強化基層央行合同管理的建議
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一、基層央行合同管理中存在的問題
（一）組織管理不到位。一是未建立合同管理制度。主要表現(xiàn)在：未明確合同授權(quán)審批和簽署權(quán)限，未建立會計財務部門與合同承辦部門溝通協(xié)調(diào)機制和合同履行的監(jiān)督檢查機制，也沒有對合同起草、審核、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督等全過程控制；二是未設置具體的合同管理崗位及人員職責，未建立合同管理臺賬和合同管理檔案，合同分散在內(nèi)部各主辦部門管理，保管又分散在各經(jīng)辦人手中；三是合同印章使用不規(guī)范。如有些單位對簽訂合同使用的印章類型未作統(tǒng)一規(guī)定，對外簽訂合同有的使用單位行政公章、有的使用合同專用章，有的使用財務專用章或單位辦公室公章等；四是基層央行普遍未設立專職的法律顧問和公職律師。（二）合同訂立及審核環(huán)節(jié)管理不到位。1.合同條款約定不完整。一是未明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、付款條件、違約責任、驗收日期、驗收方法等內(nèi)容；二是未明確合同的有效期限和合同終止條件，少數(shù)裝修改造工程合同沒有對工期作出規(guī)定，也未約定款項的支付時間和方式以及收取質(zhì)保金等內(nèi)容；三是少數(shù)合同缺少關(guān)鍵條款，存在一定的法律風險，如某單位分別與兩家公司簽訂辦公樓窗戶改造安裝合同和空調(diào)維修保養(yǎng)合同，兩份合同中均未明確安裝（維修）人員的安全事故責任。2.合同簽訂存在瑕疵。一是未對合同主體資質(zhì)進行考察，部分協(xié)議供貨單位未提供資質(zhì)證明文件；二是少數(shù)合同沒有法人代表簽字（用簽章代替）；三是有些存在招標公示期未到即簽訂合同，或存在履約時間早于合同簽訂時間的現(xiàn)象；四是合同簽訂主體不合規(guī)。主要表現(xiàn)為：簽訂合同的主體為基層央行內(nèi)設部門，由部門負責人（未經(jīng)授權(quán)）簽字并加蓋部門印章。3.合同審核把關(guān)不嚴。一是有些簽訂的合同未經(jīng)法律部門審核，或存在先簽訂合同后經(jīng)法律部門審核的現(xiàn)象；二是少數(shù)合同雖經(jīng)法律部門審核，但仍出現(xiàn)合同條款與招標文件不一致現(xiàn)象。如某單位與某基建項目管理公司簽訂《建設合同招標合同》，約定招標服務費由中標人支付，而招標文件中則確定由招標人支付服務費；三是法律部門審核意見未得到重視。主要表現(xiàn)在：少數(shù)基層央行對法律部門提出的修改意見或建議基本不予以采納，且未見理由。4.長期合作對象合同簽訂期限待規(guī)范。如基層央行與電信、聯(lián)通等網(wǎng)絡運營商存在長期租賃的關(guān)系，有些基層央行為減少合同簽訂的次數(shù)，一般簽訂的網(wǎng)絡租賃合同約定期限都是幾年以上，合同期限過長，在網(wǎng)絡資費不斷下調(diào)的趨勢下，基層央行的利益保護會受到限制，承擔的合同風險會相應上升。（三）合同履行和監(jiān)控不到位。1.合同變更不規(guī)范。一是少數(shù)合同重要內(nèi)容變更未簽訂補充協(xié)議。如某單位與物業(yè)管理公司簽訂物業(yè)服務合同，約定服務事項包括辦公樓保潔、保安、收發(fā)管理、綠化管理，但在合同履行期內(nèi)，服務內(nèi)容增加了老干部活動室、食堂等保潔工作，而又未簽訂補充協(xié)議；二是合同變更未經(jīng)雙方確認。