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醫(yī)院病歷檔案精細(xì)化管理應(yīng)用研究

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醫(yī)院病歷檔案精細(xì)化管理應(yīng)用研究

摘要:精細(xì)化管理應(yīng)用在醫(yī)院病歷檔案管理中,可提高檔案質(zhì)量和管理水平,實(shí)現(xiàn)病歷檔案的現(xiàn)代化管理,有利于醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行,為醫(yī)療服務(wù)提供有力保障。本文對(duì)醫(yī)院病歷檔案管理的重要性及精細(xì)化管理應(yīng)用于檔案管理的意義進(jìn)行了分析,找出了醫(yī)院病歷檔案管理現(xiàn)狀中存在的問題,列舉了幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案;精細(xì)化管理;應(yīng)用

醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院歷史和進(jìn)程的文檔信息資料,是醫(yī)院傳承文化、服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)及可持續(xù)發(fā)展的信息資源保障,為醫(yī)院的整體發(fā)展服務(wù)[1]。隨著醫(yī)改政策推進(jìn),醫(yī)院病歷檔案信息劇增,在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展下改進(jìn)醫(yī)院病歷檔案管理工作,需找出現(xiàn)狀問題,樹立全新管理理念,不斷完善檔案管理工作,形成制度化、規(guī)范化的管理。

1精細(xì)化管理的意義

1.1促進(jìn)醫(yī)療水平、降低醫(yī)患糾紛

病歷檔案管理工作中應(yīng)用精細(xì)化管理,可為醫(yī)療工作提供精準(zhǔn)的參考標(biāo)準(zhǔn),以促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。尤其是對(duì)患者的臨床資料檔案管理中,醫(yī)院研究團(tuán)隊(duì)可對(duì)完整連續(xù)的患者檔案進(jìn)行分析,為各種醫(yī)療研究的提升提供有力依據(jù),促使醫(yī)療工作實(shí)現(xiàn)理論和實(shí)踐的結(jié)合。當(dāng)前醫(yī)院中的醫(yī)患糾紛多是因?yàn)獒t(yī)院的醫(yī)療能力有限,對(duì)患者進(jìn)院就醫(yī)的資料檔案管理不規(guī)范,一旦出現(xiàn)問題,難以解釋清楚,無法追尋根源,責(zé)任劃分不清,互相推諉。精細(xì)化管理應(yīng)用于病歷檔案管理工作中,能在精細(xì)化管理理念的引導(dǎo)下,建立檔案管理機(jī)制,規(guī)范檔案流程,使檔案管理更加詳細(xì)和科學(xué)合理化,避免了常規(guī)檔案中管理制度不全、管理不規(guī)范、醫(yī)療數(shù)據(jù)不全、信息未及時(shí)更新等諸多問題,進(jìn)而有效地緩解醫(yī)患爭(zhēng)論及矛盾,降低醫(yī)患糾紛,有利于打造良好健康的醫(yī)療環(huán)境。

1.2提升檔案價(jià)值

隨著人們健康意識(shí)的提升,醫(yī)院就醫(yī)人數(shù)上漲,病歷信息量增大,病歷檔案管理工作的工作量及難度都有所增加。在病歷檔案管理中引入精細(xì)化管理,有利于各環(huán)節(jié)工作的順利開展,精細(xì)化管理會(huì)對(duì)病歷檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)化,對(duì)患者信息上會(huì)做到細(xì)致篩選,確保信息的準(zhǔn)確,為臨床治療方案制定提供精準(zhǔn)的參考,進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的良好發(fā)展。

2醫(yī)院病歷檔案管理存在的問題

2.1缺乏管理制度

隨著醫(yī)療事業(yè)迅速發(fā)展,醫(yī)院行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈,部分醫(yī)院為提高市場(chǎng)占有率,以效益考慮為先,忽略了對(duì)醫(yī)院病歷檔案管理的價(jià)值。導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理制度不健全,檔案分類不清、缺失嚴(yán)重。這些問題對(duì)醫(yī)院各部門的運(yùn)行均產(chǎn)生了不同程度的影響,只有加強(qiáng)病歷檔案制度的管理建設(shè),才能確保完整的檔案資料信息,為醫(yī)院運(yùn)行及發(fā)展提供有效保障。

