醫(yī)院干部人事檔案管理思路

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【摘要】本文基于工作實際，分析了醫(yī)院干部人事檔案管理的工作思路，并根據其中所存在的問題提出了幾點改進建議，其中包括積極培養(yǎng)檔案管理意識、強化統(tǒng)一化要求規(guī)范、加強檔案管理信息化建設以及全面提升檔案管理人員的綜合素質等等，以供參考。

【關鍵詞】醫(yī)院管理；人事管理；檔案管理

一、醫(yī)院干部人事檔案管理的工作思路

首先，干部人事檔案管理工作的主要內容是收集、補充檔案信息，檔案管理人員要做的是制定出明確的檔案收集目標，在此基礎之上來設計詳細的信息收集計劃，以此來保證干部人事檔案信息的完整性。此外，由于人事檔案本身具有動態(tài)化特點，因此事后的查漏補缺工作同樣不容忽視，檔案管理者必須要密切關注干部檔案的信息變化，即做好信息的更新與補充工作。其次，由于人事檔案資源中的內容涵蓋全面，因此這部分信息具有較強的隱私性，絕對不能夠泄露出去，只能由醫(yī)院的人事檔案部門來集中保管。為此，醫(yī)院干部人事檔案管理必須要制定出嚴格且完善的保密制度，堅決不能夠將干部的個人信息與相關資料公開出去，并且要嚴厲打擊泄露隱私的行為。

二、存在的問題

（一）檔案意識不強。如今，現代醫(yī)院中仍然有很多職工沒有認識到干部人事檔案的真正價值，因此并不能夠在規(guī)定時間內保質保量地完成材料整理任務。還有一部分醫(yī)院干部認為，科研成果、專利項目、獲獎證書、工作經歷等屬于個人隱私，因此沒有及時將其上報給人事檔案部門。此外，由于醫(yī)院的經營規(guī)模較大，一些科室沒有及時將有關于干部晉級、任職等報表交給人事部門，這些均對干部人事檔案信息的完整性和準確性帶來了負面影響。（二）檔案材料不規(guī)范。通過上文介紹可知，醫(yī)院干部人事檔案的收集、完善、管理是一項系統(tǒng)化工作，并且本身具有復雜化、動態(tài)化特點，這就在無形當中增加了人事檔案的管理難度，檔案材料存在著不規(guī)范的問題，具體表現如下：檔案材料中有關于干部出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷等信息記錄不完整；檔案材料中缺少詳細的蓋章、審簽手續(xù)；檔案材料中要求干部簽字部分不完善；檔案材料的書寫格式不規(guī)范等等。（三）檔案信息化管理程度落后。首先，部分醫(yī)院對人事檔案不夠重視，沒有拿出足夠資金來用于人事檔案信息化建設，導致很多工作開展的不夠深入，硬件設施也不到位。其次，現代醫(yī)院中在職的人事檔案管理人員大多沒有受到過專業(yè)培訓，畢業(yè)于檔案管理專業(yè)的人員更是鳳毛麟角，以此所掌握的專業(yè)知識和先進理念不夠多。由于受到這些客觀條件的影響，醫(yī)院干部人事檔案管理工作的信息化程度比較落后，部分醫(yī)院雖然也建立起了檔案信息庫，但也只是做到了最基本的信息錄入和文件整合，并沒有對檔案資料進行層次劃分和比對研究。這不僅會直接影響到干部人事檔案信息的價值發(fā)揮，同時也不利于對相關人才的發(fā)掘與培養(yǎng)。

