文書檔案數(shù)字化管理策略淺析

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摘要：文書檔案管理的數(shù)字化提高了管理的效率，而且降低了使用風險，是低成本和高效率的檔案管理方式。新形勢下還要從數(shù)字信息技術發(fā)展趨勢出發(fā)，建立可以高效共享的管理模式，最大化提升數(shù)字化利用率，滿足應用需求。

關鍵詞：文書檔案；數(shù)字化；建設措施

文書檔案管理不僅涉及歸類、整理與校對，還需要構建有效的檔案共享服務體系，有效滿足各方面的檔案使用需求。數(shù)字化文書檔案管理的優(yōu)勢在于突破傳統(tǒng)紙質檔案管理方式的局限，減少大量的人力成本與時間消耗，從而提高文書檔案管理的整體效率。應當基于數(shù)字信息技術探索文書檔案管理的新模式，通過計算機形成文書檔案目錄和數(shù)據(jù)庫，切實提高數(shù)字化檔案的利用率，保證文書檔案的準確性。本文探索加強文書檔案數(shù)字化管理水平的工作措施。

一、文書檔案數(shù)字化管理的重要意義

（一）有助于檔案信息的共享

文書檔案數(shù)字化為文書檔案的網絡化應用奠定了基礎。通過對文書檔案的掃描、入錄等數(shù)字化存儲，可以提升文書檔案的通用性，強化文書檔案使用中的安全性，實現(xiàn)了文書檔案的可視化，有助于文書檔案在各種新型媒體上使用傳播。各部門可以在經過授權后實時調取文書檔案，依托檔案管理系統(tǒng)快速查找到需要的文書檔案。采用數(shù)字化檔案管理方式節(jié)約了文書檔案管理工作的時間，促進了各部門之間的信息交流，保證在信息安全的前提下提高檔案信息獲取的及時性，創(chuàng)新了文書檔案的管理模式，實現(xiàn)了各部門之間檔案的便捷共享。文書檔案數(shù)字化促進了各方面工作的順利開展，提高了檔案利用率。例如，通過計算機系統(tǒng)可以設置文書檔案的檢索條件，通過邏輯計算、屬性檢索或模糊記憶能夠快速在少量檔案信息中尋找到需要的文書檔案。數(shù)字化檔案方便了檔案信息的運用，進一步彰顯了文書檔案信息的實用價值。

（二）保證檔案信息的安全性

隨著檔案在部門間、單位間傳遞應用的越發(fā)頻繁，文書檔案數(shù)量的不斷增加，文書檔案形式的日漸多元化，需要有效的方式穩(wěn)妥保存原始檔案，并且滿足日益廣泛的文書檔案使用需求。文書檔案數(shù)字化實現(xiàn)了對原始檔案的精準復制，有助于提取文書檔案的關鍵信息，有效防止了文書檔案在運轉過程中的損毀風險。隨著檔案保護技術的日漸發(fā)展，以數(shù)字檔案為主要形式的文書檔案有效降低了紙質檔案的損毀風險，提高了檔案的辨識度，實現(xiàn)了檔案管理的標準化，可以在規(guī)范的防護機制下實現(xiàn)檔案的高效運行，既滿足了各方面的文書檔案應用需求，又能記錄數(shù)字檔案的運行軌跡，有助于文書檔案管理人員把握各方面的需求，分析潛在的風險因素，從而加強了對文書檔案的控制力。雖然網絡環(huán)境下數(shù)字檔案運行面臨著來自互聯(lián)網的風險，但是數(shù)字技術擁有無限的進步空間，可以通過技術創(chuàng)新實現(xiàn)對文書檔案更好的保護和控制。

