當前不動產(chǎn)檔案管理工作完善
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關鍵詞：不動產(chǎn)檔案管理；現(xiàn)狀分析；完善方法
一、研究背景
隨著社會的不斷發(fā)展，人民生活水平的日益提高，計算機的應用滲透在我們生活和工作中的方方面面，并且扮演了相當重要的角色。隨著不動產(chǎn)事業(yè)的不斷發(fā)展，對不動產(chǎn)檔案管理質效也提出了較高的要求，如何在新時代實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案管理的信息化轉變，完善不動產(chǎn)檔案管理的科學性和規(guī)范性，信息化建設顯得尤為重要。檔案管理是不動產(chǎn)經(jīng)紀活動中的重要基礎工作，如何提升檔案管理水平也是不動產(chǎn)管理部門所面臨的重要課題。為進一步提高不動產(chǎn)檔案管理水平，提升服務質效，要求檔案管理部門創(chuàng)新工作方式，運用現(xiàn)代化、標準化以及規(guī)范化的管理方式，建立健全檔案信息平臺，助力不動產(chǎn)管理科學持續(xù)健康發(fā)展。作為一名不動產(chǎn)檔案管理人員，首先要樹立正確的信息化檔案管理理念，結合日常工作實際有針對的對不動產(chǎn)信息化建設中遇到的難題加以分析和總結，探索信息化時代下不動產(chǎn)檔案管理所面臨的困難和挑戰(zhàn)以及解決的有效舉措，不斷提高不動產(chǎn)檔案管理的水平，以此才能保障不動產(chǎn)檔案管理信息化建設有條不紊高效開展，實現(xiàn)科學性、高效性和規(guī)范性的完美轉換。我們首先必須統(tǒng)一認識，在日常工作實踐中及時總結不動產(chǎn)管理在目前存在的主要問題，并結合理論研究提出切實可行的有效措施，抓好貫徹落實。與此同時，不斷開拓創(chuàng)新工作方式，提高管理水平，推動不動產(chǎn)經(jīng)濟保持良好發(fā)展態(tài)勢，為國民經(jīng)濟發(fā)展奠定堅實的基礎。
二、優(yōu)化不動產(chǎn)檔案管理工作的現(xiàn)實意義
不動產(chǎn)項目一般具有區(qū)域多分散，人員不穩(wěn)定的特點，用陳舊的管理模式進行檔案管理，容易造成信息擁堵，而現(xiàn)代化信息管理技術的加入則能夠有效跨越時間和空間上的局限，實現(xiàn)外部項目管理人員及時有效獲取企業(yè)內部信息，提高工作效率，有助于更好的實現(xiàn)檔案的價值。與此同時，有效消除企業(yè)與監(jiān)理、建設以及設計等主體對接屏障，促進項目管理人員之間的溝通交流，切實提高工作質效，為進一步做出科學決策提供依據(jù)和參考。隨著不動產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展，各大樓盤的存量房和新建房之間交易頻繁，因此很多涉及房產(chǎn)檔案信息管理的問題逐步凸顯。在此背景下，如何做好新時代下的不動產(chǎn)檔案信息管理至關重要。主要體現(xiàn)在，一是不動產(chǎn)檔案管理助推資信制度的建立。當今社會的房產(chǎn)交易中，買賣雙方的約定無法明確產(chǎn)權、使用權和歸屬權，不動產(chǎn)檔案信息管理能夠提供各項專業(yè)的信息，包括買賣雙方的記錄信息等，從而為不動產(chǎn)產(chǎn)權變化提供必要的資信證明。二是不動產(chǎn)檔案管理為簡化房產(chǎn)交易過程提供必要基礎。信息化與紙質化相結合是目前不動產(chǎn)檔案管理的主要管理方式，專業(yè)的不動產(chǎn)檔案管理能夠有效實現(xiàn)資料查找的精準性和高效性，為不動產(chǎn)交易雙方簡化交易流程提供了現(xiàn)實基礎。三是不動產(chǎn)檔案管理為解決一房二賣、重復抵押等現(xiàn)實問題提供了有效途徑?，F(xiàn)階段，國內的不動產(chǎn)檔案管理制度已經(jīng)形成，建立并完善對于不動產(chǎn)信息的管理迫在眉睫，是避免不動產(chǎn)交易的重要方向，也是更好的維護人民合法權益的必要手段。
