文書檔案的管理精選(九篇)

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第1篇：文書檔案的管理范文

“歸檔”，雖然作為檔案專業(yè)術(shù)語，無論是在教科書，還是在檔案學(xué)詞典里，都有明確定義。而我對“歸檔”的認(rèn)識，卻與我接觸到的基層檔案工作實踐密切相關(guān)，文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著在某一結(jié)點，對某一問題，某一現(xiàn)象的處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等事物發(fā)展方面的過程和結(jié)果。隨著改革形勢的不斷向前發(fā)展，過去的檔案管理明顯無法滿足現(xiàn)在的工作需求，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而新時代下文書檔案管理的自動化為檔案管理，歸檔工作揭開了新的篇章。

一、下面就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認(rèn)識

新時代下科學(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是辦公自動化的應(yīng)用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化，對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，電子文件波及了檔案工作實踐，豐富了檔案工作內(nèi)容，但不應(yīng)顛覆檔案理論。不管是對紙質(zhì)文件的管理，還是對電子文件的管理，客觀的事實是：“歸檔”使文件轉(zhuǎn)化為檔案，“文件轉(zhuǎn)化為檔案也可以認(rèn)為是由一事物轉(zhuǎn)化為另一事物的質(zhì)變”

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點。文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而辦公自動化的管理，是指以電子計算機為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率。應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中，方便保存和查詢。辦公自動化為人類社會進入知識經(jīng)濟時代，改變傳統(tǒng)的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。文書檔案的辦公自動化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。

二、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點

（一）辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

（二）文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體的分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

（三）電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

（四）提高了文件傳遞的速度和安全性

第2篇：文書檔案的管理范文

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理;措施

近年來，隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的管理體系也在逐漸完善，而與此同時，企業(yè)對文書檔案的管理也逐漸重視起來。文書檔案對企業(yè)的發(fā)展歷程、管理水平的發(fā)展起到著重要的依據(jù)，有著很高的保存參考價值。如何做好文書檔案的管理工作，也成為擺在企業(yè)面前的一個重要問題。下面文中從文書檔案的收集、整理入手，就提升文書檔案管理水平的措施進行了分析論述。

一、文書檔案管理工作的重要性分析

文書檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：第一，對于企業(yè)文書檔案來說，它有著很強的憑證作用。當(dāng)企業(yè)在發(fā)展過程中，需要查閱相關(guān)的以往的歷史記錄時，文書檔案就是一個最為有效、也是最為重要的歷史憑證，也因此，企業(yè)文書檔案管理工作進行的好壞，對于企業(yè)戰(zhàn)略的發(fā)展有著非常重要的作用。第二，企業(yè)文書檔案有著很強的參考性。文書檔案記載著企業(yè)發(fā)展進程中的各項重大活動與各項改革措施，當(dāng)企業(yè)在進行重大舉措時，可以通過文書檔案來對這項實踐活動的正確與否進行驗證，從而根據(jù)文書檔案中所記載的內(nèi)容對當(dāng)前所要實踐的活動、重大舉措來進行合理的改進，從而使得企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略更加合理化，提高企業(yè)實踐活動的正確性。

二、提升文書檔案管理水平的措施

（一）加強對文書檔案的收集與整理工作的開展

對于文書檔案工作來說，收集是它的起點，更是做好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)。如果文書檔案的收集工作不能做到位，那么文件的歸檔就不可能齊全、完整，就不會利用企業(yè)發(fā)展的利用，不能起到文書檔案應(yīng)起的作用。因此，在進行文書檔案的收集與整理時，必須要規(guī)范化，對于所收集到的檔案必須是完整的，真實的，這樣更能更好地對企業(yè)發(fā)展進程中的歷史面貌進行良好的反映。另外，在對檔案進行收集時，要確保這些檔案的歷史意義與現(xiàn)實價值的共存，這些檔案必須要在企業(yè)發(fā)展過程中所自然形成的、真實的情況，不能對這些檔案進行撰改或是刪減，文書檔案所收集的內(nèi)容必須是真實發(fā)生的、客觀的事實。同時，對于文書檔案的收集與整理要規(guī)范化。不同文書內(nèi)容所用的紙張大小、卷宗的薄厚、卷內(nèi)記錄的形式等等，都必須要嚴(yán)格按照要求來完成，從而使得文書檔案的查閱更加方便，也使得文書檔案管理工作的開展更加順利。

（二）加強對文書檔案管理工作的重視

要想加強對文書檔案管理水平的提升，那么就必須要加強對文書檔案管理工作的重視，從而根本上為文書檔案管理工作提供一個有力的保障。在文書檔案管理工作中，要不斷加強企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工對文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識，從而從根本上消除傳統(tǒng)的重建輕檔案、重使用輕管理的思想。不斷加強對文書檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，使得文書檔案管理工作快速地向企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)這一中心靠攏，加強文書檔案工作以經(jīng)濟建設(shè)為中心的出發(fā)點。另外，也要不斷加強對企業(yè)文書檔案管理工作的精力投入力度，從而使得文書檔案管理工作者在實際工作中更好地做好檔案管理工作。

（三）不斷加強對文書檔案管理工作管理制度的完善

對于文書檔案來說，就是要把企業(yè)各個部門比較分散而獨立的文件進行統(tǒng)一的分類管理，從而使得這些文件形成一個有機的整體，并進行合理、統(tǒng)一的管理。而要想做好文書檔案管理工作，那么就必須要有一個合理、完善的管理制度為后盾，從而確保企業(yè)各個部門所上交的資料的真實性，最終確保文書檔案的參考價值。文書檔案管理是一項非常復(fù)雜的工作，通過對文書檔案管理制度的完善，可以促進文書檔案收集與整理的成為，從而在企業(yè)內(nèi)部自上而下形成一個多層次的文書檔案管理模式，進而提升文書檔案管理水平。

