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建設管理思想下投資檔案建議探究

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建設管理思想下投資檔案建議探究

建設項目是國民經(jīng)濟各部門再生產(chǎn)或擴大再生產(chǎn)的投資行為,旨在促進生產(chǎn)發(fā)展,提高社會物質和文化水平。建設項目所屬行業(yè)與類型千差萬別,但管理程序、內容和方法具有高度的一致性,即項目管理遵循的基本思路是相同的,項目管理主要是投資、質量、進度和安全四大目標控制[1],它們相互依存、互為制約,投資控制是項目管理的重點和難點。投資檔案是項目投資管理過程中產(chǎn)生的具有保存價值的各種文字、圖表、實物等各種載體信息,是項目核算和評價工作不可替代的依據(jù)。建設項目一般周期較長,投資管理貫穿于項目前期決策到項目后評價全過程,因此投資檔案時間跨度大,即使同一項目,投資檔案并非完全獨立,與質量、進度等其他類型檔案相互交叉和融合,加之投資管理涉及經(jīng)濟、技術等不同學科與專業(yè),決定了投資檔案管理者需具備一定的項目技術、經(jīng)濟和管理經(jīng)驗,檔案從業(yè)者對項目投資管理內容與方法的熟悉程度決定著投資檔案的質量。

一、建設項目管理思想

建設項目是在一定的時間和資源等條件約束下,為完成某一獨特產(chǎn)品或服務的一次性任務[2]。從項目宏觀管理角度看,程序性、模塊化、要素控制法是建設項目管理的基本思想,項目管理思想已經(jīng)大量項目和長時間的實踐檢驗并得到廣泛應用,科技的進步,新材料、新技術在項目建設中的推廣,項目技術手段不斷得到創(chuàng)新發(fā)展,但建設項目管理思想沒有根本性變化,依然根深蒂固。項目管理必須遵循一定的階段及其先后順序,我國行政法規(guī)、行業(yè)規(guī)范對項目管理程序做了規(guī)定,把建設項目管理過程劃分為若干個階段,規(guī)定了每一個階段的工作原則和內容,它既是基本建設應遵循的準則,也是投資人對基本建設進行科學管理、監(jiān)督的依據(jù)和手段,從建設項目整體角度,項目管理程序一般分為項目建議書、可行性研究、初步設計、項目實施、竣工驗收和項目后評價六個階段;建設項目主要圍繞投資、質量、進度和安全控制作為管理模塊,以各模塊的管理要素為手段對項目進行有效管理,就投資控制而言,項目估算、概算、預算、結算和決算是投資管理的要素,可稱其為“五算”,五算是建設項目投資管理的主要方法,無疑是投資檔案管理的線索和內容。

二、基本內容

1.估算。估算也稱投資估算,是建設項目造價初期概略估計[3],是投資檔案的起點,產(chǎn)生于項目建議書和可行性研究報告階段,是建議書和可行性研究的重要組成部分。項目建議書是項目建設最初階段工作,是投資決策前對擬建項目的輪廓設想,項目建議書獲批后,主要就項目市場、技術、經(jīng)濟進行論證編制出具可行性研究報告。估算一般由建設單位委托的設計單位或咨詢公司,依據(jù)項目規(guī)劃方案或方案設計,以估算指標或將概算定額擴大10%計算項目可能發(fā)生的工程費用、工程其他費用、預備費用和建設期利息,是項目投資的最高限額,后續(xù)概算不得隨意突破,估算主要用于計算項目投資規(guī)模和融資方案選擇,供項目投資者決策參考。

2.概算。概算是項目初步設計階段的主要投資檔案。在可行性研究認為項目符合市場需求、技術先進、經(jīng)濟可行后即開展初步設計,初步設計基本內容與可行性研究相同,但較可行性研究階段比選方案進一步深入,推薦項目方案進一步向實際靠攏。設計單位依據(jù)初步設計圖紙、設計說明和概算定額或擴大的預算定額(一般部頒擴大3%、省頒擴大5%)、各項費用標準進行編制,項目概算總投資應控制在已核準的估算投資范圍內;在初步設計認為需對項目重大技術問題進行專題研究時,可開展技術設計,相應編制修正概算;為加強投資管理,建設單位在完成主要項目招標后,往往編制管理概算,管理概算更加趨近項目實際投資。概算主要作用是確定和控制項目投資、簽訂項目合同與融資、控制施工圖預算、衡量設計方案技術經(jīng)濟合理性和選擇最佳設計方依據(jù)。

