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摘要:教學(xué)檔案是高校檔案管理的核心。本文在分析教學(xué)檔案的內(nèi)涵、特點及分類的基礎(chǔ)上,論述了教學(xué)檔案在學(xué)校教育教學(xué)管理中的應(yīng)用價值及策略。這對做好教學(xué)檔案管理,發(fā)揮教學(xué)檔案作用具有一定的參考價值。
關(guān)鍵詞:教學(xué)檔案;高校教育;檔案應(yīng)用
一、教學(xué)檔案概述
(一)教學(xué)檔案內(nèi)涵
高校教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理、教學(xué)實踐活動過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像材料。具體來說,高校教學(xué)檔案是由教務(wù)處、學(xué)生處、招生辦以及各院系等在教學(xué)管理和教學(xué)實踐中產(chǎn)生的重要文件資料。教學(xué)檔案是高校檔案的核心和主體,也是衡量高校教學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量和學(xué)校整體管理水平的重要標志之一。
(二)教學(xué)檔案特點
第一,知識性。高校教學(xué)檔案記載著不同學(xué)科、不同專業(yè)的一線教學(xué)、科研、實踐活動等重要信息、數(shù)據(jù)及成果,知識屬性尤為明顯。第二,完整性。從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè),教學(xué)內(nèi)容上具有延續(xù)性,因而教學(xué)檔案的收集也應(yīng)注意完整性。第三,數(shù)量多。教學(xué)活動是高校最基本的活動,每學(xué)年各高校形成的教學(xué)檔案有成千上萬卷,數(shù)量繁多。第四,內(nèi)容繁雜。高校教學(xué)檔案不僅包括教師的教材、講義,學(xué)生的畢業(yè)論文、實習(xí)報告,也包括學(xué)校管理過程中的招生材料、教學(xué)管理方面的文件資料等。
(三)教學(xué)檔案類別
根據(jù)教學(xué)檔案的形成規(guī)律和特點,結(jié)合教學(xué)檔案記述與反映的內(nèi)容,教學(xué)檔案可以分為五大類[1]:(1)綜合管理類。包括上級教育主管部門下發(fā)的指導(dǎo)性文件材料,教學(xué)改革、教學(xué)規(guī)章制度、教學(xué)評估材料等。(2)學(xué)科與實驗室建設(shè)類。包括學(xué)科及專業(yè)設(shè)置(如學(xué)科申報、審批等)、實驗室建設(shè)等文件資料。(3)學(xué)籍管理類。主要包括新生(畢業(yè)生)名冊、學(xué)籍(如學(xué)籍卡、成績冊)和學(xué)籍變更材料(如休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等)。(4)課堂教學(xué)與教學(xué)實踐類。主要包括教學(xué)大綱、典型教案、實習(xí)材料、社會調(diào)查、社會實踐計劃及總結(jié)等。(5)教材類。自編、主編教材,實習(xí)指導(dǎo)書,教材目錄等。
二、教學(xué)檔案在高校教育教學(xué)中的應(yīng)用價值
(一)教育發(fā)展、教學(xué)改革的參考依據(jù)
高校教學(xué)檔案是在日常教學(xué)活動及科研實踐過程中形成的。隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展和改革的不斷深入,高校會不斷調(diào)整專業(yè)設(shè)置及人才培養(yǎng)目標,以前保存的教學(xué)檔案則成為人才培養(yǎng)、課程改革的重要依據(jù),為學(xué)校管理者或教學(xué)管理部門的決策提供重要參考。
(二)教育質(zhì)量、教學(xué)評估的重要指標
教育部對高校的教育質(zhì)量、辦學(xué)水平制定了11項一級指標、28項二級指標的嚴格評估體系。[2]作為直接記錄教學(xué)過程、教學(xué)實踐活動的教學(xué)檔案,是評估學(xué)校教育管理質(zhì)量和教師教學(xué)水平的重要依據(jù)。以教學(xué)評估為例,只有對高校教材匯編、典型案例、成績冊、科研成果、社會實踐等大量教學(xué)資料進行綜合分析,才能對教學(xué)管理水平給予客觀、公正和全面的評價。
(三)教育宣傳、教學(xué)交流的重要資源
隨著高校教育教學(xué)交流頻次增加,開放教育教學(xué)內(nèi)容,增加教育教學(xué)活動的透明度,能夠讓社會各界全面了解高校的教育教學(xué)成果,提升高校的社會美譽度和知名度。此外,各高校之間的學(xué)術(shù)交流、學(xué)者互訪等活動日益頻繁,將高校教育教學(xué)檔案資料整理匯編,建立“專家論壇”“名師講堂”“現(xiàn)場講座”等若干數(shù)據(jù)庫,可為高校及院系間的宣傳、交流提供第一手重要資料。
