采購項(xiàng)目檔案管理辦法精選(九篇)

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第1篇：采購項(xiàng)目檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目科研檔案檔案管理

在科研活動(dòng)日益社會(huì)化、信息化的背景下，科研項(xiàng)目（課題）呈現(xiàn)出跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項(xiàng)目相比，“三跨”項(xiàng)目往往集合了各機(jī)構(gòu)相關(guān)領(lǐng)域的優(yōu)勢(shì)力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問題。同時(shí)“三跨”科研項(xiàng)目研究周期較長，具有跨機(jī)構(gòu)、跨學(xué)科、跨地域、跨平臺(tái)等諸多新特點(diǎn)，依靠傳統(tǒng)的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統(tǒng)地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。

一、“三跨”項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)分析

（一）歸檔主體的多口性

“三跨”科研項(xiàng)目范圍大、成員多，往往需要多學(xué)科交叉、多部門協(xié)調(diào)、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機(jī)構(gòu)包括主管單位、依托單位（負(fù)責(zé)單位）、參加單位，涉及的人員包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、課題負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目（課題）參加人、業(yè)務(wù)管理人員、綜合管理人員（包括財(cái)務(wù)人員、設(shè)備采購人員、人事管理人員等），并且根據(jù)項(xiàng)目開展需要聘請(qǐng)?jiān)和馍踔潦菄庵麑＜一驅(qū)＜覉F(tuán)隊(duì)。這些機(jī)構(gòu)或個(gè)人會(huì)形成各種檔案資源，這些來源不同卻又產(chǎn)生于同一科研活動(dòng)中的資源，共同構(gòu)成了一個(gè)“三跨”科研項(xiàng)目的全部檔案。

（二）歸檔內(nèi)容的電子化

一方面，“三跨”科研項(xiàng)目電子檔案資源超量增長。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項(xiàng)目會(huì)應(yīng)用更先進(jìn)的信息技術(shù)和電子化設(shè)備，科研人員習(xí)慣于在自己的工作現(xiàn)場(chǎng)和研究過程中電子化地進(jìn)行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實(shí)驗(yàn)性數(shù)據(jù)和各種結(jié)果性數(shù)據(jù)。另一方面，這些電子檔案具有異構(gòu)性的特征。由于“三跨”科研項(xiàng)目需要國內(nèi)國際不同領(lǐng)域的機(jī)構(gòu)和人員協(xié)同工作，會(huì)涉及多個(gè)單位多種應(yīng)用平臺(tái)多個(gè)數(shù)據(jù)庫資源，不同的科研人員又會(huì)在自己的電子設(shè)備中保存不同的數(shù)據(jù)內(nèi)容，從而不可避免的產(chǎn)生多種結(jié)構(gòu)、多種載體的電子檔案。

（三）檔案收集過程的復(fù)雜性

“三跨”科研項(xiàng)目研究周期長，一般為3至5年，從立項(xiàng)到結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收每個(gè)環(huán)節(jié)都需經(jīng)過反復(fù)研究和試驗(yàn)，取得最終成果往往要耗費(fèi)很長時(shí)間，這就使得檔案資料的收集整理時(shí)間跨度大、周期長。在項(xiàng)目進(jìn)行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對(duì)執(zhí)行情況（包括階段科技目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、階段性成果的形成、創(chuàng)新隊(duì)伍建設(shè)、經(jīng)費(fèi)使用情況等）進(jìn)行綜合考核評(píng)估；同時(shí)每個(gè)項(xiàng)目會(huì)分不同課題，每個(gè)課題也會(huì)根據(jù)需要進(jìn)行階段性檢查。在項(xiàng)目整體推進(jìn)過程中不可避免地會(huì)出現(xiàn)成員離職、調(diào)職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時(shí)跟進(jìn)，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。

（四）檔案資源的共享性

“三跨”科研項(xiàng)目的立項(xiàng)會(huì)經(jīng)過嚴(yán)格的論證和審批程序，每個(gè)課題的設(shè)置也必須緊密圍繞總體目標(biāo)，相互有機(jī)聯(lián)系，能針對(duì)關(guān)鍵性科學(xué)技術(shù)問題組織多學(xué)科、多方位的交叉研究和協(xié)同攻關(guān)，在項(xiàng)目進(jìn)展過程中，同步進(jìn)行的類似課題的進(jìn)展會(huì)直接影響到相關(guān)課題的時(shí)效性和完成程度。這種狀況下，項(xiàng)目要盡量實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源、信息資源、知識(shí)資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯(lián)互通的檔案資源共享環(huán)境，根據(jù)項(xiàng)目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時(shí)的科研檔案信息內(nèi)容。

“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的這些特點(diǎn)決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問題。

二、“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)規(guī)范

首先，從國家層面看，已有相關(guān)的科研項(xiàng)目和檔案管理規(guī)范，但缺乏直接針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目和檔案管理的專項(xiàng)規(guī)范，缺少針對(duì)科研信息化發(fā)展的內(nèi)容。

我國對(duì)科研項(xiàng)目和其檔案的管理規(guī)范可分為兩類，第一類是通用的科研項(xiàng)目與檔案管理法規(guī)和規(guī)范，如《國家科技計(jì)劃管理暫行規(guī)定》等項(xiàng)目管理規(guī)定和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等通用科研檔案管理規(guī)定。這些規(guī)定基本為科技項(xiàng)目和檔案管理的一般性規(guī)范，沒有針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目或其他重大科技項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)規(guī)定[1]。同時(shí)這些管理規(guī)范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對(duì)新信息環(huán)境下科研項(xiàng)目和檔案工作的思考。

第二類是專用科研項(xiàng)目與檔案管理的規(guī)章和規(guī)范，如《國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）管理辦法》、《國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對(duì)863項(xiàng)目的管理規(guī)范在一定程度上與“三跨”科研項(xiàng)目管理相似，但總體來說仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細(xì)則性的規(guī)定，很多工作還要參照老標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行[2]。

其次，從地方層面看，很多省市機(jī)關(guān)、高校等項(xiàng)目主管部門制定了項(xiàng)目與檔案管理規(guī)范，如《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理辦法》等，這些規(guī)范相比國家規(guī)范進(jìn)一步細(xì)化，更具有執(zhí)行性，如《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法》進(jìn)一步明確了各相關(guān)方的職責(zé)[3]、《上海市科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理辦法》則提出要加強(qiáng)科研項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)管理和過程管理。但另一方面仍缺少對(duì)專項(xiàng)科研項(xiàng)目和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，無法直接指導(dǎo)“三跨”科研項(xiàng)目的檔案管理工作。

（二）缺少針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作自上而下的管理體系

由于管理規(guī)范或制度中對(duì)檔案工作內(nèi)容的缺失，造成項(xiàng)目各主體對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)的偏頗，沒有建立起針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作的管理體系。

首先，從下達(dá)“三跨”科研項(xiàng)目的主管機(jī)構(gòu)看，沒有定制項(xiàng)目的檔案管理指導(dǎo)規(guī)范，缺少對(duì)檔案工作的總體把控與協(xié)調(diào)，檔案工作無法納入立項(xiàng)、階段檢查、總驗(yàn)收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而造成檔案資源的失控與失存。

其次，從主要承擔(dān)項(xiàng)目的依托單位看，依舊無法對(duì)項(xiàng)目的整體檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。雖然項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)指派相關(guān)檔案人員或課題秘書完成歸檔工作，但目前依托單位只對(duì)單位內(nèi)部檔案工作進(jìn)行管理，對(duì)項(xiàng)目的二級(jí)課題承擔(dān)單位沒有進(jìn)行相關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。因依托單位并不能保存全部項(xiàng)目檔案材料，并且因?yàn)楦髡n題分頭管理導(dǎo)致復(fù)印件多、原件少，紙質(zhì)材料多、其他載體材料少等現(xiàn)象，從而影響和制約了“三跨”科研項(xiàng)目檔案的收集整理與開發(fā)利用。

最后，從項(xiàng)目的課題參加單位看，由于缺少項(xiàng)目主管單位的指導(dǎo)和管理，基本采用原有的一般性科研項(xiàng)目檔案管理模式，不能根據(jù)“三跨”科研項(xiàng)目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計(jì)劃，檔案工作無法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時(shí)科研人員缺乏檔案意識(shí)，重視科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)和科研成果的發(fā)表與獲獎(jiǎng)，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開放意識(shí)，重視材料的收集整理、輕視資源的開發(fā)與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內(nèi)部科研檔案工作推進(jìn)的困難。

綜上，由于“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理工作仍主要依據(jù)一般性的項(xiàng)目檔案管理辦法和模式，缺乏相應(yīng)的管理制度和實(shí)施細(xì)則，對(duì)各責(zé)任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統(tǒng)一管理。

（三）缺少對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享機(jī)制與手段

對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享需求可分為三個(gè)層次，即項(xiàng)目組內(nèi)共享、單位內(nèi)共享和社會(huì)共享。

首先，項(xiàng)目的各組成部分（課題、機(jī)構(gòu)、人員）是密不可分的整體，其研究過程數(shù)據(jù)、成果信息、管理性材料是大家所關(guān)注的內(nèi)容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機(jī)構(gòu)中，而這些機(jī)構(gòu)相對(duì)獨(dú)立，項(xiàng)目檔案資源缺少共享的機(jī)制，且暫時(shí)無法提供資源共享的技術(shù)手段。

其次，“三跨”科研項(xiàng)目集中了各單位相關(guān)領(lǐng)域的優(yōu)勢(shì)力量，形成的是有顯示度的原創(chuàng)性科研成果，在項(xiàng)目完成后，除和涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)之外的已歸檔信息資源有必要在單位內(nèi)部共享。而目前的項(xiàng)目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態(tài)，無法形成網(wǎng)絡(luò)化的管理模式。

最后，從全社會(huì)發(fā)展的角度看，科技部《國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理暫行辦法》中已經(jīng)提出“各類國家科技計(jì)劃必須建立相互兼容的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)資源共享”，但目前在缺少共享機(jī)制和平臺(tái)的條件下，“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。

三、“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的策略分析

（一）加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案和檔案工作的集中統(tǒng)一管理

首先，要將檔案管理納入項(xiàng)目管理的范疇，從頂層對(duì)檔案管理做出總體設(shè)計(jì)。

在項(xiàng)目管理規(guī)范中明確檔案集中統(tǒng)一管理的原則，加入檔案管理的總體內(nèi)容和要求，保證立項(xiàng)、結(jié)項(xiàng)、鑒定等關(guān)鍵環(huán)節(jié)檔案工作到位。如將“三跨”科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為項(xiàng)目驗(yàn)收中的重要環(huán)節(jié)，在項(xiàng)目結(jié)題、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)時(shí)提出“需由檔案部門出具立卷歸檔文件材料完整準(zhǔn)確的證明”的要求等。

其次，要制定“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，明確歸檔范圍。

只有由項(xiàng)目主管機(jī)構(gòu)或由其指派相關(guān)檔案部門根據(jù)“三跨”科研項(xiàng)目的特點(diǎn)制定并頒發(fā)檔案管理規(guī)范，才能根本上保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性和完整性。第一要制定針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案內(nèi)容的歸檔范圍表，項(xiàng)目檔案分類中除科研檔案外還會(huì)有基建、設(shè)備、電子檔案等不同門類，如果按目前實(shí)行的按門類管理檔案的模式，會(huì)破壞“三跨”科研項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)與完整性，為日后的利用帶來不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項(xiàng)目為主體、綜合各門類檔案和項(xiàng)目各階段內(nèi)容的系統(tǒng)的檔案資源結(jié)構(gòu)模型和歸檔范圍表。第二要根據(jù)科研信息化的特點(diǎn)規(guī)范電子文件的歸檔內(nèi)容與形式，保證歸檔文件的長期可讀、可用，因?yàn)椤叭纭笨蒲许?xiàng)目中會(huì)形成不同載體、不同形式的電子文件，同時(shí)會(huì)有海量電子數(shù)據(jù)產(chǎn)生，需要主管部門會(huì)同其他機(jī)構(gòu)制定針對(duì)電子科研數(shù)據(jù)的歸檔保存策略。

最后，要明確項(xiàng)目各主體的職權(quán)范圍，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的分級(jí)管理。