（三）提升檔案編輯的靈活性

文書檔案涉及的內容較為龐雜。一方面，檔案信息來源復雜，既有單位內部各部門上繳的檔案，也有單位之間往來公文等。這些檔案類別復雜，處理方式各異，雖然蘊含著重多高價值的信息，但是編輯起來耗時費力，需要檔案管理人員投入極大精力。另一方面，文書檔案管理的流程復雜，需要分門別類的存儲，尤其是一些老舊文書檔案管理起來的難度較大，年代久遠的檔案難以有效辨識。采用數(shù)字化的方式將文書檔案錄入到計算機當中，不僅可以精準識別數(shù)據(jù)類型，還可以通過一系列的軟件自動檢測各方面上繳檔案是否存在漏洞，而且有助于實現(xiàn)檔案管理的標準化，發(fā)揮各方面在文書檔案管理中的基礎作用，不僅分擔了專職文書檔案管理人員的工作壓力，而且提升文書檔案管理的靈活性，適宜在越發(fā)復雜、多樣、海量信息時代開展文書檔案管理。

二、文書檔案數(shù)字化管理的主要困境

（一）整理與保存的問題

文書檔案數(shù)字化是文書檔案管理的發(fā)展趨勢，但是這一過程中需要克服諸多難點。目前，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式仍被某些單位沿用，在時間與空間方面消耗的資源巨大，長期以來形成了只重視紙質檔案管理和不重視數(shù)字化檔案建設的問題。很多單位對文書檔案數(shù)字化建設的重視不足，沒有根據(jù)文書檔案數(shù)字化的需要擬定工作計劃，沒有在資金方面給予支持，不能根據(jù)單位的文書檔案管理數(shù)字化需要配置足夠的計算機設備。一方面，文書檔案數(shù)字化的專業(yè)性低，相關操作不標準，數(shù)字化文書檔案的質量低，達不到檔案共享的基本要求。另一方面，文書檔案數(shù)字化的進程緩慢，除了當下檔案可以方便地實現(xiàn)數(shù)字化以外，老舊檔案數(shù)字化進展緩慢，相關工作存在嚴重的滯后性，不利于建成具備規(guī)模的文書檔案數(shù)據(jù)庫。還有些單位文書檔案數(shù)字化沒能得到第三方的有效支持，不能通過專業(yè)機構全面提升文書檔案數(shù)字化的工作效率。

（二）文書檔案安全性低

文書檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)性較強的工作，雖然將紙質檔案數(shù)字化本身不存在風險，但是工作過程中或數(shù)字檔案使用中仍存在一些風險，如果不能有效解決技術方面的問題，可能導致數(shù)字化文書檔案管理混亂和檔案信息流失的風險。例如，數(shù)字化檔案存在更高的數(shù)據(jù)被篡改風險，尤其是一些數(shù)據(jù)信息很容易發(fā)生改變。數(shù)字化檔案需要優(yōu)化管理結構，強調依托科學的組織結構保證安全性和保密性。但是，有些單位缺乏對文書檔案數(shù)據(jù)庫的頂層設計，沒能形成本單位的文書檔案特色數(shù)據(jù)庫，導致文書檔案數(shù)字化建設的體系不科學，嚴重的影響了數(shù)字化文書檔案的使用。當前，基層單位在文書檔案數(shù)字化建設進程中還缺乏強有力的技術標準，有時未能按照程序開展文書檔案數(shù)字化工作，可能導致檔案信息泄露的情況，進而威脅到數(shù)字化文書檔案的安全性。

（三）檔案員的素養(yǎng)較差

文書檔案數(shù)字化建設要求檔案員具備較強的數(shù)字信息意識，強調檔案員掌握檔案數(shù)字化的技術方法，具備創(chuàng)新意識和互聯(lián)網思維，對檔案員的職業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求。但是，基層單位普遍缺乏專業(yè)的檔案員，現(xiàn)有檔案員的信息技能水平普遍不高，很多檔案員未能全面掌握紙質檔案數(shù)字化的修訂技術。兼職從事檔案管理人員普遍多于專職檔案員，人手匱乏嚴重的拖慢文書檔案數(shù)字化的進程。由于高素質、高技術的檔案管理人才缺失，相關的培訓機制還不完善，不能有效普及檔案數(shù)字化的技術知識，缺乏對檔案數(shù)字化建設的良好宣傳，使得基層單位仍然存在著重保管、輕服務的檔案管理工作思維。由于技術人員不足，現(xiàn)有檔案員熟悉了傳統(tǒng)檔案管理方式，一些單位仍然長期存在檔案管理“兩套制”的現(xiàn)象，紙質文書檔案與數(shù)字化文書檔案兼容性低，數(shù)字化文書檔案僅能以被動方式存在，長期未能發(fā)揮數(shù)字化文書檔案的價值。數(shù)字化時代對檔案員的技術提出更高要求，迫切需要各級單位引進數(shù)字化的檔案管理人才。