如某單位與某物業(yè)公司簽訂勞務合同，崗位數(shù)量由5個改變?yōu)?個，變更合同上僅有某物業(yè)公司一人簽字（加指?。?，未見用工方即某單位負責人或被授權(quán)人簽字。2.合同履行存在薄弱環(huán)節(jié)。主要表現(xiàn)：一是未追究違約責任。如某單位與施工單位簽訂的《建筑工程施工合同》竣工日期為2016年9月4日，而實際竣工日期為2016年10月28日，竣工延期了54天，未見三方確認同意的工程延期說明，也未按照合同要求履行違約責任；二是未按合同約定的標準進行驗收，或驗收手續(xù)不完善；三是未按合同約定時間付款，或未按規(guī)定留存質(zhì)量保證金等。3.合同后續(xù)的跟蹤不到位。目前，基層央行普遍更注重對合同的事前審核，對合同的履行、變更、解除、違約責任、合同風險責任的追究等方面關(guān)注不夠，對合同的事中和事后監(jiān)督管理缺位，未對合同的履行情況及實施效果進行監(jiān)督檢查和分析，無法保證合同簽訂后的實施效果達到預期目的，同時也無法確認在合同履行過程中如果出現(xiàn)問題，能夠采取有效措施保護自身的利益。
二、基層央行合同管理中存在問題的原因分析
（一）合同管理制度不健全。目前,基層央行的上級管理部門還沒有建立一套統(tǒng)一全面的合同管理基本制度，基層央行在建立和完善合同管理相關(guān)制度時，無章可循、無據(jù)可依，缺乏上級行系統(tǒng)部署和頂層設計的制度進行統(tǒng)一指導和規(guī)范，導致基層央行合同管理工作缺少制度規(guī)范，存在著一定的制度性風險。如：對合同履行情況的監(jiān)督檢查，因缺乏上級行的政策指導，基層央行對做好此項工作的積極性不高，沒有建立合同履行監(jiān)督檢查機制，也沒有履行監(jiān)督檢查職責，影響合同履行效果。（二）合同管理職責落實不到位。首先，合同簽訂部門及經(jīng)辦人員對自身在合同管理中的職責認識不足，認為合同管理應該是法律事務部門或集中采購部門的事情，所以在合同起草、談判等關(guān)鍵環(huán)節(jié)還存在把關(guān)不認真、核心條款審讀不仔細，致使條款內(nèi)容不完整、必備要素缺失、合同后續(xù)管理松懈等；其次，基層央行法律事務部門多為兼職人員，日常事務較多，加之合同標的金額較小、合同對象較為固定，受慣有的工作習慣和“熟人”思想的影響，審核合同時容易產(chǎn)生麻痹思想，沒有引起足夠的重視，難免出現(xiàn)一些合同雖經(jīng)法律部門審核但仍存在瑕疵的現(xiàn)象。（三）合同管理人員法律意識不強。基層央行合同管理人員多為事權(quán)部門綜合人員，雖然具有一定的專業(yè)技術(shù)知識和管理知識，但卻不具備法律專業(yè)知識，且缺乏相關(guān)法律知識培訓，不能滿足合同管理工作需要，給合同管理帶來風險隱患。還有部分合同管理人員風險意識淡薄，只注重合同起草，忽視合同簽訂、審核、執(zhí)行等過程控制以及合同檔案管理，導致了無授權(quán)簽訂合同、合同條款約定不完整、法律部門意見未采納等現(xiàn)象發(fā)生。