為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規(guī)范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發(fā)，探索以主管機(jī)構(gòu)為中心，以項(xiàng)目為紐帶的檔案工作分級(jí)管理模式。可實(shí)行主管機(jī)構(gòu)抓依托單位，依托單位抓項(xiàng)目組，項(xiàng)目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級(jí)抓一級(jí)，管理網(wǎng)絡(luò)化。檔案部門必須加強(qiáng)與有關(guān)職能部門的配合，建立聯(lián)合監(jiān)督檢查制度[4]。主管機(jī)構(gòu)檔案部門負(fù)責(zé)各項(xiàng)目的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，將具體工作任務(wù)分解到各項(xiàng)目組；每個(gè)項(xiàng)目組確定一名兼職檔案人員負(fù)責(zé)其項(xiàng)目研究過程中與項(xiàng)目有關(guān)的檔案工作，對(duì)各課題檔案工作進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)；每個(gè)課題組確定一名兼職檔案人員，對(duì)科研人員的歸檔工作進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)。同時(shí)項(xiàng)目組要為項(xiàng)目檔案管理提供必要的服務(wù)、經(jīng)費(fèi)和保障條件，爭(zhēng)取將檔案管理工作納入項(xiàng)目管理與年度績(jī)效考核內(nèi)容。

（二）建立基于項(xiàng)目業(yè)務(wù)流的全過程管理

“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理需要基于項(xiàng)目業(yè)務(wù)流和業(yè)務(wù)主體，將檔案管理工作全過程嵌入到項(xiàng)目管理流程，實(shí)行全面的、系統(tǒng)的、過程的管理。

“三跨”科研項(xiàng)目主要有三方業(yè)務(wù)主體負(fù)責(zé)六個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，業(yè)務(wù)主體指：主管機(jī)構(gòu)、依托單位、參加單位，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)主要包括分析論證階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、成果鑒定驗(yàn)收階段、推廣應(yīng)用階段、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段、申請(qǐng)專利和成果轉(zhuǎn)讓階段?；诖诵纬上颉叭纭笨蒲许?xiàng)目業(yè)務(wù)流的檔案管理流程，見圖1。

（三）逐步構(gòu)建“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源平臺(tái)

構(gòu)建資源庫是科研信息化發(fā)展的必然要求，它一方面可以實(shí)現(xiàn)橫向共享，為項(xiàng)目組間的溝通交流提供平臺(tái)；另一方面能全面、系統(tǒng)的積累“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎(chǔ)。

首先，要建設(shè)基于“三跨”科研項(xiàng)目應(yīng)用平臺(tái)的歸檔保存系統(tǒng)。目前很多項(xiàng)目的實(shí)施都依托于一定的應(yīng)用平臺(tái)，這些不同的平臺(tái)中會(huì)產(chǎn)生大量的科研電子數(shù)據(jù)信息，它們是記錄科研過程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項(xiàng)目開始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺(tái)設(shè)計(jì)之初就將檔案管理系統(tǒng)的功能嵌入到平臺(tái)內(nèi)，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；

同時(shí)要考慮不同平臺(tái)異構(gòu)信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統(tǒng)。

其次，是建立“三跨”科研項(xiàng)目檔案中央數(shù)據(jù)庫。這一數(shù)據(jù)庫需要在主管機(jī)構(gòu)的支持下，在檔案部門的配合下完成，以項(xiàng)目為單元有不同的業(yè)務(wù)主體全過程的記錄、積累科研過程數(shù)據(jù)。同時(shí)隨著數(shù)據(jù)量的增加可在此基礎(chǔ)上構(gòu)建成果數(shù)據(jù)庫，揭示相關(guān)的科研項(xiàng)目管理情況、研究過程、成果水平等信息，使“三跨”科研項(xiàng)目科研成果檔案信息得到推廣。

最后，要在主管機(jī)構(gòu)的支持下建立“三跨”科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和科研檔案信息開放查詢系統(tǒng)。首先實(shí)現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享，各項(xiàng)目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新；同時(shí)考慮構(gòu)建科研檔案信息開放查詢系統(tǒng)，提供科研檔案信息的服務(wù)，充分發(fā)揮已歸檔資源的作用，打破各機(jī)構(gòu)間檔案實(shí)體共享的限制，使“三跨”科研項(xiàng)目成果的利用更加廣泛和深入[5]。

“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機(jī)構(gòu)到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿足實(shí)際需要，檔案人員需要根據(jù)科研工作發(fā)展的新情況新趨勢(shì)創(chuàng)新性地開展檔案管理工作，以全面、系統(tǒng)地保存科研檔案信息資源，服務(wù)科研一線服務(wù)社會(huì)。

注釋：

[1]科學(xué)技術(shù)部.國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理暫行辦法.2001-1-20；國家科委，國家檔案局.科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定，1987-3-20

[2]科學(xué)技術(shù)部.國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃[863計(jì)劃]管理辦法.2001- 8；科學(xué)技術(shù)部.國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25

[3]北京市科委.北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1

[4]關(guān)宏玉，劉洋，安小米.我國科研文件檔案管理模式特點(diǎn)問題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.

第2篇：采購項(xiàng)目檔案管理辦法范文

一，招投標(biāo)檔案管理面臨的實(shí)際問題

我們通過實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前我國企業(yè)的招投標(biāo)檔案管理依然存在著以下幾個(gè)方面的問題。

問題一：招投標(biāo)檔案的數(shù)量龐大，給企業(yè)造成嚴(yán)重的管理負(fù)擔(dān)。目前企業(yè)主要是依據(jù)《中華人民共和國招投標(biāo)法實(shí)施條例》(以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施條例》)的五十六條所規(guī)定的“招標(biāo)人或者其委托的招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)妥善保管招標(biāo)過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”之要求，來確定本企業(yè)的招投標(biāo)檔案的保管期限。由于每個(gè)項(xiàng)目所形成的招投標(biāo)歸檔文件資料較多，尤其是那些未中標(biāo)單位的標(biāo)書數(shù)量很多，加之缺乏細(xì)化的保管期限劃分，已經(jīng)給許多企業(yè)的檔案庫房造成了巨大的壓力。如果不能及時(shí)地解決這一問題，必然會(huì)給企業(yè)帶來沉重的管理負(fù)擔(dān)，增加企業(yè)的檔案管理成本，影響企業(yè)的經(jīng)營效益。

問題二：招投標(biāo)檔案的完整性不夠。一般來說，招投標(biāo)檔案應(yīng)該是每個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目活動(dòng)的完整的、系統(tǒng)的歷史記錄，是企業(yè)圍繞著招投標(biāo)項(xiàng)目的準(zhǔn)備、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和中標(biāo)等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的各種有保存價(jià)值文件材料構(gòu)成的有機(jī)體系。但是，從目前一些企業(yè)的招投標(biāo)檔案管理的實(shí)際情況看，不完整的問題還是比較嚴(yán)重的。

問題三：招投標(biāo)檔案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。據(jù)筆者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些企業(yè)的招投標(biāo)檔案管理依然延續(xù)較落后的手工管理模式，缺乏必要的檢索工具，隨意存放現(xiàn)象嚴(yán)重。所以，在查找利用時(shí)，只能憑管理人員的記憶，在庫房里翻找。

問題四：招投標(biāo)檔案的管理規(guī)范和管理制度不健全。從調(diào)查的企業(yè)情況來看，招投標(biāo)檔案的管理基本上是無相關(guān)的制度可循，管理人員一般只是憑經(jīng)驗(yàn)在管理。這種情形的存在，在一定程度上表明企業(yè)的檔案管理制度建設(shè)還存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。

二、招投標(biāo)檔案管理問題的成因分析

1　法規(guī)制度規(guī)定的模糊性和粗放性

我國招投標(biāo)檔案管理的直接法律和法規(guī)依據(jù)就是《中華人民共和國招投標(biāo)法》(以下簡(jiǎn)稱《招投標(biāo)法》)和《實(shí)施條例》，但這兩個(gè)法律法規(guī)文件對(duì)招投標(biāo)檔案的管理所提出的要求和具體規(guī)定都比較粗放和模糊，甚至在這兩個(gè)法律法規(guī)文件中都沒有出現(xiàn)“招投標(biāo)檔案”的字樣。這可以在一定程度上表明這兩個(gè)法律法規(guī)文件的制定者的“檔案管理意識(shí)”是比較淡薄的?！墩型稑?biāo)法》只是在第二十八條中提到“招標(biāo)人收到投標(biāo)文件后，應(yīng)當(dāng)簽收保存，不得開啟”；在第三十六條中提到“開標(biāo)過程應(yīng)當(dāng)記錄，并存檔備查”。《實(shí)施條例》也只是在第三十三條中規(guī)定“招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)如實(shí)記載投標(biāo)文件的送達(dá)時(shí)間和密封情況，由接收人簽字并存檔備查”，在第五十六條中規(guī)定“[存檔及書面報(bào)告]招標(biāo)人或者其委托的招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)妥善保管招標(biāo)過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”。這樣的規(guī)定，只是給招投標(biāo)檔案的管理提供了一個(gè)非常模糊的框架，并且存在著較大的主觀隨意性。

企業(yè)在招標(biāo)過程中形成的文件資料不一定都具有保存價(jià)值，所以沒有必要也沒有可能保存所有的文件資料，否則就會(huì)陷入“有文必檔”所造成的檔案管理“陷阱”，大大增加企業(yè)的檔案管理成本，降低企業(yè)檔案管理的效益。按照一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目至少有三方參與的法律規(guī)定，企業(yè)要為保存所有沒有中標(biāo)單位提交的“投標(biāo)書”負(fù)擔(dān)高額的管理費(fèi)用，十五年以上的保管期限的規(guī)定，也會(huì)使企業(yè)難以克服檔案庫房空間不足的實(shí)際問題。同時(shí)，數(shù)量龐大的“招投標(biāo)檔案”也會(huì)使企業(yè)難以用相同的成本投入來切實(shí)提高企業(yè)檔案的管理質(zhì)量，招投標(biāo)檔案的信息化管理水平的提高，更會(huì)變得舉步維艱。因此，這種粗放式的法律法規(guī)規(guī)定，是必須加以改變的現(xiàn)實(shí)，否則將會(huì)給有關(guān)企業(yè)造成更為嚴(yán)重的問題。

2　招標(biāo)業(yè)務(wù)工作流程中關(guān)鍵性節(jié)點(diǎn)缺乏控制、歸檔范圍不清

就目前而言，一些企業(yè)的招標(biāo)項(xiàng)目檔案之所以存在“掛一漏萬”的問題，就是因?yàn)樗鼈儧]有明確的全程管理思想，沒有把握住招投標(biāo)過程中的關(guān)鍵性“節(jié)點(diǎn)”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存價(jià)值的招投標(biāo)過程文檔沒能及時(shí)“捕獲”，并最終造成招標(biāo)項(xiàng)目檔案不齊全、不完整的不良后果。另外，一些企業(yè)缺乏對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目歸檔文件范圍的必要制度規(guī)定，也是造成招投標(biāo)檔案完整性受損的重要原因。如果一個(gè)企業(yè)在開展招標(biāo)活動(dòng)中注意把握好招標(biāo)活動(dòng)過程的關(guān)鍵點(diǎn)，如登記、預(yù)審、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和中標(biāo)等“節(jié)點(diǎn)”，注意做好相關(guān)文件資料的備案管理，確保招投標(biāo)歸檔文件資料齊全、系統(tǒng)和完整的控制目標(biāo)，還是可以順利實(shí)現(xiàn)的。

3　招投標(biāo)檔案管理缺乏必要的理論支持和指導(dǎo)

在目前的檔案學(xué)應(yīng)用理論研究成果中，我們只能零星地找到一些研究招投標(biāo)檔案管理的文章，而且多數(shù)都是業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)介紹層次的研究成果，很難對(duì)目前的國家政策制定和相關(guān)法律法規(guī)及管理制度的完善產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的推動(dòng)作用。有鑒于此，我國企業(yè)的招投標(biāo)檔案管理失范也就不奇怪了。缺乏科學(xué)檔案管理理論指導(dǎo)的實(shí)踐，包括法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)制度的建設(shè)，都會(huì)是相對(duì)盲目的。為此，強(qiáng)化檔案管理理論的建設(shè)，充實(shí)能夠指導(dǎo)企業(yè)招投標(biāo)檔案管理方面的思想內(nèi)容，是我國檔案學(xué)研究者必須直面的一個(gè)現(xiàn)實(shí)性問題。