（四）管理平臺建設滯后

文書檔案數(shù)字化主要目標是提高文書檔案的管理效率，為文書檔案的廣泛共享奠定基礎。由于基層單位用于檔案管理的資金有限，文書檔案數(shù)字化的發(fā)展規(guī)劃時間跨度長，使得當前普遍重視紙質檔案的數(shù)字化，未能從檔案管理端向檔案服務端有效延伸?，F(xiàn)實情況下，文書檔案數(shù)字化建設缺乏一體化的工作平臺，缺少檔案數(shù)字管理的分工協(xié)作機制，各部門未能基于統(tǒng)一的檔案管理軟件加快文書檔案的數(shù)字化進程。例如，單位的OA辦公系統(tǒng)與數(shù)字化檔案中心未能聯(lián)通，致使當下數(shù)字檔案未能被有效收集。各部兼職檔案員內缺乏操作平臺不能參與到紙質檔案數(shù)字化過程中，嚴重浪費了檔案數(shù)字化建設的人力資源。由于缺少檔案共享系統(tǒng)，致使數(shù)字化文書檔案的實用價值未能充分顯現(xiàn)出來，不能激發(fā)各方面參與數(shù)字化檔案管理的熱情，導致文書檔案數(shù)字化仍停留在理論或實驗階段，未能發(fā)揮數(shù)字化文書檔案的實際應用價值。

三、文書檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化措施

（一）制定統(tǒng)一的工作規(guī)劃

加快文書檔案管理的數(shù)字化進程，依托信息化方式開展文書檔案管理實踐，對于體現(xiàn)文書檔案的應用價值有重要意義。新時代還要創(chuàng)新文書檔案數(shù)字化工作的思維，高度重視開展文書檔案數(shù)字化工作，做好相關工作進程的統(tǒng)一規(guī)劃。首先，廣泛宣傳文書檔案數(shù)字化的意義，形成良好的文書檔案數(shù)字化建設氛圍，引起各方面對文書檔案數(shù)字化的關注，并且制定相應的工作規(guī)劃。其次，出臺文書檔案數(shù)字化工作規(guī)章制度，明確文書檔案管理工作的基本要求，完善相關工作的監(jiān)督機制，推動文書檔案數(shù)字化工作取得實質性進展。第三，根據(jù)文書檔案數(shù)字化工作需要配置必要資源，加強建設資金的支持力度，配置必要的設施設備，必要時引進第三方專業(yè)機構輔助推動此項工作建設。第四，出臺文書檔案數(shù)字化的作業(yè)標準，基于本單位的實際情況制定相關操作流程，把相關數(shù)字技術標準納入到檔案數(shù)字化流程當中。文書檔案數(shù)字化過程中還要借鑒相關單位的經驗和做法，保證各項工作得到有序推進。

（二）優(yōu)化檔案存儲的機制

為了充分發(fā)揮數(shù)字化文書檔案的應用價值，保證文書檔案數(shù)字化管理的有序推進，減少后續(xù)應用中存在的風險，還要完善文書檔案數(shù)字化的存儲機制。一方面，積極貫徹推行相關作業(yè)標準，強調單位內部各部門按照既定標準開展相關工作，實現(xiàn)文書檔案的標準化錄入。另一方面，把重點放在建設標準化的文書檔案數(shù)據(jù)庫方面。包括健全全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫，并且保持兩者之間的緊密聯(lián)系，提高數(shù)據(jù)信息的兼容性。具體來說應當建立規(guī)模適當?shù)木C合型文書檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠做到條目級信息的直接錄入，而且可以提高檔案信息訪問的便捷度。該數(shù)據(jù)還要保證能夠對所有文書檔案數(shù)據(jù)信息進行結構化處理，從而提升文書檔案的利用率。而且，各單位還要加強與文書檔案數(shù)字化相關保障技術的建設工作，不斷完善本單位的文書檔案數(shù)字化建設操作規(guī)程，從而逐步提升文書檔案的管理水平，為數(shù)字化文書檔案共享奠定基礎。