3.預算。預算主要是施工圖設計階段的投資檔案。預算分施工圖預算和施工預算,在初步設計或技術設計確定了設計原則、結構方案和控制尺寸后,即開展施工詳圖設計,設計單位根據(jù)施工圖、預算定額、各項取費標準、建設地區(qū)的自然及技術經(jīng)濟條件等編制施工圖預算,主要作用是建設單位確定招標控制價,與施工企業(yè)簽訂承包合同的依據(jù)。施工預算由施工單位編制,主要用于施工單位內部成本控制,不納入建設單位項目投資檔案體系。

4.結算。結算主要發(fā)生在建設項目實施階段,包括結算前置的招投標、合同等內容,結算具有點多、面廣的顯著特點,是投資檔案管理的重點和難點。招投標(包括詢價等非招標形式)是以較低的價格獲取最優(yōu)服務或產(chǎn)品的投資控制方式,始于招標計劃或項目立項,止于中標通知,產(chǎn)生的主要文件內容有立項報批、招標文件、招標公告、售標、標前會議、投標、開標、評標和定標文件[4];合同是招標人與投標人簽訂的權利義務關系協(xié)議,在建設項目管理中具有綱領性的作用,主要包括合同審批、談判會議紀要、補充協(xié)議、合同變更及合同主體法定代表人授權委托書等文件。就本質來看,合同是招投標的結果,招投標是合同不可分割的組成部分,合同也是結算的依據(jù)性文件。結算主要有預付款、進度結算(包括索賠與反索賠)、竣工結算等類型,結算階段項目變更管理是投資管理的重點[5]。預付款是建設單位按照合同約定,在項目開工前支付給承包商用于儲備主要材料等所需的流動資金,承包單位在項目開工前提交預付款申請,監(jiān)理、建設單位審核后支付,一般在項目進度結算時分期扣回。大中型建設項目進度結算一般以月度為周期,由施工單位編制并申報,完整、規(guī)范的進度結算主要由總支付證書、編制說明、工程量計算書、合同內項目清單、合同外(變更)項目清單、扣款項目等構成。進度結算編制需要重點注意的是,應將合同外(變更)項目臺賬、工程量簽證、單價分析審批文件作為支撐性材料附于結算報表之后,并在報表備注欄進行標注說明,使每一項結算賬目依據(jù)充分、手續(xù)完備??⒐そY算是指在項目竣工后,施工單位根據(jù)設計變更、施工記錄、單價分析等文件,進行合同價款的增減或調整編制申報的項目總結算。索賠與反索賠是建設項目合同履行過程中,當事人一方因對方原因造成權利人損失,向對方提出補償。索賠與反索賠的依據(jù)與證據(jù)文件需堅持全面性、關聯(lián)性,在項目實施過程處理終結的索賠與反索賠文件是進度結算的依據(jù),因合同當事人分歧擱置的索賠與反索賠,一般在項目完工達成一致意見后作為竣工結算的依據(jù)文件歸檔。

5.決算??⒐Q算是建設項目最終的實際投資額,在項目所有施工任務竣工后,建設單位財務部門按照國家有關規(guī)定編制決算報告??⒐Q算是正確核定新增固定資產(chǎn)價值,考核分析投資效果,建立健全經(jīng)濟責任制的依據(jù),也是竣工驗收報告的重要組成部分??⒐Q算由竣工決算編制說明和竣工決算報表兩大部分組成??⒐Q算需委托外部審計機構審計。

6.項目后評價。項目后評價是投資檔案的終點。項目后評價是在項目建成投產(chǎn)后1—2年內對項目全過程進行的評價,投資評價是項目評價的內容之一。與項目前期階段的評估方法基本一致,但目的不同,主要特點有全面性、重點性、現(xiàn)實性、反饋性。后評價的內容主要有影響評價,包括項目投產(chǎn)后對各方面影響的評價;經(jīng)濟評價,包括國民經(jīng)濟評價、財務評價、社會效益評價;過程評價,包括立項、設計、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)運營等過程評價;持續(xù)運營評價,對項目持續(xù)運營評價并提出改進建議。項目后評價側重于投資控制效果的全面分析和評價,一般不改變項目實際總投資金額。