4　缺乏成本控制意識(shí)，信息化管理水平低

成本／收益比，是每個(gè)企業(yè)在經(jīng)營管理活動(dòng)中都必須要考慮到的一個(gè)非常實(shí)際的問題。如果沿用現(xiàn)在的招投標(biāo)檔案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就無疑會(huì)給企業(yè)造成較大的管理壓力，如若長期持續(xù)下去，也會(huì)造成有關(guān)企業(yè)管理積極性的下降，粗會(huì)最終損害國家利益、企業(yè)利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理規(guī)定，以及落后的文檔管理理念和制度要求，不僅會(huì)造成招投標(biāo)檔案管理的整體質(zhì)量下降，而且也會(huì)給目后的招投標(biāo)檔案資源的開發(fā)利用帶來不良影響。

基于上述認(rèn)識(shí)，筆者認(rèn)為目前必須采取切實(shí)的改進(jìn)策略，積極行動(dòng)起來，才能真正找到解決問題的出路。各有關(guān)企業(yè)與其采取消極觀望的態(tài)度和被動(dòng)的行動(dòng)方案，毋寧率先變革，積極探索招投標(biāo)檔案的科學(xué)、合理、有效的管理方式，并努力通過自身的管理實(shí)踐加以驗(yàn)證。

三、解決招投標(biāo)檔案管理問題的基本對(duì)策建議

通過研究和分析目前現(xiàn)有的成功經(jīng)驗(yàn)和有關(guān)新的政策和規(guī)定，我們提出以下幾個(gè)方面的解決問題的對(duì)策和建議，供企業(yè)在管理招投標(biāo)檔案的實(shí)踐中參考。

1　治標(biāo)不如治本，國家有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)立即著手修訂《實(shí)施辦法》，通過總結(jié)各部門和地區(qū)比較成功的經(jīng)驗(yàn)、規(guī)定和做法，

進(jìn)一步明確規(guī)定各種招投標(biāo)檔案的保管期限。目前，我國中央和地方又陸續(xù)出臺(tái)了一些與招投標(biāo)檔案管理相關(guān)的政策、行政規(guī)章，其中的一些規(guī)定可以作為我們進(jìn)行《實(shí)施辦法》修訂工作的重要依據(jù)。例如，《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》中所規(guī)定的國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件歸檔范圍和保管期限，就比較明確具體。該文件規(guī)定：招標(biāo)文件、委托招標(biāo)文件的保管期限為30年，評(píng)標(biāo)文件、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及打分表、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知的保管期限為10年；中標(biāo)的投標(biāo)文件(正本)的保管期限為永久；未中標(biāo)的投標(biāo)文件，終驗(yàn)后保存2年。政府采購文件保存10年。再如，《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》規(guī)定的水利工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件材料歸檔范圍與保管期限為：招標(biāo)文件、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補(bǔ)遺及答疑文件長期保存，投標(biāo)書、資質(zhì)資料、履約類保函、委托授權(quán)書和投標(biāo)澄清文件、修正文件保存期限為永久；開標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議文件及中標(biāo)通知書長期保存。《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》規(guī)定“招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件：由建設(shè)單位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投標(biāo)檔案管理辦法》規(guī)定：“大型基礎(chǔ)設(shè)施、市政工程、公共建筑和市級(jí)以上重點(diǎn)工程的招投標(biāo)檔案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投標(biāo)檔案保管至工程竣工后三年。未中標(biāo)單位的投標(biāo)文件保管期限為半年(自開標(biāo)之日起計(jì)算)”?！逗笔〗ㄔO(shè)工程招投標(biāo)交易檔案管理辦法》規(guī)定：“招投標(biāo)檔案管理人員應(yīng)遵守國家《保密法》，合理劃分招投標(biāo)檔案密級(jí)和保管期限。原則上一般工程招投標(biāo)檔案應(yīng)保存五年，重大工程項(xiàng)目招投標(biāo)檔案應(yīng)保存五至十年，投標(biāo)文件副本可保存半年至一年時(shí)間”。還有揚(yáng)州市、寧波市、河北省、遼寧省等地都在投標(biāo)檔案管理辦法中做了相應(yīng)的規(guī)定。

根據(jù)上述有關(guān)規(guī)定的精神，企業(yè)的招投標(biāo)檔案的保管期限可以做如下劃分規(guī)定：招標(biāo)文件、委托招標(biāo)文件的保管期限為30年；評(píng)標(biāo)文件、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及打分表、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知的保管期限為10年，中標(biāo)的投標(biāo)文件(正本)的保管期限為永久，未中標(biāo)的投標(biāo)文件，可保存6個(gè)月到2年。

2　梳理招投標(biāo)工作的業(yè)務(wù)流程，明確招投標(biāo)檔案的形成節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)招投標(biāo)檔案的全程控制。各有關(guān)企業(yè)可以根據(jù)自己的招標(biāo)工作的業(yè)務(wù)活動(dòng)特點(diǎn)，認(rèn)真梳理招標(biāo)工作的業(yè)務(wù)工作流程，明確招投標(biāo)檔案形成的重要節(jié)點(diǎn)，標(biāo)明各節(jié)點(diǎn)需要形成的文件種類，并實(shí)行全程管理控制，確保招投標(biāo)文件資料的有序形成、積累和歸檔，避免缺失和失控，維護(hù)每個(gè)項(xiàng)目尤其是重大招標(biāo)項(xiàng)目檔案的完整性。

第3篇：采購項(xiàng)目檔案管理辦法范文

（1）建立了項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)和管理體制。明確了項(xiàng)目管理層中的檔案負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，并把檔案管理工作納入到項(xiàng)目部的議事日程，納入到項(xiàng)目部的計(jì)劃管理，納入到各部門工作人員的崗位職責(zé)、工作范圍。成立了項(xiàng)目部檔案室，配置了4名專職項(xiàng)目檔案人員，由總承包雙方各派資深檔案人員組成，同時(shí)還根據(jù)不同階段項(xiàng)目檔案管理的需要，聘請(qǐng)了2~3名臨時(shí)檔案員。在工程后期檔案突擊階段，項(xiàng)目部還從各部門抽調(diào)人員協(xié)助檔案室整理檔案，給予了檔案工作極大支持。此外，在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心下，根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)配置了標(biāo)準(zhǔn)檔案庫房。（2）建立健全了項(xiàng)目檔案管理制度。根據(jù)工程項(xiàng)目統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的工作原則，建立健全了項(xiàng)目檔案管理制度，完善了檔案管理體系，確保了總承包工程過程中檔案管理工作的全過程控制。項(xiàng)目部一成立，就在熟知并掌握國家、行業(yè)關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的有關(guān)法規(guī)、文件及工作標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，針對(duì)本工程項(xiàng)目文件形成的特點(diǎn)制定出各項(xiàng)檔案管理制度，如：領(lǐng)導(dǎo)及各崗位責(zé)任制、技術(shù)（圖紙）資料管理制度、竣工圖編制管理規(guī)定、工程管理文件編號(hào)辦法、工程竣工檔案整編規(guī)定、分包商資料移交管理辦法、電子文件歸檔與電子檔案管理辦法，聲像檔案管理制度、檔案庫房管理及借閱制度等，為規(guī)范管理項(xiàng)目檔案提供了制度保障。

2項(xiàng)目檔案管理的“超前介入”

項(xiàng)目檔案貫穿于工程建設(shè)的始終，包括從建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘測(cè)、采購、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收全過程活動(dòng)中形成的各類檔案，它形成的周期長、來源廣、內(nèi)容繁雜。為加強(qiáng)總承包工程項(xiàng)目中對(duì)項(xiàng)目文件的控制和管理，避免項(xiàng)目檔案材料的流失，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，檔案管理工作必須“超前介入”到工程總承包項(xiàng)目每階段工作中，特別是前期準(zhǔn)備工作中。項(xiàng)目檔案管理的“超前介入”，能夠使檔案人員掌握主動(dòng)性，了解整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)的情況；掌握項(xiàng)目文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)的規(guī)律；監(jiān)控項(xiàng)目文件的流向；及早制定有關(guān)項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、制度；及時(shí)對(duì)參建單位、項(xiàng)目部各部門文件資料的收集、整理進(jìn)行指導(dǎo)，從而對(duì)保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)提供保障。項(xiàng)目檔案管理人員剛到馬鞍山總承包項(xiàng)目部時(shí)，項(xiàng)目還沒有最后核準(zhǔn)，許多部門的人員都沒到達(dá)，他們覺得檔案工作介入太早，沒有多少事可做，認(rèn)為檔案管理工作主要集中在工程后期。在完整經(jīng)歷了整個(gè)工程后，才深刻體會(huì)到工程初期項(xiàng)目檔案管理超前介入的重要性，檔案管理的前期介入為今后高質(zhì)量地向業(yè)主移交完整準(zhǔn)確的檔案提供了有力保障。要做好項(xiàng)目檔案管理的“超前介入”，首先，要爭(zhēng)取項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重視，將項(xiàng)目檔案管理納入到項(xiàng)目管理中，及早設(shè)立項(xiàng)目檔案機(jī)構(gòu)，及早配置項(xiàng)目檔案人員，及早建立檔案庫房；及早制定項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)并納入項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)體系。其次，要有業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的檔案專業(yè)人員的及時(shí)介入?？偝邪こ添?xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，它既有項(xiàng)目管理的技術(shù)基礎(chǔ)工作的特點(diǎn)，又有自身獨(dú)立的工作對(duì)象、內(nèi)容及工作方法。由于工程參建單位眾多，涉及面較廣，檔案工作人員不僅肩負(fù)著項(xiàng)目文件的收集、保管和利用，還要及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞各單位（業(yè)主，監(jiān)理，設(shè)計(jì)，施工，設(shè)備廠家等）的技術(shù)文件，成為文件流轉(zhuǎn)的樞紐；還要協(xié)調(diào)各單位的文件管理，及時(shí)指導(dǎo)和培訓(xùn)各參建單位的檔案工作人員。項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人在工程前期，要能參與工程項(xiàng)目的開工啟動(dòng)會(huì)，了解工程項(xiàng)目的總體安排和規(guī)劃，以便及時(shí)收集工程前期文件并做出相應(yīng)的檔案管理工作計(jì)劃；要能參與合同、協(xié)議的評(píng)議和簽訂，把有關(guān)工程檔案資料各項(xiàng)具體要求（歸檔責(zé)任，歸檔時(shí)間，歸檔份數(shù)，檔案編制質(zhì)量要求等）納入?yún)f(xié)議條款中，借助合同、協(xié)議的約束力爭(zhēng)取檔案管理工作的主動(dòng)權(quán)；要能及時(shí)與業(yè)主、監(jiān)理檔案主管充分溝通，了解他們的具體要求，以便提前制定檔案管理細(xì)則，統(tǒng)一歸檔要求，統(tǒng)一文件編號(hào)辦法，統(tǒng)一工程用各種表格，避免各參建單位檔案管理各行其是。

3項(xiàng)目檔案管理的“全過程控制”