（三）增加技術設備的投入

檔案數(shù)字化是檔案管理領域的前沿技術，需要不斷提升技術設備的整體水平，從而應對更加復雜的檔案管理環(huán)境和日益?zhèn)€性化的檔案使用需求。新形勢下還要大力加強文書檔案數(shù)字化管理的資金投入，保持設施設備符合文書檔案應用的現(xiàn)實需要。首先，應當整合現(xiàn)有檔案管理技術力量，成立專門的數(shù)字化檔案室，保證檔案管理部門的功能合理，責任分工明確，根據(jù)現(xiàn)實需要配置專業(yè)的檔案管理設備。其次，實現(xiàn)紙質檔案與數(shù)字化檔案的綜合管理，配置數(shù)字化的檔案庫房監(jiān)控系統(tǒng)，保證檔案數(shù)字化需要的打印機、掃描儀等設備符合工作要求。第三，還要加強網絡建設工作，構建更加專業(yè)的文書檔案管理平臺，基于可視化管理系統(tǒng)方面專兼職檔案員作業(yè)，切實提高檔案信息交流的實時性與精準性。發(fā)揮快速信息傳遞機制的積極作用，有效提高檔案數(shù)字化的效率。第四，適當引進專業(yè)技術支持部門，發(fā)揮社會專業(yè)機構積極作用，通過招標采購的方式引進第三方服務機構，依托第三方專業(yè)設備人力資源彌補設施設備不足問題，從而提高數(shù)字化文書檔案的質量，加快文書檔案數(shù)字化進程。

（四）培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才

檔案數(shù)字化需要依托專業(yè)技術人才開展相關工作，只用提升檔案管理人才的專業(yè)技術能力，構建專業(yè)的檔案管理隊伍，才能滿足文書檔案數(shù)字化工作的現(xiàn)實需要。為此，還要從現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)水平出發(fā)，擬定檔案管理人才的建設計劃。首先，完善檔案技術人才的引進交流機制，積極通過社會招聘、人才交流等方式引進急需的數(shù)字化檔案管理人才。在選拔檔案管理人才時應當做到嚴格把關，不僅要考察其從業(yè)資格，更要考察檔案管理人才的創(chuàng)新技術與職業(yè)素養(yǎng)。其次，創(chuàng)新檔案管理人才的培養(yǎng)模式，優(yōu)化檔案技術人才的培訓方式，應當采用規(guī)?；谡n和自主學習相結合的機制，重視擴大檔案技術人才自主成長的路徑，通過課題研究、小組活動和從業(yè)資格評價等方式提高檔案技術人才的專業(yè)性。第三，構建專兼職檔案技術人才相互配合的檔案管理工作隊伍，強調明確檔案管理工作分工，發(fā)揮各方面工作人員的輔助作用，積極增加檔案管理人手，要求相關部門加大對檔案管理部門的人員支持力度。能否組建具有創(chuàng)新精神和專業(yè)素養(yǎng)較高的專業(yè)隊伍直接關系到檔案數(shù)字化成敗，還要在人力資源整合的過程中推動檔案數(shù)字化建設工作的快速發(fā)展。數(shù)字化檔案具有許多紙質檔案管理方式無可比擬的優(yōu)勢，可以使文書檔案的編輯、整理、應用更加靈活，符合檔案管理的未來趨勢，有助于充分發(fā)揮檔案的應用價值。我國文書檔案數(shù)字化起步較晚，相關工作標準還不統(tǒng)一，缺乏專業(yè)技術人才。還要從文書檔案的應用需求出發(fā)，切實宣傳文書檔案數(shù)字化的價值，形成完善的檔案數(shù)字化建設機制，提高文書檔案數(shù)字化的水平。

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作者:程榮 單位:北大荒農墾集團有限公司建三江分公司