企業(yè)管理與行政文秘工作作用分析
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摘要：近年來，經(jīng)濟的不斷發(fā)展為各領域企業(yè)的發(fā)展提供了充足的空間，但也提出了更高的要求，面對嚴峻的市場競爭，企業(yè)需要從經(jīng)營發(fā)展理念到內(nèi)部管理工作進行轉變與創(chuàng)新，才能適應社會的快速發(fā)展和市場環(huán)境的變化。行政文秘人員是企業(yè)中的復合型人才，隨著企業(yè)的改革與發(fā)展，對行政文秘工作的要求也逐步提高，文秘人員必須在思想上與企業(yè)保持一致，與時俱進，積極創(chuàng)新工作理念與方法，才能充分發(fā)揮行政文秘工作的價值，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供助力。本文主要圍繞企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用進行淺析，提出一些建議。
關鍵詞：企業(yè)管理；行政文秘工作；綜合作用
在經(jīng)濟新常態(tài)背景下，各行業(yè)、企業(yè)若想在市場競爭中提高自身的競爭實力，確保自身的長遠發(fā)展，就必須將目光放得更加長遠，全面分析內(nèi)部職能機構管理的現(xiàn)狀，如企業(yè)內(nèi)部管理、行政文秘、人事資源管理等各個方面，以市場發(fā)展作為導向，積極轉變管理制度及職能，緊跟市場發(fā)展腳步，確保企業(yè)以長遠穩(wěn)定的勢態(tài)發(fā)展。在企業(yè)的管理工作中，行政文秘人員的綜合素質(zhì)、技能水平在一定程度上決定了管理工作的實效性，所以企業(yè)需要在不斷推進內(nèi)部管理和行政管理的基礎上進一步關注行政文秘的綜合作用，確保行政文秘工作的職能得到有效發(fā)揮。
一、積極轉變思想，適應現(xiàn)代社會發(fā)展
企業(yè)運營的主要目標以及發(fā)展的循環(huán)動力來源是經(jīng)濟效益，創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益是企業(yè)的立足之本，也是其發(fā)展目標。在這一點上行政文秘工作也需要將企業(yè)經(jīng)營效益作為自身的工作目標，所以行政文秘人員也需要在自身的思想和方法上進行轉變，及時感知市場經(jīng)濟變化和企業(yè)運營發(fā)展要求，從而調(diào)整自身的工作模式，確保行政文秘工作能夠順應企業(yè)環(huán)境的變化而變化，滿足企業(yè)要求，促進企業(yè)適應市場變化。市場競爭形勢愈發(fā)激烈，而企業(yè)若想在這一環(huán)境下保持競爭優(yōu)勢，那么首要的任務便是從自身的內(nèi)部做起，優(yōu)化內(nèi)部結構、改善內(nèi)部管理模式、確保內(nèi)部的協(xié)調(diào)性，只有優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境，才能更好地適應外部環(huán)境，根據(jù)對市場的預測和分析調(diào)整營銷模式。在此期間，行政文秘參與的企業(yè)管理工作，也需要針對企業(yè)的內(nèi)部管理、生產(chǎn)經(jīng)營和其他環(huán)節(jié)的薄弱項嚴格控制，并且調(diào)整自身的思維模式和管理模式，適時參與對外經(jīng)濟活動，更新行動方式，主動把握市場動向，根據(jù)市場信息來整合分析。通常情況下，行政秘書服務的是企業(yè)的高層管理人員，因此需要具備明確的全局意識、超前意識、廉政意識等，在市場環(huán)境下推助企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展[1]。
二、積極發(fā)揮行政秘書職能，為企業(yè)發(fā)展出謀劃策
