醫(yī)院經(jīng)濟合同管理問題探討

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摘要：經(jīng)濟合同管理貫穿于醫(yī)院經(jīng)濟活動的各個方面，隨著合同簽訂數(shù)量的增加，合同管理存在的問題也日益凸顯。本文指出了合同管理過程中存在的問題，并提出相關(guān)建議，以降低合同風(fēng)險，確保經(jīng)濟活動正常進行。

關(guān)鍵詞：經(jīng)濟合同；醫(yī)院；內(nèi)部控制

隨著公立醫(yī)院改革的不斷深入，醫(yī)院經(jīng)濟活動日漸活躍且競爭激烈，其涉及的范圍也越來越廣泛，包含設(shè)備、衛(wèi)生材料、宣傳、后勤等各個方面，為了規(guī)避風(fēng)險、確保醫(yī)院的合法權(quán)益不受損害，簽訂經(jīng)濟合同成為醫(yī)院規(guī)范經(jīng)濟活動、維護自身利益的必要手段。由于經(jīng)濟合同種類與數(shù)量的增多，合同管理受到了越來越多的重視，成為醫(yī)院內(nèi)部控制的重要組成部分。本文通過對合同簽訂至執(zhí)行各環(huán)節(jié)的梳理，指出可能存在的風(fēng)險點，從而提出加強各環(huán)節(jié)管理與控制的有效辦法。

一、存在的問題

經(jīng)濟合同不僅受《合同法》的約束，還受《政府采購法》《招投標(biāo)法》等相關(guān)法律的調(diào)節(jié)，并在很大程度上影響著醫(yī)院的收支。而目前有些醫(yī)院更加重視醫(yī)療糾紛產(chǎn)生的法律責(zé)任，往往忽視了經(jīng)濟合同，容易給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失。主要存在以下幾個問題。

（一）部門之間缺乏協(xié)調(diào)一份經(jīng)濟合同的簽訂往往涉及多個部門，大概流程如下：首先由主管職能部門擬定合同初稿，之后律師審核、合同會簽，最后合同一式五份加蓋合同專用章，至此合同正式生效。然而，上述流程在實際推進過程中缺乏統(tǒng)一調(diào)控，各環(huán)節(jié)之間配合度不高。例如使用科室或部門提交的需求描述不夠詳細(xì)，導(dǎo)致主管職能部門對需求的理解產(chǎn)生偏差，從而對后續(xù)的合同簽訂與執(zhí)行產(chǎn)生影響。當(dāng)合同出現(xiàn)問題時，容易出現(xiàn)各部門之間相互推脫責(zé)任的情況，最終使醫(yī)院的利益受到損失。

（二）合同簽訂及執(zhí)行程序不規(guī)范經(jīng)濟合同的正常流程應(yīng)為：先簽訂合同再按合同執(zhí)行。而目前經(jīng)常以緊急事項為由，出現(xiàn)先執(zhí)行后補簽的情況，這樣會使醫(yī)院在補簽合同時處于被動的境地，在沒有合同約束期間，醫(yī)院的合法權(quán)益得不到保障。1.合同簽訂時間過長。一般來說，經(jīng)濟合同應(yīng)在《成交通知書》規(guī)定的時間內(nèi)完成合同的簽訂，但實際操作中，往往因為醫(yī)院的會簽流程較為復(fù)雜、各部門工作效率差等原因造成合同無法按時簽訂，從而影響科室的使用。2.合同文本缺乏統(tǒng)一規(guī)范。目前，醫(yī)院大部分的合同可以使用醫(yī)院統(tǒng)一的合同文本，但仍然有一部分合同文本由合同另一方起草擬定，這種合同中極易隱藏對對方有利的條件，侵犯醫(yī)院的利益。例如在服務(wù)合同中，對方往往傾向于一次性簽訂長期合同，然而，長期合同的約束力明顯低于多個短期合同。3.合同執(zhí)行缺乏后期監(jiān)管。合同簽訂后，合同雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行。但目前經(jīng)常由于各種各樣的原因，出現(xiàn)合同延期執(zhí)行的情況，長時間的超期容易造成合同爛尾、無法繼續(xù)執(zhí)行。另外，在崗位分配時，存在合同信息錄入與付款審核為同一人的情況，因為缺少必要的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，容易造成重復(fù)付款或者遺漏款項。例如，已審核支付的款項，如果工作人員忘記錄入合同支付信息，在合同管理表格中會顯示該筆款項尚未支付，導(dǎo)致重復(fù)付款。