項(xiàng)目檔案管理的“全過程控制”，是指對(duì)總承包工程的不同時(shí)期，不同階段產(chǎn)生的各種有價(jià)值的文件材料在承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、收集、積累及整理歸檔中始終處于受控范圍，確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)完整。其工作內(nèi)容包括：前期準(zhǔn)備，中間檢查，竣工審查驗(yàn)收。3.1前期準(zhǔn)備首先要加強(qiáng)總承包檔案人員自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高管理水平?？偝邪鼘Ｂ殭n案人員必須熟悉工程設(shè)計(jì)，施工，管理等方面的基本知識(shí)，了解電廠的主要系統(tǒng)，熟練掌握火電企業(yè)檔案分類表，通曉工程檔案形成的階段性特點(diǎn)，從而高效率地開展檔案管理工作。其次要要求各參建單位配備專職檔案管理人員，并進(jìn)行系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)。在熟練掌握檔案管理的國標(biāo)、行標(biāo)及總承包項(xiàng)目部制定的檔案管理制度下，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求。實(shí)行幫監(jiān)結(jié)合，制定出獎(jiǎng)罰措施?？梢韵扔煽偝邪鼨n案管理人員幫助建立一個(gè)示范性文本，使其后續(xù)文件材料的分類整理有參照標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到規(guī)范統(tǒng)一。另外，要根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)條件，建立符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求的庫房，并配備相應(yīng)的設(shè)施。如：空調(diào)，去濕機(jī)，溫濕度計(jì)，滅火器材等。訂制適量的各種規(guī)格的檔案管理工具和耗材。如：資料柜，檔案盒等。3.2中間檢查在馬鞍山工程項(xiàng)目建設(shè)中，同樣存在檔案意識(shí)淡薄的現(xiàn)象，認(rèn)為檔案工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而且瑣碎繁雜，在緊張繁忙的工程施工中，大家對(duì)工程質(zhì)量和進(jìn)度的重視影響到對(duì)文件材料的控制管理不能與生產(chǎn)同步；另外，由于各參建單位檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，有的甚至是臨時(shí)聘用的未通過檔案上崗培訓(xùn)的人員，對(duì)文件材料的編制要求、分類管理等知之甚少，極易造成文件內(nèi)容不完整，文件格式不規(guī)范，文件編號(hào)不統(tǒng)一等現(xiàn)象，為今后檔案整理和驗(yàn)收留下大量隱患。因此，中間檢查工作占據(jù)著極其重要的地位，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，采取糾偏措施。在馬鞍山總承包工程中，檔案“中間檢查”工作的具體措施是：制定對(duì)各參建單位檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的工作計(jì)劃。每月定時(shí)組織監(jiān)理專工、技術(shù)專工和檔案專工對(duì)參建單位技術(shù)資料的歸檔整理進(jìn)行核查。具體來說，根據(jù)各標(biāo)段項(xiàng)目劃分表中的各分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程的進(jìn)展情況進(jìn)行核對(duì)，制作出文件材料中間核查表，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出整改措施，列出檢查結(jié)論（完整率、準(zhǔn)確率、預(yù)立卷合格率等）；監(jiān)理專工和技術(shù)專工從案卷內(nèi)容的齊全完整，真實(shí)有效上把關(guān)，以確保主要施工技術(shù)記錄，質(zhì)量檢驗(yàn)記錄，出廠證件及檢驗(yàn)材料等原始產(chǎn)生的文件材料完整有效。檔案專工從案卷質(zhì)量是否符合檔案管理各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)上把關(guān)，以確保文件為原件，簽署完備，字跡圖表規(guī)范等，同時(shí)檢查是否按要求正確進(jìn)行預(yù)立卷分類編目等。對(duì)檢查后發(fā)現(xiàn)的問題以整改通知單的形式下發(fā)，并以整改報(bào)驗(yàn)單的形式提出整改措施，以便復(fù)查?？傊偝邪綑n案管理人員只有經(jīng)?！白叱鋈ァ睓z查監(jiān)督各參建單位的檔案管理工作，強(qiáng)化中間檢查，才能保障將來“坐下來”較好地審查驗(yàn)收各單位的竣工檔案，按時(shí)向業(yè)主移交，確保高質(zhì)量通過竣工檔案基建達(dá)標(biāo)和檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。3.3竣工審查驗(yàn)收隨著工程的推進(jìn)，項(xiàng)目經(jīng)過設(shè)計(jì)、施工、安裝、調(diào)試幾個(gè)階段，各參建單位分包的各標(biāo)段的工程都即將竣工或已經(jīng)竣工，這時(shí)對(duì)各參建單位的工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收成為總承包方檔案工作的重點(diǎn)。在馬鞍山總承包工程中，當(dāng)?shù)诙_(tái)機(jī)組也順利通過了168h滿負(fù)荷試運(yùn)行并通過業(yè)主驗(yàn)收后，我們依照《火力發(fā)電廠基本建設(shè)工程啟動(dòng)及竣工驗(yàn)收規(guī)程》的規(guī)定，聯(lián)合業(yè)主、監(jiān)理檔案負(fù)責(zé)專工對(duì)各參建單位的工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。首先下發(fā)通知，要求各參建單位檔案自檢，并提交自檢報(bào)告，再由總承包檔案專工對(duì)其重點(diǎn)檔案進(jìn)行抽查，及時(shí)提出整改意見，并限期完成。最后還要檢查整改后的閉合情況，由檔案主管簽字確認(rèn)，確保各參建單位檔案的順利歸檔和移交。對(duì)接收的竣工檔案及自身形成的工程管理文件進(jìn)行匯總整理，統(tǒng)一分類、編目、編制檢索工具，編制檔案整理情況說明等。在項(xiàng)目正式通過竣工驗(yàn)收后的三個(gè)月內(nèi)，總承包方應(yīng)根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，編寫項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申報(bào)材料，填寫申請(qǐng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表，按程序向當(dāng)?shù)貦n案主管部門申報(bào)，完成建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收；最后，按總包合同向業(yè)主及相關(guān)單位辦理檔案移交。移交時(shí)應(yīng)明確檔案的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等（含電子版）并進(jìn)行清點(diǎn)，簽字等交接手續(xù)。

4項(xiàng)目檔案的“網(wǎng)絡(luò)化管理”

馬鞍山電廠擴(kuò)建工程作為較大的總承包項(xiàng)目，其參建單位多，產(chǎn)生的文件材料數(shù)量大，流轉(zhuǎn)時(shí)間要求緊迫，必須要求總承包單位和各參建單位的所有文件材料上網(wǎng)運(yùn)行，以各單位網(wǎng)站為節(jié)點(diǎn)，構(gòu)建自總承包單位到各參加單位縱向溝通、橫向鏈接的信息網(wǎng)絡(luò)體系，開發(fā)具備文件瀏覽、查詢、表格填錄、文件編輯、刪除、恢復(fù)更替等各項(xiàng)功能的動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)區(qū)域信息共享。在該項(xiàng)工程中，我們使用了較先進(jìn)的工程管理軟件“POWERON”。若通過該項(xiàng)目管理系統(tǒng)與業(yè)主要求使用的檔案管理軟件的“無縫連接”，就能了解項(xiàng)目建設(shè)全過程的文件形成情況，保證項(xiàng)目文件材料收集的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，保證電子文件的及時(shí)歸檔；同時(shí)利用用戶權(quán)限管理對(duì)文件材料進(jìn)行預(yù)歸檔，開通網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，就能為項(xiàng)目建設(shè)提供便利的檔案查詢利用，也能為檔案工作人員節(jié)約了大量人力，物力和時(shí)間。最后，還能通過對(duì)檔案信息資源的整合，提出對(duì)今后總承包項(xiàng)目有借鑒的各專題報(bào)告、優(yōu)化設(shè)計(jì)方案等重要成果。這里最重要也急需解決的一個(gè)問題是，如何較好地做好軟件系統(tǒng)之間的“無縫連接”,這受到項(xiàng)目建設(shè)時(shí)限、項(xiàng)目管理軟件和檔案管理軟件開發(fā)時(shí)間周期及用戶應(yīng)用水平等多種因素限制，當(dāng)這兩個(gè)都很優(yōu)秀的系統(tǒng)軟件的“連接”不夠完善時(shí)，往往會(huì)使檔案管理工作回到以單機(jī)版檔案管理軟件進(jìn)行輔助管理的簡(jiǎn)單方式，失去了在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理的巨大優(yōu)勢(shì)。目前，網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件已逐漸取代單機(jī)版的檔案管理軟件，使檔案人員可以通過計(jì)算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在線完成檔案的收集、整理、編目、移交和提供利用，提高檔案管理工作效率。因此，建立一個(gè)能將工程管理與檔案管理緊密結(jié)合起來的統(tǒng)一工程管理信息平臺(tái)，成為總承包工程項(xiàng)目“網(wǎng)絡(luò)化管理”的當(dāng)務(wù)之急！

5結(jié)語

第4篇：采購項(xiàng)目檔案管理辦法范文

[關(guān)鍵詞]市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目；招投標(biāo)；檔案管理

城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案是指經(jīng)市人大會(huì)議審議通過，由市發(fā)展改革行政主管部門印發(fā)的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，在招標(biāo)投標(biāo)交易活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號(hào)、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案是招標(biāo)投標(biāo)過程中的真實(shí)記錄，是招標(biāo)投標(biāo)管理工作的重要依據(jù)，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目因?yàn)橐?guī)模大，既有勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等服務(wù)，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機(jī)械設(shè)備的采購安裝，形成周期長，招投標(biāo)文件具有數(shù)量大種類多，發(fā)揮作用時(shí)間長的特點(diǎn)。作為檔案工作者，應(yīng)當(dāng)建立健全市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案工作，認(rèn)真研究思考，采取積極的措施，保證招投標(biāo)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為建設(shè)項(xiàng)目中標(biāo)后的跟蹤管理和咨詢服務(wù)提供依據(jù)。

目前，城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件主要存在以下幾個(gè)問題：

首先，工程招投標(biāo)檔案數(shù)量巨大、規(guī)格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目往往參加單位多，招投標(biāo)文件數(shù)量龐大，沒有中標(biāo)的單位招投標(biāo)文件更是數(shù)量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現(xiàn)行的檔案管理規(guī)范中沒有對(duì)工程招投標(biāo)文件的規(guī)格大小、保管期限等沒有明確的規(guī)定。一些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目往往工期長，查閱頻繁，招投標(biāo)文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。

其次，招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設(shè)單位沒有真正建立招投標(biāo)檔案管理工作機(jī)制，與招標(biāo)簽訂合同后，招標(biāo)給什么就接收什么；一些單位對(duì)重點(diǎn)工程招投標(biāo)檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標(biāo)文件隨意堆放，沒有分類標(biāo)準(zhǔn)，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計(jì)工作帶來很多困難。

再有，檔案管理專業(yè)軟件的單一性，無法滿足招投標(biāo)文件數(shù)字化的需求，也制約了檔案資源的共享。現(xiàn)在不少企業(yè)采用了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)只能滿足招投標(biāo)檔案的目錄管理，不能與評(píng)標(biāo)管理軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)接，檔案的查閱利用，只能根據(jù)檔號(hào)到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。

針對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案管理實(shí)際存在的一些問題，下面從管理職責(zé)、制度建設(shè)、規(guī)范要求等方面，提出幾點(diǎn)改進(jìn)建議：

1、明確招投標(biāo)檔案管理分工協(xié)作機(jī)制。應(yīng)明確部門和相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，做到分級(jí)管理、職責(zé)明確。重大建設(shè)項(xiàng)目工程招標(biāo)委托招標(biāo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行的，由招標(biāo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)招標(biāo)投標(biāo)檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設(shè)單位負(fù)責(zé)立卷、歸檔、集中保管。招投標(biāo)交易活動(dòng)結(jié)束后，中標(biāo)通知書發(fā)出一周內(nèi)，應(yīng)按照歸檔范圍移交檔案部門，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費(fèi)用。建設(shè)單位應(yīng)建立由技術(shù)部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實(shí)現(xiàn)集中管理。

2、建立健全招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度。在實(shí)際工作中，建設(shè)單位主要是依據(jù)《中華人民共和國招投標(biāo)法實(shí)施條例》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》整理招投標(biāo)項(xiàng)目檔案，條例中并沒有對(duì)招投標(biāo)檔案的管理做出詳細(xì)規(guī)定。因此，細(xì)化各地現(xiàn)行的工程招投標(biāo)檔案管理辦法，才能規(guī)范招投標(biāo)檔案管理工作。另外，要與交易中心加強(qiáng)聯(lián)系，業(yè)務(wù)審批人員在文件的收集過程中，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，對(duì)報(bào)送人的文件嚴(yán)格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規(guī)范檔案材料。

3、規(guī)范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細(xì)化資料收集清單，是精簡(jiǎn)庫存數(shù)量的前提。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件，建設(shè)單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標(biāo)文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規(guī)定的情況下，在實(shí)際工作中，筆者認(rèn)為，市重點(diǎn)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案應(yīng)主要包括：1、前期階段：包括立項(xiàng)批文復(fù)印件、招標(biāo)協(xié)議、招標(biāo)申請(qǐng)等。2、過程階段：招標(biāo)公告、投標(biāo)申請(qǐng)人匯總名單、投標(biāo)資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑、工程量清單、預(yù)算控制價(jià)或投標(biāo)限價(jià)、投標(biāo)人標(biāo)書，包括技術(shù)標(biāo)、經(jīng)濟(jì)標(biāo)等；3、簽約階段：評(píng)標(biāo)委員會(huì)名單、開標(biāo)記錄、符合要求的投標(biāo)一覽表、廢標(biāo)情況說明、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、中標(biāo)通知書、合同副本、未中標(biāo)人投標(biāo)文件等。其次，在精簡(jiǎn)招投標(biāo)檔案方面，招投標(biāo)辦公室在條件允許的情況下，建立企業(yè)誠信檔案和信用投標(biāo)人，以后的投標(biāo)項(xiàng)目資審文件和投標(biāo)文件可不再提交有關(guān)人員業(yè)績(jī)、人員資歷材料等復(fù)印件。這樣，不但減少投標(biāo)單位的重復(fù)工作量，同時(shí)也減少了檔案的數(shù)量。再有，建設(shè)單位應(yīng)統(tǒng)一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統(tǒng)一格式后發(fā)給招標(biāo)，中標(biāo)單位投標(biāo)文件一正三副，不中標(biāo)單位一套正本就可以了，改變以往招標(biāo)將所有招標(biāo)過程中產(chǎn)生的材料全部交給建設(shè)單位，造成資料重復(fù)，庫存緊張的狀況。最后，關(guān)于歸檔年限的設(shè)定，將市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件劃分為永久、三十年、十年，中標(biāo)單位土建部分建議劃為永久，設(shè)備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標(biāo)單位建議作為資料保管五年。