（四）在文書檔案管理工作中要加強對計算機的運用

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步與發(fā)展，計算機技術(shù)得到了廣泛的運用與發(fā)展，通過計算機技術(shù)的運用可以大大提升工作效率與準(zhǔn)確性，因此，在企業(yè)文書檔案管理工作中，我們要不斷加強對計算機技術(shù)的運用，從而使得文書檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化。在文書檔案管理工作中，通過計算機的運用，只需要借助計算設(shè)備來對電子版的檔案信息進行管理即可，這樣不僅可以減少工作人員的工作量，還可以起到事半功倍的效果。另外，利用計算機的自動整理技術(shù)，可以更好地實現(xiàn)對文書檔案的自動編號，從而在檢索時更加方便與快速，而且計算機以其精確的精準(zhǔn)度，可以對文書檔案中的一些數(shù)據(jù)進行核對，從而使得文書檔案的整理更加迅速，而保管也更加方便。

另外，在文書檔案工作中，工作人員的素質(zhì)對檔案的真實性、精確性有著非常重要的影響，因此，在文書檔案管理工作中，要不斷加強對其工作人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)的提升，從而為文書檔案管理工作打下一個堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻：

第3篇：文書檔案的管理范文

1 我國醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 整個醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)差

自強調(diào)醫(yī)院要重視檔案管理之時開始，我國醫(yī)院均采用一種傳統(tǒng)的人工收集和整理的管理方式，而這種傳統(tǒng)的管理方式一直使得醫(yī)院的檔案管理處在半封閉化的狀態(tài)之中。一般人是無法翻閱這些經(jīng)過收集和整理的檔案。而傳統(tǒng)檔案管理方式進行管理的主要目的是將病人的資料進行收集并且能在未來的時間段內(nèi)進行翻閱和參考，主要強調(diào)這些資料不要丟失這種基本性的管理原則。而人們在進行檔案資料收集過程中，由于缺乏遵循原則，并且對檔案管理工作不夠重視，并且醫(yī)院財政部門缺乏對其的經(jīng)濟支持，從而使得我國醫(yī)院的檔案管理基礎(chǔ)差。

1.2 工作之間存在著脫節(jié)的現(xiàn)象

我國醫(yī)院檔案管理在傳統(tǒng)的管理方式中，主要劃歸為行政文書的工作，而在實際的工作過程中，文書工作與檔案工作之間采取的是不同的管理方式，從而使得檔案管理工作之間存在著脫節(jié)的現(xiàn)象。另外，由于行政文書工作人員在工作過程中，由于缺乏必要的檔案管理意識，從而在管理過程中，出現(xiàn)檔案紙張不規(guī)范、裝訂不合格以及其它性問題，從而導(dǎo)致檔案在后期查詢時出現(xiàn)無法利用等情況，嚴(yán)重影響著整個檔案的性質(zhì)和價值。

1.3 檔案管理的概念不清

傳統(tǒng)檔案管理方式是以人作為主要的管理成員進行，需要不同工作人員之間進行共同的努力。對檔案所需要的各種信息和資料進行手機和整理是檔案管理人員的主要工作。然而在現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案館力過程中，工作人員進行檔案管理的工作意識十分薄弱，檔案資料和信息的整理總是存在著各種缺陷，使得整個醫(yī)院在檔案管理工作中嚴(yán)重拖了醫(yī)院發(fā)展的后腿。并且醫(yī)院對檔案管理的工作重視不夠，并沒有將這項工作列入醫(yī)院所必須要管理的工作，因此，這對于檔案管理工作的不重視，也嚴(yán)重束縛著醫(yī)院檔案管理工作的順利開展。

1.4 檔案管理的整理工作不符合規(guī)范

醫(yī)院對檔案管理工作的不重視，使得它也沒有頒布特定的規(guī)定來規(guī)范億元的檔案整理工作。這使得許多工作人員隨心所欲進行檔案所需要的資料和內(nèi)容進行收集和整理。使得許多重要的資料在收集過程中存在著丟失等情況，并且許多收集起來的資料毫無長遠的參考價值，使得檔案缺乏最重要的參考價值。

1.5 檔案管理方式十分落后

許多醫(yī)院對檔案管理仍然使用傳統(tǒng)的人工方式，從而使得整個檔案管理工作嚴(yán)重拉低醫(yī)院現(xiàn)代化的整體水平。并且為相關(guān)部門在查詢、搜索等方面存在著局限性，嚴(yán)重不利于檔案作用的發(fā)揮。

2 針對目前我國醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀所提出的創(chuàng)新檔案管理的方式

2.1 創(chuàng)新管理理念

創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理理念，對于醫(yī)院檔案資源的管理利用和實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代誰起著十分重要的作用。在檔案館里過程中使用現(xiàn)代電子檔案的管理方式，以及運用現(xiàn)代高科技的信息技術(shù)，能夠提高整個醫(yī)院的檔案管理工作效率，更能夠提高整個醫(yī)院檔案的整體質(zhì)量和價值。然而現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的運用也面臨著諸多的挑戰(zhàn)，需要醫(yī)院上下多方面共同努力。以新的觀念去迎接新的挑戰(zhàn)，努力從過去長期封閉、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，從過去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變；從被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變；從注重保管向注重提供利用轉(zhuǎn)變。

2.2 環(huán)境的創(chuàng)新

加強硬件建設(shè)，促進文書檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化是適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要。因此應(yīng)加大對文書檔案設(shè)施的投入，配備必需的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，實現(xiàn)電子化、自動化管理。同時，選擇適合醫(yī)院文書檔案管理的軟件，并在檔案工作人員中開展計算機培訓(xùn)，以掌握檔案計算機管理運用技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

