科研單位人事檔案管理的創(chuàng)新
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摘要：有效的檔案管理對于事業(yè)科研單位的發(fā)展具有重要的作用，其已經(jīng)成為實(shí)施人事管理工作的最為關(guān)鍵部分之一。其中大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給各行各業(yè)帶來了發(fā)展機(jī)遇。特別是事業(yè)科研單位通過依托大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)，轉(zhuǎn)變了往常的管理模式，推動了檔案管理的創(chuàng)新和改革，使得認(rèn)識檔案管理工作更加趨于正規(guī)化和科學(xué)化?；诖耍疚氖紫纫越榻B事業(yè)科研單位實(shí)施人事檔案管理的重要性為出發(fā)點(diǎn)，分析了其實(shí)施的現(xiàn)狀，并通過幾點(diǎn)創(chuàng)新路徑，促進(jìn)了事業(yè)單位人事檔案管理的有序進(jìn)行。
關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)科研單位；人事檔案管理
一、事業(yè)科研單位人事檔案管理的重要性
人事檔案管理工作主要是對科研事業(yè)單位工作人員各項(xiàng)信息的記錄。其中記錄的內(nèi)容主要包括：工作人員的崗位職責(zé)、工作年限、工作能力、工作業(yè)績、懲罰現(xiàn)象、人員的變動等信息。企業(yè)通過查看人事檔案以全面了解到各部門的員工信息。同時(shí)，也為企業(yè)進(jìn)行人員配置和選拔人才提供了信息的支撐。而在應(yīng)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理后，通過對不同類別的樣本數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理等，從而能夠更加便捷的找到其潛存的信息和提供更加高效的信息服務(wù)。
二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)科研單位人事檔案管理現(xiàn)狀分析
以下詳細(xì)介紹了大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)科研單位人事檔案管理現(xiàn)狀，其主要體現(xiàn)為這幾個(gè)方面：
1.事業(yè)科研單位人事檔案管理的工作設(shè)備和設(shè)施等有待改善
大數(shù)據(jù)背景下，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，則需要對落后的設(shè)備和設(shè)施等進(jìn)行改善。究其原因，先進(jìn)的設(shè)備是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，只有設(shè)備的充足和先進(jìn)，才能對日常的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的儲存和更改。但是由于有些事業(yè)科研單位對于人事檔案管理工作并不不重視，這就是導(dǎo)致該單位并沒有重視基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和改善。
2.新技術(shù)得不到廣泛的利用，影響管理的效率
由于新技術(shù)并沒有廣泛應(yīng)用和在單位中普及，使得事業(yè)單位檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化管理則就顯得尤為困難，從而直接影響了大數(shù)據(jù)背景下，檔案材料的有效接收、傳遞和儲存。同時(shí)，人事檔案人員受到環(huán)境和發(fā)展前景的影響，使得該單位嚴(yán)重存在人才流失的現(xiàn)狀。這就在一定上降低了科研單位的市場競爭力，其對于科研事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了一定的阻礙作用，加大了事業(yè)科研單位人事檔案管理工作的困難。
3.檔案管理人員的工作能力不足
現(xiàn)階段，我國的事業(yè)科研單位受到檔案管理人員年齡偏大、接受新鮮事物較慢、創(chuàng)新意識較為薄弱等方面的影響，使得一些人事檔案管理過程中仍然采用傳統(tǒng)的管理模式。同時(shí)，這些檔案管理人員受到傳統(tǒng)思想的束縛，使得其在面對新鮮的事物和技術(shù)時(shí)，無法靈活的應(yīng)對其新變化帶來的挑戰(zhàn)。這種現(xiàn)象嚴(yán)重制約了檔案管理工作的變革和創(chuàng)新。同時(shí)很多事業(yè)科研單位缺少復(fù)合型的檔案管理人員，即管理技能較差、現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用不足等給人事檔案管理的創(chuàng)新帶來了較大的阻力。例如：這些人員在日常的工作中為企業(yè)所創(chuàng)造的價(jià)值并不明顯，使得事業(yè)科研單位的管理人員對人事檔案管理工作并不關(guān)注。久而久之，事業(yè)科研單位對于檔案管理工作的投入也就越來越少。如：缺少對專項(xiàng)人員的培訓(xùn)。
三、事業(yè)科研單位人事檔案管理的創(chuàng)新路徑
為了能夠提高檔案管理人員的工作能力。一方面，根據(jù)員工的工作經(jīng)歷和工作經(jīng)驗(yàn)等采取專項(xiàng)培訓(xùn)的方法，以讓員工在接受培訓(xùn)的過程中掌握更多的創(chuàng)新技術(shù)，為適應(yīng)新的發(fā)展趨勢提供基礎(chǔ)保障。另一方面，憑借著較高的待遇和發(fā)展前景等，吸引更多年輕的檔案管理人員。以通過這些年輕檔案管理人員所提出的先進(jìn)理念等，推動人事檔案管理工作的改革和發(fā)展。以下對提出的創(chuàng)新路徑進(jìn)行了詳細(xì)的分析：
1.培養(yǎng)管理人員的工作能力
