建設(shè)工程合同管理信息化分析

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摘要:建設(shè)工程合同的信息化管理是當前工程合同管理的一種新形式，對于工程合同信息智能化管理、動態(tài)化管理有利于合同信息科學管理。通過對建設(shè)工程合同信息化管理進行系統(tǒng)研究，指出了工程合同信息化的必要性，分析了工程合同信息化管理的主要優(yōu)勢，并提出了建設(shè)工程合同信息化管理的實施要點和具體方法。

關(guān)鍵詞:建設(shè)工程;合同管理;信息化;智能化

當前，建筑行業(yè)得到了長足發(fā)展，施工技術(shù)及管理等各方面都已經(jīng)非常成熟。在建筑工程施工之前，雙方訂立合同是為了保證合同的法律效力，保障雙方的合法權(quán)益。在建設(shè)工程合同管理中，受施工過程中各項變化因素的影響，導致合同的變更比較頻繁，傳統(tǒng)的合同管理手段已經(jīng)無法滿足新形勢下的合同管理需求，建設(shè)工程合同管理開始朝著信息化方向發(fā)展。

1當前建筑工程合同實施信息化管理的必然性

建筑工程合同實行信息化管理是建筑工程合同現(xiàn)代化的必然要求，一方面，信息化發(fā)展是工程技術(shù)發(fā)展的新方向，建設(shè)工程各個環(huán)節(jié)都在朝著信息化方向轉(zhuǎn)變，其中包括建設(shè)工程技術(shù)的信息化應(yīng)用(如GPS技術(shù)以及BIM技術(shù))、建設(shè)工程財務(wù)管理的信息化應(yīng)用(如會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用)，建設(shè)工程中應(yīng)用信息化管理是建設(shè)工程發(fā)展主流趨勢，建設(shè)工程合同管理是非常重要的組成部分，在工程施工前要先訂立合同，在施工過程中也要進行合同保存以及更改等內(nèi)容，建設(shè)合同實行信息化管理是為了能夠與建設(shè)工程其他環(huán)節(jié)相互匹配，提升建設(shè)工程整體管理效率;另一方面，建設(shè)工程合同信息化管理也是合同管理自身的要求，合同管理內(nèi)容包括對相關(guān)文件進行收集、處理、使用和保存，由于文件內(nèi)容極為機密重要，因此合同管理非常關(guān)鍵。傳統(tǒng)的人工管理合同方法不僅浪費大量的人力資源，而且在文件登記過程中容易造成差錯，從而給建設(shè)工程造成極大損失;應(yīng)用信息化管理方法可以節(jié)約人力資源成本，并提高合同管理效率。

2建設(shè)工程合同信息化管理的主要優(yōu)勢

(1)建設(shè)工程合同信息化管理建立后，工程團隊可以利用互聯(lián)網(wǎng)登錄查閱。建設(shè)工程合同信息化管理的第一步就是建立起統(tǒng)一的合同管理系統(tǒng)，合同管理人員將合同信息直接錄入管理系統(tǒng)中，工程團隊的各個部門都可以在需要合同時登錄管理系統(tǒng)查閱，方便合同使用，實現(xiàn)合同信息共享。另外，管理人員在工程管理過程中也可以隨時調(diào)用工程合同，從而提高合同使用的效率。(2)建設(shè)工程合同信息化管理建立后，促進了合同評審的效率和公平性。合同在簽訂過程中需要非常小心，很多內(nèi)容直接關(guān)系著企業(yè)的自身利益，所以在合同訂立和管理過程中需要工程建設(shè)企業(yè)各個部門進行嚴格評審，以保證合同訂立科學合理。傳統(tǒng)合同在評審過程中，合同交接浪費了大量時間，信息化管理之后，工程建設(shè)企業(yè)各部門管理者或者上下級單位在進行合同審議評價的過程中可以同時進行，加強了合同管理的透明度，不僅實現(xiàn)了公平公開，而且提升了合同審評效率。(3)傳統(tǒng)建設(shè)合同管理過程中，由于工程工期較長、外部影響因素相對較多，因此經(jīng)常涉及合同索賠、變更等問題，人力管理很容易在合同周期管理過程中出現(xiàn)失誤。實現(xiàn)合同管理信息化后，管理者可以通過系統(tǒng)對合同的付款以及變更索賠過程進行記錄、描述和分析，從而有效加強合同管理。