2.2收集率不高

檔案收集對(duì)醫(yī)院檔案管理工作較為重要,但大多醫(yī)院的管理模式與醫(yī)院發(fā)展的總體趨勢(shì)不匹配,管理模式落后,與醫(yī)院實(shí)際運(yùn)營情況不符,無完善的病歷醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn),各部門對(duì)檔案歸檔不及時(shí),檔案分類混亂,交接不清,規(guī)范化較低,導(dǎo)致檔案管理整體質(zhì)量不高,有效利用率較低。

2.3檔案管理人員素質(zhì)不高

大多醫(yī)院認(rèn)為病歷檔案管理工作屬于后勤范圍,對(duì)其崗位人員要求不高,在人員選擇上多選擇年齡較大或退休的老職工,極少從外招聘專業(yè)的檔案管理人員,導(dǎo)致病歷檔案管理工作人員整體素質(zhì)不高,無法有效地進(jìn)行規(guī)范化和科學(xué)化的管理,無法對(duì)醫(yī)院發(fā)展提供有力服務(wù)。

3精細(xì)化管理在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用措施

3.1提高管理意識(shí)、完善管理制度

首先,醫(yī)院管理者要提高檔案管理意識(shí),明確病歷檔案管理的建設(shè)方向和目標(biāo)。制定管理目標(biāo)時(shí)要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況,以規(guī)劃出符合自身檔案建設(shè)發(fā)展的計(jì)劃。其次,病歷檔案管理者要完善檔案管理體系,健全管理各項(xiàng)制度,為管理工作的開展提供便利。尤其是在新時(shí)期下,要重視細(xì)化管理制度,規(guī)范檔案工作人員,做好檔案的收集、整理、移交、安全、保管,確保各項(xiàng)工作規(guī)劃科學(xué)合理,以促進(jìn)檔案管理提升整體質(zhì)量。再次,可實(shí)行獎(jiǎng)懲制度,以進(jìn)一步約束及規(guī)范病歷檔案工作人員行為,引導(dǎo)其建立正確的工作價(jià)值觀,實(shí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲[2]。

3.2應(yīng)用6S精細(xì)化管理

此理念是經(jīng)5S管理理念而來的,具體是指把企業(yè)生產(chǎn)過程中的人員、材料及機(jī)械等因素實(shí)施協(xié)調(diào)管理,以提高工作質(zhì)量及效率[3]。把6S應(yīng)用于醫(yī)院病歷檔案精細(xì)化管理,可創(chuàng)新檔案管理理念,提高工作的指導(dǎo)性,針對(duì)檔案管理粗放問題進(jìn)行有效的優(yōu)化。主要包括6方面:

3.2.1整理。是指首先整理好工作環(huán)境,按工作需求及工作內(nèi)容把物品分類,確保工作環(huán)境內(nèi)的物品均有用,清除無用品,提高工作環(huán)境的簡(jiǎn)潔感,為精細(xì)化管理營造良好的工作環(huán)境[4]。在醫(yī)院病歷檔案管理中,就是將檔案分類,存儲(chǔ)保留有價(jià)值的檔案資料,刪除無價(jià)值的資料,簡(jiǎn)潔化檔案,規(guī)范有序地進(jìn)行檔案管理,提高其用房空間。醫(yī)院病歷檔案類型多、數(shù)量大,較分散和凌亂,檔案管理工作人員可根據(jù)價(jià)值鑒定明確檔案的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn),留取精華,以提高檔案后期利用率。

3.2.2整頓。是把物品做好標(biāo)識(shí),按規(guī)定擺放,確保工作環(huán)境整齊,以方便物品使用,進(jìn)而提高工作效率[5]。將醫(yī)院病歷檔案資料進(jìn)行合理歸置和標(biāo)識(shí),以方便檔案資料的后期查找和利用。醫(yī)院病歷檔案應(yīng)根據(jù)不同的專科部門由不同的部門負(fù)責(zé)和存放。做好各科室部門的病歷檔案收集、整理,交于后勤部門存于檔案室,并做好交接手續(xù),便于后期查找。檔案管理工作人員應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行分類,標(biāo)識(shí)好檔案,由部門負(fù)責(zé)人簽字歸檔。

