人事檔案管理工作的重要性思考

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摘要：任何一個(gè)工作崗位都需要對(duì)干部人事檔案進(jìn)行規(guī)范化與科學(xué)化管理，人才隊(duì)伍建設(shè)是否有效及科學(xué)直接影響到工作人員的工作效率以及工作熱情，因此，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行規(guī)范化與科學(xué)化的管理是任何一個(gè)工作領(lǐng)域都不能忽視的問題。人事檔案的規(guī)范化與科學(xué)化管理直接影響到工作人員的提拔任用和轉(zhuǎn)調(diào)。本文主要從人事檔案管理的重要性和人事檔案管理存在的問題以及提高人事檔案規(guī)范化管理對(duì)策三個(gè)方面進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；重要性；創(chuàng)新思考

一、人事檔案管理的重要性

干部人事檔案管理可以將工作人員的能力水平、工作經(jīng)歷和工作年限分為不同等級(jí)，以便后期工作人員的提拔任用和轉(zhuǎn)掉提供參考價(jià)值。除此之外，對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)化與規(guī)范化的整理和歸納也有利于促進(jìn)工作人員工作積極性的提高，工作人員可以參考自己在檔案中的位置來判斷自己近段時(shí)間工作狀況，以及在后期工作中要改進(jìn)的地方。干部人事檔案主要包括工作人員的工作能力、生平經(jīng)歷、學(xué)歷水平、工作履歷以及政治身份等，其中較為重要的是工作人員的學(xué)歷水平和工作經(jīng)驗(yàn)，工作人員升調(diào)的參考標(biāo)準(zhǔn)最重要的是工作人員有過硬的專業(yè)知識(shí)水平?？偠灾耸聶n案包括個(gè)人的所有資料，為后期工作人員的調(diào)動(dòng)以及升級(jí)提供參考。除此之外，做好人事檔案管理工作有利于公司把握工作細(xì)節(jié)，提升工作的效率，為人事部的調(diào)用提供參考依據(jù)。

二、人事檔案管理存在的問題

（一）對(duì)干部人事檔案管理工作重視程度低

在目前的工作領(lǐng)域中，許多高層人士的管理工作人員不重視對(duì)干部人事檔案管理這一領(lǐng)域，通常是面試者通過面試及其他一系列相關(guān)的工作面試考核進(jìn)入到工作崗位后，將其工作人員的資料進(jìn)行完善，但并沒有后期對(duì)所有工作人員的資料進(jìn)行整理與歸納，這樣就缺乏工作人員之間的競(jìng)爭(zhēng)與對(duì)比，因此，從這一方面來說工作人員的工作積極性有所降低。另一方面，由于工作人員工作較忙，休息時(shí)間較少，因此，相關(guān)工作人員缺乏精力和時(shí)間去對(duì)工作人員的檔案進(jìn)行整理和歸納。綜合各種因素，大部分公司疏于對(duì)干部人事檔案工作的管理。

（二）干部人事檔案歸納及查閱率不高

工作人員的檔案一般都是由相關(guān)工作部門進(jìn)行管理和歸納，且一般存檔于公司總部，因此造成在某些特殊情況是需要調(diào)用工作人員的檔案時(shí)，由于地點(diǎn)、時(shí)間和空間上的不便，從而使得調(diào)用檔案效率低下，這也是干部人事檔案查閱率不高的原因之一。除此之外，管理人事檔案的相關(guān)工作部門由于對(duì)這一領(lǐng)域重視程度較低，存在工作人員不認(rèn)真對(duì)檔案進(jìn)行歸納與整理、許多新上任的工作人員檔案沒有得到及時(shí)的存檔與更新、辭職員工的信息沒有刪除等，因此，則會(huì)造成檔案狀態(tài)較為混亂。此外當(dāng)需要調(diào)用工作人員的檔案時(shí)需要經(jīng)過一道道工作審批與審核，這使得相關(guān)工作人員不能及時(shí)查到工作人員的檔案。這也是影響人事檔案查閱率不高的重要原因之一。

（三）干部人事檔案管理考核制度不完善

每個(gè)公司都會(huì)對(duì)員工建立績(jī)效工作考核制度，其根本目的是為了提高公司工作人員的工作效率以及工作積極性。在公司內(nèi)的工作人員的績(jī)效考核制度中，人事檔案管理方面所占比重較低，因此也造成相關(guān)工作領(lǐng)域人員對(duì)人事檔案管理工作出現(xiàn)懈怠的心理。干部人事檔案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影響，找其根本原因還是由于企業(yè)對(duì)干部人事檔案管理工作重視程度不高所以造成后期的一系列問題。

三、加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

（一）提高高層工作人員對(duì)人事檔案管理的重視程度

從根本上提高企業(yè)干部人事檔案管理工作的效率必須要提高對(duì)干部人事管理工作的重視程度。只有相關(guān)工作人員對(duì)干部人事檔案管理的意識(shí)有所提升才能采取相關(guān)有效措施，比如可以篩選工作能力較強(qiáng)、工作態(tài)度認(rèn)真和專業(yè)化水平較高的綜合人才，使他們從事于干部人事檔案管理工作領(lǐng)域。當(dāng)公司領(lǐng)導(dǎo)足夠重視干部人事檔案的工作領(lǐng)域時(shí)，才能投入到更多的人力、物力、財(cái)力以及時(shí)間和精力去促進(jìn)這一領(lǐng)域的進(jìn)步與發(fā)展。除此之外，提高高層工作人員對(duì)人事檔案管理重視程度的根本方法是加強(qiáng)宣傳力度，通過娛樂媒體的作用使得企業(yè)加強(qiáng)對(duì)此領(lǐng)域的重視程度。

（二）強(qiáng)化干部人事檔案管理的信息化建設(shè)

干部人事檔案查閱率低下的一個(gè)重要原因是信息不暢通，因此在干部人事檔案管理工作領(lǐng)域應(yīng)當(dāng)納入現(xiàn)代信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)能夠查詢工作人員的檔案。但為了避免泄露工作人員信息及檔案，應(yīng)當(dāng)在公司的電腦系統(tǒng)中納入人力資源管理軟件，并設(shè)置專門的網(wǎng)站，使得相關(guān)工作人員擁有密碼才能登陸信息管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢。通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案的科學(xué)有效管理、能夠方便相關(guān)工作人員實(shí)時(shí)實(shí)地進(jìn)行查詢，極大的極高了工作的效率。但是需要重視的是，相關(guān)工作領(lǐng)域人員應(yīng)當(dāng)確保工作人員檔案信息的準(zhǔn)確性，這樣工作人員檔案的查詢和檔案的存在才有其意義。

四、結(jié)語

加強(qiáng)干部人事檔案規(guī)范化的對(duì)策還包括加強(qiáng)制度建設(shè)與績(jī)效考核、加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提升人事檔案開發(fā)利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司對(duì)干部人事檔案管理的重視程度，只有對(duì)其有足夠的重視程度才能夠?qū)嵤┡涮状胧?，以便促進(jìn)干部人事檔案管理工作領(lǐng)域的進(jìn)步。

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作者：劉文婷 單位：山東省汶上縣人力資源和社會(huì)保障局