三、信息化發(fā)展面臨的現(xiàn)實問題
1.檔案安全工作存在一定程度的盲區(qū)作為重要的檔案材料，特別是不動產(chǎn)產(chǎn)權檔案，其作為永久性檔案來說，在形成時就已經(jīng)終生為檔，所以如何做好檔案安全工作是做好檔案管理工作的前提。對于現(xiàn)階段不動產(chǎn)檔案管理的方式來說，盡管大部分管理部門也做了一些基本的保護措施，但是我們必須清楚的認識到，檔案安全工作依然存在一定程度的盲區(qū)，與達到多方位、全覆蓋的保護在保管方式和保護措施方面仍存在很大的差距。同時必須注意，不動產(chǎn)檔案中存在有很多都是紙質文本且均為孤本無可替代，若遇到火災等突發(fā)或保護措施不力以及不可抗力的情形，檔案極有可能被毀滅，再無可替代的資料，造成極其嚴重的后果。
2.管理人員的隊伍建設亟需加強目前，大部分不動產(chǎn)檔案管理技術普遍不高，從事檔案管理的人員也多數(shù)并非專業(yè)人員，而是由行政或其他人事部門的人員兼任，管理人員一方面欠缺專業(yè)管理知識，未接受專業(yè)化、系統(tǒng)化的檔案培訓；另一方面工作冗雜，無暇分身，從而造成檔案管理在信息化高速發(fā)展的今天需要無法得到滿足。另外，檔案管理人員對于檔案管理工作的主觀能動性有待加強。現(xiàn)實工作普遍存在工作熱情不高，怠于學習，對待工作得過且過，信息化操作水平較低，甚至對信息化檔案建設的實際操作流程都不求甚解，在實踐中無法利用信息化檢索技術對檔案信息進行提取和利用，導致效率低下等問題。
3.基礎建設不完善，規(guī)范收集難度較大在信息化建設的進程中，科學的管理系統(tǒng)和設施設備不可或缺。加強檔案信息化的基礎建設，健全科學高效的信息系統(tǒng)和管理設備才能更好推進檔案信息建設的前進。但是值得注意的是，目前大多數(shù)不動產(chǎn)公司在基礎設施設備方面有明顯的欠缺，存在網(wǎng)站管理系統(tǒng)中的弊端和漏洞日益凸顯，設施設備陳舊沒有及時更新?lián)Q代成為行業(yè)存在的普遍問題。長期藏匿于網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的管理漏洞和弊端對于不動產(chǎn)檔案的信息安全存在極大的威脅。同時陳舊的設施設備也極易影響客戶的實際感受，因此設施設備不齊全，系統(tǒng)不完善的問題已經(jīng)嚴重制約了不動產(chǎn)檔案信息化建設的進程?；诓粍赢a(chǎn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展經(jīng)歷的歷史發(fā)展時期較長的原因，檔案管理工作同時具有涉及面較廣的特點。在開展不動產(chǎn)登記的過程中，會涉及林權、房產(chǎn)、土地、農(nóng)村土地承包經(jīng)營權等多個領域，不同數(shù)據(jù)在結構和內容上，有著比較大的差異。在數(shù)據(jù)整合的過程中，需要投入較多的財力、物力和人力，對整合技術的應用水平有著較高的要求，這樣才能保證數(shù)據(jù)結果的準確性。為了更進一步做好不動產(chǎn)數(shù)據(jù)整合工作，我們對不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)整合技術進行合理應用，并結合工作實際有效解決了整合過程中遇到的困難，有效保障了不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)應用的穩(wěn)定性、安全性和高效性。各時期的標準不一以及管理模式的滯后，導致留存下來的檔案質量參差不齊，在開展不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)登記的過程中，受到數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)存放、技術規(guī)范等標準的差異，再加上人為因素的影響，難以保證紙質檔案掃描信息化數(shù)據(jù)的質量，完成對檔案的統(tǒng)一規(guī)范整理任務十分艱巨，尤其是在信息化的網(wǎng)絡時代，信息化技術得到廣泛的普及和運用。檔案管理部門開始對長期留存的檔案資料進行統(tǒng)一整理歸檔，工作量十分龐大，難度可想而知。因此，要完成此項工作就必須整體協(xié)調各相關單位與檔案管理部門統(tǒng)一協(xié)調配合，才能更好的推進檔案管理工作提質升效。