2.3 文書工作與文書檔案管理工作的創(chuàng)新

文書工作與文書檔案管理工作是密不可分的，甚至可以認(rèn)為是一種工作的兩個不同階段，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。做好文書工作是做好檔案管理工作的先決條件，文書工作的好壞直接關(guān)系到文書檔案管理的水平。因此，文書人員必須要有較強的檔案意識，同時要具備一定的檔案管理學(xué)知識，熟悉掌握檔案工作業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本技能。這樣，在實際工作中才能確保文件收集完整、及時和準(zhǔn)確。為此，我院檔案室副主任兼任了文書工作，并且參加醫(yī)院一些大型活動和院長辦公會，保證了文件收集的完整與安全。檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行文書檔案歸檔管理制度，做好文書檔案的基礎(chǔ)工作、監(jiān)督指導(dǎo)與溝通協(xié)調(diào)工作。認(rèn)真做好文書檔案的收集、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計等文書檔案管理的基礎(chǔ)性工作，為實現(xiàn)文書檔案工作一體化做好準(zhǔn)備。

2.4 利用手段的創(chuàng)新

醫(yī)院文書檔案管理的最終目的就是利用、挖掘其潛在的經(jīng)濟價值社會價值，使之轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的經(jīng)濟效益和社會效益。醫(yī)院檔案部門必須由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域、擴大服務(wù)范圍、創(chuàng)新服務(wù)方式。目前將計算機這種高效地處理龐大信息的現(xiàn)代先進工具引入到文書檔案的管理中，通過該技術(shù)的應(yīng)用將大大簡化文件材料的收集、整理和歸檔過程，節(jié)約了時間、提高了效率。應(yīng)用計算機、光盤等高科技檢索工具，借助網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的平臺，檔案利用者通過授權(quán)可以便捷地得到所需的檔案資料，這可有效地提高文書檔案查借閱效率，豐富了文書檔案查借閱手段，這也是文書檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

第4篇：文書檔案的管理范文

關(guān)鍵詞：文書檔案，管理系統(tǒng)，系統(tǒng)開發(fā)，Java，數(shù)據(jù)庫

中圖分類號：P208文獻標(biāo)識碼： A

一、前言

為了加強企事業(yè)單位檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)，做到門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，管理科學(xué)，使用簡便，有效服務(wù)，就必須使檔案工作各個環(huán)節(jié)規(guī)范化，提高管理水平，更加有效地保護和利用文書檔案，為社會服務(wù)。在此目的下，文書檔案管理系統(tǒng)孕育而生。文書檔案管理系統(tǒng)是要根據(jù)國家檔案局最新頒布的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)而開發(fā)的通用文書檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)從基層檔案工作特點和檔案室工作實際出發(fā)，通過規(guī)范化管理，解決檔案室文書歸檔立卷費時費力問題，為檔案管理的規(guī)范化和正規(guī)化打好基礎(chǔ)[1]。

二、研究背景

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化在各級各類國家機關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位中的普及，電子數(shù)據(jù)交換，電子商務(wù)在國內(nèi)、國際貿(mào)易中的應(yīng)用，是電子工作環(huán)境日益普遍。作為這些活動的重要記錄――電子文書檔案，這一重要資源，需要利用信息技術(shù)得到準(zhǔn)確的收集、科學(xué)的管理和高效的利用。檔案信息資源作為一種重要資源，在經(jīng)濟和社會的發(fā)展過程中其地位和作用顯得日益突出，如何針對檔案信息化工作中遇到的一些問題，更好地發(fā)揮電子文書檔案這一重要資源不可替代的作用，企事業(yè)單位發(fā)展提供更好的服務(wù)，是文書檔案管理系統(tǒng)的根本出發(fā)點。

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。

就目前的現(xiàn)狀而言，企事業(yè)單位在進行文件管理的過程中，經(jīng)常會碰到一下問題：海量文件存儲，管理困難，查找緩慢，效率低下，文件版本管理混亂等問題。這時，我們就需要一個文書檔案管理系統(tǒng)，分門別類的對各種文檔進行管理，方便使用者使用。

三、文書檔案管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)及開發(fā)方法

（1）技術(shù)角度

從技術(shù)角度來看，文書檔案管理系統(tǒng)的基本功能包括文檔的輸入、處理和輸出等功能，期中文檔的處理又包括文檔的存儲、文檔的刪除、文檔的修改、文檔的檢索等。結(jié)構(gòu)如下圖：

（2）用戶角度

從使用文檔管理系統(tǒng)用戶的角度來看，此系統(tǒng)應(yīng)該支持整個組織在不同層次上的要求。此系統(tǒng)用戶類別暫時只分為兩大類，普通用戶和管理員用戶。

（3）從開發(fā)角度看文書檔案管理系統(tǒng)

系統(tǒng)開發(fā)一般方法是指系統(tǒng)的開發(fā)策略，即系統(tǒng)開發(fā)按照一個怎樣的過程來進行。系統(tǒng)開發(fā)的過程也稱為系統(tǒng)開發(fā)生命周期。目前信息系統(tǒng)開發(fā)周期主要有：傳統(tǒng)方法、原型法、快速應(yīng)用開發(fā)法[2]。

a)傳統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)生命周期

傳統(tǒng)系統(tǒng)開發(fā)的步驟大都包括五個階段：調(diào)查、分析、設(shè)計、實施、維護和評價。系統(tǒng)調(diào)查階段的任務(wù)是根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)確定和考慮潛在的問題和機會；系統(tǒng)分析階段的任務(wù)是對現(xiàn)有系統(tǒng)和工作流程進行研究，確定它的優(yōu)勢、弱勢以及改進機會；系統(tǒng)設(shè)計階段的任務(wù)是描述怎樣實現(xiàn)一個新系統(tǒng)，或者說明怎樣修改現(xiàn)有系統(tǒng)；系統(tǒng)實施階段的任務(wù)是創(chuàng)建（或獲?。└鱾€系統(tǒng)組成部分，進行裝配，并投入運行；系統(tǒng)維護和評價階段的任務(wù)是維護及修改系統(tǒng)，是它可以繼續(xù)滿足不斷變化的業(yè)務(wù)需求[3]。

傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)開發(fā)生命周期方法給信息系統(tǒng)的開發(fā)提供了一種合適的開發(fā)模型。但是傳統(tǒng)信息系統(tǒng)開發(fā)生命周期方法也存在一定的缺陷，比如：系統(tǒng)開發(fā)缺少交互性，即項目開發(fā)人員與用戶之間缺少有效的溝通，這一點是這種方法的致命缺陷。它的優(yōu)點是產(chǎn)生大量的系統(tǒng)文檔，正式文檔能保證西戎需求源自記錄的業(yè)務(wù)需求，產(chǎn)生許多中間產(chǎn)品，通過對它們的檢查可以了解它們是否達到用戶需求并符合標(biāo)準(zhǔn)。

b)原型法

原型法是一種反復(fù)、交互式的系統(tǒng)開發(fā)方法。原型法按照對原型結(jié)果的處理方式分為實驗原型和演進原型法。實驗原型發(fā)只要把原型當(dāng)成試驗工具，試了以后就拋棄，根據(jù)試驗的結(jié)論做出新的系統(tǒng)。演進原型法則把好的結(jié)果保留，成為最終系統(tǒng)的一部分。這種原型法的優(yōu)點是用戶可以試用系統(tǒng)，并在系統(tǒng)開發(fā)周期內(nèi)提供一些建設(shè)性的反饋意見；可以較早地發(fā)現(xiàn)錯誤和漏洞。缺點為每次重復(fù)都是在上一次重復(fù)的基礎(chǔ)上作進一步改進，如果最初方案不恰當(dāng)，改變方案重新開始就很困難；系統(tǒng)文檔經(jīng)?？杖被虿煌暾?。

c)快速應(yīng)用開發(fā)

快速應(yīng)用開發(fā)是一種通過運用已有的工具、技術(shù)及方法學(xué)來加快應(yīng)用開發(fā)的技術(shù)。他是對合作應(yīng)用開發(fā)中的數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)需求分析過程的延伸使用?？焖賾?yīng)用開發(fā)多半會和原型法相結(jié)合。其優(yōu)點為對適用的項目來說，該方法可比其它方法更快地生成一個應(yīng)用；文檔作為完成項目各任務(wù)的副產(chǎn)品而產(chǎn)生；促進了團隊合作，并與用戶和風(fēng)險承擔(dān)者有更多的交流。缺點為這種高強度的系統(tǒng)開發(fā)生命周期法會使系統(tǒng)人員和其他項目參與者疲乏不堪；要求系統(tǒng)分析員與用戶精通快速應(yīng)用開發(fā)系統(tǒng)開發(fā)工具及合作應(yīng)用開發(fā)技術(shù)；與其他方法相比，快速應(yīng)用開發(fā)會占風(fēng)險承擔(dān)者和用戶更多的時間。

綜合以上分析，在本項目開發(fā)過程中應(yīng)結(jié)合原型法和快速開發(fā)的優(yōu)點，采用原型法的交互模式和快速應(yīng)用開發(fā)技術(shù)的開發(fā)方法。

四、文書檔案管理系統(tǒng)的要解決的問題

要開發(fā)的文書檔案管理系統(tǒng)是針對多種格式的文書檔案的管理，所以需要方便用戶瀏覽查看、上傳下載等。首先用戶需注冊，然后登陸系統(tǒng)進行文檔的搜索查看，上傳下載等功能，管理員用戶可以使用刪除功能。從而方便用戶對大量數(shù)據(jù)的查閱。下面介紹一下本系統(tǒng)要解決的主要問題：

1.用戶注冊

用戶使用本系統(tǒng)需注冊，非注冊用戶將不能進入本系統(tǒng)中。

2.用戶登錄

已注冊的用戶登錄系統(tǒng)，使用本系統(tǒng)。用戶分為普通用戶和管理員。

3.查詢

搜索關(guān)鍵字，查詢系統(tǒng)中的文檔。

4.上傳

所有用戶均可以上傳自己的文書文檔到系統(tǒng)中。

5.下載

所有用戶均可以下載系統(tǒng)中的文書文檔到本地進行查看。

6.刪除

只有管理員用戶可以刪除文書文檔。

五、文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計方案

1.系統(tǒng)開發(fā)平臺及運行環(huán)境

系統(tǒng)可使用MyEclipse 7.0 開發(fā)平臺，利用Tomcat服務(wù)器實現(xiàn)Web模式運行，使用的數(shù)據(jù)庫是MySql，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲。

2.研究方法及方案

使用MySql作為后臺存儲的數(shù)據(jù)庫，選擇Java、JSP、JavaScript、Html作為應(yīng)用開發(fā)工具，運用Tomcat服務(wù)器技術(shù)。實現(xiàn)用戶管理，文件管理，文檔瀏覽等功能。本系統(tǒng)包含以下三大模塊：用戶管理模塊，文檔管理模塊，文檔瀏覽模塊。各個模塊又分為不同細小功能。

下圖為設(shè)計出的系統(tǒng)的具體功能模塊圖：

六、總結(jié)

文書檔案管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)是隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展而逐步從概念走向應(yīng)用的。知識經(jīng)濟時代的今天，對文書檔案管理工作提出了更新更高的要求，必須完成由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)管理理念向現(xiàn)代管理理念轉(zhuǎn)變，同時在管理實踐中應(yīng)用，使文書檔案管理工作趕上時代的步伐，適應(yīng)文書檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化的時代需求，為社會提供更好更有效的服務(wù)，使文書檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟及社會利益。 以上也只是對文書檔案管理系統(tǒng)的初步設(shè)計，還可以根據(jù)實際工作需要在以上功能的基礎(chǔ)上擴展其他功能，使得此系統(tǒng)的功能更完善，更加方便檔案工作者使用。

參考文獻

[1] 陳次白．政府電子文檔管理[M]．北京：北京大學(xué)出版社,2007.