二、原因分析

（一）重視程度不夠目前，醫(yī)院的法務(wù)部門往往將工作重點放在醫(yī)療糾紛的處理上，而忽略了經(jīng)濟合同中涉及的法律責(zé)任。究其原因，是醫(yī)院對經(jīng)濟合同的法律風(fēng)險認(rèn)識不足，從而缺乏重視。在簽訂合同時，經(jīng)手部門只是例行簽字審批，缺乏認(rèn)真審核合同條款的環(huán)節(jié)，合同生效后，容易對醫(yī)院產(chǎn)生不利影響。當(dāng)然，對合同中法律風(fēng)險的防控不能完全依靠法務(wù)部，應(yīng)該由所有的經(jīng)手部門共同擔(dān)負(fù)風(fēng)險防范的責(zé)任。

（二）風(fēng)險意識弱合同風(fēng)險往往包括很多方面，例如，因合同約定的采購價格過高或者物資品質(zhì)較低引起的運營風(fēng)險；因安全與消防設(shè)施未達(dá)標(biāo)帶來的安全風(fēng)險；因簽訂了不利于醫(yī)院的條款、合同執(zhí)行中違約而導(dǎo)致的經(jīng)濟損失，并造成法律糾紛。以上這些風(fēng)險往往是由于風(fēng)險意識薄弱，容易給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失。

（三）管理制度不完善醫(yī)院經(jīng)濟合同管理應(yīng)當(dāng)本著“統(tǒng)一控制、加強內(nèi)部審計、各部門相互協(xié)調(diào)”的原則。然而現(xiàn)行的管理辦法仍處于待完善階段，缺乏細(xì)節(jié)性的補充規(guī)定，因此，應(yīng)當(dāng)明確各職能部門的責(zé)任，使合同自簽訂至執(zhí)行結(jié)束的每一個環(huán)節(jié)都有所依據(jù)與約束。建立嚴(yán)格的追責(zé)制度，將合同執(zhí)行情況與責(zé)任科室的績效掛鉤，起到監(jiān)督執(zhí)行的作用。完善并落實管理制度不僅有利于形成良好的醫(yī)院風(fēng)氣，而且能大大提高醫(yī)院的運行效率。

（四）信息化建設(shè)滯后現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院沒有開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)，經(jīng)濟合同管理人員只是使用原始的EXCEL表格進行合同登記，這種方法風(fēng)險較大，難以實現(xiàn)合同信息共享，容易產(chǎn)生漏登、錯登的情況，而且缺乏監(jiān)管，易發(fā)生崗位舞弊。應(yīng)充分發(fā)揮信息化在合同管理中的作用，建立以合同為核心的預(yù)算管理、合同會簽、合同執(zhí)行、檔案管理、成本控制等信息化布局。

