人事制度改革下的高校人事檔案管理
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【摘要】本文對(duì)創(chuàng)新高校人事檔案管理工作的意義加以闡述，同時(shí)分析人事制度改革對(duì)高校人事檔案管理產(chǎn)生的影響，進(jìn)而提出在此類(lèi)改革模式下創(chuàng)新高校人事檔案管理工作的思路，以期為有關(guān)部門(mén)提供可靠參考。
【關(guān)鍵詞】人事制度改革；高校；人事檔案管理；人事管理；教職工
在高校完善人力資源管理工作的過(guò)程中，人事檔案管理的有效落實(shí)屬于基礎(chǔ)與核心工作。在人事制度改革環(huán)境下，需要高校的人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效，相應(yīng)要求也越來(lái)越高，人事檔案管理人員的日常工作需要符合人資管理實(shí)際需求，且符合制度改革要求。
一、創(chuàng)新高校人事檔案管理工作的意義
（一）符合高校未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。當(dāng)前，我國(guó)高校規(guī)模越來(lái)越大，高校在人才方面具有更高的需求。而在高校擴(kuò)大招聘范圍的過(guò)程中，各領(lǐng)域人才流動(dòng)現(xiàn)象愈發(fā)明顯，這種流動(dòng)現(xiàn)象的增加，往往導(dǎo)致高校日常人事檔案管理以及人資管理出現(xiàn)許多問(wèn)題。所以，必須落實(shí)有關(guān)工作，方能有效管控人才流動(dòng)問(wèn)題。高校應(yīng)當(dāng)確保人事檔案管理工作更加高效，方能與時(shí)展步伐相同步，進(jìn)而將此項(xiàng)管理工作提供發(fā)展依據(jù)的功能充分發(fā)揮出來(lái)。
（二）影響傳統(tǒng)檔案管理工作。在高校人事制度改革的新時(shí)期，這種制度改革會(huì)沖擊原本的人事檔案管理。所以，高校必須對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面創(chuàng)新，才會(huì)與時(shí)展相適應(yīng)。需要明確的是，制度改革能夠使高校的人員管理工作得到有效創(chuàng)新，幫助高校實(shí)現(xiàn)人才有效劃分。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，只是將員工劃分成工人與干部這兩類(lèi)角色，新時(shí)期的人事管理啟動(dòng)了全員聘用制，從以往身份管理模式轉(zhuǎn)換成崗位管理模式。所以，高校需要進(jìn)一步創(chuàng)新以往人事工作的管理方式，方能符合人事制度的改革要求。
（三）符合我國(guó)的科學(xué)發(fā)展觀。當(dāng)今高校的人事檔案管理工作，應(yīng)該以科學(xué)發(fā)展觀作為重要的發(fā)展原則和指導(dǎo)，并且落實(shí)“以人為本”管理理念，以確保人事檔案管理工作得以順利開(kāi)展。人事制度是高校調(diào)動(dòng)人事工作最為關(guān)鍵的憑證，同時(shí)人事檔案將最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)信息等資料提供給人事部門(mén)。高校若想與人事制度改革相適應(yīng)，就應(yīng)當(dāng)明確此項(xiàng)改革為人事檔案管理創(chuàng)新帶來(lái)更多契機(jī)，及時(shí)革新與時(shí)展不相符的管理模式，從而保證檔案管理工作成為高校人才選拔與培養(yǎng)過(guò)程中的可靠保障，使相關(guān)工作得以順利開(kāi)展。
二、人事制度改革對(duì)高校人事檔案管理產(chǎn)生的影響
