加強房地產檔案管理研究

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一、房地產檔案的重要性

1.房地產檔案具備較強的法律效力，有利于處理交易后產生的糾紛。房地產檔案涵蓋了較為豐富的內容，包括房地產建設過程中的相關證明材料，里面的所有材料都要經過相關部門的審核，具有一定的權威性，一旦發(fā)生糾紛，可以作為雙方解決問題的重要參考依據。房地產檔案信息的全面性，也充分體現(xiàn)了房地產檔案的價值，其真實可靠性受到法律的保護。房地產檔案歸檔范圍廣泛，時間跨度較長，涉及部門較多，在數據齊全的情況下，價值利用也大，對社會經濟發(fā)展的作用也日益凸顯。2.房地產檔案是政府部門制定城市規(guī)劃發(fā)展的重要參考依據。房地產檔案信息齊全且精準，記錄了城市建筑的歷史特點，有一定的借鑒意義，為城市建筑、傳統(tǒng)文化的傳承提供幫助，有利于規(guī)劃部門掌握準確的數據，梳理城市建筑的歷史脈絡，制定科學合理的規(guī)劃。政府部門可以從房地產檔案中吸取精華，取長補短，在繼承優(yōu)秀傳統(tǒng)的基礎上，開展卓有成效的創(chuàng)新研究工作，從而作出更有效的判斷。隨著城市發(fā)展的日新月異，政府部門在制定城市建筑規(guī)劃、開展論證工作時，都對房地產檔案的歷史信息給予了足夠的重視。3.房地產檔案能夠保護房產擁有者的合法權益。房地產檔案是房產擁有者重要的支撐材料，也是房產證丟失后唯一的證明材料，其重要性不言而喻。由于具有較強的法律效力，所以它是神圣不可侵犯的，能夠很好地保障房產擁有者支配和使用自身財產的合法權益。房產擁有者進行房產交易、評估、抵押等活動時，房地產檔案都可以有力地支持房產擁有者的一切合法行為，使其合法權益不受到任何的損害。尤其是當雙方爭執(zhí)不下時，可以很好地起到保障房產擁有者合法權益的作用。

二、房地產檔案管理面臨的問題

1.檔案管理人員的綜合素質不高，欠缺一支專業(yè)化的管理隊伍。檔案管理人員的素質高低直接影響到房地產檔案的歸檔、查詢等水平，決定了檔案管理的質量高低。目前，很多房地產檔案管理人員的學歷偏低，且沒有經過系統(tǒng)化的培訓，不能熟練掌握計算機技術專業(yè)化管理水平不高，檔案的信息化建設能力不足，思想上也沒有足夠的重視，因此，不能開展行之有效的科學化管理，嚴重降低了檔案管理的工作效率，不利于檔案科學化管理水平的提升。2.房地產檔案內容載體比較單一，檔案的存在形式無法適應時代的需求。由于歷史的原因，很多檔案都局限于文字資料，對于拆遷審批、房屋糾紛和房產的影像等重要信息，都不能很詳細地記錄，無法滿足廣大用戶的需求，加上不能很有效地加以保管，導致很多房地產檔案信息不夠具體和完整。房地產檔案在得不到有效管理的情況下，其抗風險能力也會隨之降低，一旦發(fā)生天災人禍或者遇到不可抗力的情況，就會遭受到破壞性的打擊，資料也會因為保存單一的緣故而損失殆盡。3.房地產檔案的利用率不高，價值無法得到凸顯。檔案只有得到經常性的利用，才能不斷更新，不斷增加內容，從而有效地提升檔案的價值和作用。但是在實際情況中，大部分的檔案處于堆積狀態(tài)，沒有人查詢，沒有得到充分的利用和開發(fā)，無法發(fā)揮出真正的優(yōu)勢和價值。檔案管理人員也沒有與時俱進的意識，沒有主動去開發(fā)房地產檔案的功能、發(fā)揮其作用，因此，極大限制了房地產檔案在實際工作中的作用發(fā)揮，也降低了檔案的利用率，使其隱藏的很多重要價值無法得到充分的展現(xiàn)。4.房地產檔案管理信息化體系不夠完善。很多單位雖然將開發(fā)檔案的信息化管理技術提上議事日程，但是還處于摸索的階段，對檔案信息化管理技術的各項優(yōu)勢了解不足，加上對信息化各項設施投入不夠，沒有管理人員培訓計劃，沒有建立科學合理的制度規(guī)定，對房地產資源的整理和歸檔不到位，種種因素導致了房地產檔案管理信息化體系無法建設到位?？茖W的檢索系統(tǒng)沒有建立，也大大制約了房地產檔案朝著利好的方向發(fā)展，與新形勢下房地產檔案信息化建設要求相違背。

