shè)置各部門的崗位職責(zé)和各類人員崗位職責(zé),更加系統(tǒng)的明確每個崗位要求,每位職工的具體職責(zé)和任務(wù)。集團運行管理體制要以制度的形式保證其如何和運轉(zhuǎn),規(guī)范工作程序及管理模式。
②制度修訂要更加專業(yè)化,針對性要更強。后勤企業(yè)包括衣食住行用等方方面面,且每個環(huán)節(jié)都有很大的程度的區(qū)別,除了員工手冊的統(tǒng)一約束管理,還應(yīng)針對性地分別對待。于是,集團企業(yè)應(yīng)充分考慮這一點,在制定各部門的規(guī)章制度時,實施具體問題具體分析的原則。如:飲食中心要依據(jù)最新的食品衛(wèi)生安全法,特別要增加《飲食從業(yè)人員健康及個人衛(wèi)生管理制度》、《從業(yè)人員個人衛(wèi)生制度》、《預(yù)防食品安全事件制度》、《餐廚廢棄物處置管理制度》等,各中心(公司)要根據(jù)自己的工作性質(zhì)和職責(zé)要求,不斷充實和完善。
后勤集團的制度建設(shè)一定要聯(lián)系實際,進一步推進規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,加強制度化建設(shè),才能提高服務(wù)水平和管理效益。尤其是工作量的細(xì)化和考核細(xì)則的修訂和完善,集團的各項工作指標(biāo)才能更細(xì)化,評價更量化,在很大程度上才能保障后勤集團各項工作的開展和落實,為后勤集團提高服務(wù)水平和能力邁出一個新臺階奠定基礎(chǔ)。
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內(nèi)部控制是一種自我規(guī)范的行為,為實現(xiàn)既定經(jīng)營目標(biāo),對內(nèi)部各職能部門及工作人員從事的業(yè)務(wù)活動進行自我規(guī)范、約束、評價和控制的一系列制度、程序和方法,是對風(fēng)險進行事前防范、事中控制、事后監(jiān)督及糾正的動態(tài)過程和機制。為實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)和防范風(fēng)險,應(yīng)建立良好的內(nèi)控環(huán)境,即管理層高度重視內(nèi)控建設(shè),并努力創(chuàng)造符合實際與時俱進的內(nèi)控氛圍,不失時機地建立有利于控制風(fēng)險的機制和組織架構(gòu),設(shè)置約束操作風(fēng)險和經(jīng)營風(fēng)險的指標(biāo)體系。近幾年隨著商業(yè)壽險公司經(jīng)營模式的確立,內(nèi)部控制建設(shè)明顯加強,對防范經(jīng)營風(fēng)險、預(yù)防案件發(fā)生、依法合規(guī)經(jīng)營起了很大的作用。但在具體實踐中,由于一些商業(yè)壽險公司未能將內(nèi)控制度建設(shè)作為經(jīng)營管理的基礎(chǔ)性工作和重要手段加以重視,導(dǎo)致內(nèi)部控制制度中存在一些薄弱環(huán)節(jié),使公司的經(jīng)營管理水平受到制約。
一、目前內(nèi)控制度建設(shè)存在的問題
(一)內(nèi)控環(huán)境不理想
主要表現(xiàn)為:一是對內(nèi)部控制建設(shè)的認(rèn)識模糊,事前防范意識不強。一些管理者把內(nèi)部控制建設(shè)理解為各種規(guī)章制度的制定和匯總,認(rèn)為做了整章建制工作就等于建立了內(nèi)控機制,而沒有把內(nèi)部控制建設(shè)作為內(nèi)部管理的基礎(chǔ)性工作加以重視,把管理與內(nèi)部控制建設(shè)混淆,有的甚至把內(nèi)部控制建設(shè)與發(fā)展和效益對立起來。
二是職責(zé)不清。對權(quán)力缺乏有效的監(jiān)督約束,事中控制不力,使內(nèi)部控制流于形式。從目前情況看,盡管許多商業(yè)壽險公司制定的規(guī)章制度和辦法不少,但仍存在職責(zé)不清,特別是有些商業(yè)公司的各層次管理人員仍存在游離于內(nèi)部控制之外的現(xiàn)象,形成較大的風(fēng)險隱患。由于機制的原因,目前很少有人對權(quán)力范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)行為造成的風(fēng)險承擔(dān)責(zé)任。事實證明,一些商業(yè)壽險公司目前存在的一些重大違規(guī)違紀(jì)甚至違法行為,多數(shù)是因為缺乏對領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督制約措施,以及管理人員違規(guī)越權(quán)造成的。
三是事后監(jiān)督形式單一,無權(quán)威性,缺乏必要的連帶責(zé)任追究制度。目前,一些商業(yè)壽險公司的監(jiān)督檢查主要是依靠自查和各類工作的常規(guī)檢查;檢查方法仍基本停留在傳統(tǒng)的印章、單證、會計憑證和賬簿的檢查上,未能做到適時地根據(jù)綜合業(yè)務(wù)處理及其延伸的推廣應(yīng)用而相應(yīng)改進檢查方法;在檢查方式上,現(xiàn)場檢查與非現(xiàn)場檢查也相互脫節(jié);加之長期的自查,礙于情面和“家丑不可外揚”思想的束縛,監(jiān)督?jīng)]有權(quán)威性,致使許多風(fēng)險控制點成為“盲區(qū)”,得不到及時的發(fā)現(xiàn)和糾正。即便是上級公司的檢查,由于沒有嚴(yán)格的違規(guī)處罰措施以及連帶責(zé)任追究制度,因此最基本的通報也是“隔靴搔癢”,不能切準(zhǔn)要害;查出的問題采取大事化小、小事化了,使檢查流于形式,起不到監(jiān)督和威懾的作用,留下風(fēng)險隱患。
四是內(nèi)控優(yōu)先的原則說起來重要,忙起來次要。風(fēng)險評估體系不夠完善。傳統(tǒng)業(yè)務(wù)沒有制訂計量識別的標(biāo)準(zhǔn);再控制機制薄弱,新型業(yè)務(wù)開辦的同時沒有及時建立起風(fēng)險控制制度,內(nèi)部制約出現(xiàn)斷層,往往是等到出現(xiàn)了問題才去尋求控制措施,已得不償失。
(二)制度落實打折扣