人事檔案屬于校內(nèi)后勤人員、教師、行政人員與教輔人員的基礎(chǔ)資料，高校領(lǐng)導(dǎo)可以從中明確以上人員從事相關(guān)工作的歷史與個(gè)人履歷，會(huì)直接影響員工的發(fā)展，及其在社會(huì)層面上與自身利益相關(guān)聯(lián)的退休金與福利基金等。在近些年人事制度改革背景下，部分高校的倒閉以及各大高校間的合并現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，在很大程度上導(dǎo)致人員不穩(wěn)定，繼而為檔案管理工作帶來(lái)諸多不良影響，嚴(yán)重阻礙了此項(xiàng)工作的全面進(jìn)行，損害了員工個(gè)人權(quán)益，致使高?？傮w人才培養(yǎng)以及人資管理等工作的落實(shí)困難重重。另外，有部分人員借助此規(guī)定偽造檔案信息，欺瞞用人高校。傳統(tǒng)管理方式會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作遭遇諸多問(wèn)題，而相關(guān)管理工作會(huì)牽扯諸多部門(mén)，這使得檔案流通與調(diào)動(dòng)極為困難；除此之外，封閉式的檔案管理會(huì)引發(fā)棄檔以及扣檔等問(wèn)題，致使資源無(wú)法被合理應(yīng)用，最終導(dǎo)致高校人才的培養(yǎng)、開(kāi)發(fā)受到阻礙。
三、高校人事檔案管理創(chuàng)新思路
（一）強(qiáng)化人員意識(shí)。1.正確看待人員流動(dòng)。以往的高校人事管理工作，一般采用對(duì)人事檔案進(jìn)行扣押的方式限制人員的外流。然而在人事制度持續(xù)改革以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的進(jìn)程中，各大高校必須明確，人才自由流動(dòng)屬于社會(huì)全面發(fā)展的主要趨勢(shì)。因此，在開(kāi)展相關(guān)的檔案工作時(shí)，工作人員應(yīng)該避免受到傳統(tǒng)思維的約束，并且積極轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)理念，對(duì)人員調(diào)動(dòng)積極配合，確保所有檔案接收以及轉(zhuǎn)遞等工作都順利落實(shí)。2.培養(yǎng)創(chuàng)新與競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。在各大高校啟動(dòng)崗位聘用制后，需要認(rèn)真貫徹按崗選聘、合理設(shè)置崗位以及競(jìng)聘上崗等工作，如此促進(jìn)高校激勵(lì)以及競(jìng)爭(zhēng)等機(jī)制全面強(qiáng)化，而全員業(yè)績(jī)快速成長(zhǎng)，從而持續(xù)更新人事檔案信息，致使檔案管理工作難度、強(qiáng)度都有所上升。人事檔案管理人員必須落實(shí)自身本職工作，提升自身道德感以及責(zé)任意識(shí)。除此之外，高校還需要定期考評(píng)、激勵(lì)檔案管理者，以便使其創(chuàng)造意識(shí)以及積極性等被充分激發(fā)出來(lái)，最終確保其工作方式方法全面創(chuàng)新，進(jìn)而使管理工作整體水準(zhǔn)有效提升。3.提升人員的崗位意識(shí)。高校工作人員執(zhí)行檔案管理任務(wù)的時(shí)候，要逐步提升自身崗位職責(zé)意識(shí)，同等關(guān)注全部類(lèi)型的人員檔案。傳統(tǒng)人事檔案管理工作并不會(huì)過(guò)于深入、細(xì)致，現(xiàn)今要求管理人員對(duì)所有檔案同等關(guān)注，這就應(yīng)該要求管理人員積極收集、歸檔曾經(jīng)被疏忽的人員人事檔案，確保檔案管理以及檔案服務(wù)等工作進(jìn)一步完善。
（二）積極收集聘用及業(yè)績(jī)檔案。在改革人事分配以及崗位聘用等制度后，各大高校的師資建設(shè)、人事調(diào)配以及績(jī)效考核等成為高校關(guān)注的重點(diǎn)。除此之外，校方的重視能夠有效激發(fā)工作人員工作熱情，繼而充分提升高校整體的科研以及教學(xué)成果。人事檔案管理工作屬于人資管理的輔助性工作之一，為了使人資管理模式得以突破、創(chuàng)新，檔案管理工作人員更應(yīng)注重對(duì)檔案材料的歸檔作業(yè)加以強(qiáng)化。對(duì)于高校教職人員而言，其業(yè)績(jī)檔案資料能夠?qū)⑵鋷煹缕沸?、業(yè)務(wù)能力以及科研水準(zhǔn)等充分反映出來(lái)，落實(shí)到具體工作中，則會(huì)以數(shù)據(jù)或者證書(shū)的形式呈現(xiàn)出教職人員的師德評(píng)價(jià)、教學(xué)成果、教學(xué)履歷、科研論著以及發(fā)明專(zhuān)利等關(guān)鍵內(nèi)容。高校開(kāi)啟崗位聘用制后，應(yīng)該將相應(yīng)的合同當(dāng)作自身開(kāi)展人資管理工作的關(guān)鍵憑證，隨后結(jié)合工作人員以及高校間實(shí)際關(guān)系，構(gòu)建基于合同管理的人才選用制度。所以，高校應(yīng)提升收集與歸檔選聘合同檔案的工作水平，在人員解聘、續(xù)聘或者調(diào)整過(guò)程中，第一時(shí)間對(duì)相關(guān)檔案材料展開(kāi)歸檔管理。