3建設(shè)工程合同信息化管理系統(tǒng)的建立

3．1合同信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計思路

合同信息化管理系統(tǒng)是建設(shè)工程進行合同管理的重要工具，是合同實現(xiàn)各環(huán)節(jié)管理的手段。合同信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計思路主要包括以下幾方面內(nèi)容:①合同信息化管理系統(tǒng)的整體建設(shè)目標是為了進行高效率、智能化的合同管理，對于建設(shè)工程中的施工合同、監(jiān)理合同、物料采購合同進行有效管理，以智能化信息系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理手段，在短時間處理合同管理事務(wù)，也方便建設(shè)工程合同使用者對工程合同進行檢索和使用;②在合同信息化管理系統(tǒng)設(shè)計中，系統(tǒng)應(yīng)該具有遠程接入功能，包括移動客戶端應(yīng)用IPsecNATT進行線上接入，方便使用者在不同時間、不同區(qū)域內(nèi)進行使用;③系統(tǒng)設(shè)計中合同信息應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)本地和遠程的日志儲存，從而方便使用者進行有效的管理;④系統(tǒng)設(shè)計使用VPN接入技術(shù)以及寬帶接入技術(shù)，保證更多的使用者能夠同時進入到合同信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)在進行網(wǎng)絡(luò)協(xié)議設(shè)計中使用國際通用的TCP/IP協(xié)議，保證使用者在不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可以進入到系統(tǒng)查詢和使用工程合同信息;⑤系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)從安全角度進行考慮，設(shè)計使用備份網(wǎng)關(guān)，在系統(tǒng)正常運行過程中使用工作和備份雙網(wǎng)關(guān)運行，并且對系統(tǒng)的核心服務(wù)器進行權(quán)限設(shè)置，從而提升整個系統(tǒng)的防護性。

3．2合同信息化管理系統(tǒng)的系統(tǒng)模塊設(shè)計

合同整體模塊設(shè)計使用工程信息管理系統(tǒng)(CIMS)，對各個環(huán)節(jié)的建設(shè)工程合同進行有效管理［1］。管理系統(tǒng)模塊中應(yīng)該包含以下兩方面:①工程進度管理模塊，采集施工進度相關(guān)信息，包括工程時間、工程進展情況、工程耗能情況，建立好數(shù)據(jù)庫與合同信息數(shù)據(jù)庫進行對比，反映合同履行情況;②工程質(zhì)量管理模塊，記錄工程質(zhì)量完成情況信息，包括工程事故出現(xiàn)次數(shù)以及質(zhì)量檢查次數(shù)、檢查結(jié)構(gòu)等數(shù)據(jù)，并與合同數(shù)據(jù)庫進行對比，從而保證合同質(zhì)量管理。

3．3合同信息化管理的功能模塊設(shè)計

合同信息化管理系統(tǒng)的功能模塊是主要的系統(tǒng)模塊，其設(shè)計目標是使工程合同信息管理系統(tǒng)具備一切合同管理功能，其中包括以下幾方面內(nèi)容:①合同文件管理模塊，負責系統(tǒng)對工程合同信息的采集和整理，包括對各類工程合同的搜索、輸入、修改以及查詢功能，相關(guān)文件種類包括工程投招標相關(guān)文件、工程具體合同條款、工程技術(shù)標準書以及其他補充合同條款等;②合同條款檢索模塊，在檢索系統(tǒng)中搜索固定的合同條款，方便合同使用人員更快速地搜索到想要了解到的合同內(nèi)容，同時為了更好完善合同檢索能力，設(shè)計使用到多種檢索條件，其中包括條款檢索、條款項檢索和主題詞檢索3種檢索模式，滿足使用者的不同檢索功能;③合同管理模塊，包括智能化的合同管理系統(tǒng)，合同管理模塊設(shè)計過程中包括3個子系統(tǒng)管理模塊。合同實施控制子系統(tǒng)模塊管理的合同內(nèi)容包括工程質(zhì)量信息管理、工程費用信息管理以及工程各費用信息管理等，通過各項工程控制信息采集與施工合同進行數(shù)據(jù)分析對比，對當前的施工情況進行良好的分析;合同變更子系統(tǒng)模塊主要針對合同變更事項進行動態(tài)管理，當合同出現(xiàn)變更時，系統(tǒng)模塊可以自動生成變動軌跡列表清單，并自動對變動后的合同各項數(shù)據(jù)值進行計算，并反映變更后工程合同的各項事宜;合同索賠管理模塊是指當工程出現(xiàn)索賠時，將必要的索賠信息錄入到合同管理系統(tǒng)中，索賠管理模塊自動進行記錄并能夠有效提供相關(guān)索賠條款，提示操作人員進行索賠或者記錄。

3．4合同信息化管理系統(tǒng)中應(yīng)用受控網(wǎng)絡(luò)(Extranet)

3．4．1Extranet網(wǎng)絡(luò)介紹在合同信息化管理系統(tǒng)建立過程中應(yīng)用Extranet網(wǎng)絡(luò)技術(shù)非常關(guān)鍵，決定了合同信息化管理系統(tǒng)的信息傳遞功能和信息共享功能［2］。Extranet是指受控網(wǎng)絡(luò)，是公司與客戶之間實現(xiàn)信息共享的一種系統(tǒng)，應(yīng)用Extranet網(wǎng)絡(luò)之后，合同信息化管理系統(tǒng)可以讓不同的單位使用注冊的密碼進行外聯(lián)網(wǎng)登錄，Ex-tranet在具體的工作過程中應(yīng)用intelnet網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，是一種合作型連接網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。合同管理系統(tǒng)中的資源信息共享功能是由Extranet所提供的，對于使用者而言極為關(guān)鍵。