內(nèi)控制度在執(zhí)行和落實過程中大打折扣的現(xiàn)象依然存在,具體表現(xiàn)為:一是重制度、輕落實,造成有章不循,違章操作。常言道:沒有規(guī)矩,不成方圓。但有了規(guī)矩,不去落實,即使內(nèi)控制度制定得再嚴(yán)密,那也只能是紙上談兵,制度本身的約束力和威懾力都會大打折扣。從近年來陸續(xù)查處的保險違規(guī)違法案件中反映出,不少“出事”公司,不是沒有制定詳細(xì)具體的規(guī)章制度,而是沒有去認(rèn)真執(zhí)行和落實,讓別有用心的人鉆了空子、捅了漏子。究其原因,主要是來自上傳下達中各級管理者對制度理解的扭曲和打折扣,以及執(zhí)行者的責(zé)任心、自覺性和落實力度不夠。
二是重效益、輕制度,無意之中造成內(nèi)控“盲區(qū)”。實現(xiàn)利潤的最大化是商業(yè)壽險公司的根本目標(biāo),也是其追求的最終結(jié)果;但利潤的最大化離不開內(nèi)部控制作保證,二者互為條件,相輔相成。然而,在實際操作中仍存在一些矛盾,如人力資源和崗位的合理配置,業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的流程和人力組合,操作環(huán)節(jié)和事后監(jiān)督檢查的科技投入等等,但由于強調(diào)高效益、減員增效緊縮人員,以及相互制約手段的滯后等因素,必然產(chǎn)生在內(nèi)控制度落實上的實際困難,從而為有效防范差錯事故等管理風(fēng)險留下了隱患。
三是重開拓、輕管理。開拓與管理,從理論上各級領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)識到必須兩手抓,兩手都要硬,堅持內(nèi)控優(yōu)先。但是,在實際操作中,往往是開拓在先,內(nèi)控列后。例如:為了搶占保險市場,新興業(yè)務(wù)先辦起來再說,管理制度不能及時配套跟上,制度滯后造成管理上的真空。
(三)對員工的內(nèi)控制度教育相對薄弱
一、加強工會會計內(nèi)部規(guī)章制度建設(shè)
想要建設(shè)規(guī)范化的內(nèi)部會計規(guī)章制度體系,要首先形成“分級管理、整體領(lǐng)導(dǎo)“的管理整頓思路,加強內(nèi)部制度建設(shè)。當(dāng)前企業(yè)工會會計工作普遍存在開支范圍混亂、需要核對項目款額繁多等各種問題。因此,應(yīng)對于工會經(jīng)費的預(yù)算和使用范圍妥善管理,對所擁有的資產(chǎn)管理制度更加細(xì)化、明確,改善對現(xiàn)金和支票等的管理制度及經(jīng)費收支的審查等。另外,要充分利用內(nèi)網(wǎng)將會計相關(guān)制度至各個基層當(dāng)中,借以提高工會全體的自覺性。同時,要建立支筆”及重大開支決議集體性討論等制度,強化各會計基層監(jiān)督和歸口管理,并做到有法可依、有規(guī)可循。
(一)經(jīng)費預(yù)算和管理制度
要將“收支平衡、量入為出及略有結(jié)余"的規(guī)定及工會年度項目預(yù)算作為標(biāo)準(zhǔn),同時按照上級的批準(zhǔn)款項來對收支進行合理組織。在處理日常事務(wù)的過程中,要把工會預(yù)算作為協(xié)調(diào)事務(wù),組織工作的依據(jù)。實行主席負(fù)責(zé)制,形成“一支筆"原則。
(二)資產(chǎn)管理制度
如今,工會資產(chǎn)范圍及規(guī)模日益增大,不少公司及企業(yè)都紛紛增大了管理工會資產(chǎn)的強度,他們通過制定《工會資產(chǎn)管理現(xiàn)行辦法》等,來規(guī)范工會財產(chǎn)的驗收、采購、調(diào)撥、領(lǐng)用、借用、保管等環(huán)節(jié)。工會會計各個基層要將相關(guān)文件落實到實處,對產(chǎn)權(quán)明晰掌握,摸清“家底”,健全物、賬及卡等登記工作,指派專人負(fù)責(zé)監(jiān)管,做到權(quán)責(zé)明晰。
(三)經(jīng)費收支審核制度
要在每年年底對工會總經(jīng)費收支做出決算,并為下一階段做出初步預(yù)算,所制定出的決議要上交工會的經(jīng)費審核處,由專人進行審議,并主動自覺的接受監(jiān)督和審簽。在這樣的制度約束之下,工會會計部門給出審計報告工會,相關(guān)會計事宜便能夠明細(xì)化。
二、注重對會計人員綜合素質(zhì)及專業(yè)技能的提升
會計工作屬于一項綜合性和專業(yè)性均很強的工作,因此,會計人員水平便會對工會會計工作質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。大型的公司、企業(yè)的工會上至領(lǐng)導(dǎo)層,下至基層組織,可達上千名職工,因此會計工作的重要性不言而喻。在不同行業(yè)、單位中,工會的會計水平相差很大,人員素質(zhì)也千差萬別,因此有必要給員工提供專業(yè)技能培訓(xùn)機會,這是做好工會會計工作的重要環(huán)節(jié)。
(一)集中培訓(xùn)與個別幫教相結(jié)合
當(dāng)前很多公司、企業(yè)工會的會計工作任務(wù)重、兼職人員多,這種現(xiàn)狀加重了培訓(xùn)教育的難度,過去實行的大班制、統(tǒng)一制的輔導(dǎo)培訓(xùn)顯然已經(jīng)不適應(yīng)新形勢的工會情況。我們通過有針對性的幫教及整體性培訓(xùn),在短期內(nèi),既彌補了相關(guān)人員專業(yè)盲點,又集中對全體工作人員進行了培訓(xùn)教育。在新形勢下,更要加注重對《會計工作制度》和《會計法》及相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。
(二)成立教育培訓(xùn)班
聯(lián)合公司的培訓(xùn)部門,展開對工會會計人員的教育培訓(xùn),一方面結(jié)合新的政策法規(guī),對他們進行政策性教育,另一方面,為專業(yè)知識存在盲點及實際應(yīng)用問題的會計人員提供專業(yè)交流平臺。通常,部分同志接受能力相對較差、基礎(chǔ)薄弱、面臨的工作困難較多,且情況因人而異,于是,工會培訓(xùn)班要盡可能實現(xiàn)“一幫一”,以深入淺出的教授,來為他們解疑答惑。當(dāng)發(fā)現(xiàn)有個別會計人員不能勝任會計工作時,要及時與上級部門取得聯(lián)系,經(jīng)個別談話和仔細(xì)研究并結(jié)合實際情況,來決定其去留,并及時彌補職位空缺。通過相關(guān)舉措的實行,工會會計工作的素質(zhì)便能夠有效得到提升,使整個隊伍的綜合素質(zhì)大大提高,會計工作水平有所增加。
三、總結(jié)
加強車間黨風(fēng)廉政建設(shè)和民主管理要與加強宣傳教育緊密結(jié)合起來
