人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新路徑探討
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摘要：人事檔案是組織內(nèi)部關(guān)于人事信息方面的憑證依據(jù)，是企業(yè)人力資源管理工作的重要參考資料。當(dāng)前，隨著大環(huán)境的變化，人力資源開始受到企業(yè)的普遍關(guān)注和重視，都在強調(diào)充分開發(fā)利用人力資源，以增強自身的競爭力，從而在激烈的市場競爭中脫穎而出。然而長期以來，無論是政府機(jī)構(gòu)還是企業(yè)，對于人事檔案的利用率都非常低，未充分地發(fā)揮人事檔案的管理作用，這在很大程度上與我國人事檔案管理制度有關(guān)。基于此，本文簡要闡述了人事檔案的特點，分析了人事檔案管理制度以及模式創(chuàng)新的必要性，并具體研究了新時代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新路徑。
關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；人事檔案；管理制度；模式；必要性
人事檔案是我國特色人事管理制度下的產(chǎn)物，其主要是記錄個人經(jīng)歷、品德作風(fēng)以及政治面貌等，具有憑證、參考以及依據(jù)三重功能。對于個人而言，人事檔案記錄了自己的身份、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等多方面信息，是有效的憑證；對于組織而言，人事檔案是崗位調(diào)動、升職的重要參考；對于人事部門而言，這是決定工資待遇、勞動保障等的重要依據(jù)?，F(xiàn)階段，隨著社會發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度以及模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前的現(xiàn)實需求，難以使人事檔案的作用得到充分的發(fā)揮，因此，必須要創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式，從而在妥善保管人事檔案的基礎(chǔ)上，最大限度發(fā)揮人事檔案的作用。
一、人事檔案的特征
人事檔案雖然只是檔案資料的一種，但是，人事檔案自身特性決定了人事檔案具有一定的特殊性。人事檔案主要表現(xiàn)出以下幾方面的特征，一是現(xiàn)實性。人事檔案是人力資源部門合理確定工資福利待遇、合理配置人才的重要依據(jù)，直接服務(wù)于現(xiàn)實工作，這是人事檔案的突出特征之一[1]；二是真實性。真實性是所有檔案資料的基礎(chǔ)要求，對于人事資料而言，這是現(xiàn)實性的必要前提，人事檔案必須要確保其完整性，個人的相關(guān)材料必須要真實，這樣才能賦予現(xiàn)實工作；三是動態(tài)性。人事檔案立卷之后，其中的內(nèi)容并非一成不變，隨著當(dāng)事人自身學(xué)歷、工作經(jīng)歷的變化，人事檔案需要動態(tài)完善，補充新的材料，且要求人事檔案與當(dāng)事人實際情況的脫節(jié)要盡量小；四是流動性。人事檔案會伴隨當(dāng)事人終身，隨著個人工作調(diào)動、職位升遷，人事檔案會“檔隨人走”，轉(zhuǎn)入到新的單位進(jìn)行管理[2]；五是機(jī)密性。人事檔案涉及個人隱私信息，屬于黨和國家的機(jī)密性檔案資料，任何人、任何單位都無權(quán)泄漏人事檔案中的內(nèi)容。
二、人事檔案管理制度以及模式創(chuàng)新的必要性
1.用人單位利用人事檔案的需求增加人事檔案的重要性不言而喻，其在各個組織單位中都發(fā)揮著不可替代的作用，隨著社會發(fā)展，用人單元利用人事檔案的需求也越來越多元化，利用范圍進(jìn)一步延伸，從最初的政審開始向崗位調(diào)整、人力資源規(guī)劃以及薪酬定級等多方面延伸，各方面的需求明顯增加。在此情況下，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)下的需求，迫切需要創(chuàng)新人事檔案管理制度以及模式，提升管理效率，進(jìn)而使人事檔案更好地為用人單位服務(wù)。
2.人才流動性不斷增強的客觀需要現(xiàn)階段，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才流動性不斷增強，遵循“檔隨人走”的要求，這無疑對人事檔案管理也提出了更高的要求。以往受限于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平以及交通狀況，人才流動性不強[3]，大部分人都會長時間處于同一地區(qū)，而現(xiàn)在我國經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)，交通設(shè)施完善，人們?yōu)閷で蟾玫木蜆I(yè)機(jī)會、更高的福利待遇，會在不同區(qū)域內(nèi)流動，這就導(dǎo)致人事檔案必須要隨著人才的流動而流動，這無疑增加人事檔案管理的難度。在此種情況下，有必要創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式，這樣才能提高人事檔案流轉(zhuǎn)效率，以免出現(xiàn)有檔無人或者有人無檔的情況。
三、人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新的基本原則
要在妥善保管人事檔案的基礎(chǔ)上充分發(fā)揮人事檔案的價值與作用，必須要創(chuàng)新人事檔案管理制度，建立符合當(dāng)前人才流動以及各方面需求的人事檔案管理機(jī)制，此機(jī)制不僅要對當(dāng)下的人才流動做出回應(yīng)，同時也要順應(yīng)今后的發(fā)展趨勢。具體而言，需要遵循以下幾項基本原則，一是人事檔案管理要以服務(wù)為基本職能，這就人事檔案必須要完整記錄當(dāng)事人的所有信息，若個人學(xué)習(xí)、工作發(fā)生變動，要及時補充檔案資料，從而使人事檔案具備實際使用價值，可以服務(wù)于現(xiàn)實需求；二是人事檔案必須要確保真實性，人事檔案中記錄的內(nèi)容需要詳實、具體、全面，可以真實反映當(dāng)事人的個人經(jīng)歷、精神面貌，以便為用人單位提供準(zhǔn)確的參考；三是人事檔案管理要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，由于當(dāng)下人才流動性不斷增強，為了便于人事檔案流動，必須要實現(xiàn)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，包括內(nèi)容、格式等要有統(tǒng)一的規(guī)范要求，以增強人事檔案的流動性。