（三）對(duì)檔案管理制度加以完善。人事檔案管理工作能否被順利落實(shí)，主要取決于相關(guān)的制度是否完善。所以，各大高校需要對(duì)人事檔案的管理制度加以完善和落實(shí)，借助制度使管理工作更加規(guī)范，以便確保更為高效地落實(shí)管理工作。總體來(lái)看，高校應(yīng)該優(yōu)先建立健全校長(zhǎng)責(zé)任制，從而以之為核心成立檔案監(jiān)管小組，專(zhuān)門(mén)設(shè)立檔案管理部門(mén)。與此同時(shí)，高校還應(yīng)落實(shí)定責(zé)定崗以及分層分級(jí)等相關(guān)制度，對(duì)各部門(mén)、各人員責(zé)任關(guān)系以及管理職能等加以確定，同時(shí)制定與實(shí)際相符合的管理計(jì)劃。除此之外，還應(yīng)確保檔案的鑒別、收集、查閱以及保管等工作更為規(guī)范，相關(guān)手續(xù)齊備，各項(xiàng)工作的開(kāi)展流程與有關(guān)的程序相符合。另外，也應(yīng)該構(gòu)建并完善工作考評(píng)、績(jī)效以及獎(jiǎng)懲等各類(lèi)制度，全面提升其積極性，保證全員擁有良好的工作理念，并且對(duì)工作職責(zé)予以明確和執(zhí)行。
（四）打造專(zhuān)業(yè)的管理隊(duì)伍。高校在選聘相關(guān)管理人員的時(shí)候，應(yīng)該對(duì)其責(zé)任感以及業(yè)務(wù)水準(zhǔn)加以嚴(yán)格考察，確保其業(yè)務(wù)素養(yǎng)較高、責(zé)任心較強(qiáng)，方能讓其參與到檔案管理過(guò)程中。在人事制度的改革背景下，高校更應(yīng)加大管理人員培訓(xùn)力度，不斷更新其知識(shí)庫(kù)，提升其管理水準(zhǔn)，從而打造出更加專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。在打造專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍的過(guò)程中，高校需要重點(diǎn)提升其服務(wù)理念、創(chuàng)新思維以及崗位理念等。管理人員應(yīng)該明確，只有自身在開(kāi)展檔案管理時(shí)尊重并重視自身的工作，才會(huì)將領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的各項(xiàng)管理任務(wù)順利、高效地完成。
（五）對(duì)檔案進(jìn)行填充、更新。對(duì)于員工而言，檔案會(huì)記錄其成長(zhǎng)經(jīng)歷，在時(shí)間推移的過(guò)程中，各類(lèi)人事檔案會(huì)隨時(shí)增加和更新，如果更新、填充不及時(shí)，極易導(dǎo)致檔案管理發(fā)生混亂。在教職工辭退或任教時(shí)，人資管理部門(mén)需要在第一時(shí)間更新并完善其人事檔案信息。在人事制度進(jìn)一步改革的進(jìn)程中，頻繁發(fā)生的職位改變同樣會(huì)導(dǎo)致檔案難以及時(shí)更新，因此人事檔案管理人員必須按照有關(guān)制度，在第一時(shí)間整理、完善信息，避免缺項(xiàng)漏項(xiàng)和造假。在此過(guò)程中，高校各部門(mén)應(yīng)予以高度配合，確保檔案填充、更新工作更加高效。
四、結(jié)論
對(duì)高校來(lái)說(shuō)，其人才數(shù)據(jù)信息的關(guān)鍵載體是人事檔案，能否確保檔案的完整性以及真實(shí)性，將對(duì)高校人資管理工作的日常開(kāi)展產(chǎn)生直接影響。特別是在人事制度改革背景之下，各大高校應(yīng)該明確制度改革為人事檔案管理工作帶來(lái)的影響，從而通過(guò)管理隊(duì)伍的打造、意識(shí)的創(chuàng)新以及工作方式的創(chuàng)新等提升管理質(zhì)量和效率。
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作者：耿偉娜 單位：黑龍江工程學(xué)院檔案館