要充分利用各種可以利用的手段和形式使職工從心理上、情感上受到潛移默化地教育、感染和引導(dǎo),以達到入耳、入腦、入心的效果,陶冶人們的精神和靈魂,從而營造"風(fēng)清、氣正、和諧"的良好氛圍。一要建立健全一支政治素質(zhì)好、理論功底強、業(yè)務(wù)水平高的宣傳隊伍。二要拓寬宣傳教育的渠道和形式。積極利用黑板報、宣傳欄、標(biāo)語、車間大會、班組長會、班前會、周五活動等形式,加強對政治理論、政策規(guī)章、法律法規(guī)、行為規(guī)范進行深入學(xué)習(xí)。三要把黨風(fēng)廉政宣傳教育作為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性工作來抓,通過組織黨員干部觀看警示教育片、反腐倡廉文件圖片展、案例廉文選讀、上專題黨課等形式多樣的預(yù)警教育,夯實車間黨員干部的思想預(yù)警基礎(chǔ)。
加強車間黨風(fēng)廉政建設(shè)和民主管理要與加強安全生產(chǎn)緊密結(jié)合起來
要充分利用基層車間黨政“一崗雙責(zé)”的責(zé)任,既要抓好生產(chǎn)經(jīng)營,又要抓好黨風(fēng)廉政建設(shè)和民主管理,不斷形成合力。一要把切入點選擇在解決安全生產(chǎn)中的難點、難事、難題上。認(rèn)真尋找和發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場安全管理和控制中存在的問題,做到“雙同雙不同”。即:黨政共同開好安全分析會,共同分析安全問題,從不同角度查找安全問題原因,以不同的管理和活動方式抓好整改,努力落實“兩誰原則”要求,狠抓薄弱環(huán)節(jié)和短板的查找和整改,認(rèn)真研究解決安全生產(chǎn)中的實際問題,努力打造車間有效的“安全屏障”。二要把著力點放在對安全生產(chǎn)過程的有效控制上。廣泛開展崗位練兵、技術(shù)比武、勞動競賽以及學(xué)習(xí)型組織活動。板。
加強車間黨風(fēng)廉政建設(shè)和民主管理要與加強班組管理緊密結(jié)合起來
班組是企業(yè)的細(xì)胞,是基層車間的基礎(chǔ),直接關(guān)系到車間生產(chǎn)和規(guī)章制度的落實效果,同時黨風(fēng)廉政和民主管理的效果也會在班組中得到直接體現(xiàn),所以抓好班組建設(shè)是抓好黨風(fēng)廉政和民主管理的重要方面和有效途徑。要抓好班組長的選配。通過民主選舉班組長,把責(zé)任心強、技術(shù)強悍、會管理、有理論、作風(fēng)正、干勁足、有威望、有魄力的人放在關(guān)鍵崗位。要充分發(fā)揮黨員骨干的作用。通過黨員的模范帶頭作用,做好職工思想政治工作,大力開展“送溫暖、穩(wěn)人心”、“生日問候”和“面對面”、“ 一對一”談心交流等活動,通過思想政治工作這種“軟管理”,提高班組職工的凝聚力和生產(chǎn)力。要抓好班組的制度建設(shè),引導(dǎo)和督促班組建立合理的規(guī)章制度。
加強車間黨風(fēng)廉政建設(shè)和民主管理要與加強制度建設(shè)緊密結(jié)合起來
車間黨風(fēng)廉政建設(shè)和民主管理應(yīng)以制度建設(shè)為抓手,形成權(quán)力制約和監(jiān)督的工作機制。一要突出“三重一大”集體議事制度,抓好對重點環(huán)節(jié)和重點部位以及重點事項的制約和監(jiān)督。根據(jù)基層車間民主管理的要求,建立健全議事、決策的規(guī)則和程序,嚴(yán)格按照“集體領(lǐng)導(dǎo),民主集中,個別醞釀,會議決定”的工作原則和程序辦事,凡屬重大事項都必須經(jīng)過集體討論決定。二要完善車間職代會制度。要將車間年度目標(biāo)任務(wù)、工資獎金分配等重要內(nèi)容及時向由班組長、職工代表和工會組長組成的車間民管會通報和討論。要定期和不定期聽取職工對生產(chǎn)、質(zhì)量、成本和規(guī)章制度、考評辦法等情況的建議,對于切實關(guān)系到職工利益的問題,要凝聚職工智慧,必須經(jīng)過車間民管會討論決定。
【關(guān)鍵詞】 管理;制度;項目;關(guān)系
制度是指在一定歷史條件下形成的,要求大家共同遵守的,用來規(guī)范人類行為的辦事規(guī)程或行為準(zhǔn)側(cè)。無疑企業(yè)管理制度就是用來約束企業(yè)辦事規(guī)程和企業(yè)員工行為的依據(jù)和準(zhǔn)則,制度與管理是一種彼此制約又彼此推進的關(guān)系,企業(yè)制度如何形成、如何更新完善、如何發(fā)揮作用都是來源于企業(yè)管理,又作用于企業(yè)管理的。
一、企業(yè)管理制度的誕生,發(fā)展及演變
企業(yè)在發(fā)展初期,因為職工素質(zhì)、人員結(jié)構(gòu)、發(fā)展水平、規(guī)模、效益等因素影響,只能依靠簡單的人管人、領(lǐng)導(dǎo)管職工、領(lǐng)導(dǎo)說了算的“人治”管理方式來管理企業(yè),但是隨著企業(yè)規(guī)模不斷壯大、人力資源與日充實、生產(chǎn)結(jié)構(gòu)調(diào)整變更等一些發(fā)展的要求,領(lǐng)導(dǎo)一個人的智慧已經(jīng)無法周全的為企業(yè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)考慮,顧此失彼或錯誤的決策都會把企業(yè)帶入深淵,換句話說,也就是“人治”已經(jīng)無法滿足企業(yè)管理的需要,企業(yè)便隨之走上了“法治”管理的道路?!胺ㄖ巍惫芾黼A段也就是科學(xué)管理階段,其最大的管理特點就是制度大于一切,任何人任何領(lǐng)導(dǎo)不能凌駕于制度之上,領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威可以去影響他人,但不能制裁他人。這種依靠制度的管理,對制度本身有著嚴(yán)格的要求,制度首先是來自于工作實踐,是對實際工作的一種科學(xué)的經(jīng)驗總結(jié),用文字把這些經(jīng)驗概況起來形成制度條文去約束其他人,這就是依靠制度管理的“法治”管理。