四、新時代創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的途徑
在當(dāng)前時代背景下，人事檔案管理制度與模式必須要與時俱進(jìn)，以適應(yīng)社會發(fā)展要求，基于此，人事檔案管理機(jī)構(gòu)需要細(xì)化人事檔案分類，加快人事檔案管理信息化進(jìn)程，并建立起統(tǒng)一的人事檔案管理模式。
1.創(chuàng)新人事檔案分類自我國建立起人事檔案管理制度以來，人事檔案分類基本沒有發(fā)生變化，至今仍是分為干部人事檔案、學(xué)生檔案以及普通人事檔案三大類，缺乏創(chuàng)新與變革，其中干部人事檔案是人事檔案管理的核心，其余兩類人事檔案的管理基本參照的干部人事檔案管理機(jī)制。以往由于人員流動性較差，用人單位對于人事檔案的利用需求相對較少，然而在當(dāng)前的社會環(huán)境下，人員流動性明顯增加，對于人事檔案的利用需求較大。因此，這種簡單的人事檔案管理模式難以滿足現(xiàn)實需求，在一定程度上限制了對人事檔案的開發(fā)與利用?；诖?，應(yīng)當(dāng)考慮將人事檔案的類別進(jìn)行細(xì)化[4]，比如按照職業(yè)類別進(jìn)行分類或者按照人才屬性進(jìn)行分類，以高校人事檔案為例，可以將檔案分為管理人員人事檔案、教職工人事檔案、行政、后勤工作人員人事檔案等，這樣不僅便于管理，而且也能使人事檔案得到充分的利用。
2.建立統(tǒng)一的人事檔案管理模式建立統(tǒng)一管理的人事檔案管理模式可以有效確保人事檔案的完整性以及真實性，同時也便于人事檔案的調(diào)閱。當(dāng)前，人才流動性明顯增強，而隨著人才流動人事檔案也要隨之流動，否則會影響今后的就業(yè)、工作，退休。但是，在當(dāng)前檔函分散管理的模式下，隨著人才流動，使得人事檔案要多次轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入，不僅增加人事檔案管理機(jī)構(gòu)的工作量，同時也不利于人事檔案的完善與補充。并且在分散管理模式下，棄檔問題屢屢發(fā)生，其根本原因在于人事檔案轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入流程復(fù)雜，需要消耗大量的時間精力，因此，很多人會選擇直接棄檔，進(jìn)而出現(xiàn)有檔無人的情況[5]。基于此，應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，對所有人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣不僅省略了因人員流動導(dǎo)致的人事檔案不斷轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入的問題，大幅降低了人事檔案管理人員的工作量，同時也便于及時完善和補充人事檔案，可以有效確保人事檔案的真實性與完整性，從而更好地發(fā)揮人事檔案的作用和價值。
3.建立信息化人事檔案管理模式檔案管理信息化是現(xiàn)階段檔案管理領(lǐng)域發(fā)展的重要趨勢，也是當(dāng)今社會的大勢所趨，人事檔案雖然具有一定的特殊性，但是也要向信息化方向發(fā)展。要實現(xiàn)人事檔案的統(tǒng)一管理，信息化是必要前提，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)必須要高度重視信息化建設(shè)，加快完善各項軟硬件設(shè)施，加快實現(xiàn)人事檔案信息化管理。首先，人事檔案本身數(shù)量較多，若采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案則不僅需要占據(jù)較大的空間進(jìn)行存放，還需要消耗大量人力物力復(fù)雜保管，而建立信息化人事檔案可以有效解決這些問題[6]，不僅節(jié)省空間、紙張等資源，同時，也能大幅減少人力資源投入，人事檔案管理的成本會大幅下降；其次，信息化人事檔案在補充或者完善檔案時更為便捷，若當(dāng)事人的工作崗位發(fā)生變動、學(xué)歷信息發(fā)生變化，可以快速地將變動后的信息錄入系統(tǒng)中，對其人事檔案進(jìn)行補充，可以有效地確保人事檔案信息與當(dāng)事人實際情況之間不出現(xiàn)嚴(yán)重脫節(jié)；最后，采用信息化人事檔案管理模式可以顯著提高人事檔案管理效率，包括檔案的轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入、調(diào)閱以及增刪等都更加便捷。需要注意的是，要實現(xiàn)人事檔案管理信息化發(fā)展，必須要建立起統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，采用統(tǒng)一的格式，同時還要做好電子人事檔案的防護(hù)工作，采用加密技術(shù)、防火墻等多種技術(shù)，以確保電子人事檔案的安全。
五、結(jié)語
綜上所述，在當(dāng)前社會形勢下，傳統(tǒng)人事檔案管理制度以及管理模式已經(jīng)無法滿足實際需求，甚至于會限制或者阻礙人才流動。因此，必須要積極地推進(jìn)人事檔案管理機(jī)制創(chuàng)新與改革，全面提升人事檔案管理效率與管理水平，發(fā)揮人事檔案的內(nèi)在價值。
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作者：李玉嬌 單位：中海油能源發(fā)展股份有限公司采油服務(wù)分公司