4、清晰招投標(biāo)檔案的組卷。招標(biāo)各階段的勘察設(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設(shè)備采購等應(yīng)當(dāng)分別組卷。招投標(biāo)文件的立卷和歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一個(gè)項(xiàng)目分階段招標(biāo)的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，不必重復(fù)歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯(lián)系。

5、提高招投標(biāo)檔案信息化管理和服務(wù)水平。通過對(duì)檔案專業(yè)管理系統(tǒng)與招投標(biāo)管理系統(tǒng)的接口連接，實(shí)現(xiàn)條目檢索和全文檢索，逐步實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標(biāo)項(xiàng)目匯編，包括錄入項(xiàng)目名稱、中標(biāo)單位、合同金額、合同簽訂日期，并對(duì)主要數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總、分析，對(duì)各類數(shù)據(jù)按照檔案的分類要求以及數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系進(jìn)行整合，各類分析報(bào)表的進(jìn)行插件處理，改變以往單調(diào)、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務(wù)，為投標(biāo)單位和有關(guān)部門提供綜合性信息，實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化、科學(xué)化、信息化，充分發(fā)揮招投標(biāo)檔案價(jià)值。

第5篇：采購項(xiàng)目檔案管理辦法范文

由國家科技計(jì)劃中安排實(shí)施，由單位或個(gè)人承擔(dān)，并在一定時(shí)間周期內(nèi)進(jìn)行的科學(xué)技術(shù)活動(dòng)就叫國家科技計(jì)劃項(xiàng)目。1982年，國家出臺(tái)《“六五”國家科技攻關(guān)計(jì)劃》，標(biāo)志我國科技計(jì)劃正式從科技規(guī)劃中獨(dú)立出來，到2014年，進(jìn)入“十二五”時(shí)期。已有五大類，三十多種計(jì)劃支撐著國家各個(gè)領(lǐng)域的科技需求。這些科研活動(dòng)中（管理及實(shí)施）形成了大量的、具有保存價(jià)值的各種原始記錄，承載信息的各種載體通過收集整理、歸檔、組卷的等活動(dòng)形成的能夠反映科研活動(dòng)過程全貌的有機(jī)文件組合體，即為國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）。作為組織機(jī)構(gòu)在科技活動(dòng)直接形成的、具有保存價(jià)值的信息記錄，科技檔案與一般的“技術(shù)資料”有本質(zhì)的區(qū)別，是“一次”特定的科研活動(dòng)中形成的原始的、完整的記錄，是人類改造自然的產(chǎn)物，是具有創(chuàng)造性的成果和財(cái)富，是珍貴的科學(xué)技術(shù)資源，對(duì)于促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、生產(chǎn)的發(fā)展和生產(chǎn)力的提高，具有重要的現(xiàn)實(shí)作用，并且具有長遠(yuǎn)的歷史查考價(jià)值。

二、課題制管理與項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容的變化

為集中科研優(yōu)勢(shì)，保障國家科技計(jì)劃項(xiàng)目的創(chuàng)新與成功，2002年，國家科技計(jì)劃項(xiàng)目全面實(shí)行課題負(fù)責(zé)制，根據(jù)任務(wù)內(nèi)容，鼓勵(lì)跨部門、跨學(xué)科選擇課題組成員，組成臨時(shí)的研發(fā)團(tuán)隊(duì)，研發(fā)任務(wù)完成后，團(tuán)隊(duì)即解散。研發(fā)團(tuán)隊(duì)成為了項(xiàng)目檔案管理的主體單位，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同時(shí)作為項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任人，承擔(dān)項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)職責(zé)。

實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目――課題管理模式后，檔案管理變?yōu)橐皂?xiàng)目為牽引，收集的檔案需體現(xiàn)項(xiàng)目管理的全過程，項(xiàng)目檔案不再是簡(jiǎn)單的科技檔案，而是圍繞一個(gè)科研項(xiàng)目形成的全套科技文件的總稱，體現(xiàn)從申請(qǐng)立項(xiàng)到成果驗(yàn)收全過程文件。包括了科技管理部門在管理過程形成的管理檔案，以及主持、承擔(dān)單位在研發(fā)過程中現(xiàn)成的管理檔案和科研檔案，這些檔案包括了傳統(tǒng)意義上的文書檔案、財(cái)務(wù)檔案和科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案、研發(fā)檔案等）。項(xiàng)目檔案所涉及的過程和類別改變了傳統(tǒng)的文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、研發(fā)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案的分類設(shè)置模式，打破了學(xué)科間的界限。對(duì)于國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理，國家目前無相關(guān)的檔案管理規(guī)定，對(duì)于從事檔案工作的管理人員而言，項(xiàng)目檔案管理包括了行政和業(yè)務(wù)兩個(gè)的層面的融合管理，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的變革和挑戰(zhàn)。

三、國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理面臨的問題

（一）主體多元化使項(xiàng)目檔案管理過程復(fù)雜化。采用跨行業(yè)、跨單位組成大型的科研團(tuán)隊(duì)后，項(xiàng)目的承擔(dān)單位由一家變?yōu)槎嗉遥?xiàng)目管理及實(shí)施主體進(jìn)一步多元化、復(fù)雜化。項(xiàng)目形成檔案的主體多元化，包括了各級(jí)管理部門、主持單位、合作單位、協(xié)作單位等多種職能、多種性質(zhì)的單位。由于國家現(xiàn)行科技檔案管理模式對(duì)各主體之間的歸檔責(zé)任沒有明確規(guī)定，加上單位之間的競(jìng)爭(zhēng)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等多種復(fù)雜的關(guān)系，項(xiàng)目檔案管理過程更進(jìn)一步復(fù)雜化。

（二）科技項(xiàng)目檔案管理規(guī)范建設(shè)滯后。隨著國家大量科研計(jì)劃項(xiàng)目的開展，科技部先后出臺(tái)了一些列的管理規(guī)范，這些管理規(guī)范主要從科技行政部門的角度對(duì)項(xiàng)目管理過程提出要求，重點(diǎn)是科技項(xiàng)目的立項(xiàng)和驗(yàn)收管理，對(duì)項(xiàng)目檔案的管理僅提出了要求但無相關(guān)的規(guī)范，國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理依然按原來的科技檔案管理模式進(jìn)行。相比眾多的科研項(xiàng)目管理規(guī)范而言，我國現(xiàn)行國家級(jí)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)僅5個(gè)：《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》、《國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863）文檔材料管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。這些規(guī)范多是二、三十年前的標(biāo)準(zhǔn)，已不能滿足各種類別的國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的需求。在國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)未及時(shí)制定的情況下，基層管理部門急需制定單位科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度。

（三）傳統(tǒng)科技檔案管理的模式的融合與變革。由于我國目前尚無統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案管理模式，1998年前，國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是科技檔案的一部分。各管理主體在各自科技行業(yè)主管部門的業(yè)務(wù)主導(dǎo)下進(jìn)行，形成了專業(yè)性、種類和類別多樣性、成套型和現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)的形成是科技檔案作為科技、生產(chǎn)活動(dòng)的記錄和產(chǎn)物密不可分的。

傳統(tǒng)的科技檔案管理工作分為檔案事業(yè)（行政）管理和檔案業(yè)務(wù)管理兩個(gè)部分，檔案事業(yè)（行政）管理又稱為檔案宏觀管理，承擔(dān)這部分工作的是檔案行政管理部門和各級(jí)專業(yè)主管部門。檔案業(yè)務(wù)管理又稱為檔案微觀管理，是以科技檔案為對(duì)象的科技檔案管理工作，承擔(dān)這部分工作的是基層科技管理機(jī)構(gòu)和科技專業(yè)檔案館，基本工作內(nèi)容是科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用等項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。

對(duì)于科研單位而言，科技檔案業(yè)務(wù)管理活動(dòng)通常是單位科技管理部門和檔案管理部門共同參與管理下完成，文件的形成階段主要受控于科技管理部門，檔案管理部門負(fù)責(zé)制定相關(guān)的歸檔管理制度，形成的“科技文件”通過一定的歸檔制度收集、整理，鑒定后移交到檔案管理部門即形成“科技檔案”。事實(shí)上，受傳統(tǒng)管理模式的影響，在科研課題按項(xiàng)目管理模式實(shí)施后，課題組成員成為項(xiàng)目管理的主體，管理人員（科技、檔案）通常難以進(jìn)入課題組，在項(xiàng)目實(shí)施（即形成檔案）的過程中，科技管理部門主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目的管理、實(shí)施、考評(píng)等一些列重要過程，重點(diǎn)是課題計(jì)劃、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)的管理，而檔案管理部門無任何實(shí)質(zhì)上的管理“權(quán)力”，難以發(fā)揮管科研課題管理（即科技文件形成）過程中的宏觀管理功能，無法掌控“科技文件”的形成及流向，成為被動(dòng)接收、埋頭整理、提供利用的“服務(wù)部門”。被動(dòng)收集的科技檔案勢(shì)必存在不系統(tǒng)、不齊全完整、質(zhì)量不盡人如意等諸多問題。在科研課題項(xiàng)目管理模式下，宏觀管理職能和微觀管理職能沒能在課題組、科技管理部門、檔案管理部門之間有效融合，難以發(fā)揮科技檔案管理職能，保障科研項(xiàng)目檔案的齊套性與完整性。

四、新形勢(shì)下國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理應(yīng)對(duì)措施

流體物理研究所是中國工程物理研究院下屬研究所，成立于1958年，現(xiàn)有研究人員830余人，主要從事核武器和高新技術(shù)武器的研制。成立之初，研制任務(wù)主要由國家下達(dá)，隨著我國科技體制改革的不斷深入和我所科研實(shí)力的逐漸增強(qiáng)，我所科研任務(wù)逐漸多元化，除主體任務(wù)外，每年承擔(dān)了各種類型國家科技計(jì)劃項(xiàng)目數(shù)十個(gè)。隨著國家科技計(jì)劃項(xiàng)目課題負(fù)責(zé)制的實(shí)施，主持跨單位合作的項(xiàng)目越來越多，如何做好這些項(xiàng)目檔案的管理，是基層科技檔案管理部門面臨的重要挑戰(zhàn)。根據(jù)近幾年國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為適應(yīng)課題管理模式的變化，可以從調(diào)整科技文件歸檔范圍、完善歸檔制度、明確歸檔職責(zé)、適時(shí)分段收集控制歸檔幾個(gè)方面采取相應(yīng)的管理措施保障項(xiàng)目檔案收集齊全和完整。

（一）打破傳統(tǒng)檔案分類，調(diào)整文件歸檔范圍。對(duì)于合作研制的國家科研計(jì)劃課題，除要求編制上報(bào)國家的資料及傳統(tǒng)科研技術(shù)檔案外，其他合作單位、協(xié)助單位在項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的不同歸屬范圍的檔案也應(yīng)納入主持單位檔案管理工作范疇，主要包括以下內(nèi)容：