“法治”管理也就是科學(xué)管理的最高階段是標(biāo)準(zhǔn)化管理。標(biāo)準(zhǔn)化管理是指符合外部標(biāo)準(zhǔn)(即法律、法規(guī)或其他相關(guān)規(guī)定)和內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)(即企業(yè)所倡導(dǎo)的文化理念)為基礎(chǔ)的管理體系,標(biāo)準(zhǔn)化管理可以運用到生產(chǎn)、開發(fā)設(shè)計、管理等各個方面,標(biāo)準(zhǔn)化管理水平的高低直接作用于企業(yè)在市場競爭中的地位。根據(jù)世界各國知名企業(yè)的管理經(jīng)驗,企業(yè)要實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理,首先要根據(jù)市場需求,制定出令消費者滿意的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn),以占據(jù)市場優(yōu)勢;其次是建立起以產(chǎn)品為核心的有效標(biāo)準(zhǔn)體系,使產(chǎn)品以一種穩(wěn)定和持續(xù)增長的態(tài)勢發(fā)展下去;最后則是把標(biāo)準(zhǔn)化向縱深推進,運用多種標(biāo)準(zhǔn)化形式支持產(chǎn)品開發(fā),市場是多變的,企業(yè)的發(fā)展必須迎合市場的需求及變化,生產(chǎn)多元產(chǎn)品來擴大市場才是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
目前國內(nèi)大部分企業(yè)在生產(chǎn)、效益、人員素質(zhì)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)等各方面都達不到標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求,但標(biāo)準(zhǔn)化管理已經(jīng)被越來越多的人認(rèn)知和重視。以延長石油集團為例,經(jīng)過深入分析發(fā)展環(huán)境和發(fā)展條件,延長石油集團確定了“一元主導(dǎo)、多元支撐”、“油氣并重、油化并舉、油氣煤鹽綜合發(fā)展”的產(chǎn)業(yè)戰(zhàn)略,將產(chǎn)業(yè)構(gòu)架從單一的石油探采加工轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂蜌馓讲杉庸榛A(chǔ)、油氣煤鹽一體化綜合發(fā)展,這樣的調(diào)整正是延長石油以標(biāo)準(zhǔn)化管理為奮斗目標(biāo)的戰(zhàn)略舉措。
二、制度與管理之間的關(guān)系及制度建設(shè)對企業(yè)管理的影響
管理達到一定水平以后,需要把好的管理經(jīng)驗進行概括總結(jié)上升為制度,然后再用制度來保證管理,制度來源于工作實踐,在通過管理作用于實際工作,用制度規(guī)范和約束實際工作中的行為就是管理,這就是二者的關(guān)系。任何一個建立在現(xiàn)代企業(yè)制度之上的規(guī)范化企業(yè),都應(yīng)當(dāng)通過內(nèi)部規(guī)章制度來體現(xiàn)其約束機制和激勵機制,并以此從制度上保證企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展和有效培育企業(yè)自身文化。從不同類型的企業(yè)角度看,其規(guī)章制度所反映的內(nèi)容是不同的,規(guī)模較大的公司將規(guī)章制度既包含企業(yè)發(fā)展方向及宗旨,又包含自我約束和自我規(guī)范的行為準(zhǔn)則,通常既有激勵內(nèi)容也有管理內(nèi)容,而規(guī)模較小的企業(yè)則只是將規(guī)章制度視為員工勞動紀(jì)律的內(nèi)部強制性規(guī)定。所以說企業(yè)的制度建設(shè)成果與該企業(yè)的管理發(fā)展水平密切相關(guān),只有制度建設(shè)得到重視并取得成效,管理水平才能提高,經(jīng)營效益才能得到保障。據(jù)不完全統(tǒng)計,在全國各級勞動爭議仲裁委員會受理的勞動爭議案件中,由于企業(yè)規(guī)章制度存在問題因而導(dǎo)致敗訴的,占所有敗訴案件的28%,所以建立健全規(guī)章制度,是企業(yè)發(fā)展的迫切需要。制度建設(shè)對企業(yè)管理的重要意義主要有以下幾個方面:
1、為企業(yè)員工提供工作導(dǎo)向
引導(dǎo)和指導(dǎo)員工行為,以提高業(yè)務(wù)處理的工作效率。同樣的工作,由不同的人去完成,在工作效率和質(zhì)量上會存在很大的差別,原因在于個人素質(zhì)、工作方式及性格差異等,致使相同的工作不同的人會出現(xiàn)完全不同的結(jié)果。企業(yè)內(nèi)部各個職能部門之間在工作上存在相互協(xié)調(diào)和制約的關(guān)系,業(yè)務(wù)往來通過授權(quán)的方式來鑒定各個職能部門的工作范圍、職權(quán)和職責(zé)。把工作中的成熟經(jīng)驗上升為制度,來規(guī)范同一工作崗位的職工,等同于為工作找到了捷徑,與此同時,用制度來劃分工作職責(zé)與職權(quán),各部門就可以各司其職,減少一些不必要的請示和報告環(huán)節(jié),也就避免各部門互相推諉的情況,工作效率自然大大提高。
2、有利于實現(xiàn)企業(yè)管理的各項方針政策和目標(biāo)
企業(yè)在其經(jīng)營活動的過程中必然會制定各種管理方針和經(jīng)營目標(biāo),作為處理日常經(jīng)營活動的準(zhǔn)繩。健全的內(nèi)部管理制度,可以增強企業(yè)的管理功能,將企業(yè)發(fā)展的方針政策及目標(biāo)反映在管理制度中,可以確保信息的暢通傳遞,同時將一些執(zhí)行中遇到的偏離企業(yè)經(jīng)營方針和經(jīng)營目標(biāo)的問題及時反饋給管理人員,有助于管理階層及時調(diào)整,進而推進實現(xiàn)目標(biāo)。
3、有利于營造平等、互利的工作氛圍,充分調(diào)動干部職工的工作積極性
完善的內(nèi)部管理制度可以有效保護企業(yè)所有者、企業(yè)經(jīng)營者以及企業(yè)職工的切身利益,有效堵塞管理漏洞,防止或減少貪污盜竊行為的發(fā)生。企業(yè)的管理制度是凌駕于領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)之上的管理形式,這就給職工一個心理上的保障,職工的行為只要是制度范圍內(nèi)的,就可以不必根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的主觀偏好來行事,這樣便于職工發(fā)揮自己的主觀能動性,也就等于給予了職工相應(yīng)的工作職權(quán)。從管理者的角度來看,依據(jù)制度來行使職責(zé)和權(quán)力,形成一種自我約束的習(xí)慣,可以杜絕個人主義及私欲的滋生,營造良好的工作氛圍。