4.信息相對孤立，無法實現(xiàn)共享現(xiàn)階段，不動產(chǎn)行業(yè)中的業(yè)務交流頻繁，但企業(yè)之間形成內外信息壁壘，數(shù)據(jù)信息無法實現(xiàn)共享，有價值的資料僅存在于企業(yè)內部流轉，而外部資料則需要企業(yè)重新收集、總結和歸納，對于企業(yè)來說這樣必然會造成精力和時間的過度消耗，不利于企業(yè)分配人力資源，也必然造成人力成本的提高。
四、完善不動產(chǎn)檔案管理的方法對策
1.統(tǒng)一思想認識，強化科學管理意識首先，不動產(chǎn)企業(yè)檔案管理要求管理人員應具備較強的責任意識，持續(xù)推進具備扎實專業(yè)技術的檔案管理人才的引進工作，在檔案管理人員中強化隊伍建設，推進隊伍中人才專業(yè)技能的不斷提高。落實檔案管理責任制，嚴抓紀律建設。其次，在加強隊伍建設的同時也要求不動產(chǎn)企業(yè)的領導統(tǒng)一認識，提高重視，不斷深化，使領導們到檔案管理工作在企業(yè)運營中的重要作用，加強對在職的檔案技術人員有針對性的授課培訓，通過交流崗位和脫產(chǎn)教育等多種方案，多方面、多角度為檔案管理人員提供管理技術，提供基礎條件，逐漸形成專業(yè)、完善的信息化管理技能和科學管理的工作意識，以期形成科學系統(tǒng)的檔案管理知識儲備。最后，切實增強隊伍建設，定期組織檔案管理人員進行業(yè)務培訓，提升管理人員的業(yè)務水平，有效提高不動產(chǎn)檔案管理質效，通過組織業(yè)務競賽和崗位練兵的方式，建立檔案管理人才庫，發(fā)揮人才帶頭作用，以解決檔案信息化管理上存在的諸多問題。
2.擴展檔案信息渠道，完善檔案信息管理開展不動產(chǎn)檔案管理工作的前提在于完成檔案資料的收集工作。這項工作要求檔案管理部門不僅僅是單純將信息資料簡單交接，而是全方位、多角度立體收集檔案信息，對具體的編碼、類別以及電子數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一規(guī)范的記錄，實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)檔案與紙質資料的信息一致性。在開展不動產(chǎn)數(shù)據(jù)的整合過程中，需要根據(jù)已經(jīng)建立數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一轉化結構的不同，來形成不同時期的登記數(shù)據(jù)，最后完成全部整合工作。整合工作是一項完整的檔案整合工作，需要完成數(shù)據(jù)登記、數(shù)據(jù)轉換工作，將多余的數(shù)據(jù)及時刪除，建立各種數(shù)據(jù)之間的關系。在開展數(shù)據(jù)整合的過程中，往往需要面對大量的數(shù)據(jù)，對整合技術的應用有著比較高的要求，需要保證數(shù)據(jù)的正確性、唯一性、完整性，才能更好地開展不動產(chǎn)登記工作。在收集資料時需要注重檔案的時間前后關系，檢查檔案材料是否齊全、完整，保證傳統(tǒng)紙質檔案的人工整理記錄工作穩(wěn)步向前。同時建立完善電子檔案信息系統(tǒng)，提升不動產(chǎn)檔案管理的質效，推陳出新將檔案管理的各要素、各環(huán)節(jié)有機融合，推動不動產(chǎn)檔案管理信息收集水平不斷發(fā)展提高。