3.2.3清掃。是指清掃工作環(huán)境,以營造舒適的工作氛圍,減少物品的損壞。醫(yī)院病歷檔案管理中,清掃是對(duì)存檔區(qū)的清潔。病歷檔案管理者可制定相應(yīng)的衛(wèi)生管理制度,明確清潔和保護(hù)職責(zé)。如每周進(jìn)行清掃;每月進(jìn)行大掃除和紫外線消毒;調(diào)整好溫度、濕度,保持通風(fēng);地面無雜物,無衛(wèi)生死角。

3.2.4清潔。是指前3項(xiàng)工作的落實(shí)和制度呈現(xiàn),以保證工作環(huán)境清潔狀態(tài)的維持。醫(yī)院病歷檔案管理中主要是明確檔案管理工作人員的職責(zé),為規(guī)范化管理提供支持。如:檔案管理者依據(jù)功能將檔案室劃分為不同子檔案室,制定不同的人員負(fù)責(zé);制定責(zé)任制,落實(shí)人員對(duì)檔案整理、整頓和清掃的責(zé)任,做好雨季的檔案檢查,排除不良環(huán)境影響因素,放假前關(guān)好電源、門窗,避免安全隱患,依據(jù)其工作成效給予獎(jiǎng)懲;增設(shè)檔案室消防設(shè)施、防盜窗、滅蟲器、文件掃描儀等硬件設(shè)備,以更好地為檔案管理服務(wù)。

3.2.5素養(yǎng)。是指崗位工作人員所需的素養(yǎng),以便其按規(guī)程工作,養(yǎng)成良好工作習(xí)慣。應(yīng)用于醫(yī)院病歷檔案管理工作中,首先要認(rèn)清檔案管理工作開展主體是工作人員,所以,要做好人員的的素養(yǎng)提升,使其正確落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度,以促進(jìn)病歷檔案管理工作的規(guī)范化和精細(xì)化。如進(jìn)行定期培訓(xùn),或招聘專業(yè)檔案管理人員,以其先進(jìn)的管理理念推動(dòng)檔案管理。也可邀請(qǐng)檔案局業(yè)務(wù)科進(jìn)行指導(dǎo),內(nèi)容包括:病歷檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性;檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)及政策;檔案收集、分類、保管方法;不同類型檔案分類技巧。

3.2.6安全。是指把安全放在第一位,避免安全隱患引發(fā)安全事故,以保障企業(yè)效益。醫(yī)院病歷檔案管理隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料向電子檔案發(fā)展,所以,對(duì)其安全性要求更高。醫(yī)院要根據(jù)檔案類型特點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性的管理,避免檔案資料丟失和被盜。對(duì)需要存放原件的紙質(zhì)檔案,應(yīng)明確其存放區(qū)域,做好防蟲、防火、防潮的環(huán)境保護(hù),定期檢查檔案,避免出現(xiàn)霉變或損壞。若醫(yī)院條件允許,可備份檔案資料,以防意外。對(duì)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的電子檔案,應(yīng)在計(jì)算機(jī)中安裝360或獵豹防護(hù)軟件,避免被盜[6]。病歷檔案管理系統(tǒng)中也應(yīng)配置防火墻,以防病毒。最好使用U盤或硬盤備份,以防網(wǎng)絡(luò)崩潰丟失電子資料。

4總結(jié)

通過綜述可知,大部分醫(yī)院對(duì)病歷檔案管理工作都較粗放化,在管理理念、管理制度、管理方式上存在諸多問題,不利于檔案的有效利用,阻滯了醫(yī)療水平及服務(wù)發(fā)展。針對(duì)這些問題,首先要完善和健全病歷檔案管理制度,再引入6S精細(xì)化管理理念和大數(shù)據(jù)信息技術(shù),為醫(yī)院病歷檔案管理工作提供細(xì)致的指導(dǎo),從整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全等方面細(xì)化檔案管理工作,優(yōu)化檔案管理影響要素,實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)下規(guī)范科學(xué)的精細(xì)化檔案管理,為醫(yī)院穩(wěn)定運(yùn)營和醫(yī)療服務(wù)發(fā)展提供有力的保障。

參考文獻(xiàn):

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作者:勞文泯 單位:廣西靈山縣人民醫(yī)院