4、健全完善的制度體系是良好企業(yè)文化的一種象征
只有企業(yè)的管理水平達到一定程度以后才可能建立起相對規(guī)范和完善的制度體系,也就是說擁有健全完善制度體系的企業(yè)一定是基礎(chǔ)管理規(guī)范,管理水平較高的組織。一個擁有規(guī)范制度體系的企業(yè),其制度嚴(yán)格執(zhí)行的過程可以有效提高員工素質(zhì),營造積極向上的企業(yè)文化氛圍,塑造企業(yè)高效管理的形象,相應(yīng)的社會評價也就提高了。
三、制度建設(shè)的具體內(nèi)容
1、成立機構(gòu)、明確責(zé)任
制度建設(shè)工作是企業(yè)各個部門共同的職責(zé),制度是由下而上,源自于各個工作崗位上的管理經(jīng)驗,但是必須有成立一個專門的機構(gòu),負(fù)責(zé)制度的規(guī)范、審查、考核、評價及制度執(zhí)行過程中的指導(dǎo)、監(jiān)督工作。制度建設(shè)管理部門除了要負(fù)責(zé)統(tǒng)籌各部門間的管理制度,把握好制度的協(xié)調(diào)性、系統(tǒng)性,對制度進行統(tǒng)一的梳理外,還要負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部的制度培訓(xùn)及宣傳貫徹工作,負(fù)責(zé)制度建設(shè)工作的人員要熟悉企業(yè)各項工作流程、權(quán)責(zé)范圍及管理現(xiàn)狀,并且善于總結(jié)與表達,能夠?qū)⒑玫墓芾斫?jīng)驗用文字表述出來,上升為制度。
2、明確制定和執(zhí)行制度的原則
制定制度的首要原則就是“不違規(guī)”、“行得通”,不能一味的追求高標(biāo)準(zhǔn),盲目套用一些優(yōu)秀企業(yè)的管理制度,完全不顧本企業(yè)實際,或是盲目追求經(jīng)濟效益,違反質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。只有符合企業(yè)現(xiàn)狀和發(fā)展要求的制度,才能被執(zhí)行,才能起到作用,所以制定制度必須是“低標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求”,只有行得通的制度,才能執(zhí)行下去,然而既然已經(jīng)是“低標(biāo)準(zhǔn)”了,就必須嚴(yán)格去執(zhí)行,認(rèn)真落實制度的每一條每一款,執(zhí)行制度是制定制度的目的,也是保障。
3、將規(guī)范的制度形成流程及格式體例
任何部門在出臺制度之前必須是經(jīng)過深入調(diào)研、反復(fù)修改、征求各方面意見以后形成草案提交制度建設(shè)主管部門進行審查,審查主要從制度內(nèi)容和格式著手,是否違法違規(guī),是否與現(xiàn)行制度沖突、重復(fù),是否符合企業(yè)管理方針等要求,審查合格后由主管領(lǐng)導(dǎo)會簽并上會研究,會議通過的草案由辦公室發(fā)文公告,上升為制度。制度文本要求內(nèi)容充實、結(jié)構(gòu)完整、事項清晰,一般包括目的依據(jù)、使用范圍、具體規(guī)范、解釋部門和實施日期等內(nèi)容,格式分為總則、分則(可根據(jù)具體內(nèi)容命名)、罰則、附則四部分。
4、構(gòu)建完善更新制度機制
制度不是一成不變的,隨著新技術(shù)、新要求、新環(huán)境等因素的改變,制度需要不斷更新,所以規(guī)范的制度管理不僅要有科學(xué)合理的制度體系,還要有健全的制度更新機制。簡單的說就是通過動態(tài)跟蹤每項執(zhí)行中的制度來完善制度體系,形成“總結(jié)―上升―提高”的良性循環(huán),并把這一過程規(guī)范化,使制度可以不斷適應(yīng)新的要求。
5、加強管理制度的宣傳貫徹及監(jiān)督指導(dǎo)工作
關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制 風(fēng)險管理 風(fēng)險評估
一、合資企業(yè)加強內(nèi)部控制建設(shè)的重要性
內(nèi)部控制是企事業(yè)單位為保護企業(yè)資產(chǎn)完整、保證經(jīng)濟活動正常進行等所制定并貫徹執(zhí)行的各種管理制度,是一種內(nèi)部管理控制系統(tǒng)。目前,世界經(jīng)濟的一體化趨勢逐漸深入,世界各國之間的經(jīng)濟聯(lián)系也越來越強,同時,隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的建立和逐步完善,市場競爭也越來越激烈,如果企業(yè)想要增強在改革中的競爭實力、增加企業(yè)的經(jīng)濟效益,就要建立起強大的內(nèi)部控制體系。內(nèi)部控制對中外合資企業(yè)目前的管理與經(jīng)營以及未來的發(fā)展都大有裨益,具體來說,可以分為以下幾點:
首先,一個中外合資企業(yè)完善的內(nèi)部控制體系能夠顯著提高企業(yè)的經(jīng)營效率并使企業(yè)取得好的經(jīng)營成果。如果企業(yè)能夠制定一套明確、詳細(xì)的制度來規(guī)范和約束員工的行為,員工就能夠明確地了解到企業(yè)對自身行為的要求,并且主動按照要求調(diào)整自己的行為,使個人行為與企業(yè)目標(biāo)一致。從而提高員工的工作效率,也使企業(yè)的效率得到顯著提高。
其次,完善的內(nèi)部控制能夠使企業(yè)遵守法律法規(guī)。良好的內(nèi)部控制制度能夠讓企業(yè)的工作人員明確法律法規(guī)的要求,并在工作過程中時刻把握好行為的界限,使得企業(yè)運行高效且合法,保證企業(yè)的健康長遠發(fā)展。
第三,完善的內(nèi)部控制體系能確保企業(yè)經(jīng)濟信息真實、可靠。完善的內(nèi)部控制制度,可以使企業(yè)經(jīng)濟信息的收集、歸納、分析、處理過程符合規(guī)范,獲得完整、真實、可靠的企業(yè)信息。
第四, 完善的內(nèi)部控制體系能夠保證企業(yè)資產(chǎn)的完整與安全。擁有完善、健全的內(nèi)部控制制度, 可以使得對企業(yè)所有資產(chǎn)的購買,檢驗等各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督和制約高效、合理從而使得企業(yè)資產(chǎn)完整、安全。
最后,合資企業(yè)中夾雜著不同人群和不同利益,故而其內(nèi)部的沖突往往是比較高的,沖突有可能降低企業(yè)的效率、效益,提高企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。因此建立完善的內(nèi)部控制體系就更為重要。