（一）完善合同管理的內(nèi)控建設。上級行應明確合同歸口管理部門和出臺合同管理的具體操作制度，以便于基層央行相應的確定合同管理的主辦部門和據(jù)此建立健全合同管理實施細則。同時，基層央行應搭建部門之間溝通協(xié)調(diào)機制，明確涉及兩個部門以上的合同職責分工。建立合同歸口管理，明晰法律事務、會計財務部門以及合同主辦部門之間的關(guān)系，進一步落實合同檔案管理歸屬，完善合同檔案的整理歸檔。逐步建立合同履行的跟蹤監(jiān)管機制，切實維護好基層行的權(quán)益，防范法律風險。（二）增強合同管理的內(nèi)部控制能力。合同管理是一項系統(tǒng)、動態(tài)的管理工作，需要對合同履約的全過程進行動態(tài)的管理和控制。在合同簽訂環(huán)節(jié)，合同擬訂人員應熟悉和掌握合同中所涉及的相關(guān)內(nèi)容，檢查是否符合簽訂合同的條件，并合理選擇相應的合同表現(xiàn)形式；合同審核人員應仔細審核合同主體的合格性、合同條款的完備性、違約責任的明確性及糾紛處理的合理性等相關(guān)內(nèi)容；合同簽字人員應根據(jù)單位授權(quán)制度確定是否屬于授權(quán)范圍內(nèi)。在合同履行環(huán)節(jié)，要加強合同檔案管理，并定期或不定期對合同的履行情況進行檢查，及時反映合同履行中存在的問題和隱患、合同到期狀況等相關(guān)信息。還要加強合同款項支付的管理，在款項支付前，財務人員應認真檢查款項支付時間、金額、支付方式、支付對象等是否符合合同要求，付款依據(jù)和審批手續(xù)是否符合相關(guān)法律和內(nèi)部管理制度的規(guī)定等，著力控制資金風險。（三）加強合同管理人員的業(yè)務培訓。目前基層央行合同管理人員均為兼職，未設立專門的合同管理部門，也沒有指定專人負責合同管理工作。而基層央行簽訂的合同涉及面廣、內(nèi)容廣泛，要求合同管理人員要有較強的業(yè)務能力。因此，建議上級行加強對合同管理人員的業(yè)務培訓，提高合同管理人員對合同重要性的認識，增強其加強合同管理的責任意識和主動學習合同管理相關(guān)法律的自覺性。另外，基層央行應建立經(jīng)?；?、規(guī)范化的法律法規(guī)學習培訓制度，提高合同管理人員的法律素養(yǎng)和風險意識，增強對合同法律法規(guī)的理解和掌握，不斷提升合同管理的規(guī)范性。（四）切實防范各類合同的風險。合同管理人員要根據(jù)合同類型和特點，找準風險點、對癥下藥、堵塞漏洞，防范各類合同風險。對外包合同，要重點關(guān)注承包方是否具備相應專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)及經(jīng)驗水平，通過對合同履行過程的實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)承包方日常管理工作存在的問題，防范承包方信譽風險；對貨物類采購合同，要重點關(guān)注采購貨物的性能、款式、質(zhì)量能否達到合同約定標準，通過完善驗收手續(xù)，防范合同糾紛風險；對建筑維修合同，要重點關(guān)注是否先付款后施工、工程質(zhì)量是否達到預期設計效果，通過查看會計財務分戶賬、工程日志和實施跟蹤評價，防范資金風險和工程質(zhì)量風險；對勞動合同，要重點關(guān)注合同內(nèi)容是否約定保守央行商業(yè)秘密事項，通過辦公室法律事務崗位人員在合同簽訂前嚴格審核，防范泄密風險。（五）提高合同管理的電子化水平。建立合同管理信息系統(tǒng)，是提高合同管理水平的重要手段。因此，建議基層央行在加強合同管理的同時，應積極探索電子化合同管理方法，建立電子管理臺賬，將每個合同的訂立、履行及監(jiān)控等主要內(nèi)容輸入系統(tǒng)，使合同歸檔分類、在線檢索、臺賬統(tǒng)計等，均可通過合同管理系統(tǒng)在線操作，不僅能提高合同管理工作質(zhì)量和工作效率，約束限制不規(guī)范的合同管理行為，還能為合同資料的保存和查閱提供方便，為開展合同管理監(jiān)督提供保障。
作者：黃敏 單位：人民銀行新余市中心支行）理財廣場