三、改進建議

（一）規(guī)范經(jīng)濟合同管理制度醫(yī)院目前現(xiàn)有的合同管理辦法大多流于形式，缺乏監(jiān)管，執(zhí)行力較差，因此，需要建立健全《經(jīng)濟合同管理辦法》，明確合同簽訂、執(zhí)行、歸檔等各環(huán)節(jié)的具體要求，結(jié)合醫(yī)院的實際情況，建立以審計部為首的合同事前、事中、事后監(jiān)督管理機制，充分發(fā)揮內(nèi)部控制在降低經(jīng)營風(fēng)險方面的作用，提高醫(yī)院的經(jīng)營管理水平。1.規(guī)范合同簽訂流程嚴(yán)格按照《經(jīng)濟合同管理辦法》規(guī)定的流程簽訂合同，堅決杜絕先執(zhí)行后補簽。一般來說，使用科室應(yīng)在上一年度將需求報送職能部門，并進行預(yù)算申報。資產(chǎn)與招標(biāo)部在對候選公司的資質(zhì)等進行篩選后，組織招標(biāo)采購。職能部門根據(jù)《中標(biāo)通知書》或《辦公會紀(jì)要》起草合同初稿，經(jīng)律師審核、修改，合同對方蓋章確認(rèn)后才可進入合同會簽環(huán)節(jié)，會簽一般在7個工作日內(nèi)完成，會簽完成后由財務(wù)部加蓋合同專用章與法人章，此時合同正式生效。為確保合同能及時完成簽訂，簽字確認(rèn)的各職能部門應(yīng)積極配合、認(rèn)真審核，避免因?qū)徍瞬蛔屑?xì)造成的合同瑕疵，事后彌補會浪費大量不必要的人力物力。生效后的合同經(jīng)統(tǒng)一編碼后保存于財務(wù)部，并由合同管理人員進行合同錄入，以便于后期款項支付工作的開展。2.規(guī)范職能部門的合同管理職責(zé)各職能部門在加強部門間的溝通、協(xié)調(diào)、控制與監(jiān)督的同時，應(yīng)對其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同負(fù)責(zé)，例如，合同擬定部門應(yīng)根據(jù)《中標(biāo)通知書》對合同的基本內(nèi)容進行審核確認(rèn)；律師在審核過程中，更應(yīng)加注意合同的內(nèi)容與形式是否符合相關(guān)法律規(guī)定，合同條款是否齊全，合同內(nèi)容是否有利于雙方實現(xiàn)合同目的與維護雙方合法權(quán)益；資產(chǎn)與招標(biāo)部需要關(guān)注標(biāo)的的型號與金額等方面；審計部應(yīng)重視合同的合理性、可行性，比如履行合同必備的資質(zhì)等；財務(wù)部則需側(cè)重審核該合同是否在預(yù)算項目范圍之內(nèi)，以及標(biāo)的的名稱、數(shù)量、金額，付款條件及方式，等等。3.規(guī)范合同文本簽訂經(jīng)濟合同時，應(yīng)盡可能地使用規(guī)范統(tǒng)一的合同文本。合同的內(nèi)容應(yīng)秉承著公平、公正的原則，明確合同對方的名稱，標(biāo)的的名稱、數(shù)量、金額，合同起始日期，驗收標(biāo)準(zhǔn)，支付方式，雙方的權(quán)利與義務(wù)等。4.規(guī)范合同執(zhí)行審計處應(yīng)對合同執(zhí)行的整個過程進行監(jiān)督，例如產(chǎn)品質(zhì)量、收付款執(zhí)行情況、服務(wù)考核評分、工程驗收等。對于服務(wù)類合同來說，付款時應(yīng)注意服務(wù)期間的連續(xù)性，既不能間斷也不能重合；對于即將執(zhí)行完畢的合同，應(yīng)及時通知使用部門，提前進行招標(biāo)工作，確保下一期的合同能夠按時簽訂，避免影響醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)。為了確保合同能夠按期執(zhí)行，財務(wù)部應(yīng)定期進行合同梳理并向各職能部門反饋、核對合同的執(zhí)行情況，確保按時完成合同規(guī)定的進度。同時，向管理層匯報，將合同執(zhí)行情況與部門績效關(guān)聯(lián)，定期考核，起到督促合同執(zhí)行、維護醫(yī)院應(yīng)有利益的作用。合同執(zhí)行結(jié)束后，應(yīng)對合同進行歸檔整理，并對合同流程中的每個環(huán)節(jié)認(rèn)真總結(jié)，找出問題，優(yōu)化改進，防止再次發(fā)生類似的錯誤，在合同流程制定后，需要在實踐中不斷優(yōu)化和改進，才能不斷提高醫(yī)院的管理水平。