[2] 李譜華．淺析MVC設(shè)計模式及其應(yīng)用[J]．科技信息，2010，16.

第5篇：文書檔案的管理范文

[關(guān)健詞]文書檔案 辦公自動化應(yīng)用 存在問題 應(yīng)對方法

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認(rèn)識。

一、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點

1.辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

3.電于文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷?，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點應(yīng)對方法

文書檔案的辦公自動化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

1.辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

參考文獻：

[1]徐莉．淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學(xué)報，2001，5．

[2]裴承志．奧多．辦公自動化與文書檔案管理[J]．中國冶金教育，2002，2．

[3]楊勇，劉晶．關(guān)于文書檔案一體化的若干認(rèn)識[J]．大學(xué)圖書情報學(xué)刊，2003，3．

第6篇：文書檔案的管理范文

【關(guān)鍵詞【信息化；檔案管理；問題應(yīng)對

隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，高速、大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。為了實現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理。

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)點

1.辦公效率大幅提高

計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄、漏記；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態(tài)。

3.電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

二、文書檔案信息化管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗，而且網(wǎng)上竊密技術(shù)不斷發(fā)展，進入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實現(xiàn)檔案管理信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平。目前，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術(shù)水平偏低，盡管單位引進了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能充分發(fā)揮作用，根本談不上實現(xiàn)檔案管理信息化。 轉(zhuǎn)

三、幾點應(yīng)對方法

文書檔案的信息化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應(yīng)用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點應(yīng)對方法。

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

第7篇：文書檔案的管理范文

電視臺文書檔案是指已經(jīng)辦理完成的、具有留存價值的的文書，指用文字、圖片、表格等形式記錄的黨務(wù)工作及行政工作的信息材料。文書檔案具有基礎(chǔ)性、前瞻性、規(guī)范性、綜合性和服務(wù)性，文書檔案與其管理工作有著十分密切的聯(lián)系，檔案管理工作不但要做好檔案的常規(guī)維護和保管工作，還要了解文書檔案的歸檔范圍、歸檔要求，同時要熟練掌握檔案的保密、統(tǒng)計和移交等相關(guān)工作流程，對于檔案的借用、傳閱、返還等工作程序要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)手續(xù)。

二、文書檔案的特點和意義

電視臺文書管理工作要有序開展，健全的檔案管理制度是基礎(chǔ)，也是工作的重心和目標(biāo)。管理涉及到文書工作的很多方面，包括文書材料的立卷、收集、整理、統(tǒng)計、信息檢索、保密等都是管理的范圍。文書檔案是電視臺的行政管理和經(jīng)營中非常重要的信息資料，它記錄的是電視臺在運轉(zhuǎn)中的真實狀況，是電視臺歷史的記載，有一定的憑證作用，可用作宣傳教育材料，同時便于電視臺對現(xiàn)階段工作進行總結(jié)，以及對今后的發(fā)展方向提供參考依據(jù)，為電視臺的日常工作運轉(zhuǎn)及領(lǐng)導(dǎo)者決策提供必要信息，是實現(xiàn)科學(xué)管理的基礎(chǔ)條件，所以文書檔案的重要性不可忽視。文書檔案管理工作是單位正常運轉(zhuǎn)中不可忽略的重要環(huán)節(jié)，研究發(fā)現(xiàn)，文書從業(yè)人員的素質(zhì)是檔案管理工作質(zhì)量的重要影響因素。檔案管理工作要求文書人員具有關(guān)于國家有關(guān)政策、法規(guī)方面，檔案管理專業(yè)方面以及信息保密處理方面的專業(yè)知識，所以想要在檔案管理工作上取得成效，一定要注意對文書人員的素質(zhì)的考量，而且文書檔案的重要性也決定了加強檔案管理工作必須逐步開展，這是促進電視臺科學(xué)發(fā)展的必要條件?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，進一步促進了檔案信息管理逐步向無紙化辦公過度，已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)檔案管理模式，成為電視臺信息化管理的趨勢，利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)平臺，做到檔案資料的收發(fā)、鑒別、歸檔、傳遞等，提高資料整理效率，能實現(xiàn)資源共享，同時能掌控信息動態(tài)，避免重復(fù)勞動，很大程度上提高了檔案管理工作效率，而且無紙化辦公不但節(jié)約時間同時節(jié)約空間，減少成本費用，增加電視臺效益。

三、當(dāng)前文書檔案存在的問題

（一）文書檔案管理人員綜合素質(zhì)需提升。文書檔案內(nèi)容涉及面較廣，內(nèi)容可能涉及多領(lǐng)域?qū)I(yè)知識，工作內(nèi)容不僅單調(diào)而且繁瑣，尤其現(xiàn)代社會信息化的發(fā)展，要求文書在寫作能力方面要有專業(yè)的水平，要具備文書檔案管理的理論知識、專業(yè)技能知識及實際操作熟練度等，還要緊跟時展方向，適應(yīng)創(chuàng)新變革，想要成為合格的綜合型人才，在掌握寫作及檔案業(yè)務(wù)的同時還要補充其他學(xué)科比如計算機、文學(xué)歷史、攝影、廣告設(shè)計、檔案法、外文、廣播電視等方面的知識，檔案管理人員的綜合素質(zhì)達標(biāo)，才能真正有效地提升電視臺文化檔案軟實力，是文書檔案管理機制科學(xué)、有序開展的基礎(chǔ)。