二、合資企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)存在的問題
(一)缺乏良好的內(nèi)部控制環(huán)境良好的內(nèi)部控制環(huán)境能夠減少企業(yè)內(nèi)部混亂無序的現(xiàn)象,各種規(guī)章制度能夠應(yīng)用到企業(yè)活動的各個環(huán)節(jié),使得企業(yè)易于管理,降低了企業(yè)的管理成本保證了內(nèi)部控制制度建設(shè)的其他各項工作順利進行。
目前合資企業(yè)的控制環(huán)境的突出問題有以下兩點:
1.權(quán)利與責(zé)任的分配不合理
一個企業(yè)的權(quán)責(zé)分配不合理,可能會導(dǎo)致一些責(zé)任無人承擔(dān),而一些權(quán)利過度使用,使得企業(yè)內(nèi)部混亂無序。部門之間權(quán)利和責(zé)任分配的不均等,還會造成企業(yè)內(nèi)部的不安定,使得各部門間形成一些不合理競爭,損害了內(nèi)部團結(jié),增加內(nèi)部成本,降低企業(yè)的效益。
2.尚未形成良好的企業(yè)文化
企業(yè)文化是一個企業(yè)的核心競爭力,良好的企業(yè)文化對員工的思維和行動會產(chǎn)生良好的影響。良好的企業(yè)文化能夠增強企業(yè)的凝聚力和員工的責(zé)任心還有熱情,從而提高企業(yè)效益,良好的企業(yè)文化同時還可以提高員工素質(zhì),樹立企業(yè)的品牌形象。而良好企業(yè)文化的缺失,則可能導(dǎo)致企業(yè)缺乏向心力和凝聚力,員工素質(zhì)底下,企業(yè)缺乏長遠發(fā)展的動力。良好企業(yè)文化的缺失也會導(dǎo)致企業(yè)對內(nèi)部控制的認(rèn)識不全面。
很多企業(yè)始終把經(jīng)濟利益看做第一位,而忽略了內(nèi)部控制的重要作用,致使企業(yè)內(nèi)部效率降低,管理混亂,資源浪費,失去了長足發(fā)展的動力。企業(yè)存在的一些不公平因素導(dǎo)致內(nèi)部控制機制得不到尊重和有效執(zhí)行。
(二)風(fēng)險管理機制缺乏有效性
企業(yè)風(fēng)險管理機制缺乏有效性主要表現(xiàn)在:
1、缺乏收集風(fēng)險管理初始信息的管理機制,未能把初始信息的職責(zé)分工落實到各有關(guān)職能部門和業(yè)務(wù)單位。
2、企業(yè)未建立對收集的風(fēng)險管理初始信息和企業(yè)各項業(yè)務(wù)管理及其重要業(yè)務(wù)流程進行風(fēng)險評估的機制。也直接或間接地降低企業(yè)的風(fēng)險管理機制的有效性。
(三)監(jiān)督控制機制不健全
監(jiān)督控制的作用不僅僅是找出錯誤,它還可以調(diào)高企業(yè)的效率。監(jiān)督和控制應(yīng)該落實到企業(yè)生產(chǎn)活動的各個環(huán)節(jié)。并且監(jiān)督控制的機構(gòu)應(yīng)是獨立的,從而能夠?qū)φ麄€企業(yè)的各個層次進行有效監(jiān)督。
三、合資企業(yè)加強內(nèi)部控制建設(shè)的建議
(一)加強企業(yè)文化建設(shè),改善內(nèi)部控制環(huán)境
良好的企業(yè)文化能夠協(xié)調(diào)員工的個人利益和企業(yè)整體的利益,使員工自覺遵守企業(yè)的規(guī)章制度,形成良好的內(nèi)部控制環(huán)境。 因此,建設(shè)良好的內(nèi)部控制環(huán)境,企業(yè)文化的建設(shè)不可或缺:
首先,企業(yè)各階層的管理人員要改變以往對于企業(yè)文化的認(rèn)識,重視企業(yè)文化對于內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)以及企業(yè)長遠發(fā)展的重要意義。領(lǐng)導(dǎo)者在工作過程中應(yīng)當(dāng)注意以人為本,充分調(diào)動企業(yè)員工的熱情使企業(yè)的內(nèi)部控制達到最理想的效果。
企業(yè)的管理者應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身的狀況,結(jié)合員工發(fā)展的需要,向國內(nèi)外先進企業(yè)借鑒經(jīng)驗,創(chuàng)造出獨特適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)文化。堅持以人為本,增強企業(yè)內(nèi)的民主氛圍,充分調(diào)動員工積極性、主動性,從而使員工主動遵守企業(yè)規(guī)章制度、相互監(jiān)督,使得內(nèi)部控制體系能夠更好的發(fā)揮效果。
其次,要設(shè)立專門機構(gòu)負(fù)責(zé)企業(yè)文化建設(shè),時刻關(guān)注企業(yè)本身變化及外界變化,及時調(diào)整企業(yè)文化建設(shè)方案,使得企業(yè)能夠很好地適應(yīng)社會的發(fā)展,提高企業(yè)效率,加強內(nèi)部控制。
再次,要制定合適的人力資源政策。合理的人事安排是內(nèi)部控制職能發(fā)揮的重要條件,只有人事安排合理,內(nèi)部控制的各個環(huán)節(jié)才能夠清楚、明確地落實。因此,需要設(shè)立人力資源部,專門研究人力資源的安排,保證企業(yè)內(nèi)部責(zé)權(quán)安排和合理,企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)運行井井有條,內(nèi)部關(guān)系良好。憑借員工自我完善的動力和自我提高的壓力,形成相互監(jiān)督、相互制約、共同發(fā)展的工作機制,促進內(nèi)部控制各項工作的順利開展。
(二)加強內(nèi)部控制制度的建設(shè)
這些制度建設(shè)包括:
1、授權(quán)批準(zhǔn)控制。該控制要求單位明確規(guī)定涉及會計和相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容。防止權(quán)利濫用,危害企業(yè)利益。
2、不相容職務(wù)相互分離。如此可以保證企業(yè)內(nèi)部干凈、廉潔,運行高效,各方面力量相互制約。