（1）科技管理部門在立項(xiàng)、驗(yàn)收過程中產(chǎn)生的各種任務(wù)書、委托合同、項(xiàng)目驗(yàn)收確認(rèn)書、經(jīng)費(fèi)預(yù)算書、項(xiàng)目審計(jì)文件等，主持單位在項(xiàng)目管理過程中形成的招投標(biāo)采購文件、管理合同、各種審批文件等傳統(tǒng)歸屬于文書檔案和財(cái)務(wù)檔案的文件。（2）建設(shè)單位在建設(shè)實(shí)驗(yàn)室過程中形成的設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件（下轉(zhuǎn)第206頁上接第239頁）、驗(yàn)收文件等歸屬基建檔案的文件。（3）承擔(dān)單位在研發(fā)過接程中研制或采購試驗(yàn)裝備形成的各種采購論證方案、安裝、調(diào)試總結(jié)、使用說明書、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件等歸屬設(shè)備檔案的文件。（4）試驗(yàn)任務(wù)單位在項(xiàng)目完成過程中形成的各種研究試驗(yàn)原始記錄數(shù)據(jù)、各種技術(shù)采集的電子數(shù)據(jù)等科研檔案、課題鑒定驗(yàn)收過程中形成的成果鑒定檔案等。

（二）完善項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)?；诳萍加?jì)劃項(xiàng)目的復(fù)雜性及其快速發(fā)展，而國家或行業(yè)層面檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度相對(duì)滯后，基礎(chǔ)檔案管理部門及時(shí)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，將項(xiàng)目各階段產(chǎn)生的文件納入歸檔范圍，在課題實(shí)施之前明確提出檔案管理要求是管理好項(xiàng)目檔案的重要手段。通過近年的實(shí)施，這些歸檔管理制度在檔案收集管理過程中充分發(fā)揮了事前控制的效果，對(duì)項(xiàng)目檔案的收集管理起到了良好的促進(jìn)作用。

（三）明確的檔案收集職責(zé)并分段控制歸檔。明確采用課題組或者科研團(tuán)隊(duì)模式管理下的檔案收集歸檔責(zé)任，包括明確科研團(tuán)隊(duì)與單位職能管理部門之間，各級(jí)行政管理部門與主持單位、合作單位、協(xié)作單位之間責(zé)任的劃分與落實(shí)問題。

對(duì)于單位內(nèi)部管理部門、課題組之間責(zé)任的明確，通常采用單位規(guī)章制度、任命文件等方式。如我所由所辦統(tǒng)一管理全所檔案工作，除了明確制定各類科研課題歸檔管理實(shí)施細(xì)則外，還對(duì)每個(gè)科研項(xiàng)目均任命項(xiàng)目行政負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、子課題負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目管理員、項(xiàng)目檔案管理員等具體人員，各階段責(zé)任人依照規(guī)章制度負(fù)責(zé)承擔(dān)各階段文件的產(chǎn)生、審查、批準(zhǔn)和歸檔工作。課題完成后，文件歸檔情況除通常的結(jié)題情況考核外，還納入部門年度目標(biāo)考核，采用兩種方式將課題組與單位的職責(zé)結(jié)合起來，落實(shí)到具體的工作中。

第6篇：采購項(xiàng)目檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】：超高層；機(jī)電安裝；物資管理

中圖分類號(hào)：P421文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

1、工程概況

天津高新區(qū)軟件及服務(wù)外包基地綜合配套區(qū)第一期中央商務(wù)區(qū)總承包工程總建筑面積約為84萬m2，由117塔樓及裙樓、總部辦公樓E（靠山樓）、商業(yè)廊及精品商業(yè)、117地下室組成。本工程節(jié)能及綠色建造目標(biāo)為LEED金獎(jiǎng)，機(jī)電系統(tǒng)齊全，大量采用環(huán)保、節(jié)能產(chǎn)品，充分反映了先進(jìn)的建筑設(shè)計(jì)理念。設(shè)備、材料的準(zhǔn)確選型，及組織進(jìn)場(chǎng)至關(guān)重要。

2、本項(xiàng)目機(jī)電安裝物資管理措施研究

根據(jù)本項(xiàng)目實(shí)際情況，并借鑒其他資料，認(rèn)為本項(xiàng)目機(jī)電安裝物資管理應(yīng)從如下幾個(gè)方面采取措施：第一，實(shí)行材料采購招標(biāo)，充分體現(xiàn)環(huán)保理念，采購前與多家通過環(huán)保認(rèn)證的材料供應(yīng)廠家擇優(yōu)建立供貨關(guān)系，確保進(jìn)場(chǎng)所有物資都是綠色環(huán)保型產(chǎn)品。另外，還需要優(yōu)質(zhì)物資供應(yīng)商進(jìn)行篩選，充分考慮廠家的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨周期等因素，關(guān)鍵物資將組織人員進(jìn)行實(shí)地考察。第二，編制物資預(yù)算及按工程進(jìn)度要求的月(季)度物資計(jì)劃報(bào)表，根據(jù)工期、進(jìn)度、現(xiàn)場(chǎng)條件、廠商生產(chǎn)周期等因素分批進(jìn)場(chǎng)，進(jìn)口設(shè)備充分考慮報(bào)關(guān)等手續(xù)的辦理時(shí)間；必要時(shí)考慮駐場(chǎng)督產(chǎn)、檢驗(yàn)，及在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置設(shè)備材料、臨時(shí)堆場(chǎng)。第三，把好物資進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)關(guān)。把好物資進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)關(guān)，把不合格物資拒之門外，對(duì)于保證安裝工程質(zhì)量至關(guān)重要。在實(shí)際工作中，應(yīng)主要采取以下措施：對(duì)于運(yùn)送到現(xiàn)場(chǎng)的物資，在物資進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)后必須首先對(duì)物資進(jìn)行自檢，并填寫《自檢結(jié)果紀(jì)錄》，自檢合格后，必須向建設(shè)管理單位提交《進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)報(bào)審表》，同時(shí)要附有物資的技術(shù)說明書和出廠合格證，經(jīng)過現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)合格后才允許進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)；對(duì)于進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)不合格的物資禁止入場(chǎng)，對(duì)已經(jīng)卸車堆放的，必須作出明顯標(biāo)記，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)清出場(chǎng)地。第四，加強(qiáng)對(duì)機(jī)電安裝物資質(zhì)量資料的檔案管理。對(duì)于工程中使用的物資，要建立完善的檔案，包括廠家物資生產(chǎn)許可證、使用說明書等質(zhì)量證明資料、物資采購申請(qǐng)單、《自檢結(jié)果紀(jì)錄》、《物資入場(chǎng)質(zhì)量核驗(yàn)證明》、各種實(shí)驗(yàn)報(bào)告、以及各種合格證等資料，通過對(duì)物資檔案的分析、研究，既可以準(zhǔn)確掌握物資質(zhì)量狀況和對(duì)本工程的影響，又可以通過對(duì)物資的長期積累和研究獲得物資性能指標(biāo)對(duì)于工程建設(shè)投資、質(zhì)量和進(jìn)度指標(biāo)的影響度參數(shù)，建立起物資和工程投資、進(jìn)度、質(zhì)量三大指標(biāo)的關(guān)系模型，為工程建設(shè)決策提供依據(jù)。第五，制定和完善相應(yīng)的規(guī)章制度。制度是使得機(jī)電安裝物資管理過程中有依據(jù)、有標(biāo)準(zhǔn)，更有利于機(jī)電物資的規(guī)范化管理。根據(jù)本項(xiàng)目實(shí)際情況，先后制定了《物資供應(yīng)管理辦法》、《機(jī)電物資計(jì)劃管理辦法》、《物資采購管理辦法》、《物資驗(yàn)收結(jié)算管理辦法》、《供應(yīng)商管理辦法》、《合同管理辦法》等制度，健全了物資采購管理體系，規(guī)范了物資采購行為，確保了物資供應(yīng)管理工作不斷完善和正規(guī)。第六，加大對(duì)物資管理人員的培訓(xùn)。要做好超高層大型項(xiàng)目的物資管理，人是關(guān)鍵，除了要引進(jìn)高素質(zhì)的人才外，還要加大對(duì)物資管理人員的培訓(xùn)，可以采用業(yè)余培訓(xùn)與脫產(chǎn)培訓(xùn)相結(jié)合,以業(yè)余培訓(xùn)為主,全員培訓(xùn)與重點(diǎn)培訓(xùn)相結(jié)合,以重點(diǎn)培訓(xùn)為主,內(nèi)培與外培相結(jié)合,以內(nèi)培為主，對(duì)新工人強(qiáng)化培訓(xùn),以全面提高物資管理人員責(zé)任意識(shí)，提高其發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力，提高其專業(yè)素養(yǎng)，從而為做好物資進(jìn)貨、物資保管，提高物資質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。第七，及時(shí)對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行處理。在對(duì)機(jī)電物資進(jìn)行管理中，日常性的機(jī)電物資的點(diǎn)檢是非常重要的，在日常檢查中，要細(xì)心不能疏忽大意，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)的解決，從而避免因?yàn)闄C(jī)電物資原因影響到后期的安裝進(jìn)度。第八，建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制。針對(duì)本項(xiàng)目，其機(jī)電安裝物資的量非常大，要做好物資管理不是件容易的事情，除了在選人用人方面要下功夫外，建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制也是十分必要的，杜絕干多干少一個(gè)樣，干好干壞一個(gè)樣的思想觀念，實(shí)現(xiàn)物資管理與物資管理人員的經(jīng)濟(jì)利益直接掛鉤的方式，提高物資管理人員的積極性。第九，建立相應(yīng)的責(zé)任制。對(duì)機(jī)電安裝項(xiàng)目責(zé)任制進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化和分解，將具體的責(zé)任細(xì)化到每一個(gè)物資管理員身上，對(duì)于不同崗位的物資管理員給予相應(yīng)的責(zé)任和義務(wù)，確保物資管理人人有責(zé)任。比如在物資收入庫時(shí)，物資管理人員的責(zé)任就是：清點(diǎn)數(shù)量是否與發(fā)貨單相符，檢驗(yàn)質(zhì)量是否合合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，核對(duì)規(guī)格型號(hào)及計(jì)量單位是否符合規(guī)定的要求，并向供貨商索取有關(guān)技術(shù)證書、產(chǎn)品合格證，對(duì)殘次等不合格材料或因施工方案變更不需用的材料應(yīng)及時(shí)通知供貨商，按規(guī)定辦理退貨手續(xù)。再比如在物資進(jìn)倉和出倉時(shí)，物資管理人員的職責(zé)就是：物資進(jìn)倉，倉管員除按要求進(jìn)行記錄、驗(yàn)證外，還應(yīng)按有關(guān)規(guī)定做好防護(hù)措施，并按物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、進(jìn)貨日期等打上標(biāo)識(shí)。對(duì)出倉的物資要登記，并詳細(xì)記錄物資使用的部位，做到使用的可追溯性。為避免物資使用過程中發(fā)生誤用，可將其標(biāo)識(shí)復(fù)制隨同物資一起發(fā)放，由于物資成本是項(xiàng)目成本的重要構(gòu)成部分，故進(jìn)、出倉還應(yīng)記賬，真正做到賬賬相符，并及時(shí)將有關(guān)數(shù)據(jù)反饋給財(cái)務(wù)部門，以便財(cái)務(wù)部門及時(shí)掌握項(xiàng)目的物資成本構(gòu)成。而且這些類似的職責(zé)必須形成文字，并加強(qiáng)學(xué)習(xí)以提高責(zé)任意識(shí)。

3、結(jié)尾

本文以上內(nèi)容根據(jù)天津高新區(qū)軟件及服務(wù)外包基地綜合配套區(qū)第一期中央商務(wù)區(qū)總承包工程機(jī)電安裝物資管理為例，對(duì)提高物資管理水平的措施進(jìn)行了研究和探討，由于機(jī)電安裝的物資管理牽涉的專業(yè)比較多，物資種類繁多，且形狀和質(zhì)量相差懸殊，在這種情況下，作為物資管理負(fù)責(zé)人，就必須提前做好計(jì)劃，并制定好相應(yīng)的應(yīng)急措施，并根據(jù)實(shí)際情況不斷進(jìn)行調(diào)整，只有這樣才能確保物資的供應(yīng)滿足施工的要求。

【參考文獻(xiàn)】

[1]《物資管理概論》王東白等，中國環(huán)境科學(xué)出版社

第7篇：采購項(xiàng)目檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：內(nèi)部審計(jì) 檔案管理 問題 對(duì)策

一、加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案特性的認(rèn)識(shí)

審計(jì)檔案是反映審計(jì)機(jī)關(guān)進(jìn)行審計(jì)（含專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查）活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表等不同形式的歷史記錄。審計(jì)檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的管理工作，深刻把握審計(jì)檔案的特性，是提高審計(jì)檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)。它有其特性，通過對(duì)其分析，可以加深對(duì)審計(jì)檔案管理規(guī)律的認(rèn)識(shí)。其特性主要有：