（二）文書檔案管理仍需規(guī)范，方法不夠豐富。就現(xiàn)下電視臺的文書檔案管理工作而言，能夠完成基礎(chǔ)工作，但是規(guī)范度不夠，檢索、服務(wù)等質(zhì)量較差，工作效率不高，已經(jīng)開始落后于電視臺現(xiàn)代化信息管理，不利于電視臺發(fā)展。

（三）電子文書檔案的安全系數(shù)較低。電子檔案尤其優(yōu)勢，但是缺點也很突出，電子檔案方便進行改動，有時候也很難辨別文件的真?zhèn)?，另外，網(wǎng)絡(luò)平臺是個開放性的平臺，保密性差，而且有出現(xiàn)系統(tǒng)故障及被電腦病毒感染或黑客侵入的風(fēng)險，有隨時丟失文件的可能，這些文件信息丟失的影響是無法估量的，甚至?xí)o電視臺的運轉(zhuǎn)帶來巨大問題。

四、提高文書檔案管理水平的思考

（一）強化管理意識。文書檔案管理人員首先要有檔案管理意識，有較好的職業(yè)道德和素養(yǎng)，工作態(tài)度要積極認(rèn)真，對自己所從事的工作有充分的了解，電視臺更要重視對檔案管理的投入，來激勵員工的積極性，在資金方面，要加大投資力度，改善硬件設(shè)施，根據(jù)相關(guān)法律及電視臺的規(guī)章制度，完善各項制度建設(shè)，使各個環(huán)節(jié)的工作有章可循、有法可依，有效利用監(jiān)督機制，切實做好管理工作。

（二）進一步提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要重視對文書檔案管理人員的法律法規(guī)、專業(yè)技能的培訓(xùn)，將學(xué)習(xí)培訓(xùn)作為員工日常工作的一部分，不斷地學(xué)習(xí)相關(guān)知識，不斷提升其綜合能力，只有從業(yè)人員的水平提高了，才能保證檔案管理工作的持續(xù)開展，這是基礎(chǔ)也是前提，是影響電視臺檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展的重要因素之一。單單公司內(nèi)的培訓(xùn)是不夠的，要爭取機會參加行業(yè)學(xué)術(shù)研討會，了解本行業(yè)現(xiàn)狀，新理論的發(fā)展及新技術(shù)的應(yīng)用，研究探討其他同行管理的先進經(jīng)驗及未來發(fā)展方向，對比原因，改善管理，爭取發(fā)展成行業(yè)領(lǐng)先，不斷提高管理標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)習(xí)新理念，達到更高的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合電視臺實際工作需要，切實加強文書檔案管理工作。

（三）建立紙質(zhì)、電子文書檔案雙保險機制。充分分析紙質(zhì)檔案及電子檔案的優(yōu)缺點，保證檔案的備案、查閱，建立雙保險機制。有手寫痕跡的特殊文件要進行掃描上傳，最為電子檔案備案，一般電子文件要上傳到電視臺信息系統(tǒng)平臺，提供網(wǎng)絡(luò)借閱服務(wù)，電子檔案的查閱相對較便捷。電子檔案也不是隨意授權(quán)借閱，需要按照密級劃分，進行管理，管理人員要定期進行備份，要加強對電子平臺的日常維護和檢查，避免被電腦病毒襲擊，要保證檔案的真實性、機密性、安全性和長久性。

第8篇：文書檔案的管理范文

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；文書檔案；管理；特點；現(xiàn)狀；策略

近年來，醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院在經(jīng)營管理工作中所面臨的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境發(fā)生了較大的變化，這就對醫(yī)院的管理工作提出了更高的要求。醫(yī)院公文檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的基礎(chǔ)性工作，醫(yī)院文書檔案是對醫(yī)院發(fā)展歷史的重要記載，是確保醫(yī)院能夠良性發(fā)展的重要信息依據(jù)，這就對文書檔案的完整性提出了更高的要求。因此，需要強化醫(yī)院文書檔案的管理工作，使其為醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展起到重要的保障作用。

一、醫(yī)院文書檔案管理的特點

醫(yī)院文書檔案不僅記載著醫(yī)院的發(fā)展史，更是醫(yī)院重要事件與公文活動資料的匯總，因此在醫(yī)院發(fā)展和管理工作中發(fā)揮著非常重要的作用。新時期醫(yī)院文書檔案管理工作具有以下特點：

（一）規(guī)范性。文書檔案多以領(lǐng)導(dǎo)部門的公文為主，因此在管理工作中需要嚴(yán)格對公文的類型、檢查和傳遞等方面進行嚴(yán)格規(guī)定，確保實現(xiàn)對公文的規(guī)范性管理。

（二）服務(wù)性。醫(yī)院文書檔案作為醫(yī)院及部門各項決策的重要依據(jù)和參考，其具有較強的服務(wù)性，因此需要在文書檔案管理工作中更好的對其服務(wù)性進行重視，進一步對文書檔案管理工作進行優(yōu)化，提供工作效率，從而更好的為患者提供便利的查詢服務(wù)。

（三）保密性。文書檔案是對醫(yī)院重要事件的真實記錄，同時也是各項公文活動資料的匯總，可以說醫(yī)院內(nèi)部的許多重要信息都會由文書檔案記錄下來，這些信息作為醫(yī)院的內(nèi)部信息資料，具有一定的保密性，一旦發(fā)生信息的泄露，則會對醫(yī)院帶來不良的影響，不利于醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展。