3、會計業(yè)務(wù)記錄控制。會計業(yè)務(wù)記錄控制是整個會計控制的核心內(nèi)容。它包括憑證控制、賬簿控制、報表控制等等內(nèi)容。唯有如此,方能使企業(yè)財務(wù)運行透明、高效。
4、建立財產(chǎn)清查盤點制度。要定時清點現(xiàn)金、存款,核查數(shù)額。如果出現(xiàn)問題,要及時追責(zé),并采取相關(guān)懲罰、補救措施。
5、內(nèi)部審計制度。通過內(nèi)部審計進行控制與監(jiān)督工作,使內(nèi)部審計獲得充分的權(quán)力和獨立性,不受企業(yè)內(nèi)部其他權(quán)力制約,真正有效地對企業(yè)內(nèi)部各種活動進行檢查和評價,保證企業(yè)目標(biāo)實現(xiàn)。
(三)注重風(fēng)險評估和控制體系的建設(shè)
內(nèi)部控制應(yīng)該覆蓋到整個企業(yè)的各個層次,覆蓋公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的各個方面。企業(yè)應(yīng)該加強風(fēng)險意識,風(fēng)險評估和風(fēng)險控制活動關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營成敗,所以對風(fēng)險的評估和防范、預(yù)警對企業(yè)來說至關(guān)重要。企業(yè)進行風(fēng)險評估時應(yīng)對收集的風(fēng)險管理初始信息和企業(yè)各項業(yè)務(wù)管理及其重要業(yè)務(wù)流程進行風(fēng)險評估。
風(fēng)險評估應(yīng)由企業(yè)組織有關(guān)職能部門和業(yè)務(wù)單位實施,也可聘請有資質(zhì)、信譽好、風(fēng)險管理專業(yè)能力強的中介機構(gòu)協(xié)助實施。
風(fēng)險評估包括風(fēng)險辨識、風(fēng)險分析和風(fēng)險評價三個步驟:
(1)風(fēng)險辨識是指查找企業(yè)各業(yè)務(wù)單元、各項重要經(jīng)營活動及其重要業(yè)務(wù)流程中有無風(fēng)險,有哪些風(fēng)險。
(2)風(fēng)險分析是對辨識出的風(fēng)險及其特征進行明確的定義描述,分析和描述風(fēng)險發(fā)生可能性的高低、風(fēng)險發(fā)生的條件。
(3)風(fēng)險評價是評估風(fēng)險對企業(yè)實現(xiàn)目標(biāo)的影響程度、風(fēng)險的價值等進行風(fēng)險辨識、分析、評價,應(yīng)將定性與定量的方法相結(jié)合。
對于企業(yè)內(nèi)部控制而言,公司治理結(jié)構(gòu)的完善性,是能夠推進企業(yè)合理運行的基礎(chǔ)和核心條件,同時還能保障有效的實施內(nèi)部控制制度。按照我國相關(guān)公司法內(nèi)容,上市級別的公司需要創(chuàng)建健全的監(jiān)事會、董事會以及股東大會等權(quán)利機構(gòu),可是在實際的實施落實方面,缺失較為完善的治理結(jié)構(gòu)。在我國較多的企業(yè)對于設(shè)置權(quán)利機構(gòu)方面,會以重疊的現(xiàn)象出現(xiàn),還會產(chǎn)生董事會當(dāng)中的內(nèi)部董事?lián)碛兄^高比重等方面的問題。
(四)建立良好的信息傳遞和監(jiān)督制度
信息資源是一個企業(yè)賴以生存的重要因素之一,企業(yè)在制定決策和日常運作中需要各種形式的信息。內(nèi)部信息傳遞是企業(yè)內(nèi)部各管理層級之間通過內(nèi)部報告形式傳遞生產(chǎn)經(jīng)營管理信息的過程。企業(yè)的內(nèi)部控制活動離不開信息的溝通和傳遞。信息在企業(yè)內(nèi)部進行有目的地傳遞,對貫徹落實企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、執(zhí)行企業(yè)全面預(yù)算、識別企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的內(nèi)外部風(fēng)險具有重要作用。
企業(yè)需要建立有效的獎懲機制。有效的激勵與約束機制能夠使企業(yè)內(nèi)部獎罰分明,使企業(yè)的規(guī)章制度更加具有威信,企業(yè)員工按照規(guī)章制度辦事,整個內(nèi)部控制系統(tǒng)有效運行。對企業(yè)中掌握重要財務(wù)的會計人員要定期考察,以了解他們的思想動態(tài)。通過培訓(xùn)、企業(yè)文化和嚴(yán)明的獎懲制度,提高會計人員的道德修養(yǎng)和工作積極性,并且給與一定關(guān)懷,使之盡心盡責(zé),守紀(jì)律、守法律。
內(nèi)部控制制度應(yīng)該具有強大的執(zhí)行力和持續(xù)發(fā)展的潛力。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實際情況的變化不段對內(nèi)部控制制度進行修改和補充,以保證企業(yè)的長足發(fā)展。
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一、主要工作內(nèi)容
2010年1月1日至2010年4月30日,負(fù)責(zé)公司行政及后勤管理工作,其工作重點是進行公司規(guī)章制度的建設(shè);2010年5月1日至2010年8月31日,全面負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作,該階段的工作重點是人力資源工作規(guī)范性建設(shè);2010年9月1日至2010年10月31日,全面負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作,同時負(fù)責(zé)項目部的全面管理工作,該階段的工作重點是項目部規(guī)范管理的建設(shè);2010年11月1日至今,負(fù)責(zé)公司行政及后勤管理工作。本人實際上是從事了12個月的行政、后勤管理工作,6個月的人力資源管理工作,2個月的項目部管理工作。
二、主要工作業(yè)績
(一)行政管理工作
1.完成了公司規(guī)章制度建設(shè)工作。主持制定了17套規(guī)章制度,其中親自主筆編寫11套,這些制度基本上滿足了公司目前的管理需求,從而使公司的各項管理有章可循,員工有“法”可依,為公司實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化規(guī)范管理奠定了良好的基礎(chǔ)。
