人事檔案管理制度的創(chuàng)新

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【摘要】人才信息的重要載體與主要信息來源是人事檔案，知人善任、選賢舉能的重要工具也是人事檔案，人事檔案對人才資源開發(fā)起著非常重要的作用。但大多數(shù)人只有在需要用到檔案時(shí)才會(huì)意識(shí)到這一點(diǎn)，此外，我國對于人事檔案的研究時(shí)間還不長，加之諸多因素的影響，人事檔案的管理上難以避免出現(xiàn)一些問題，人事檔案制度的改革與創(chuàng)新正是解決這些問題的關(guān)鍵。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；改革與創(chuàng)新

一、人事檔案管理目前存在的問題

（一）對人事檔案的重視不夠。干部人事檔案很少被外界所了解，在實(shí)際工作中很多內(nèi)容被忽視，即使是單位領(lǐng)導(dǎo)也存在著“說起來重要，排起來次要，用起來需要、忙起來忘掉”的怪癖思維意識(shí)。在市場經(jīng)濟(jì)浪潮的沖擊下，人們開始動(dòng)搖對干部人事檔案的重要性的認(rèn)識(shí)。尤其是在偏遠(yuǎn)的山區(qū)，人才流動(dòng)滯后，造成了干部人事檔案可要可不要的現(xiàn)象。

（二）檔案內(nèi)容陳舊、片面、缺乏新材料。這樣的檔案突出表現(xiàn)在離退休干部、退休工人的檔案材料中政治歷史材料偏多，業(yè)績材料短缺的現(xiàn)象。在一些在職老職工的檔案材料中，五六十年代的簡歷表、政審表、各次政治運(yùn)動(dòng)的鑒定材料就占整個(gè)個(gè)人檔案的2/3。而對老職工的業(yè)績?nèi)狈?jīng)常性的記載，考德、考能、考勤、考績等各個(gè)階段的鑒定等反映老職工變化的材料相當(dāng)短缺。另外，對新、老職工的評價(jià)沒有特點(diǎn)，政治套語頗多，不能準(zhǔn)確地刻畫出每一位職工的個(gè)性，原則籠統(tǒng)、千篇一律。

（三）“棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重。人事檔案存在的最大問題就是“棄檔”現(xiàn)象，這種現(xiàn)象嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，調(diào)查顯示，不包括遠(yuǎn)離家鄉(xiāng)外出打工的學(xué)生族，全國有將近65萬的人事檔案被棄檔。分析現(xiàn)狀，我們不難發(fā)現(xiàn)我國傳統(tǒng)人事檔案管理中所存在的缺陷：傳統(tǒng)檔案管理中，檔案會(huì)隨著人事的調(diào)動(dòng)而調(diào)轉(zhuǎn)，在檔案調(diào)轉(zhuǎn)過程中就會(huì)存在丟檔，棄檔的情形；其次，檔案調(diào)轉(zhuǎn)期間產(chǎn)生的檔案材料很容易因保管不善而丟失，造成檔案材料缺乏連續(xù)性和完整性；此外，在傳統(tǒng)人事檔案中，學(xué)歷材料、政審材料內(nèi)容較多，涉及工作能力的很少，形成了重視學(xué)歷，輕視能力；重視歷史背景，輕視現(xiàn)實(shí)情況的局面。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷向前發(fā)展，工作能力逐漸顯現(xiàn)的尤為重要，舊的檔案管理制度已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了一個(gè)人自我價(jià)值的體現(xiàn)，因此想要適應(yīng)新的形勢格局，就必須對舊的人事檔案管理制度做出改革和創(chuàng)新。