二、當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理基礎(chǔ)較差

長期以來醫(yī)院文書檔案管理都處于封閉的狀態(tài)，更重視于保管工作。而且不同時期對文書檔案管理質(zhì)量要求也不同，檔案缺乏統(tǒng)一的整理規(guī)則，再加在醫(yī)院發(fā)展過程中，對檔案工作缺乏重視，經(jīng)費嚴(yán)重不足，檔案管理人員整體素質(zhì)較低，這就導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理基礎(chǔ)較差，不利于各項檔案工作的順利開展。

（二）文書工作與文書檔案工作脫節(jié)

在醫(yī)院管理工作中，文書和檔案處于分塊管理的狀態(tài)，這就導(dǎo)致文書工作與檔案工作存在許多脫節(jié)的情況，無法實現(xiàn)有效的銜接。同時醫(yī)院文書人員由于自身檔案意識淡薄，在日常工作中，往往存在著不能及時進行收集，收集范圍不明確等問題，同時還存在著用紙、裝訂、附件、辦理程序及編號不規(guī)范等情況，文書處理的質(zhì)量不高，這就文書檔案收集工作的質(zhì)量帶來了較大的影響，不利于文書檔案利用工作的開展，同時還會對文件價值鑒定及文件之間的有機聯(lián)系帶來較大的影響。

（三）文書檔案管理意識不強

文書檔案管理工作需要由文書人員和檔案管理人員共同完成，但在實際工作中，文書人員自身檔案意識淡薄，檔案人員也沒有履行對文書人員的指導(dǎo)和監(jiān)管職責(zé)，這就導(dǎo)致文書檔案存在許多不規(guī)范的地方，不利于文書檔案管理工作的開展。

（四）文書檔案管理不規(guī)范

醫(yī)院發(fā)展過程中，對于文書檔案的歸檔一直沒有明確其范圍，這就導(dǎo)致工作人員對于文書檔案歸檔界限在認(rèn)識上較為模糊，在實際工作中，檔案不能及時歸檔的現(xiàn)象較為常見，檔案極易發(fā)生毀損和丟失。同時在當(dāng)前文書檔案管理工作中信息化技術(shù)應(yīng)用水平不高，管理手段較為落后，這就導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案在檢索、查閱過程中受到諸多的制約，對檔案的服務(wù)性帶來不利影響。

二、新時期提高醫(yī)院文書檔案管理水平的策略

（一）提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識

醫(yī)院應(yīng)該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識。從醫(yī)院管理角度來講，重視文書檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起，只有領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識，才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學(xué)管理意識。在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中，醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運用計算機技術(shù)強化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理，既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助，又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓。所以，作為文書檔案管理者，應(yīng)該具有高度服務(wù)意識，認(rèn)真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案，加強檔案的匯編與分類工作，讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。

（二）優(yōu)化文書檔案管理工作

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下，醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進行，在目前形勢下，醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來提高工作效率，以促進文書檔案管理科學(xué)化。醫(yī)院應(yīng)該完善文書檔案信息管理系統(tǒng)，利用計算機、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容，對文書檔案的全文進行掃描存入，對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索，以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源，節(jié)省檢索時間，將檢索中的認(rèn)為失誤率降低，保證檢索準(zhǔn)確率，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。

（三）以制度保證醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量

規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化的重要保證。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局的管理政策，從自身的實際情況出發(fā)，對文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時間進行明確規(guī)定，通過正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限，使醫(yī)院文書檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況。加強文書檔案管理的工作執(zhí)行力，使文書檔案管理切實為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書檔案管理制度落到實處，院長牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)、檔案管理部門逐級負責(zé)，加強文書檔案管理的監(jiān)督考核，以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。

（四）提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì)

醫(yī)院需要全面加強檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)，通過講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過現(xiàn)代化的新管理方法來落實文書檔案管理，同時可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來優(yōu)化文書檔案管理效率，使文書檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進行。

三、結(jié)束語

加強醫(yī)院文書檔案的管理，不僅需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對此項工作給予高度重視，加大資金投入，同時，檔案部門要加大對專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，全方位提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)；另一方面，要加強醫(yī)院內(nèi)部各部門間的管理與溝通，充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改進服務(wù)方式和手段，真正實現(xiàn)文書檔案管理的飛躍。

參考文獻

[1]張愛曾.醫(yī)院文書檔案管理和利用[J].中國社區(qū)醫(yī)師，2014（10）：56.

第9篇：文書檔案的管理范文

1 文書檔案管理工作的概況

1.1 文書檔案管理工作的背景情況

在我國不斷的發(fā)展過程中，文書檔案管理工作是一項必不可少的工作內(nèi)容，我國的文書檔案管理工作在不斷地進行著。傳統(tǒng)的文書管理工作是指建立一個相關(guān)的部門通過事件的發(fā)生從而記錄下來，進行封存。但是，這樣會存在一些弊端，導(dǎo)致一些文書檔案在保存過程中遭到破壞。因此，相關(guān)的管理部門需要加強管理工作，在檔案的分類管理上解決問題。文書檔案工作對于我國的發(fā)展有著重要的意義，盡管現(xiàn)在我國的文書檔案工作還存在著不足，但我們找到了解決的問題的辦法。希望在工作中能夠認(rèn)真的落實優(yōu)化方案，使文書檔案管理工作得到更好的發(fā)展。（1）

1.2 文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

通過一些案例分析來了解現(xiàn)狀和問題

（1）滯后表現(xiàn)

在時展的步伐下，各種制度都在不斷創(chuàng)新，但在企業(yè)的管理制度方面，特別是對文書檔案管理的工作，卻不能得到及時的改進。而且文書檔案的管理忽視了他在工作上與其他部門工作的連貫性，明顯滯后于當(dāng)前發(fā)展的腳步。