2.公文管理工作實現(xiàn)了制度化、規(guī)范化。建立了各種內(nèi)、外公共文書的管理流程,使公文的收、發(fā)、送、閱、審、存、借有了嚴(yán)格的管理程序,確保了公文傳送的及時性、公文執(zhí)行的有效性及公文使用的安全性,從而對提高公司的工作效率起到了促進作用。
3.檔案管理工作實現(xiàn)了規(guī)范化。建立了公司專業(yè)的檔案室,并實行了專人管理,對公司檔案進行了分級、分類、編號登記管理,對檔案的歸檔、保管、調(diào)閱、借用實行了嚴(yán)格的審批管理,并實行了紙質(zhì)版和電子版同時保存的管理方式,確保了檔案管理的安全性及延續(xù)性。
4.完成了前臺接待的標(biāo)準(zhǔn)化管理。公司現(xiàn)有三個前臺,均進行了統(tǒng)一的形象布置,并對前臺接待員的崗位進行了全面培訓(xùn),統(tǒng)一了公司的接待流程及工作要求,為樹立公司良好的企業(yè)形象起到了積極作用,為公司各部門的業(yè)務(wù)接待起到了模范作用。
5.會議管理基本上實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化。公司對內(nèi)、對外的會議,從會前準(zhǔn)備到會中服務(wù)及會后跟蹤,都能全面完成,無論是會議接待、資料制作、會場布置都能較好地完成,保證了各項會議的成功召開。
6、印章管理工作基本規(guī)范。嚴(yán)格按照《印信管理辦法》執(zhí)行印章使用審批制度,對印章的啟用、保管、使用均進行詳細(xì)的登記管理,確保了印章使用的合法性和安全性。
總之,公司的行政管理工作,在海南企業(yè)中已達到了上等水平,我們的公司也跨入了現(xiàn)代化規(guī)范管理的企業(yè)行列。
(二)信息管理工作
1.加強了網(wǎng)站的管理工作,對網(wǎng)站內(nèi)容進行了嚴(yán)格審核,并不斷充實網(wǎng)站內(nèi)容、更新網(wǎng)頁,及時上傳新信息、搜集外來信息,為企業(yè)建立了一個良好的宣傳窗口,并對網(wǎng)站后臺進行了分析、匯總,及時掌握網(wǎng)站使用動態(tài)。
2.建立了企業(yè)信息庫,完成了公司信息的統(tǒng)一管理,規(guī)范了公司信息的使用流程。目前已建立客戶信息、通訊信息、項目信息、新聞信息、資訊信息五個子庫,并完成了通訊信息、客戶信息及資訊信息三個子庫的信息收集,共收集信息515條。
3.加強了信息收集與信息傳遞工作,增大了公司的信息量及信息流,按照公司領(lǐng)導(dǎo)要求進行了《資訊周報》編制,并提供給公司中、高層領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)與運用,方便了領(lǐng)導(dǎo)的工作,同時也提高了工作效率。
(三)人力資源管理工作
1.制定并實施了《人力資源管理細(xì)則》,規(guī)范了招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、離職等人事工作流程,明確了人才選聘標(biāo)準(zhǔn)。
2.完善了人事檔案管理工作。制定了人事檔案規(guī)范內(nèi)容,健全了人事檔案,規(guī)范了人事檔案管理流程。
3.企業(yè)文化建設(shè)初具規(guī)模,先后組織了項目開工典禮、周年慶典、抗震救災(zāi)捐款、新年聯(lián)歡晚會等大型活動,組織了大、小六場培訓(xùn)活動,并組建了籃球隊,開展了多場籃球比賽,以及印發(fā)《項目簡報》41期、參展冬交會、參展海洋漁業(yè)博覽會等多種宣傳活動,不斷地提高了企業(yè)知名度,有效地塑造了企業(yè)文化。
(四)后勤管理工作
1.資產(chǎn)管理工作規(guī)范化。對公司資產(chǎn)在進行徹底清查的基礎(chǔ)上,依據(jù)公司《資產(chǎn)管理辦法》分別按部門對資產(chǎn)進行了分類、編號登記,并將管理責(zé)任落實到具體的使用人或保管人,規(guī)范了資產(chǎn)采購、驗收、入庫、領(lǐng)用、回收、調(diào)撥等管理流程。
2.車輛管理工作得到了加強。對公司車輛的調(diào)度審批、調(diào)配使用、維修維保、行車安全、違章處理、費用控制、車輛保管等方面進行了嚴(yán)格管理,并嚴(yán)格執(zhí)行了派車審批制度,達到了有效地使用車輛和有力地控制費用的雙重效果。
3.辦公用品管理工作規(guī)范化。實行了辦公用品月計劃制度,并結(jié)合以舊換新的節(jié)約措施,既保證了工作需要,又避免了不必要的浪費,有效地控制了辦公成本。
(五)總經(jīng)理辦公室管理工作
1.以創(chuàng)建先進集體為目標(biāo),加強本部門的團隊建設(shè)與管理,使本部門具有較強的凝聚力和榮譽感,且具有很好的團隊精神。本部門在公司的重大活動中均取得了最好的成績。
2.本著嚴(yán)要求、勤指導(dǎo)的方式,以樹立模范、培養(yǎng)骨干為目的,加強本部門員工的教育和培養(yǎng)。
三、主要工作經(jīng)驗
1.做人原則:做員工表率,為下屬老師,當(dāng)同事朋友。
2.做事原則:原則堅定,獎罰分明;身先士卒,帶頭實干。
3.管理原則:理論上高度,實踐到深度;分工要明確,責(zé)任必到人。
四、工作中的不足:
1.行政管理力度欠佳,行政監(jiān)督職能不強。
2.規(guī)章制度執(zhí)行不嚴(yán),執(zhí)行制度時有寬松之短、仁慈之弊。
3.考核制度還待進一步完善。
五、新年工作愿景
1.為總經(jīng)理分憂解難,與員工一道艱苦創(chuàng)業(yè),為實現(xiàn)公司的宏偉目標(biāo)而奮力拼搏。
2.不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新、不斷提高,努力成為一名優(yōu)秀的職業(yè)經(jīng)理人。
3.務(wù)實敬業(yè)、勇?lián)厝?,希望有機會為企業(yè)做出更大的貢獻。
六、新年工作設(shè)想
(一)行政管理工作
1.在對現(xiàn)行規(guī)章制度執(zhí)行進行調(diào)查研究的基礎(chǔ)上,進一步修正和完善現(xiàn)行規(guī)章制度,并加大各項規(guī)章制度的執(zhí)行力度;
2.新建《合同管理辦法》、《保密管理制度》、《會議管理制度》、《辦公場所管理規(guī)定》、《員工行為規(guī)范》、《工服管理規(guī)定》等規(guī)章制度,以滿足公司發(fā)展的需要;
3.建立企業(yè)危機管理機制,有效預(yù)防或應(yīng)對企業(yè)經(jīng)營危機;
4.建立規(guī)范的行政監(jiān)督機制,加強行政管理力度。
(二)后勤管理工作