三、教學(xué)檔案在高校教育教學(xué)中的應(yīng)用之策
(一)夯實教學(xué)檔案管理基礎(chǔ)
首先,思想上,要高度重視教學(xué)檔案管理工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)檔案管理人員要高度重視教學(xué)檔案管理工作,充分認識教學(xué)檔案在學(xué)校管理中的重要作用。其次,隊伍上,要加大教學(xué)檔案管理人員配備。結(jié)合高校教學(xué)檔案工作實際,加大檔案專業(yè)人才的引進力度,為教學(xué)檔案管理提供專業(yè)化人才隊伍支持,成立教學(xué)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,統(tǒng)籌做好教學(xué)檔案管理工作。最后,要注重教學(xué)檔案的收集,不斷豐富教學(xué)檔案的館藏數(shù)量,為教學(xué)檔案在學(xué)校管理中發(fā)揮應(yīng)有的價值提供保障。
(二)加大教學(xué)檔案編研力度
教學(xué)檔案的生命及價值在于利用。加大教學(xué)檔案編研,可有效提升教學(xué)檔案的利用水平,不斷拓展教學(xué)檔案的服務(wù)范圍和領(lǐng)域。如對優(yōu)秀教案進行整理匯編,可發(fā)揮教學(xué)檔案在高校教學(xué)管理中的輔助功能;將實驗室建設(shè)資料匯編成冊,可作為學(xué)校教學(xué)評估的第一手原始作證材料;編纂學(xué)術(shù)研究成果,能為校際間的學(xué)術(shù)交流提供寶貴資料;將歷年專業(yè)設(shè)置及學(xué)制匯編,可作為教學(xué)調(diào)整、新課程設(shè)立的重要依據(jù)。
(三)積極拓展多元利用渠道
隨著大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)與教學(xué)檔案管理深度融合,高校教學(xué)檔案的現(xiàn)代化應(yīng)用水平得到大大提升,教學(xué)檔案的應(yīng)用領(lǐng)域也得到進一步拓展。一是積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)、縮微技術(shù),將各個時期、各個學(xué)科的教學(xué)檔案進行數(shù)字化掃描,采取電子化歸檔,做好目錄編制,為學(xué)校日常教學(xué)管理提供重要參考;二是建立高效學(xué)籍檔案管理系統(tǒng),將學(xué)生的學(xué)籍信息資料錄入數(shù)據(jù)庫,有效防范不法分子制賣假文憑;三是要善于利用云服務(wù)技術(shù),為社會公眾提供安全、開放的檔案信息查詢利用服務(wù)。[3]
(四)主動了解檔案利用需求
發(fā)揮高校教學(xué)檔案在學(xué)校管理中的應(yīng)用價值,需要有的放矢地收集、開發(fā)、整理教學(xué)檔案資料,為學(xué)校管理提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。首先,要了解學(xué)校的中心工作和主要任務(wù),掌握教學(xué)檔案的需求方向,把握不同檔案利用者的信息需求。其次,要了解不同利用者的需求特點,如通過分析學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者、教學(xué)管理人員和學(xué)校宣傳部門負責(zé)人對教學(xué)檔案的利用需求,做好教學(xué)檔案開發(fā)應(yīng)用,滿足不同主體在學(xué)校管理中的檔案需求,提高教學(xué)檔案服務(wù)的針對性。最后,要擺正自己與教學(xué)檔案利用者之間的關(guān)系。檔案工作者既是專業(yè)人員,也是服務(wù)人員,應(yīng)以優(yōu)質(zhì)服務(wù)不斷贏得利用者的信任,充分發(fā)揮教學(xué)檔案在學(xué)校管理中的價值與作用。
參考文獻:
[1]翟二琴.論高等院校教學(xué)檔案管理[J].黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2005(1):102-104.
[2]李麗芳.高校教學(xué)檔案的利用芻議[J].桂林師范高等??茖W(xué)校學(xué)報,2004(3):102-105.
[3]譚銘志.大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息服務(wù)與創(chuàng)新研究[J].檔案時空,2017(6):40-42.
作者:王爽 單位:陜西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院