7.其他。建設項目估算、概算、預算、結算、決算和項目后評價是項目投資檔案最主要的內容,但并非全部,在項目投資管理中,諸如計入項目成本的建設單位人工等管理費用、項目財務費用與概算必然存在出入,即使與項目決算相符,但兩者等同于總賬與明細的關系,因此項目財務檔案是項目投資檔案不可分割的組成部分;對于任何項目管理,投資管理與質量、進度管理緊密聯(lián)系,沒有完全獨立意義的質量、進度或者投資管理,因此,項目質量管理、進度管理檔案在一定條件下必然轉化為投資管理檔案,項目開工令、大型設備進退場報驗單作為索賠的證據(jù)在投資檔案中較為常見,部分施工方案作為編制該項目預算的基礎性文件也是例證。

三、投資檔案管理存在的問題與建議

1.檔案從業(yè)者與項目管理要求不匹配。建設項目管理是一項多學科、技術密集的經(jīng)濟活動,集科學性、嚴謹性、邏輯性于一體,項目檔案理應是項目管理規(guī)律和結果的如實記載者,但當前檔案從業(yè)人員由于客觀和主觀因素的制約,參與建設項目數(shù)量較少,對項目的認知陌生,造成無法正確理解項目管理方法及其意圖,項目檔案與項目建設完全脫節(jié),檔案人員綜合素養(yǎng)與工作需要不匹配,建立的項目檔案質量偏低,指導項目檔案工作更是無從談起。項目檔案人員應秉持“做檔案就是做業(yè)務”的理念,重視對建設項目技術及管理的學習,熟悉項目管理的內在特點與規(guī)律,使檔案與項目建設完美吻合。

2.投資檔案不完整。當前,建設項目投資檔案不齊全、不規(guī)范的問題突出,從投資檔案整體看,合同就是投資檔案的局限認識較為普遍,項目估算至決算全過程投資檔案存在斷鏈現(xiàn)象,甚至部分項目存在要決算、棄結算的嚴重錯誤做法;從局部看,單純以縱向的文件類型整理投資檔案,投資管理信息橫向未得到有效聯(lián)系,大中型建設項目合同外或變更計價、工程量簽證等文件孤立于結算報表,給決算審計等工作造成障礙,重要的投資檔案支撐性材料不充分、不完備。檔案人員應熟悉建設項目投資管理的基本知識,重點掌握項目實施階段結算工作的主要內容及相互關系,探索更加符合項目投資管理特點的文件整理方法。建設項目管理貫穿于項目實施全過程,是一項系統(tǒng)性工程,涉及技術、經(jīng)濟等多種學科、多個專業(yè),企業(yè)管理、社會管理等多個方面滲透于項目管理,建設項目管理的復雜性在大中型項目表現(xiàn)尤為突出,項目檔案工作難度也大幅提高,因此,對于項目參與者的要求較高。檔案從業(yè)者應努力提高自身綜合素養(yǎng),深入熟悉建設項目管理知識,避免檔案工作閉門造車現(xiàn)象發(fā)生,使項目檔案完整、準確、系統(tǒng)記載項目管理全過程,切實保障投資者合法權益。

參考文獻

[1][5]中國建設監(jiān)理協(xié)會.建設項目監(jiān)理管理概論(2015)[M].北京:中國建筑工業(yè)出版社,2016.

[2]劉伊生.建設工程項目管理理論與實務[M].北京:中國建筑工業(yè)出版社,2011:3-7.

[3]電力工程造價手冊(上冊)[M].北京:中國水利水電出版社,2020.

[4]張偉,王景龍,王婷婷.對水電項目工程檔案管理的認識與建議[J].中國電力教育,2012(7).

作者:張偉 張菁花 單位:華潤電力技術研究院有限公司 華能甘肅水電開發(fā)有限公司