3.立足工作實踐，持續(xù)推進檔案管理現(xiàn)代化建設科學技術不斷進步，不動產(chǎn)檔案管理工作也開始逐漸全方位運用計算機技術，進行科學高效的檔案管理，推動不動產(chǎn)檔案現(xiàn)代化不斷發(fā)展。不動產(chǎn)行業(yè)有明顯的行業(yè)特殊性，涉及面寬且廣，加上項目分布散，間隔遠的現(xiàn)實問題，很大程度制約了檔案資料的利用率。利用計算機管理系統(tǒng)，檔案管理人員可以快速高效的對大量的檔案信息進行科學分類，實現(xiàn)檔案管理從案卷形式到文件形式的轉換，從單一的件式管理向體系管理轉化，形成大數(shù)據(jù)庫對檔案資料分析整合提取，規(guī)范檔案管理的流程，操作性更加明顯，有效彌補了當前不動產(chǎn)檔案管理人員流動大等人員因素導致的管理困難。另外，計算機技術和網(wǎng)絡技術的有機結合，有效增強了檔案管理中檢索信息的天然短板，使得檔案管理的信息利用水平實現(xiàn)質的提升。不動產(chǎn)檔案管理的工作量和難度在先進的技術手段的應用中得到了大幅度的降低，陳舊的人工收集和歸納的現(xiàn)實問題得到解決，工作效率大幅度提升，工作質量實現(xiàn)大幅度的跨越發(fā)展。檢索能力的增強可以隨時結合自身需求調取相關資料，實現(xiàn)資源檔案的科學分配和高效利用，真正實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案的數(shù)字化信息發(fā)展，全面提升檔案利用效率，有效減輕檔案管理人員的工作量，為企業(yè)節(jié)約時間成本，切實提高檔案管理工作質效。
4.防患于未然，增強產(chǎn)權檔案風險防御能力不動產(chǎn)項目具有整體化、系統(tǒng)化等特點，即各部門之間要實現(xiàn)檔案信息的資源共享。然而，當前我國不動產(chǎn)檔案信息化建設的水平和質量比較一般，未能建立形成比較科學系統(tǒng)的管理運行制度，不動產(chǎn)項目耗時長，各環(huán)節(jié)相互融合滲透，形成復雜的網(wǎng)絡格局，在一定程度下給企業(yè)的檔案管理增加了工作難度。資料收集不及時，存儲不規(guī)范都有可能造成檔案重要信息的遺漏滅失，特別是紙質形成的檔案，在長時間的借閱中均可能因高溫、高濕環(huán)境而出現(xiàn)損壞滅失從而造成無法挽回的損失。而易于傳遞的電子檔案則具備存儲時間長，受外部影響小的特點，穩(wěn)定性較強，不易損壞。如充分利用計算機管理系統(tǒng)建立電子檔案信息室，有效運用信息化技術，實現(xiàn)電子檔案的異地備份，增強產(chǎn)權檔案的風險抵御能力，則能夠有效解決重要原始紙質檔案天然的易損壞、易滅失的硬傷特點，規(guī)范不動產(chǎn)檔案管理水平。
五、夯實制度建設，優(yōu)化不動產(chǎn)檔案管理環(huán)境
目前，國家對不動產(chǎn)行業(yè)的管理力度逐年遞增，檔案管理工作實現(xiàn)法治化、規(guī)范化和科學化的發(fā)展是行業(yè)共識的發(fā)展目標。一方面需要不斷夯實制度建設，在制度范疇規(guī)范工作，從立法上規(guī)范制度先行，細化規(guī)定檔案管理的各項要求和措施，管理人員的配備標準以及檔案歸檔的統(tǒng)一規(guī)范，建立標準性的檔案管理各項制度，為檔案管理的統(tǒng)一性和規(guī)范性提供制度保障。另一方面切實提供對檔案管理工作的重視程度，統(tǒng)一思想認識，嚴格執(zhí)行要求，專項資金建立電子檔案室，優(yōu)化不動產(chǎn)檔案管理環(huán)境，保障不動產(chǎn)檔案管理的安全性，科學收集以及高效利用，為領導作出正確決策提供可靠依據(jù)，為人民群眾生產(chǎn)生活提供保障。
六、結束語
不動產(chǎn)檔案管理工作作為影響不動產(chǎn)行業(yè)的重要方面，管理工作的水平嚴重制約著行業(yè)的健康可持續(xù)性發(fā)展，作為檔案管理部門的工作人員只有清楚認識到工作的重要性，強化責任意識和擔當精神，開拓創(chuàng)新管理工作方式，更新管理理念，完善管理舉措，助力不動產(chǎn)檔案管理工作持續(xù)高效健康的發(fā)展。
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作者：李麗虹 單位：荔浦市不動產(chǎn)登記局