人才為企業(yè)的發(fā)展提供了重要的人力支撐。特別是對于事業(yè)科研單位人事檔案管理工作來講，在大數(shù)據(jù)的背景下，給檔案管理人員帶來了較大的挑戰(zhàn)，其不僅需要了解員工的管理能力，還需要提升員工接受新鮮事物的能力、隨機(jī)應(yīng)變的能力。但是當(dāng)前我國事業(yè)科研單位的檔案管理人員專業(yè)性能力較為薄弱。加之，專業(yè)人才的缺失等嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。其主要表現(xiàn)為：第一，一些事業(yè)單位并沒有專門的檔案管理人員、其大多的負(fù)責(zé)人為兼職人員；第二，有些檔案管理人員的工作能力有待提高，特別是一些管理人員的年齡普遍偏高，受到傳統(tǒng)理念束縛，使其接受新鮮的事物的能力較慢這就需要事業(yè)科研單位人員加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)。并以大數(shù)據(jù)為背景下，不斷的學(xué)習(xí)和掌握更加先進(jìn)的管理理念和信息化的知識等。一方面，進(jìn)行管理人員的培訓(xùn)，特別是針對現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，以培養(yǎng)出更多復(fù)合型的人才；另一方面，對人事檔案管理人員進(jìn)行在職的教育。例如：舉辦專家座談會，讓管理人員借鑒和學(xué)習(xí)更多創(chuàng)新的管理方法，以提升檔案管理人員的崗位工作能力和具備現(xiàn)代化管理理念的意識。同時(shí)，需要及時(shí)的引進(jìn)具備高科技檔案管理人才，為管理團(tuán)隊(duì)注入更多新鮮的血液。
2.摒棄傳統(tǒng)管理模式
現(xiàn)階段，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理方法亟需改革和創(chuàng)新，這樣才能滿足社會的發(fā)展趨勢。首先，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，并通過運(yùn)用信息化的檔案系統(tǒng)，為企業(yè)實(shí)施檔案管理提供更多的便捷性；其次，建立行之有效的管理制度，并根據(jù)事業(yè)科研單位的真實(shí)情況，嚴(yán)格把控人事檔案管理流程，構(gòu)建出一體化的檔案資料的收集-整理-存檔-歸檔-調(diào)檔的體系，以減少由于人事檔案在管理過程中發(fā)生的丟失和泄露問題的發(fā)生。從而保障檔案信息的完整性和真實(shí)性。最后，將員工的資料進(jìn)行分層的管理，特別是對于不同類別的資料信息進(jìn)行針對性的管理，從而使得人事檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)用的效果。
3.加強(qiáng)技術(shù)的支持
我國事業(yè)科研單位人事檔案的數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)了增長的現(xiàn)狀。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，進(jìn)行人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，需要亟需考慮數(shù)據(jù)的增長態(tài)勢和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的效果、計(jì)算機(jī)所需的成本（投資和維修成本）。而如何將這些成本降到最低，則需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中建立檔案防病毒系統(tǒng)和及時(shí)對漏洞進(jìn)行檢測。例如：利用更加專業(yè)的工具進(jìn)行漏洞的檢測，并及時(shí)的安裝補(bǔ)丁程序。同時(shí)，還應(yīng)該建立防火墻技術(shù)，在低檔外部不良因素的侵襲后，能夠提高檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和保障數(shù)據(jù)信息的安全性。
4.建立獎懲機(jī)制
大數(shù)據(jù)技術(shù)的融入改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，因此，想要提升檔案信息數(shù)據(jù)管理質(zhì)量，則需要建立更加完善的獎懲機(jī)制。首先，以事業(yè)科研單位的整體利益為出發(fā)點(diǎn)，切實(shí)保障每位員工的利益，以做出更加公平和公正的評估；其次，獎懲機(jī)制的建立能夠有效的激發(fā)員工的工作熱情和工作動力，從而為提升檔案管理的質(zhì)量提供保障；最后，制定違規(guī)處罰條例。對于在工作中出現(xiàn)違背相關(guān)規(guī)則制度時(shí)，能夠通過獎懲機(jī)制，為各位員工做出更加公平合理的評估。
5.創(chuàng)新檔案管理新體系
分層次管理和分類管理方法是構(gòu)建人事檔案管理的重要組成部分，同時(shí)，其也為檔案管理的創(chuàng)新提供了支撐。根據(jù)現(xiàn)在事業(yè)單位人事檔案的發(fā)展情況可以看出，大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理體系在構(gòu)建的過程中需要從細(xì)節(jié)入手，保障與整體的結(jié)合。同時(shí)，事業(yè)科研單位人事檔案管理人員通過遵循檔案管理制度的基礎(chǔ)上，通過運(yùn)用信息化手段，準(zhǔn)確快捷的掌握企業(yè)想要的人才信息。換言之，利用網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化信息技術(shù)和信息手段，為企業(yè)乃至整個(gè)社會提供更多的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。例如：科研事業(yè)檔案管理人員在廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)后，能夠通過多媒體影像和聲音、指紋等電子信息，解決傳統(tǒng)以紙質(zhì)人事檔案材料的不足。因此，人事檔案管理過程中充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在一定程度上提高人事檔案管理人員的工作效率和管理的質(zhì)量。
四、總結(jié)
事業(yè)科研單位檔案管理的高效性，不僅與檔案管理人員的管理水平有直接的關(guān)聯(lián)，還與事業(yè)科研單位的重視程度有潛在的關(guān)系。因此，事業(yè)科研單位檔案管理在發(fā)現(xiàn)自身的不足時(shí)，應(yīng)該及時(shí)的引進(jìn)創(chuàng)新的管理制度和管理技術(shù)。并依托大數(shù)據(jù)背景，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)在通過培訓(xùn)的方法，以全面提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和工作能力，在制定獎懲機(jī)制的同時(shí)，激發(fā)員工的工作動力，從而推動事業(yè)科研單位的進(jìn)一步發(fā)展。
作者：張勤生 單位：齊魯工業(yè)大學(xué)