三、加強房地產檔案管理的對策

1.加強工匠精神的宣傳，提高檔案管理人員的綜合素質。組織檔案管理人員開展工匠精神培訓學習，加強對工匠精神內涵的深入學習，讓每一個人做到將其內化于心外化于行，對工匠精神有深刻的領會，并融入自己的業(yè)務工作中。只有當檔案管理人員真正做到用工匠精神武裝自己，凡事都追求完美，做到精益求精，才能進一步提升檔案管理的水平。加強檔案管理人員的業(yè)務素質培訓，著重提升法律法規(guī)知識運用、計算機基礎應用等方面的能力，使檔案管理人員既知法懂法，又具備熟練的實際操作能力，成為檔案管理的中流砥柱。加強檔案管理隊伍建設，重視檔案管理人員職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)的培育，注重專業(yè)能力的提升，灌輸檔案管理工作高于一切的意識，做到從內心接受、喜愛檔案管理工作崗位，愿意為檔案管理奉獻終身，加強管理能力的培養(yǎng)，注重老中青梯隊建設，為房地產檔案管理事業(yè)的發(fā)展積累寶貴的人才資源。2.創(chuàng)新檔案的載體，豐富檔案的收集功能。檔案管理人員要拓寬知識面，做到熟練掌握現(xiàn)代先進技術，并將其應用于房地產檔案信息的收集工作中，不斷創(chuàng)新工作方式方法，既做到質的提升，又有量的變化。通過熟練掌握計算機技術、音頻技術，對檔案信息進行包裝護理，既讓檔案的質量得到有效的提高，又可以使檔案的內容更為生動、形象、直觀，更易于為客戶所接受，也便于歸檔、整理、查詢。要不斷拓寬檔案信息的收集渠道，多角度、多層面開展檔案的收集工作，做到檔案資料的完整性和豐富性相統(tǒng)一。要充分評估檔案管理中遇到的風險因素，制定出相應的對策，以應對突發(fā)狀況，保證檔案的抗風險能力。要落實電子歸檔和備份制度在檔案管理中的建設，在整理紙質資料的基礎上，對所有資料進行相應的電子歸檔和備份，保證資料的永久性保存，既實現(xiàn)歸檔、整理的便利性，又實現(xiàn)檔案查詢的快捷性，使檔案的管理建設朝信息化邁出堅實的一步。3.重視檔案的開發(fā)和利用，提升檔案的價值。要把檔案資源的開發(fā)與推廣利用作為檔案管理工作的重要一環(huán)，給予其足夠的重視，使檔案的價值得到充分的展現(xiàn)，并保持持久不衰的生命力。要建立開放式的資源平臺，方便政府、企業(yè)或者個人的查詢，在檔案管理中充分運用網絡技術的優(yōu)勢，達到檔案資源共享的目的，從而實現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)，檔案的價值也在這一過程中得到最大化。進一步完善房地產檔案的查詢系統(tǒng)，建立方便快捷高效的檔案檢索查詢系統(tǒng)，建立分門別類、多層次的檢索體系，方便用戶的查詢，提高工作的效率。要確保檔案信息的數據與實際情況保持一致，做到不斷更新檔案檢索查詢系統(tǒng)的數據，既保證數據的一致性，又保證數據的準確性，從而實現(xiàn)檔案的權威性。要不斷提升檔案的利用率，通過提高日常的歸檔整理速度以及檔案查詢速度，使房地產檔案的利用率得到有效的提升。4.完善檔案系統(tǒng)，加強檔案信息化體系建設。要在檔案管理中開展現(xiàn)代化和信息化建設，建立先進的數據錄入系統(tǒng)和查詢檢索系統(tǒng)，著眼于推廣和普及先進的信息化技術和網絡技術，進一步提高檔案工作的質量和效率。要加強檔案管理軟硬件的提升，注重管理人員信息化能力的提升，實現(xiàn)制度上墻、技術上手的目標，確保檔案管理工作隨著時代的進步不斷前進。要加強檔案管理人員的培訓，做到熟練掌握信息化系統(tǒng)操作，既保證設備的先進性，又做到技術人才的管理水平上一個臺階，使設備與人才都能做到與時俱進，都實現(xiàn)質的飛躍，為保證房地產檔案適應社會發(fā)展奠定堅實的基礎。要加強檔案各項管理系統(tǒng)的安全性能研究，建立房地產信息安全系統(tǒng)，在確保信息覆蓋面廣的基礎上，做好房地產檔案信息的保密工作，以及實現(xiàn)房地產檔案信息的共建共享，從而有效地提升檔案信息化水平。房地產檔案管理工作需要隨著時代的發(fā)展，不斷調整自己的角色，通過自身由內而外的變革，融會貫通新房屋管理時代工匠精神，才能更好推動社會經濟的發(fā)展，發(fā)揮更大的促進作用。房地產檔案管理部門要結合工匠精神，提高檔案管理人員的綜合素質，創(chuàng)新檔案的載體，重視檔案的利用，加強檔案的信息化建設，從而實現(xiàn)檔案工作軟硬件齊上新臺階，真正做到提高檔案工作效率、實現(xiàn)檔案價值的最大化。

作者：肖勸治 單位：泉州市不動產交易登記檔案館