二、筆者認(rèn)為人事檔案管理制度進(jìn)行改革和創(chuàng)新有以下幾個(gè)途徑：

（一）簡化人事檔案內(nèi)容。目前我國人事檔案內(nèi)容分十大類，即：履歷；自傳；考察考核鑒定；學(xué)歷和專業(yè)評聘職務(wù)材料（學(xué)生登記表、考生登記表、學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績登記表、學(xué)習(xí)鑒定、學(xué)員思想小結(jié)（結(jié)業(yè)）、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。）；政審材料；黨團(tuán)材料；表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)；處分材料；工資職務(wù)任免材料；內(nèi)容最多的是第三類，第四類和第九類，當(dāng)然這三類也是涉及員工本人切身利益的最重要的三類材料，對于第四大類中的第一類學(xué)籍材料，就有簡化的必要，小學(xué)、初中的學(xué)籍材料對員工的工作能力及其發(fā)展幾乎沒有什么作用和體現(xiàn)，完全可以放在第十類作為參考即可，其次高中以上的學(xué)籍材料，只需保留學(xué)籍表、成績單以及學(xué)歷證明材料即可，一些在學(xué)校的考核和評價(jià)表雖然在一定程度上反映了員工本身在學(xué)校期間的表現(xiàn)，但還是應(yīng)當(dāng)放眼于員工工作以后的表現(xiàn)，也就是說第四大類中的第二類技術(shù)職稱材料，第三類科研成果，技術(shù)發(fā)明材料，第四類培訓(xùn)材料顯得更為有價(jià)值。所以在校期間的一些考核或者評價(jià)表放散材料中也未嘗不可。

（二）建立既“統(tǒng)一”又“分離”查詢便捷的管理系統(tǒng)。所謂“統(tǒng)一”就是要求人事部門和檔案管理機(jī)構(gòu)一定要相互配合，緊密聯(lián)系在一起，這在很大程度上有利于人事的調(diào)動(dòng)和流動(dòng)。所謂“分離”就是將在職人員與離退休人員的檔案進(jìn)行分開管理，在職人員的檔案由在職單位和有關(guān)部門進(jìn)行保管，離退休人員的檔案則由另立的其他部門進(jìn)行統(tǒng)一的管理。一方面這在很大程度上減輕了檔案管理人員的工作壓力，另一方面檔案管理工作會(huì)相對更條理清晰，方便管理；這種專門管理離退休人員檔案的方法，可以防止離退休人員的檔案因得不到重視而毀損或丟失，從而喪失了部分檔案材料的重要價(jià)值。

（三）建立一個(gè)權(quán)威的社會(huì)公立性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)。關(guān)于人事檔案管理，還可以建立一個(gè)權(quán)威的社會(huì)公立性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)，雖然我國現(xiàn)存的人力資源機(jī)構(gòu)和人力資源市場中心在一段期間內(nèi)解決了一些人的檔案保管問題，但檔案取走或調(diào)轉(zhuǎn)后出現(xiàn)退檔情形，它們將不會(huì)再次接受，這就意味著一些人員的檔案仍然無法得到有效保管，而且很多企業(yè)和機(jī)構(gòu)都是保管自身單位人員的檔案，這就造成其他一些待業(yè)者和退休人員的檔案無人保管，因此，建立一個(gè)權(quán)威的社會(huì)公立性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)是有必要的，其次，這個(gè)機(jī)構(gòu)不僅僅起到保管檔案的作用，很多時(shí)候方便了對一個(gè)人信息和背景的了解，比如說一個(gè)人的保險(xiǎn)信息是否有違法、違紀(jì)行為都可以從這個(gè)機(jī)構(gòu)中得到權(quán)威的證實(shí)。

（四）建立現(xiàn)代化、開放式的人事檔案管理的新模式。這是一個(gè)信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)拉近了人與人、地區(qū)與地區(qū)甚至國與國之間的距離，信息共享更是促進(jìn)了社會(huì)的快速發(fā)展，采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案是大勢所趨，電子信息記錄有效解決了無法通過紙質(zhì)保存檔案信息的弊端，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔材料的記錄和統(tǒng)計(jì)，提供各類統(tǒng)計(jì)材料、數(shù)據(jù)，辦理綜合查詢、辦理檔案的借閱和歸還手續(xù)；另外，在保障安全的情況下，實(shí)現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化共享，使檔案管理變得更加便捷，有效解決了檔案在流轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的信息不連續(xù)的問題，人事檔案共享還能對公司或者單位的招聘提供極大幫助，從傳統(tǒng)單一的人事檔案管理手段到開放式的管理模式顯然利大于弊。

三、結(jié)語

綜上所述，人事檔案的良好運(yùn)行能夠促進(jìn)我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人才和市場的重要紐帶就是人事檔案，人事檔案管理工作不能一成不變，不能守舊，要從實(shí)際出發(fā)，打破傳統(tǒng)管理模式，敢于改革和創(chuàng)新，以適應(yīng)科學(xué)技術(shù)和社會(huì)的不斷向前發(fā)展，從而真正達(dá)到使人事檔案服務(wù)于人事管理，促進(jìn)人事管理。只有這樣，才能使人事檔案更好地服務(wù)于社會(huì)，更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。

作者：王麗濤 單位：河北省崗南水庫管理局