（2）檢索效率不高

文書檔案檢索有手工檢索、計算機檢索，檔案進行歸類整理后，存在著處于放置狀態(tài)。并且，檔案的檢索方式大多屬于手工檢索。但是，在檔案的數(shù)量不斷的增加下，檢索的效率將會越來越慢。況且，計算機的檢索需要耗費大量的人力和物力，需要文書檔案管理人員技術(shù)上的支持，這樣會浪費大量的時間。

（3）管理人員的專業(yè)知識和技能有待提高

目前文書檔案管理工作得不到重視，導(dǎo)致在各個企業(yè)單位缺乏專業(yè)的技術(shù)人員。并且，許多工作人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，并且沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，所以對檔案的歸類整理和編碼放置等都不熟練，使工作效率和工作質(zhì)量明顯降低。在當(dāng)前信息化?r代，檔案管理人員不但要有專業(yè)技能，而且需要熟練各種各樣的計算機應(yīng)用。這樣，在檔案管理工作人員努力下，才會把文書檔案的管理工作做的更加完善。（2）

1.3 文書檔案管理工作的必要性

文書管理工作是記錄的內(nèi)容是對我國發(fā)展研究的重要依據(jù)，我國的文書管理工作對我國發(fā)展具有重大意義。而它不僅是記錄對現(xiàn)階段我國所發(fā)生的事件，更是對將過去的文書檔案進行整理和分析，使過去檔案中所欠缺的部分得到補充，努力從檔案中找出缺少的部分，完善文書檔案的內(nèi)容。在對我國的歷史記錄分析中，根據(jù)以往的案例發(fā)現(xiàn)它的不足之處，并尋找新的方式，避免相同或類似的錯誤再次發(fā)生。只有這樣才能有所收獲、有所進步，使我國在發(fā)展的道路上越走越遠。

2 我國文書檔案管理工作的優(yōu)化方案

2.1 需要優(yōu)化文書檔案管理制度

許多傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在問題，需要在下一階段有待提高。文書檔案的管理是以時間為分界線進行大量的檔案的管理存放工作，雖然這種方式易行，但是因為整理存放的文書檔案數(shù)量太多，使其太過于籠統(tǒng)化，在日后的查找中存在著巨大的困難。因此需要進行細致分類，然后根據(jù)事件的類型進一步的分類，使所有的文書檔案得到有序的存放。在管理人員管理制度中，規(guī)定所有人員的工作內(nèi)容，沒有對所有的工作項目進行分配，這樣存在大量問題，導(dǎo)致有些工作項目中工作人員過多，造成資源的浪費。因此在對文書管理人員進行管理優(yōu)化時，應(yīng)該使每一項工作都要高效有序地進行，使每名文書檔案管理人員都做好分內(nèi)的事情。 （3）

2.2 要有培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

在新時代下，我們要對所有工作者有很高的要求，所以，文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要加大提高。我們需要適應(yīng)科學(xué)化對的管理要求，使大部分的事業(yè)單位和國企在新形勢下進行大力創(chuàng)新，分類管理主抓建設(shè)的大制度?，F(xiàn)如今，要想更好的發(fā)展，就必須進行不斷的學(xué)習(xí)，這樣才能提高工作能力、對事物的分析能力。因此對于現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，需要在工作的過程中不斷的學(xué)習(xí)新事物，對文書檔案要有相當(dāng)?shù)牧私?，這樣有助于工作的得以順利進行。對現(xiàn)代化的技術(shù)手段的學(xué)習(xí)要十分重視，使這些技術(shù)在日后的工作過程中得到合理的應(yīng)用。

2.3 利用現(xiàn)代化技術(shù)進行管理工作

所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺是一個共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進行。

3 文書檔案管理工作中的創(chuàng)新措施

3.1 對管理理念的創(chuàng)新

文書檔案管理理念的創(chuàng)新是工作的關(guān)鍵。文書檔案管理的工作人員需要及時的更新思想，跟隨時代的潮流，總結(jié)經(jīng)驗與不足，學(xué)習(xí)新型的管理模式，以積極向上的學(xué)習(xí)姿態(tài)應(yīng)對文書檔案管理工作進行創(chuàng)新。同時，在文書檔案管理的創(chuàng)新上，應(yīng)該遵守以大局為重的原則，堅持以企業(yè)的利益為中心。而且文書檔案管理上還必須要有宣傳的意識，檔案管理工作并不是單個部門的工作，我們需要合理的對檔案管理進行宣傳，使更多的人參與到檔案管理的工作上去。（4）

3.2 對管理形式的創(chuàng)新

信息時代使文書檔案管理工作有了一定的挑戰(zhàn)。因此我們需要從文書檔案的管理手段上進行創(chuàng)新。要對文書檔案的信息化進行管理，并在此基礎(chǔ)上提升對文書檔案管理的安全性。因此，在輸入過程中，應(yīng)采用更加先進的技術(shù)省去人工的輸入麻煩。建立檔案管理的系統(tǒng)，在創(chuàng)新的過程中，根據(jù)單位發(fā)展的實際需要，在原有的管理制度基礎(chǔ)上進行改革創(chuàng)新，使以前存在的不完善的地方能夠得到彌補。

3.3 完善文書與檔案工作的銜接

文書檔案的利用價值都來自于各個部門，文書檔案工作因為信息化加大，從而將面臨新的技術(shù)環(huán)境。因此，我們要積極主動的與各部門進行溝通和交流，了解各部門工作的內(nèi)容和進展。還需要在日常整理檔案中發(fā)現(xiàn)它的不足之處，及時與各部門進行聯(lián)系。在建設(shè)遠程互動平臺及局域網(wǎng)方面的不斷推進下，也取得了不同程度的發(fā)展。所以，我們應(yīng)該保證制度建設(shè)與現(xiàn)代社會發(fā)展需求的相適應(yīng)性，提高制度創(chuàng)新的有效性。（5）