1、形式的專業(yè)性。這是審計(jì)檔案突出的特性之一，審計(jì)檔案在形成過程中區(qū)別于其他會(huì)計(jì)文書檔案，它具有很強(qiáng)的專業(yè)性，審計(jì)檔案的立卷歸檔涉及范圍、排列順序、保管期限，《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》中有明確的規(guī)定。因此，審計(jì)檔案的分類歸檔整理都是建立在審計(jì)工作和審計(jì)檔案的專業(yè)性特性之上的。

2、內(nèi)容的多樣性。這是審計(jì)檔案明顯的特性之一。由于審計(jì)業(yè)務(wù)的不斷拓展，審計(jì)項(xiàng)目涉及預(yù)算執(zhí)行、財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)報(bào)表、干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任、科研經(jīng)費(fèi)審簽審計(jì)、基建維修工程項(xiàng)目的結(jié)算與決算；設(shè)備材料采購的價(jià)格審計(jì)、程序?qū)徲?jì)；單位經(jīng)營理念、內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向控制及經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)；審計(jì)業(yè)務(wù)涉及單位、部門一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有關(guān)的領(lǐng)域和范疇。審計(jì)檔案所要記載的內(nèi)容廣泛、多樣，手段復(fù)雜，程序固定。只有依據(jù)其多樣性的特性，采取相應(yīng)措施，才能確保審計(jì)檔案的有效利用。

3、一事一檔性。這是審計(jì)檔案區(qū)別與其他檔案所具有獨(dú)特的特性之一。這一特性是有市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的復(fù)雜性所決定的?！秾徲?jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》有明確要求，審計(jì)檔案案卷按審計(jì)項(xiàng)目立卷，不同審計(jì)項(xiàng)目不得合并立卷?？缒甓鹊膶徲?jì)項(xiàng)目，在項(xiàng)目終結(jié)的年度立卷。

二、目前審計(jì)檔案管理中存在的問題

1、對(duì)審計(jì)檔案的管理不夠重視。現(xiàn)在社會(huì)和單位對(duì)審計(jì)工作的希望值是越來越高，內(nèi)審項(xiàng)目的任務(wù)是越來越重，而審計(jì)資源又很有限。內(nèi)審機(jī)構(gòu)一年到頭忙于應(yīng)付日常紛繁復(fù)雜的審計(jì)項(xiàng)目都很緊張。部門領(lǐng)導(dǎo)往往是關(guān)注審計(jì)結(jié)果質(zhì)量較多，當(dāng)一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目只要把審計(jì)報(bào)告或?qū)徲?jì)意見書或?qū)徲?jì)結(jié)果報(bào)告送達(dá)出去，該項(xiàng)目審計(jì)就算結(jié)束。檔案則采取“誰主審，誰立卷”的方法，由主審人員自行整理案卷。主審人員經(jīng)常老項(xiàng)目沒結(jié)束新項(xiàng)目又上手，沒有時(shí)間對(duì)審計(jì)檔案的分類、歸集、整理進(jìn)行仔細(xì)研究。因?qū)徲?jì)任務(wù)重部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)檔案的檢查、督導(dǎo)要求也沒有對(duì)審計(jì)結(jié)果質(zhì)量來的重視與嚴(yán)格，有的甚至存在歸檔不及時(shí)，資料不齊全的問題。

2、對(duì)審計(jì)檔案的復(fù)核與檢查不夠嚴(yán)格。審計(jì)項(xiàng)目很多財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料都是來源于單位與部門的會(huì)計(jì)資料。現(xiàn)在大多數(shù)單位和部門的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都實(shí)現(xiàn)電算化，很多審計(jì)數(shù)據(jù)都是通過電子稿來反映。為了節(jié)約審計(jì)成本，審計(jì)人員一般只對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的主要問題進(jìn)行摘錄，或?qū)徲?jì)數(shù)據(jù)篩選出的選樣資料進(jìn)行抽樣統(tǒng)計(jì)分析與核算后，編制審計(jì)工作底稿或?qū)徲?jì)日記。而對(duì)原始的電子檔和樣本資料并不完全打印。內(nèi)部審計(jì)組在進(jìn)行審計(jì)復(fù)核，檢查時(shí)，對(duì)查出問題的結(jié)果進(jìn)行檢查復(fù)核的仔細(xì)和嚴(yán)格，而對(duì)原始樣本的數(shù)量和質(zhì)量情況，主要還是以聽主審人員匯報(bào)或抽查部分結(jié)果的多，存在部分復(fù)核督導(dǎo)不到位、檢查不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象。

3、部分審計(jì)檔案缺乏完整性。根據(jù)《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》要求，審計(jì)文件材料應(yīng)當(dāng)按照結(jié)論類、證明類、立項(xiàng)類、備查類4個(gè)單元進(jìn)行排列。規(guī)定中對(duì)4單元的文件材料都有具體說。但是在審計(jì)項(xiàng)目歸檔實(shí)施過程中，特別是內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，很難完全按照規(guī)定來執(zhí)行。如某內(nèi)審機(jī)構(gòu)一年要有二三百項(xiàng)零星維修工程的結(jié)算審計(jì)，在人員少、任務(wù)重的的情況下，一般只能在審計(jì)結(jié)束時(shí)，內(nèi)審部門根據(jù)審計(jì)金額的大小出具審計(jì)報(bào)告或工程結(jié)算審核單，在實(shí)際建檔時(shí)零星維修工程和小型基建工程就難有立項(xiàng)性文件書（審計(jì)通知書和審計(jì)實(shí)施方案）等。只有一份結(jié)論報(bào)告或?qū)徍耍ǘǎ﹩巍Ｖ潦箖?nèi)部審計(jì)在部分審計(jì)檔案整理時(shí)存在文件不完整現(xiàn)象。

4、審計(jì)檔案的分類、歸集、整理不夠規(guī)范。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)由于按照“誰主審，誰立案”的原則來進(jìn)行審計(jì)檔案的整理歸檔。由于審計(jì)人員本身對(duì)審計(jì)資料的理解有時(shí)存在差異，如對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表審計(jì)時(shí)，對(duì)報(bào)表資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報(bào)表附注說明各自排列的順序不一。有按審計(jì)內(nèi)容內(nèi)容先后排列，有按審計(jì)時(shí)間順序排列。又如在對(duì)審計(jì)項(xiàng)目結(jié)果進(jìn)行回訪或后續(xù)檢查時(shí)，也存在對(duì)審計(jì)建議落實(shí)情況審計(jì)工作底稿的排列順序不統(tǒng)規(guī)范，有的放在結(jié)論性材料中，有的放在證明性材料或備查類材料中。

三、解決內(nèi)部審計(jì)檔案管理中問題的對(duì)策思考

針對(duì)上述提到的問題，我們必須提出有效的改進(jìn)措施與對(duì)策，才能有效地提高審計(jì)檔案的管理質(zhì)量。

1、加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。各級(jí)審計(jì)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，把加強(qiáng)審計(jì)檔案管理列入審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)來抓，認(rèn)真組織本部門人員學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《中華人民共和國檔案法》和《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》精神。做到把抓審計(jì)檔案管理質(zhì)量與審計(jì)立項(xiàng)任務(wù)同布置、同檢查、同驗(yàn)收、同總結(jié)。制定有關(guān)審計(jì)檔案管理辦法，把對(duì)審計(jì)檔案的檢查評(píng)比與審計(jì)人員的審計(jì)質(zhì)量考核評(píng)比結(jié)合起來。

2、加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案管理完整性的檢查。內(nèi)審機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要安排人員兼職承擔(dān)審計(jì)檔案員的職責(zé)。按“誰主審，誰立案”的原則完成檔案案卷時(shí)，要由專人對(duì)結(jié)論類、證明類、立項(xiàng)類、備查類4個(gè)單元內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性、排列順序的規(guī)范性進(jìn)行檢查確認(rèn)，對(duì)不符合要求的退給原整理人員進(jìn)行調(diào)整修正。保證在上交上級(jí)檔案部門時(shí)所有案卷統(tǒng)一規(guī)范。

3、加強(qiáng)行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)審計(jì)檔案管理評(píng)比。近年來，各地方內(nèi)審協(xié)會(huì)都在開展審計(jì)質(zhì)量評(píng)比，評(píng)比主要圍繞審計(jì)項(xiàng)目的規(guī)范性、成效性、創(chuàng)新性等方面開展，對(duì)審計(jì)過程中執(zhí)行內(nèi)部審計(jì)有關(guān)制度、規(guī)范情況，審計(jì)取得的成效，審計(jì)意見落實(shí)和整改情況，以及審計(jì)方法和技術(shù)創(chuàng)新等方面給出的分值占到92%以上，對(duì)案卷資料齊全，裝訂整齊，歸檔及時(shí)，管理規(guī)范分值只占8%左右。審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量的優(yōu)劣主要還是通過案卷中的具體內(nèi)容來反映。建議主管部門在評(píng)比打分時(shí)應(yīng)加大檔案管理方面的分值比例。應(yīng)發(fā)揮專業(yè)審計(jì)協(xié)（片）會(huì)的作用，不定期有針對(duì)性的對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的審計(jì)檔案進(jìn)行檢查與評(píng)比。請(qǐng)審計(jì)專家對(duì)檢查評(píng)比結(jié)果進(jìn)行指導(dǎo)與評(píng)講，舉辦檔案管理專題講座，對(duì)審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì)檔案重要性和規(guī)范性教育。

4、加強(qiáng)審計(jì)檔案現(xiàn)代化管理。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，僅靠原始的手工操作，已難以滿足內(nèi)部審計(jì)檔案管理與發(fā)展的需要，必須將計(jì)算機(jī)、光盤、復(fù)印機(jī)、影像等多媒體等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備參與到審計(jì)檔案的收集、整理及加工工作中去，這樣才能使審計(jì)檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。

參考文獻(xiàn)：

第8篇：采購項(xiàng)目檔案管理辦法范文

根據(jù)綜合辦公室職能分工，XX年主要做好以下四方面工作。

一、日常工作方面

(一)公文收發(fā)。進(jìn)一步提高公文收發(fā)工作的質(zhì)量和效率，嚴(yán)格落實(shí)XX年制定的《公文管理辦法》、《公文處理流程》等規(guī)章制度，使公文收發(fā)工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。堅(jiān)決做到公文收發(fā)“快、準(zhǔn)、穩(wěn)“，不積壓、不丟失、不拖辦，高效快捷的將文件傳遞流轉(zhuǎn)到位，精神傳達(dá)到位。

(二)文字材料。文字材料作為公司的“門面”和“窗口”，其質(zhì)量關(guān)系公司形象。XX年努力提高文字材料寫作質(zhì)量，特別在各類通知、請(qǐng)示、領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)研報(bào)告的撰寫上，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，做到字字斟酌，段段推敲，準(zhǔn)確把握行文方向和目標(biāo)，使文字材料水平再上一個(gè)新臺(tái)階。

(三)日常接待和會(huì)務(wù)工作。繼續(xù)做好日常接待工作，堅(jiān)持送迎有聲，禮貌待賓;對(duì)預(yù)約接待堅(jiān)持做到早謀劃、早部署、早落實(shí)，扎實(shí)做好接待各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。繼續(xù)做好公司各種會(huì)議的會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后服務(wù)工作，做好會(huì)議記錄以及會(huì)議資料的收集和整理。

二、基礎(chǔ)管理方面

(一)檔案管理。進(jìn)一步完善檔案管理工作，對(duì)XX年以前的各類檔案及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，并結(jié)合檔案分類大綱和保管期限做好集團(tuán)公司及外單位來電來文和公司文件的上傳下達(dá)，及時(shí)回饋、整理，定期歸檔，確保檔案的完整和安全，同時(shí)，督促相關(guān)職能部門及時(shí)歸檔。

(二)公章管理。嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司印章管理辦法，堅(jiān)持公章專人負(fù)責(zé)制，堅(jiān)持使用審批、登記制度，堅(jiān)決杜絕“空頭章”、“未批用章”等情況出現(xiàn)，確保公司公章安全使用。

(三)辦公用品管理。做好辦公用品及耗材的采購、維修，堅(jiān)持貨比三家，最大程度降低工程及辦公成本，并詳細(xì)記錄采購臺(tái)賬、發(fā)放記錄，以備查驗(yàn)。辦公用品管理要堅(jiān)持在盡量滿足正常辦公的基礎(chǔ)上，做到勤儉節(jié)約。

