文書檔案管理體會

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【摘要】現(xiàn)在電子辦公越來越普遍，一方面可以提高工作效率，降低工作強度，另一方面也可以保證各項資料管理應用的安全性與高效性。基于電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理工作，需要從實際情況出發(fā)，總結(jié)存在的問題和不足，然后有針對性的來采取措施進行應對和優(yōu)化，爭取充分發(fā)揮出電子辦公的優(yōu)勢，達到最佳辦公效果。

【關鍵詞】電子辦公；文書檔案；管理策略

1引言

相比傳統(tǒng)的工作模式，基于電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理具有更強的技術性與適應性有點，可以就檔案建設、管理、開發(fā)、利用等整個流程的各個環(huán)節(jié)來進行優(yōu)化，以通訊技術、網(wǎng)絡技術等作為支持，確保文書檔案內(nèi)容的完整性與安全性，以現(xiàn)代化手段來實現(xiàn)文書檔案信息的數(shù)字化收集、存儲與傳送，為實際生產(chǎn)運營提供可靠支持。

2電子辦公環(huán)境下文書檔案管理現(xiàn)存不足

2.1工作意識未改變

醫(yī)院檔案的特點是量大且專業(yè)性強，對其進行管理，最為重要的一點就是在保證工作效率的同時，保證文書檔案內(nèi)容的完整性與真實性，以及檔案資料的安全性?，F(xiàn)在醫(yī)院文書檔案逐漸落實了電子辦公，相比傳統(tǒng)的手工管理，電子管理效率更高。但是從整體上來講，因為相關領域起步較晚，與發(fā)達國家相比，我國電子辦公環(huán)境下文書檔案管理意識并不深入，依然存在部分文件采用的為封閉或半封閉的管理方式[1]。在傳統(tǒng)思想意識的限制下，相關管理技術更新緩慢，缺乏專業(yè)經(jīng)驗作為支持，進而從根本上對文書檔案管理效果產(chǎn)生了影響。

2.2專業(yè)技術水平低

文書檔案電子化管理的前提是電子信息技術的靈活應用，面對日益增多的醫(yī)院文書檔案資料，想要保證高效的工作質(zhì)量，務必要保證所用技術的較高適應性與有效性，能夠?qū)ξ臅鴻n案資料進行全面收集、存儲、分析、管理與應用，促進醫(yī)院運營管理工作的進一步發(fā)展。但是對于電子辦公來講，涉及到的技術以及理論復雜度較高，管理人員想要在短時間內(nèi)熟練掌握相關技術將要面臨較大的困難。并且，基于醫(yī)院工作的特殊性，文書檔案資料必須要保證其真實性與完整性，信息技術的應用效果起到了至關重要的影響。目前我國相關技術的開發(fā)與應用上還存在較大的不足，在很大程度上限制了電子辦公的質(zhì)量。

2.3管理標準不完善

針對文書檔案管理工作特點和要求，以滿足實際工作需求為根本，制定具有針對性的標準規(guī)范，來為整個管理工作的開展提供依據(jù)與支持。雖然我國文書檔案管理相關流程已經(jīng)比較完善，但是對于應用年限較短的電子辦公來講依然缺乏統(tǒng)一的標準，而導致管理質(zhì)量良莠不齊。文書檔案電子管理標準，需要就書寫、錄入、保存等環(huán)節(jié)進行指導，并對文書檔案資料收集、管理、使用等多個環(huán)節(jié)來制定明確標準，保證管理工作執(zhí)行的科學性與有效性。