3．4．2Extranet安全體系應(yīng)用Extranet系統(tǒng)在合同信息管理系統(tǒng)當中應(yīng)用，能夠有效提升合同系統(tǒng)的安全保密性。在Extranet體系應(yīng)用中，主要體現(xiàn)為以下幾個功能;①建立Extranet體系之上的信息管理系統(tǒng)，每個使用者自身都有一個身份證明，用于系統(tǒng)登錄和合同管理各項工作授權(quán);②在Extranet體系下，每個用戶可以進行身份驗證，也可以進行身份注銷，系統(tǒng)管理員有權(quán)限對使用者的身份進行重建和注銷;③在Extranet安全體系下，當使用者進行合同管理中，每完成一項合同管理工作，Extranet系統(tǒng)會自動根據(jù)使用者身份進行署名，從而讓另外使用者了解到更改合同內(nèi)容的實施者身份，并且Extranet系統(tǒng)中還具有時間的功能，記錄合同信息被更改或者其他操作的時間;④Extranet體系有嚴格的身份權(quán)責識別功能，不同身份的使用者訪問、使用，更改合同信息的功能權(quán)限有所不同，加強了對合同信息的保護;⑤合同信息管理中需要進行數(shù)據(jù)傳輸，而傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸容易造成數(shù)據(jù)遺失或者被竊取，所以Extranet體系對合同信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞功能進行了優(yōu)化，在受控網(wǎng)絡(luò)體系下，合同數(shù)據(jù)傳遞需要使用固定的加密計算方法進行加密，從而在一定程度上提升了數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?⑥合同信息管理系統(tǒng)管理員可以利用Ex-tranet體系對項目的安全政策和用戶權(quán)限進行分配和更改，從而保護每個用戶的安全。

4合同信息化管理建立過程中的部分問題及解決

合同信息化管理體系建設(shè)對于工程合同而言意義非常重大，可提升建設(shè)工程合同管理的效率，有利于工程合同信息的安全性［3］。但是，當前建設(shè)工程合同信息化管理建立過程中存在部分問題，阻礙合同信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，具體包括以下幾個方面。(1)部分工程企業(yè)對信息化合同管理缺乏正確的認識，部分企業(yè)管理者的信息化技術(shù)水平比較落后，管理者不重視信息化合同管理系統(tǒng)的建設(shè)，影響整個工程企業(yè)的合同管理效率。管理者應(yīng)該注重加強自身學習，掌握合同信息化管理的有關(guān)知識，并加強合同信息化系統(tǒng)建設(shè)投入，組織人力、物力盡快建設(shè)好合同信息化管理系統(tǒng)。(2)合同信息化管理制度不健全，當前部分工程企業(yè)建立完成了合同信息化管理系統(tǒng)，但是缺乏相應(yīng)的制度保證，很多時候合同信息化管理系統(tǒng)使用混亂，系統(tǒng)應(yīng)用效率低。為了提升信息化管理系統(tǒng)的工作效率，工程企業(yè)應(yīng)該明確權(quán)責制度，對于信息化合同管理系統(tǒng)的使用權(quán)限、管理權(quán)限進行明確規(guī)定，并針對工程企業(yè)各部門的特點，對合同系統(tǒng)的各項功能權(quán)限進行合理劃分，既要保證系統(tǒng)使用的工作效率，又要保護合同信息的安全。(3)在Extranet體系下建立的網(wǎng)絡(luò)信息化合同管理系統(tǒng)，避免不了受到電腦病毒、木馬病毒等網(wǎng)絡(luò)安全的威脅，給合同管理系統(tǒng)帶來極大的危害。另外，隨著信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用的增加，系統(tǒng)管理員需要維護的設(shè)備、需要分配的權(quán)限越來越多，增加了信息化合同管理的負擔。針對系統(tǒng)技術(shù)問題，工程技術(shù)部門應(yīng)該重視加強責任關(guān)系，在公司工作電腦中安裝安全實用的防火墻系統(tǒng)，并建立嚴格的用網(wǎng)制度，維護公司網(wǎng)絡(luò)使用安全。另外，技術(shù)團隊應(yīng)大力進行技術(shù)研發(fā)，根據(jù)不同的工程合同需要，逐步提高合同信息化管理系統(tǒng)的功能。

5結(jié)語

建設(shè)工程合同信息化管理是未來建設(shè)工程中合同管理的主流形式。本文主要對建設(shè)工程合同信息化管理系統(tǒng)的建立進行了分析和闡述，并指出了部分問題，提出了相應(yīng)的解決建議，有利于提升建設(shè)工程合同信息化管理的效率。

參考文獻:

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作者：劉亮 單位：中國安能集團 第二工程局有限公司