（二）增強風(fēng)險管理意識目前大多數(shù)合同管理人員的法律意識較為淡薄，對合同簽訂及執(zhí)行過程中產(chǎn)生的法律責(zé)任認(rèn)識不足，不知道合同的執(zhí)行就是雙方權(quán)利與義務(wù)實現(xiàn)的過程，經(jīng)常忽略合同條款的重要性，容易導(dǎo)致醫(yī)院的合法權(quán)益受到侵害，因此，醫(yī)院應(yīng)在全院范圍內(nèi)進行內(nèi)部控制、合同風(fēng)險防控等知識的培訓(xùn)，增強工作人員的法律意識，有效降低合同管理風(fēng)險，確保合同能夠按時準(zhǔn)確完成。根據(jù)內(nèi)部控制的要求，分離不相容崗位。明確各職能部門在合同簽訂與執(zhí)行中的職責(zé)，建立相互監(jiān)督的制衡機制，同時，為了做好經(jīng)濟合同管理中的內(nèi)部控制，應(yīng)對不相容崗位進行分離，例如，在合同管理崗下設(shè)合同錄入崗與付款審核崗，分別由不同的工作人員負(fù)責(zé)，從源頭上杜絕付款重復(fù)與遺漏的問題。

（三）加強醫(yī)院信息化建設(shè)醫(yī)院應(yīng)在會計電子賬中設(shè)置經(jīng)濟合同管理模塊，該模塊應(yīng)具備電子會簽、付款、電子合同檔案等功能。使用線上電子會簽，便于平行部門同時審核合同并簽字確認(rèn)，能夠在很大程度上提高會簽效率，節(jié)約合同的簽訂時間，有利于按時完成合同簽訂工作。而且，相比于紙質(zhì)版合同的簽訂，電子會簽在風(fēng)險防控上更占優(yōu)勢，因為紙質(zhì)的合同在會簽的過程中極易被替換或丟失，簽字確認(rèn)時的合同與最后加蓋合同章的合同有可能存在偏差，并且紙質(zhì)合同一式五份，想要規(guī)避風(fēng)險，就需要合同審核人員反復(fù)確認(rèn)每一份合同的真實性與合理性，無形中會大大增加審核人員的工作壓力。合同會簽?zāi)K應(yīng)與合同執(zhí)行模塊、付款模塊、記賬模塊對接，合同會簽完成后，該合同自動轉(zhuǎn)入未執(zhí)行合同中去。按照合同規(guī)定付款時，合同錄入人員需要在合同執(zhí)行模塊進行錄入，由付款審核人員復(fù)核后，該流程進入付款階段。由于合同執(zhí)行模塊與付款模塊相關(guān)聯(lián)，付款確認(rèn)后，合同未付余額會相應(yīng)減少，因此可以杜絕重復(fù)付款的狀況發(fā)生。由此可見，合同信息化管理相比使用EXCEL管理具有明顯的優(yōu)勢。除此之外，經(jīng)濟合同信息化管理與紙質(zhì)合同管理相比，在合同借閱等方面也更加安全、便捷，不僅克服了紙質(zhì)合同在借閱過程中容易丟失和保管不當(dāng)造成破損等缺點，還在很大程度上降低了合同簽訂環(huán)節(jié)的風(fēng)險?？傊?，經(jīng)濟合同的各個環(huán)節(jié)都需要在實踐中經(jīng)過反復(fù)的檢驗和優(yōu)化，才能形成一套有效的合同管理流程。該任務(wù)重大而艱巨，需要醫(yī)院各個部門相互配合、共同努力，從而提高內(nèi)部控制水平，防范風(fēng)險，為醫(yī)院的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

作者：仇惠 單位：青島大學(xué)附屬醫(yī)院