在新時期背景下，企業(yè)的運營與發(fā)展處于一種挑戰(zhàn)與機遇并存的狀態(tài)，經(jīng)營環(huán)境具有明顯的復雜性和多變性，這導致企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展決策也具有一定的風險性，企業(yè)領導決策更需要有全局性和靈活性。行政秘書的職能使其需要為企業(yè)的發(fā)展決策發(fā)揮輔助作用，這對于企業(yè)的發(fā)展來說至關重要，但也對行政秘書工作具有一定要求，需要行政秘書工作要以領導工作為中心，積極響應企業(yè)黨政部署和重大行動，成為企業(yè)共同體，與企業(yè)領導同目標、同行動、同思想，共同為企業(yè)的長遠發(fā)展出謀劃策。行政秘書人員需要順應時代的發(fā)展提高自身的信息技術水平，在當今信息時代的背景下，信息化成為各領域的一種發(fā)展趨向，而信息技術也是推助企業(yè)發(fā)展，改善生產(chǎn)、管理流程及效益的有效途徑。而在這一條件下，行政秘書的工作內(nèi)容也需要進一步拓展，信息流量的加快使得信息工作成為領導參謀和協(xié)調(diào)的重要方式，行政秘書人員需要利用信息化的技術手段將信息進行整合、分析、處理、制定預案、謀劃，為領導人員決策提供支持的同時，降低決策風險，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠保障。而信息服務作為媒介，也是行政秘書的主要發(fā)展方向，能有效提高行政秘書人員的工作水平以及工作的自身價值。
三、提高風控力度，拓展工作領域
隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，經(jīng)營規(guī)模也在不斷拓展，這使得行政文秘工作所涉內(nèi)容也更加寬泛化和多樣化，工作領域進一步延伸，逐漸滲透到內(nèi)外經(jīng)濟事務的處理上，不管是生產(chǎn)管理還是內(nèi)部協(xié)調(diào)、接待事務等都需要由行政秘書協(xié)助開展，或以企業(yè)經(jīng)營目標為導向發(fā)揮輔助作用。在對外事務上，行政秘書涉及的內(nèi)容通常包括信息的收集、分析、處理、報告及問題提交，規(guī)劃組織經(jīng)濟活動，配合企業(yè)產(chǎn)品組織、訂貨等活動。同時，在目前的市場環(huán)境下，行政秘書不但要協(xié)助企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟市場內(nèi)部聯(lián)絡，與其他企業(yè)及建立合作關系，并且還需要與政府機構建立協(xié)調(diào)的合作關系。若想促進企業(yè)的長遠發(fā)展，行政秘書還要充分運用自身的語言溝通能力、文字編撰能力、觀察能力、分析能力來從事經(jīng)濟交流活動，并在工作期間不斷鍛煉自身的策劃能力和公關能力，協(xié)調(diào)好和各方的溝通關系，滿足企業(yè)及領導的要求，確保行政秘書工作內(nèi)容不斷拓展的條件下也能更好地適應工作，為企業(yè)的長遠發(fā)展提供動力[2]。
四、提高行政秘書人員綜合素養(yǎng)
綜合素養(yǎng)顧名思義是具有綜合性的能力素養(yǎng)，包括知識素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)等，不同的行業(yè)和崗位對于人員素養(yǎng)都具有一定的要求，只有具備足夠的綜合素養(yǎng)才能更好地勝任本職崗位，并在本職工作中獲得良好發(fā)展。對于行政秘書工作來說也是如此，綜合素養(yǎng)直接決定了行政秘書工作的開展質(zhì)量，因此需要在選拔或聘用時重點考查其綜合素養(yǎng)水平，并對現(xiàn)有人員開展培訓活動，為現(xiàn)有的行政文秘人員搭建能力提升平臺。企業(yè)可以選擇實用性較強的輪崗培訓制，輪崗培訓制指的是讓行政文秘人員在各部門各崗位輪崗實踐，在實踐過程中積累工作經(jīng)驗和業(yè)務水平，并通過輪崗作業(yè)發(fā)現(xiàn)其中可能存在的問題并及時上報，對該部門人員的思想、行為信息進行收集并反饋，針對企業(yè)現(xiàn)行的薪資制度、管理制度、晉升通道等進行改善，設定科學的輪崗培訓目標，加強行政文秘人員的理論知識水平和實踐經(jīng)驗，為人員綜合素養(yǎng)的提升提供幫助。另外，企業(yè)也可利用行政管理知識培訓活動來提高行政文秘的管理技能，幫助其了解企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展理念，進一步了解企業(yè)內(nèi)部各崗位，針對其中存在的不足和問題進行反饋，并提出具有參考性的意見。