3電子辦公環(huán)境下文書檔案管理優(yōu)化策略

3.1調(diào)整工作理念

為充分利用電子辦公環(huán)境的優(yōu)勢，進一步提高醫(yī)院文書檔案管理綜合效率，首先要做的就是要對傳統(tǒng)工作理念和思想意識進行轉(zhuǎn)變，遵循時展趨勢，樹立信息化、數(shù)字化管理理念[2]。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，信息化時代下的文書檔案管理模式得到了更新，以信息技術作為支持，以計算機網(wǎng)絡作為載體，實現(xiàn)文書檔案資料的收集、存儲、管理以及應用，在保證檔案資料安全管理的同時，便于后期的調(diào)查應用。數(shù)字化管理模式的建立，可以將電子辦公、區(qū)域電子政務、醫(yī)院信息化建設等進行融合，在單位內(nèi)部建立一個完整的系統(tǒng)，便于對日常工作產(chǎn)生的文書檔案資料進行收集和整理，為后期的各項工作開展提供保障。

3.2完善規(guī)范標準

計算機技術與信息網(wǎng)絡技術現(xiàn)在被廣泛的應用到各個領域中，尤其是在醫(yī)院文書檔案管理中的應用，能夠推動整個管理工作向科學化方向發(fā)展?，F(xiàn)在文書檔案載體呈現(xiàn)多樣化，與傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案相比靈活性更高，相應的傳統(tǒng)規(guī)范標準已經(jīng)無法滿足實際需求，還需要根據(jù)電子辦公特點和要求，在原有基礎上來對規(guī)范標準進行補充完善。應對電子檔案建立過程進行嚴格規(guī)范，確定相關標準條件，保證文書檔案資料內(nèi)容以及形式的規(guī)范化，便于后期的管理與應用。并且，修訂完善相關制度，用于配合文書檔案管理工作的持續(xù)化、制度化、規(guī)范化發(fā)展，從根本上來提高工作執(zhí)行的有效性。

3.3檔案信息共享

相比傳統(tǒng)的管理方式，對文書檔案采用電子辦公的目的之一就是實現(xiàn)信息共享，以電子文書檔案資料為基礎，推動醫(yī)院運營管理工作的高效進行。應在原有工作基礎上進行總結(jié)，建立完善的文書檔案電子化網(wǎng)絡體系，根據(jù)統(tǒng)一、規(guī)范的標準來對文書檔案信息格式進行管理，并且實現(xiàn)軟件程序的一體化[3]。要求各個部門之間應保持良好的共享關系，根據(jù)統(tǒng)一的文書檔案管理標準，在內(nèi)部實現(xiàn)所有資料信息的共享，將信息網(wǎng)絡的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

3.4完善基礎建設

很多醫(yī)院文書檔案電子化管理效率低下的主要限制原因就是基礎建設程度低，還需要在現(xiàn)有基礎上來不斷進行完善。以局域網(wǎng)文書檔案管理作為基礎，深入完成相關技術軟件的基礎建設，建立完善文書檔案管理信息基礎系統(tǒng)，結(jié)合現(xiàn)有的信息技術手段來實現(xiàn)管理工作的自動化與數(shù)字化發(fā)展。同時，加強對電子檔案管理與辦公流程、政府部門信息網(wǎng)絡的聯(lián)系，進一步推動信息共享的實現(xiàn)。并且，在日常管理工作中，還需要做好軟件的更新與管理，真正實現(xiàn)高效、快速的檔案管理。

4結(jié)語

電子辦公環(huán)境下，文書檔案信息化管理勢在必行，相比傳統(tǒng)的管理模式，電子化與信息化管理具有更高的效率。面對現(xiàn)存的不足和缺陷，應給予實際需求來進行分析，且有的放矢的采取措施進行調(diào)整與優(yōu)化，保證進一步推動文書檔案電子管理工作的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]齊曉磊.電子辦公環(huán)境下文書檔案的管理分析[J].辦公室業(yè)務，2017(21):88.

[2]劉文婧.基于電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理[J].赤子(上中旬)，2017(03):142.

[3]王輝.電子辦公環(huán)境下文書檔案的管理分析[J].管理觀察，2016(20):117-119

作者：沈曉紅 單位：山東省青島市城陽區(qū)第二人民醫(yī)院