(四)車輛管理。加強(qiáng)車輛管理，監(jiān)督車輛年檢、續(xù)保、保養(yǎng)和維修等工作的落實(shí)，繼續(xù)堅(jiān)持按月對(duì)單車的油耗、修理費(fèi)等成本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，將全年車輛運(yùn)行成本控制在計(jì)劃線內(nèi)。同時(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)汽車司機(jī)的安全駕駛意識(shí)，要求汽車司機(jī)認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，確保全年無事故發(fā)生。

三、團(tuán)隊(duì)建設(shè)方面

(一)努力加強(qiáng)各項(xiàng)學(xué)習(xí)。努力提高我辦全體人員及汽車司機(jī)的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，明確工作職責(zé)。學(xué)習(xí)方式采用集體學(xué)習(xí)和自學(xué)相結(jié)合，理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐相結(jié)合，業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和職業(yè)道德學(xué)習(xí)相結(jié)合的辦法。全年組織集體學(xué)習(xí)10-12次，全年每人撰寫學(xué)習(xí)心得5-6篇，做到以學(xué)習(xí)促進(jìn)步，以理論促實(shí)踐，使辦公室業(yè)務(wù)水平得到明顯提高。

(二)積極開展文化活動(dòng)。繼續(xù)開展企業(yè)文化宣講活動(dòng)，發(fā)放企業(yè)文化手冊(cè)和員工手冊(cè)，讓新入職員工對(duì)延長石油的發(fā)展歷程和集團(tuán)企業(yè)文化有更加深刻的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，積極組織開展2-3次文藝表演、體育比賽等活動(dòng)，切實(shí)豐富廣大職工的業(yè)余生活，增強(qiáng)職工的凝聚力和向心力。

(三)加大宣傳報(bào)道力度。擴(kuò)大公司的宣傳面，積極在集團(tuán)網(wǎng)站、電子報(bào)刊等媒體上投稿，通過報(bào)道文章、照片、視頻等多種方式增加曝光度，提高公司的社會(huì)知名度。

四、黨群工作方面

(一)積極開展黨的組織生活。堅(jiān)持定期召開黨員學(xué)習(xí)會(huì)，落實(shí)好“三重一大”集體決策制度、民主生活會(huì)和民主測(cè)評(píng)制度，深入學(xué)習(xí)貫徹黨的重要思想，并結(jié)合本職工作把學(xué)習(xí)重心放在解決本公司、本部門實(shí)際問題和提高黨員干部服務(wù)企業(yè)能力建設(shè)上，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營管理、項(xiàng)目建設(shè)和個(gè)人政治覺悟的共同進(jìn)步。

(二)不斷完善黨的組織建設(shè)。建立和完善黨建工作各項(xiàng)臺(tái)賬、職責(zé)、制度，嚴(yán)格發(fā)展黨員的工作環(huán)節(jié)和規(guī)定程序;組織開展形式多樣、內(nèi)容豐富的入黨積極分子課堂培訓(xùn)和課外實(shí)踐;同時(shí)，做好黨費(fèi)收繳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、宣傳報(bào)道等工作。

第9篇：采購項(xiàng)目檔案管理辦法范文

一、廈門市地下管線普查的情況

廈門市地下管線探測(cè)及信息化建設(shè)項(xiàng)目在2002年9月由市計(jì)委立項(xiàng)，項(xiàng)目總投資3000萬元。廈門市城市建設(shè)檔案館于2001年下半年即積極著手項(xiàng)目的籌備工作，并專門成立了涵蓋檔案管理、物探、測(cè)繪、計(jì)算機(jī)、GIS等多專業(yè)技術(shù)人員在內(nèi)的地下管線工作小組，于2005年6月較好地按時(shí)保質(zhì)完成了項(xiàng)目的各項(xiàng)工作，主要完成的工作內(nèi)容如下：

1. 編制管線探測(cè)和數(shù)據(jù)處理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)廈門市的實(shí)際需要和技術(shù)要求，編制指導(dǎo)管線項(xiàng)目工作的技術(shù)規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容涵蓋管線探測(cè)、管線監(jiān)理、數(shù)據(jù)建庫、系統(tǒng)開發(fā)和軟件監(jiān)理等工作，作為指導(dǎo)管線項(xiàng)目工作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

2. 進(jìn)行工程子項(xiàng)目的招投標(biāo)工作。主要為招標(biāo)中介機(jī)構(gòu)提供工程子項(xiàng)目的工程概況、技術(shù)要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目工作內(nèi)容、造價(jià)預(yù)算、選擇中標(biāo)商的條件要求等。所有招標(biāo)工作都是采用公開招標(biāo)，并在互聯(lián)網(wǎng)上，各投標(biāo)單位均可從xmztcg.省略(廈門市政府采購信息網(wǎng))上獲得相關(guān)信息。

3. 進(jìn)行管線探測(cè)樣區(qū)試驗(yàn)。主要目的是選定探測(cè)隊(duì)伍，驗(yàn)證技術(shù)規(guī)程可行性，確定探測(cè)方法、工作程序、組織方式、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和作業(yè)方式等。

4. 布設(shè)管線測(cè)量控制網(wǎng)。在管線探測(cè)工作區(qū)域內(nèi)布設(shè)平面控制網(wǎng)和高程控制網(wǎng)，共布設(shè)36個(gè)D級(jí)GPS點(diǎn)，一級(jí)、二級(jí)導(dǎo)線300公里，四等水準(zhǔn)網(wǎng)400多公里，為測(cè)定管線點(diǎn)的準(zhǔn)確位置提供平面和高程起算坐標(biāo)。

5. 采用物探方法探測(cè)20余種管線的地下位置，同時(shí)采集管線的屬性數(shù)據(jù)，累計(jì)探測(cè)管線總長度5640多公里，描繪出埋藏于城市地下管線位置圖，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供管線現(xiàn)況資料。

6. 測(cè)定近30萬點(diǎn)各類管線點(diǎn)的平面坐標(biāo)和高程，為精確描繪管線的空間位置提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

7. 測(cè)繪1500帶狀地形圖1700多幅，為編制綜合管線圖和各種專業(yè)管線圖提供清晰、準(zhǔn)確的地形圖背景。

8. 組織專業(yè)管線權(quán)屬單位進(jìn)行專業(yè)管線圖的審查工作，確保管線成果準(zhǔn)確完整，防止管線數(shù)據(jù)缺漏；按比例對(duì)隱蔽管線點(diǎn)進(jìn)行開挖驗(yàn)證，確保探測(cè)點(diǎn)的精度達(dá)到規(guī)程的要求。

9. 建立管線數(shù)據(jù)庫和地形數(shù)據(jù)庫，把采集到的所有管線數(shù)據(jù)和地形圖數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類、整理、標(biāo)準(zhǔn)化并錄入數(shù)據(jù)庫。

10. 開發(fā)綜合地下管線信息管理系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)更新子系統(tǒng)、管線公眾服務(wù)子系統(tǒng)，對(duì)城市地下管線實(shí)現(xiàn)信息化管理，為管線數(shù)據(jù)的更新提供最基本的保障。

11. 建立城域管線局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)管線數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)交換，已聯(lián)網(wǎng)的權(quán)屬單位16家。

12. 項(xiàng)目工程監(jiān)理，內(nèi)容包括控制測(cè)量監(jiān)理、管線探測(cè)監(jiān)理和軟件開發(fā)監(jiān)理。

13. 成果資料組卷歸檔，包括控制測(cè)量、管線探測(cè)、帶狀圖測(cè)繪、軟件開發(fā)、探測(cè)監(jiān)理和軟件監(jiān)理的記錄、計(jì)算、成果、文檔等。

14. 完成管線工程檔案管理的立法工作，出臺(tái)了《廈門市地下管線工程檔案管理辦法》，該辦法自2004年9月1日起實(shí)施。

二、地下管線保密范圍和密級(jí)

根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《建設(shè)工作中國家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定》、《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理辦法》等規(guī)定，“設(shè)市城市電力、電訊、給排水、供熱、供氣、防洪、人防各專業(yè)工程的整體規(guī)劃、現(xiàn)狀圖及管線的綜合圖文資料”，為秘密級(jí)國家秘密的精神。此次普查所建立的廈門市綜合地下管線信息管理系統(tǒng)包括入庫與建庫子系統(tǒng)、綜合應(yīng)用子系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)更新管理子系統(tǒng)(客戶端)和公眾服務(wù)子系統(tǒng)等四個(gè)子系統(tǒng)。地下管線檔案包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案包括普查時(shí)的明顯管線點(diǎn)調(diào)查表、隱蔽管線點(diǎn)探測(cè)手簿、地下管線開挖檢查表、地下管線成果表、管線調(diào)繪圖以及普查后所形成的各專業(yè)管線圖和綜合圖，均應(yīng)列為秘密級(jí)國家秘密。原建設(shè)部《城鄉(xiāng)建設(shè)檔案密級(jí)劃分暫行規(guī)定》(一九八八年一月十五日印發(fā))中均是把管線檔案定為機(jī)密級(jí)國家秘密，不便于檔案的利用。通過本文章的發(fā)表也是使各位同行正確認(rèn)識(shí)地下管線檔案的密級(jí)、消除恐懼心理，要不一談起是機(jī)密的檔案好像就不能調(diào)閱，普查結(jié)束了就把檔案鎖在庫房，萬事大吉，難于發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

廈門市綜合地下管線信息管理系統(tǒng)開發(fā)工作開始于2004年4月中旬，經(jīng)過嚴(yán)格的需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、編碼、測(cè)試、試運(yùn)行等各階段工作，至2005年4月完成了四個(gè)月的系統(tǒng)試運(yùn)行，系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，功能滿足用戶需求和開發(fā)合同的要求，并通過了系統(tǒng)開發(fā)監(jiān)理單位檢查驗(yàn)收和福建省軟件評(píng)測(cè)中心的測(cè)評(píng)。在試運(yùn)行階段，我們專門邀請(qǐng)了市公安局計(jì)算機(jī)安防中心對(duì)機(jī)房的安全進(jìn)行了檢測(cè)，使得該系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境得到保證。2006年10月又邀請(qǐng)了廈門市國家保密局對(duì)系統(tǒng)的保密性、安全性進(jìn)行了驗(yàn)收。

從2005年年初開始，我館開始向社會(huì)提供利用，根據(jù)上述的保密范圍和密級(jí)，“廈門市綜合地下管線信息管理系統(tǒng)”對(duì)外單位提供的電子數(shù)據(jù)或紙質(zhì)文檔定密的級(jí)別應(yīng)為：秘密級(jí)。

三、地下管線的利用與保密措施

為了充分發(fā)揮已經(jīng)建立的“廈門市綜合地下管線信息管理系統(tǒng)”的作用，我館及時(shí)制定了《廈門市地下管線工程檔案利用暫行規(guī)定》、《廈門市城建檔案館國家秘密載體保密管理工作制度(暫行)》、《廈門市綜合地下管線信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)入庫和信息系統(tǒng)管理規(guī)定(暫行)》等，具體保密措施如下：

1. 市城建檔案館對(duì)查詢、利用管線工程檔案的單位，既做到熱情接待，又嚴(yán)格按保密要求進(jìn)行逐級(jí)審批，凡需調(diào)閱和使用秘密載體都必須填寫《廈門市查詢、利用管線工程檔案審批表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核和館領(lǐng)導(dǎo)審批后，才可查詢和利用管線工程檔案并簽訂《保密協(xié)議》。

2. 所有來館查詢并打印的“廈門市綜合地下管線圖”圖上應(yīng)有明顯密級(jí)標(biāo)示。

3. 制作和復(fù)制秘密載體，必須在本館符合保密要求的辦公場(chǎng)所進(jìn)行。復(fù)制過程中形成的不需歸檔或利用的秘密載體，應(yīng)當(dāng)及時(shí)銷毀。

4. 銷毀秘密載體，應(yīng)當(dāng)經(jīng)市建設(shè)行政主管部門、市城建檔案館主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，并履行清點(diǎn)、登記手續(xù)。

5. 銷毀秘密載體，應(yīng)當(dāng)確保秘密信息無法還原。禁止將秘密載體作為廢品出售。

2006年1～8月，市城建檔案館共向104個(gè)單位提供1893幅各類管線圖及相關(guān)數(shù)據(jù)資料，簽訂《保密協(xié)議》104家，《保密協(xié)議》一式五份，其中一份送市保密局備案。