三、解決措施

（一）積極培養(yǎng)檔案管理意識。如今，國家政府對各機構的檔案管理工作給予了較高的關注，隨著《檔案法》的不斷完善，與國計民生息息相關的醫(yī)院也積極投入到了加強干部人事檔案管理的工作隊伍中。各級醫(yī)院分別從自身情況出發(fā)，構建出了健全的干部人事檔案管理機制，并從細節(jié)入手，分別制定出了不同級別、不同部門干部人事檔案資料的收集方法，這為人事檔案管理工作的順利落實提供了基礎保障，促進我國醫(yī)療事業(yè)中的檔案管理工作朝向規(guī)范化、科學化的方向發(fā)展。其次，在日后的工作中，各級醫(yī)院管理者要積極培養(yǎng)醫(yī)院職工的檔案管理意識，進一步培訓檔案管理人員，讓他們可以熟練掌握各項專業(yè)技能，例如檔案收集、檔案鑒別、檔案歸檔、檔案管理、檔案傳遞等等，讓人事檔案管理工作可以開展的更加高效，減少出錯率。最后，醫(yī)院人事檔案管理人員要不斷提高自身的責任意識，自覺關心檔案工作，積極配合醫(yī)院干部職工做好檔案收集、整理、歸檔、完善工作。（二）強化統(tǒng)一化要求規(guī)范。正所謂無規(guī)矩不成方圓，醫(yī)院的干部人事檔案在形成過程中，一定要嚴格按照相關要求與規(guī)范來進行，醫(yī)院領導在此方面也要做出表率，對相關科室、部門、職工制定具體的管理條例。另外，醫(yī)院干部人事檔案管理人員必須要保證人事檔案資料內容的準確性、完善性，一旦發(fā)現其中有填寫錯誤，應在第一時間予以更正，并要求干部職工認真填寫姓名、出生日期、入職日期、工作經歷等，在填寫后要進行再次核對。檔案管理人員還應進一步規(guī)范檔案材料的填寫要求，例如紙張規(guī)格、筆墨工具等等。唯有通過大家的共同努力，才能夠從根本上杜絕不規(guī)范現象。（三）加強檔案管理信息化建設。首先，醫(yī)院檔案管理部門要盡快構建干部人事檔案數據庫，將與干部職工有關的各類信息資料錄入到數據庫中，實現動態(tài)化檔案管理目標。檔案管理人員應根據數據庫中的信息，進一步建立各個子集庫，其中包括任免經歷、檔案信息、教育信息、動態(tài)表現等等，同步跟蹤干部職工在崗位職工的表現，在信息收集和整理工作中應注意動靜結合，根據人事檔案管理的相關要求來做好增加與刪減工作，保證檔案信息管理系統(tǒng)的有序運作。其次，醫(yī)院人事檔案管理部門還需要對干部檔案進行分級存檔處理，以各個科室為單位，分別制定出?？茖＜?、中層干部、普通職工以及退休職工等多個子系統(tǒng)，并根據實際工作需要來進行功能劃分，以此來保證認識檔案信息可以被高效率調用。最后，醫(yī)院要面向社會廣招一批懂得檔案管理信息化技術的優(yōu)質人才，將這部分人才培養(yǎng)成優(yōu)秀的人事檔案管理人員，同時還要適當增加對人事檔案管理信息化的資金投入，將現有資源的實際價值充分發(fā)揮出來。（四）全面提升檔案管理人員的綜合素質。醫(yī)院要盡快改善人事檔案管理人員的兼職現象，通過各種方式來正向宣傳干部人事檔案管理的重要性，不斷培養(yǎng)檔案管理人員的工作責任感，讓他們充分感受到被重視、被關注。醫(yī)院應利用工作之余的時間，組織人事檔案管理人員參與培訓交流活動，讓他們可以熟知《檔案法》中的相關內容，積極接受新理念、新方法，進一步拓展自己的知識面，努力鉆研業(yè)務，多與對口專業(yè)畢業(yè)的青年職工學習信息技術。最后，醫(yī)院還要專門針對認識檔案管理崗位制定出具體的獎懲措施，給予檔案管理人員應有的晉升機會，讓他們可以對未來工作充滿信心，毫無后顧之憂地投入到工作崗位中。

四、結語

綜上所述，干部人事檔案管理對于現代醫(yī)院而言非常重要，通過科學管理，可以幫助醫(yī)院培養(yǎng)出更多優(yōu)質的干部人才，帶領各科室的業(yè)務發(fā)展走上正軌，從而為廣大患者群眾提供更為優(yōu)質的醫(yī)療服務。

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作者：常暖暖 單位：濟寧醫(yī)學院附屬醫(yī)院