在培訓活動期間，也可以結合人力資源部門和行政部門針對人員進行績效考核，充分激發(fā)人員的工作潛力，也讓行政文秘工作人員在參與培訓的條件下能夠發(fā)現(xiàn)并收集意見，改善企業(yè)的管理制度和人力資源配置，進一步協(xié)調(diào)企業(yè)的內(nèi)部結構。最后，輪崗培訓期間，若行政人員在績效考核中的表現(xiàn)未達預期，那么企業(yè)可以改變一下思路，發(fā)掘人員在其他崗位可能存在的優(yōu)勢和身上的亮點，經(jīng)過人力資源調(diào)配來發(fā)掘并發(fā)揮人員潛力，保證人員的能力與特征可以與崗位充分契合，為企業(yè)的長遠發(fā)展打下人才資源基礎，讓各部門人員都能為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮自身的作用[3]。
五、拓展行政文秘崗位職能
在企業(yè)日常管理中，需要明確行政文秘工作的職能，特別是以文職為主的行政文秘工作，若想全面發(fā)揮行政文秘工作的崗位職能，便需要積極轉變對行政文秘工作的認知，才能通過行政文秘工作來協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部部門的關系，加強市場認知能力。如企業(yè)在開展內(nèi)部會議時，傳統(tǒng)的行政文秘需要協(xié)助進行會議規(guī)劃和組織，而現(xiàn)念下的行政文秘工作與企業(yè)管理結合，不但要參與調(diào)整會議的主題，記錄會議過程，同時還要為企業(yè)的后續(xù)管理、后續(xù)決策，以及會議內(nèi)容進行跟進，最后生成文字報告?，F(xiàn)代企業(yè)中的行政文秘工作在結合企業(yè)管理時，更能夠充分發(fā)揮其管理職能，更好地協(xié)調(diào)和控制各階段工作。
六、提高行政文秘人員個性心理
優(yōu)秀的行政文秘在企業(yè)各級領導中也能發(fā)揮明顯的協(xié)調(diào)效果，因此行政文秘人員要具有一定的公關能力和個性心理?，F(xiàn)代企業(yè)注重企業(yè)文化建設，側重于團隊精神的引導，樹立內(nèi)部的共同發(fā)展觀，只有這樣才能更好地凝聚內(nèi)部力量。而行政文秘工作需要具有較高的個性心理，才能保證內(nèi)部的團結性和協(xié)調(diào)性。同時，在外部公關工作中，較強的心理素質(zhì)也能讓企業(yè)在新環(huán)境下保持穩(wěn)定的發(fā)展勢態(tài)。如美國IBM企業(yè)，每年都會舉辦慶功會，重點表揚內(nèi)部業(yè)績優(yōu)異的人員，在慶功會開展期間，高層管理人員都會親臨現(xiàn)場主持會議，參與期間的表彰和頒獎環(huán)節(jié)。慶功會還會邀請股東代表和受表彰的優(yōu)秀員工家屬，這進一步加強了企業(yè)內(nèi)部人員的歸屬感與責任感，而行政文秘人員在其中也能發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)職能和會議規(guī)劃職能，形成團隊合作精神和心理歸屬感，對企業(yè)內(nèi)部凝聚和發(fā)展來說具有明顯的促進效果。
七、結語
對于企業(yè)來說，長遠發(fā)展和提高經(jīng)濟效益都是其主要目標，而現(xiàn)代化的企業(yè)需要用現(xiàn)代化的理念及方法來指導運營。行政文秘工作也要適應企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，積極轉變自身的觀念，不斷提高自身、加強學習，發(fā)揮崗位的綜合價值。行政文秘需要了解市場經(jīng)濟發(fā)展的動態(tài)，結合自身工作與市場經(jīng)濟變化，為企業(yè)提供參考性的決策意見，推助企業(yè)長遠發(fā)展。
參考文獻：
[1]楊向國.企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用研究[J].現(xiàn)代商業(yè),2019(14):109-110.
[2]鄭雷蕾.企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用研究[J].中外企業(yè)家,2017(14):127+129.
[3]王少雙.試論企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用[J].科技創(chuàng)新導報,2012(12):244.
作者：楊曉燕 單位：中交第四航務工程勘察設計院有限公司
