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醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制信息化建設

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醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制信息化建設

摘要:HRP平臺即醫(yī)院資源規(guī)劃平臺,是醫(yī)院引入的基于企業(yè)資源計劃的成功管理思想以及技術指導,主要在信息技術基礎上開展工作,以醫(yī)院的資源為管理對象,是醫(yī)院運營的目標與方向?;诖?,以HRP平臺為依托,進行信息化建設,在HRP平臺中嵌入“合同管理系統(tǒng)”,達到加強醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制的目的,進而有效進行合同管理,降低合同管理風險,避免醫(yī)院的利益受到損失。

關鍵詞:HRP平臺醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制信息化

一、醫(yī)院傳統(tǒng)合同管理情況

醫(yī)院傳統(tǒng)合同管理主要以紙質(zhì)文檔的扭轉(zhuǎn)和保存為基礎。由各部門負責草擬合同,會同相關部門(采購、審計、財務等)對合同的完備性、合法性、可操作性等進行審核,審核無誤的合同再由各級領導簽字確認并加蓋合同專用章或公章。至此,合同正式成立生效并進入履約環(huán)節(jié)。當醫(yī)院需按合同約定履行付款義務時,由各部門的經(jīng)辦人員負責填寫報銷單并完成簽字付款流程后交財務部付款。這種醫(yī)院傳統(tǒng)的合同管理模式,存在諸多弊端,比如:1.合同流轉(zhuǎn)的過程中經(jīng)手人員多時間長,無法及時查詢某一份合同所處的狀態(tài),導致合同簽訂的效率低下;2.無專門的部門對合同進行內(nèi)容登記、統(tǒng)一的編號、歸檔,無法提供精細化的查詢和統(tǒng);3.在后期合同履行的過程中常會出現(xiàn)因各種原因需變更原合同條款的情況,傳統(tǒng)合同管理由于均采用手工記錄,合同變更不留痕跡,給后期再查詢原始合同留下隱患。

二、基于HRP平臺的醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制信息化建設

(一)加強合同效期預警管理

在HRP平臺下,加強合同效期預警管理,是加強合同管理內(nèi)部控制信息化建設的關鍵措施,注重合同效期預警管理,是內(nèi)部控制信息化建設的關鍵一環(huán)。首先,加強合同效期預警管理需要將合同的簽訂日期、有效期以及生效日期甚至是保質(zhì)期等關鍵信息錄入到HRP平臺系統(tǒng)中,設置預警信息,保證合同管理者可以在登錄HRP平臺后,就接收到預警信息,實現(xiàn)合同的有效管理,做好合同管理的內(nèi)部控制工作,加強內(nèi)部控制信息化建設。其次,在授權管理的情況下,及時采取針對性措施,防止出現(xiàn)合同采購超限等問題,節(jié)省人力、物力資源,保證合同處于有效期內(nèi),加強對合同效期的預警管理,保證合同履行效果。

(二)注重基礎功能設計

注重合同基礎功能設計,合理建立合同模塊非常重要,因此,在合同履行過程中,注重基礎功能設計非常關鍵,直接關系到合同的履行效果。注重基礎功能設計需要注意以下兩點,第一,需要對關鍵信息進行錄入、保存,通過審核、變更、續(xù)簽、凍結等一系列操作進行基礎功能設計,確保在HRP平臺系統(tǒng)下,合同管理基礎功能設計的合理性與有效性,保證合同功能的發(fā)揮,解決合同管理中存在的問題。第二,需要對合同條款、合同基本信息以及合同費用、變更歷史等內(nèi)容進行了解,對合同全過程進行全面的了解,完善相關信息,進行登記管理,保證合同基礎功能的發(fā)揮。

(三)注重風險防范

在HRP平臺,風險防范占據(jù)著重要的位置,通過形成風險數(shù)據(jù)庫,可以對合同可能存在的風險進行梳理,對收支合同、采購合同以及科研合同等進行風險樹立,可通過審查環(huán)節(jié),加大防范力度,進行重點防范,有效控制合同管理風險。除此之外,通過注重風險防范,可以對合同的審核過程進行了解,并將責任落實到個人,通過明確責任,防范風險,達到有效進行合同履行管理的目的,促進合同管理工作的順利開展。

(四)合同影印管理以及信息共享

通過信息化建設,可以為合同影印管理提供技術支撐,不僅提高了工作效率,還節(jié)省了儲存空間,為合同的集中管理創(chuàng)造了有利的條件。與此同時,在HRP平臺下,可以對合同進行影印化管理,將其統(tǒng)一儲存,方便合同管理工作的開展。另一方面,通過信息化建設、信息共享,可以將信息統(tǒng)一存儲在HRP系統(tǒng)中,在信息共享過程中,對合同進行全面的反映,方便合同管理工作的開展。

三、結束語

綜上所述,開展基于HRP平臺的醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制信息化建設具有重要的意義與價值,不僅有助于解決合同管理中存在的問題,還可以加強合同預警管理,有效開展風險防范工作,保證合同的有效履行,實現(xiàn)合同環(huán)節(jié)的風險防控,達到有效進行內(nèi)部控制,降低醫(yī)院經(jīng)濟損失的目的。

參考文獻:

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作者: 張玥婷 魏菡 黃浩 單位:西南醫(yī)科大學附屬中醫(yī)醫(yī)院